Prozessorientierte Organisationskonzepte. Total Quality Management und Business Process Engineering

Inhaltsverzeichnis

Abbildugsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

I. Einleitung

II. Grundlagen
1.Definition Prozess
2. Grundlagen der Organisation

III. Prozessorientierte Organisationskonzepte
1. Total Quality Management
1.1 Entwicklung des Qualitätsmanagements
1.2 Was ist TQM?
1.3 EFQM als Bewertungsmodell für TQM
2. Business Process Reengineering
2.1 Konstituierende Elemente des BPR
2.1.1 Die Prozessorientierung
2.1.2 Die Rolle der Mitarbeiter
2.1.3 Die Informationstechnologie
2.2 Strategien

IV. Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Konzept des TQM

Abbildung 2: Kriterien des EFQM-Modells

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Auswirkungen auf die Mitarbeiter - Arbeitsumfeld

Tabelle 2: Auswirkungen auf die Mitarbeiter - Rollen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

I. Einleitung

Damit Unternehmen wirtschaftlich arbeiten und Erfolge erzielen können, ist es notwendig, dass einzelne Arbeitsabläufe entlang eines geregelten Prozesses koordiniert werden können. Nur so kann das Ziel der Unternehmung, nämlich „Leistungen zu erzeugen, welche die Bedürfnisse [...] der Kunden befriedigen und [...] den wirtschaftlichen Erfolg sichert“¹ erreicht werden. Der allgemein gehaltene Begriff Prozess beschreibt dabei „ein durch ein Ereignis ausgelösten Ablauf von Aktivitäten [...] der zu einem Endzustand führt.“²

Die klassischen Organisationsstrukturen sind meistens streng hierarchisch und mit vertikalen Berichts- und Kommunikationswegen. Diese funktionalen Strukturen können aufgrund des zunehmenden globalen Wettbewerbs und des zunehmendes dynamischen Umfeldes viele Nachteile mit sich bringen, bspw. ein langer Dienstweg, viele Schnittstellen und Bereichsdenken. Dies steht im Widerspruch zu der erhöhten Flexibilität und Agilität, die zur Befriedigung der Kundenanforderungen benötigt werden.

Um den o.g. Marktgegebenheiten gerecht zu werden ist es daher zunehmend wichtig, die Organisationsstrukturen von einer funktionalen in eine prozessorientierte Struktur zu wandeln. Daher rücken moderne prozessorientierte Organisationsstrukturen wie das Total Quality Management, das Lean Management oder das Business Process Reengineering, immer mehr in den Fokus.

Ziel dieses Assignments ist es, Unterschiede zwischen der klassischen funktionalen und der modernen prozessorientierten Organisationsstruktur herauszuarbeiten und darzustellen. Zudem sollen zwei prozessorientierte Organisationskonzepte näher betrachtet und die wesentlichen Bestandteile herausgearbeitet werden.

Um diese Ziele zu erreichen wird in Kapitel II zunächst auf die Definition von Prozessen eingegangen. Nur mit dieser Abgrenzung, was unter einem Prozess zu verstehen ist, können im nächsten Schritt klassische und prozessorientierte Organisationen vergleichend gegenüber gestellt werden.

Im Kapitel III wird dann schließlich auf zwei Organisationskonzepte eingegangen. Betrachtet wird zum einen das Total Quality Management, ein umfassendes Managementkonzept, welches die Qualität in den Vordergrund stellt und das Business Process Reengineering, welches auf ein radikales Neudesign von Unternehmensprozessen abzielt.

II. Grundlagen

1. Definition Prozess

Für den Begriff Prozess gibt es unterschiedliche Definitionen. Nach der DIN EN ISO 8402³ wird der Begriff folgendermaßen definiert: „Ein Prozess ist ein Satz von in Wechselbeziehungen stehenden Mitteln und Tätigkeiten, die Eingaben in Ergebnisse umgestalten. Anmerkung: Zu den Mitteln können Personen, Einrichtungen und Anlagen, Technologien und Methodologien zählen.“⁴

Unter einem Prozess verstehen wir also die Umgestaltung eines definierten Ausgangszustandes in einen definierten Endzustand.

