Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kauffrau/-mann für Büromanagement)

Inhaltsverzeichnis

Vorbereiten einer Personalakte

1. Kurzbeschreibung des Themas

2. Beschreibung der Auszubildenden
2.1 Daten der Auszubildenden
2.2 Bisheriges Lernverhalten
2.3 Vorkenntnisse

3. Ziele der Unterweisung
3.1 Lernzieltaxonomie
3.1.1 Leitziel
3.1.2 Richtziel
3.1.3 Grobziel
3.1.4 Feinziel
3.1.5 Operationales Feinziel
3.2 Lernzielbereiche
3.2.1 Kognitiver Lernzielbereich
3.2.2 Affektiver Lernzielbereich
3.2.3 Psychomotorischer Lernzielbereich

4. Ausgangssituation
4.1 Fachliche Einordnung des Themas
4.2 Ort und Zeit der Unterweisung
4.3 Arbeitsmittel
4.4 Begründung der Ausbildungsmethode

5. Lehrunterweisung 4-Stufen-Methode
5.1 Vorbereitung der Auszubildenden, Stufe 1
5.1.1 Vorbereitung des Ausbilders
5.1.2 Begrüßung
5.1.3 Bekanntgabe des Lernziels
5.1.4 Datenschutzbelehrung
5.1.5 Vorkenntnisse der Auszubildenden
5.1.6 Arbeitsmittel aufzeigen
5.1.7 Motivation
5.1.7.1 Extrinsische Motivation
5.1.7.2 Intrinsische Motivation
5.2 Vormachen und Erklären, Stufe 2
5.2.1 Vormachen und Erklären / Dosierte Lernschritte
5.2.2 Einbeziehung der Auszubildenden
5.2.3 Kernpunkte hervorheben
5.2.4 Arbeitszergliederung
5.3 Nachmachen und Erklären lassen, Stufe 3
5.3.1 Nachmachen lassen / Erklärung dazu
5.3.2 Kontroll- und Beurteilungsfragen, Motivation
5.3.3 Fehler Korrigieren
5.3.4 Wiederholung der Kernpunkte
5.3.5 Selbsteinschätzung / Einschätzung
5.4 Üben und Festigen des Gelernten, Stufe 4
5.4.1 Selbstständiges Ausführen der Übung, Anzahl, Umfang
5.4.2 Unterstützung anbieten
5.4.3 Erfolgskontrolle / Lernzielbereiche
5.4.4 Berichtsheft
5.4.5 Hinweis auf das nächste Lernziel

6. Bestätigung

1. Kurzbeschreibung des Themas

Ein wichtiger Teil der administrativen und routinemäßigen Aufgaben der Personal­verwaltung, ist das Vorbereiten, Anlegen und Führen von Personalakten.

Unter einer Personalakte versteht man alle Dokumente und Unterlagen, die mit dem Ausbildungs- oder Dienstverhältnis, zwischen Arbeitgeber und einem einzelnen Auszubildenden oder Arbeitnehmer in Zusammenhang stehen.

Dazu gehören z.B. Bewerbung und die dazugehörige Stellenbeschreibung, sowie das Anforderungsprofil, Gehaltsabrechnungen, Nachweise der jeweiligen Sozialversicherungszweige, Beurteilungen, Personalentwicklungsgespräche, Lohnsteuerunterlagen, u.v.m..

Auch der Schutz dieser personenbezogenen Daten spielt hier eine große Rolle, egal ob die Personalakte in Papierform oder Digital bzw. Elektronisch geführt wird.

Das Vorbereiten einer Personalakte gehört zu den Grundkenntnissen der Personal­verwaltung und ist somit ein wichtiger Baustein in der Ausbildung.

In der Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büro­management vom 11.12.2013, §4 Nr. 6.1 Ausbildungsberufsbild, ist dies unter dem Punkt Personalsachbearbeitung zu finden und im Ausbildungsrahmenplan der Verordnung nochmal detaillierter ausgeführt.

2. Beschreibung der Auszubildenden

2.1 Daten der Auszubildenden

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2.2 Bisheriges Lernverhalten

war schon vor Ihrer Ausbildungszeit Praktikantin in unserem Unternehmen. Sie hat schon sehr früh großes Interesse für den Beruf der Kauffrau für Büromanagement gezeigt und dieses während Ihrer Ausbildungszeit auch bestätigt.

Sie ist sehr gewissenhaft und erledigt die Ihr übergetragenen Aufgaben konzentriert und zuverlässig. Auch durch Fragen Ihrerseits zeigt Sie großes Engagement für Ihre Arbeit.

2.3 Vorkenntnisse

Nachdem Frau die bürowirtschaftlichen Abläufe, das Bedienen von Bürogeräten, den Umgang mit Werkzeugen, sowie das Heraussuchen und Einordnen von Personalakten kennen gelernt hat, sollen Ihr im Personalbüro die Grundkenntnisse der Personalsach- bearbeitung vermittelt werden. Ein wichtiger Punkt dieser Grundkenntnisse ist die Vorbereitung einer Personalakte.

3. Ziele der Unterweisung

3.1 Lernzieltaxonomie

3.1.1 Leitziel

Das Leitziel ist die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement erfolgreich abzuschliessen und dabei alle zu dieser Ausbildung gehörenden beruflichen Handlungskompetenzen zu erlangen.

3.1.2 Richtziel

Das Richtziel ist die Aneignung aller Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten der Personalsachbearbeitung. (§3, Nr. 6.1 Verordnung über die Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement)

3.1.3 Grobziel

Das Grobziel ist Personalakten unter Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit zu führen.

3.1.4 Feinziel

Das Feinziel ist das Vorbereiten einer Personalakte.

3.1.5 Operationales Feinziel

Das Operationale Feinziel ist erreicht, wenn die Auszubildende in der Lage ist, selbstständig, fachgerecht und fehlerfrei, nach Betriebsinternen Kriterien eine Personalakte vorzubereiten. Das Lernziel ist erreicht, wenn die Auszubildende die Personalakte richtig und unter Beachtung der Vorgaben vorbereitet und dabei eine Zeit von 6 Minuten für die Ausführung benötigt.

3.2 Lernzielbereiche

3.2.1 Kognitiver Lernzielbereich

Die Auszubildende kennt den Ablauf der zur Vorbereitung einer Personalakte nötig ist, sowie den Aufbau einer Personalakte. Weiterhin kennt Sie die Arbeitsmaterialien die Sie dafür benötigt und kann dieses erlernte Wissen jederzeit abrufen.

3.2.2 Affektiver Lernzielbereich

Die Bereitschaft zum sorgfältigen und gewissenhaften Verrichten der Tätigkeit soll ent­wickelt werden. Auch der Verantwortungsbewusste Umgang mit dem Schutz persönlicher Daten (Datenschutz) spielt hier eine große Rolle. Im Hinblick auf die eigenverantwortliche Übernahme dieser Tätigkeit innerhalb der Personalabteilung, soll die Auszubildende durch diese Unterweisung motiviert werden.

3.2.3 Psychomotorischer Lernzielbereich

Durch Nachmachen und Üben der neu erlernten Tätigkeit, soll die Fingerfertigkeit und die Benutzung der dafür zu verwendenden Büromaterialien verinnerlicht werden.

4. Ausgangssituation

4.1 Fachliche Einordnung des Themas

Das Thema „Vorbereiten einer Personalakte“ ist laut Verordnung über die Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement vom 11.12.2013 in §4 Ausbildungs­berufsbild unter Punkt 6.1 Personalsachbearbeitung zu finden. Im Rahmenplan der Verordnung ist der Punkt 6.1 detaillierter aufgeführt.

4.2 Ort und Zeit der Unterweisung

Die Unterweisung findet am Mittwoch, den 15.10.2014, 9:30 Uhr an einem Schreibtisch in einem ruhigen Raum der Personalabteilung statt. Auf diesem Schreibtisch befinden sich unsere Arbeitsmittel, die wir für die Lehrunterweisung benötigen. Den Wochentag und die Uhrzeit habe ich abhängig zur Leistungsfähigkeit eines Menschen gewählt. Den ruhigen Raum verwende ich für die Lehrunterweisungen, da Bürospezifische Geräusche und Ablenkungen durch andere Mitarbeiter minimiert werden.

4.3 Arbeitsmittel

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

4.4 Begründung der Ausbildungsmethode

Ich habe mir aus den möglichen Unterweisungsmethoden die Vier-Stufen-Methode gewählt, da sie zum Vermitteln umfangreicher noch nicht gelernter Tätigkeiten sehr gut geeignet ist.

1.Stufe: Vorbereitung des Auszubildenden
2.Stufe: Vormachen und Erklären durch den Ausbilder
3.Stufe: Nachmachen und Erklären lassen
4.Stufe: Üben und Festigen des Gelernten

Vorteile: - man kann wesentliche Punkte verdeutlichen
- sehr anschaulich
- didaktische Prinzipen sind gut umsetzbar
- setzt keine spezifischen Kenntnisse voraus
- strukturiert / methodisch
- gute Vermittlung von Grundkenntnissen
- Auszubildende kann jederzeit Fragen stellen
- das Eingreifen des Ausbilders ist möglich
- Fehler machen möglich
- gute Kontrollmöglichkeiten durch Vergleich mit den Lernzielbereichen
- großer Behaltenseffekt
- gut zu verinnerlichen
- Lehrling kann nachmachen und üben

Nachteile: - nicht Handlungsorientiert
- Ausbilderzentriert
- zeitintensiv
- Ausbilder muss die ganze Zeit dabei sein

5. Lehrunterweisung 4-Stufen-Methode

5.1 Vorbereitung der Auszubildenden, Stufe 1

5.1.1 Vorbereitung des Ausbilders

Durch eine gezielte persönliche, inhaltliche und organisatorische Vorbereitung, bin ich als Ausbilderin im Stande, sicher und verständlich die Lehrunterweisung durchführen zu können. Der Schreibtisch, 2 Stühle, sowie die benötigten unter 4.3 genannten Ausbildungsmittel werden bereitgestellt und übersichtlich geordnet platziert.

5.1.2 Begrüßung

Ich begrüße die Auszubildende und sage Ihr, dass ich mich freue, heute mit Ihr die Unterweisung durchführen zu können. Etwas „Small Talk“ löst die Befangenheit und schafft eine angenehme Lernsituation.

5.1.3 Bekanntgabe des Lernziels

Die Auszubildende erfährt von mir, dass wir aus Kostengründen unsere Personalakten selbstständig vorbereiten und diese nicht fertig einkaufen. Daraufhin erfolgt die inhaltliche Erläuterung der heutigen Unterweisung und ich erkläre Ihr, dass das Unterweisungsziel geschafft ist, wenn die Auszubildende am Ende der Unterweisung selbstständig und fehlerfrei, nach Betriebsspezifischen Kriterien eine Personalakte vorbereiten kann.

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