In Unternehmen spricht man oft von Geschäftsprozessen. Diese sind charakterisiert durch eine Kette inhaltlich zusammenhängender Prozesse und können sich, je nach Komplexität, über verschiedene Abteilungen hinweg oder sogar über Unternehmensgrenzen hinaus erstrecken.

Führt man mehrere Geschäftsprozesse über die gleiche Logik, also sachlogisch aufeinander aufbauend, zusammen, spricht man von einem Geschäftssystem.⁵

2. Grundlagen der Organisation

Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation ist eine klassische hierarchische Organisation mit vertikalen (funktionalen) Berichtswegen. Hier „werden im Rahmen der […] Abteilungsbildung […] die organisatorischen Einheiten nach Maßgabe ihrer Kompetenzen voneinander abgegrenzt […] und durch Handlungsbeziehungen miteinander verknüpft.“⁶ Eine horizontale Kommunikation ist nur in Ausnahmefällen erlaubt. Im Regelfall geht die horizontale Kommunikation über den Vorgesetzten, der die Gesamtverantwortungen für alle Bereiche trägt und entsprechend die Informationen über den vertikalen Berichtsweg wieder zur Verfügung stellen kann.⁷

Ablauforganisation

Die Ablauforganisation regelt die Gestaltung der Arbeitsprozesse. Sie baut auf die Aufbauorganisation auf und versucht die einzelnen Elemente hinsichtlich des zeitlichen und des räumlichen Ablaufs so zu gestalten, dass alle Arbeitsgänge lückenlos aufeinander abgestimmt sind und möglichst kurze Durchlaufzeiten erreicht werden können.

Prozessorganisation

Die klassischen Formen der Aufbau- und Ablauforganisation sind, auch aufgrund eines steigenden Umweltbewusstseins, immer weniger geeignet, um die Anforderungen nach einer erhöhten Effizienz und Effektivität nachzukommen. „Der zunehmend globale Wettbewerb und ein zunehmendes dynamisches Umfeld, gekennzeichnet durch technologische Brüche und durch sich schnell verändernde Kundenpräferenzen, erfordern […] von den Unternehmen eine erhöhte Flexibilität und […] Agilität, die nur durch eine stärkere Betonung horizontaler Prozesse zu erzielen ist.“⁸

Moderne Organisationskonzepte, wie Lean Management, Total Quality Management, Virtuelle Organisationen oder das Business Process Reengineering gewinnen daher immer weiter an Bedeutung.⁹ Hier rücken die funktionalen Bereiche in den Hintergrund, die integrative Abwicklung horizontaler Prozesse wird dafür mehr fokussiert. Zwei dieser prozessorientierten Organisationskonzepte, das Total Quality Management und das Business Process Reengineering, werden in dem folgenden Kapitel näher erläutert.

III. Prozessorientierte Organisationskonzepte

1. Total Quality Management

1.1 Entwicklung des Qualitätsmanagements

Das Qualitätsmanagement als solches hat sich im Laufe der Zeit über 4 Stufen entwickelt:¹⁰

- Phase der Qualitätsprüfung (Quality Inspection Stage): vornehmlich Prüfung von Produkten auf Qualitätsfehler
- Stadium der Qualitätssteuerung (Quality Control Stage): verstärkte Systematisierung der Qualitätsprüfung und -dokumentation
- Systeme der Qualitätssicherung (Quality Assurance Stage): auf vorbeugende Fehlervermeidung ausgerichtet
- Total Quality Management (TQM)

1.2 Was ist TQM?

Das Total Quality Management (TQM) ist ein umfassendes Managementkonzept, welches die Qualität in den Vordergrund stellt. Es ist ein ganzheitliches Konzept, „um in allen Unternehmensbereichen und auf allen Ebenen Qualität als jederzeit angestrebtes Ziel zu integrieren.“¹¹

Die DIN ISO 8402 definiert TQM wie folgt:„Auf der Mitwirkung aller ihrer Mitglieder beruhende Führungsmethode einer Organisation, die Qualität in den Mittelpunkt stellt und durch Zufriedenstellung der Kunden auf langfristigen Geschäftserfolg sowie auf Nutzen für die Mitglieder der Organisation und für die Gesellschaft zielt.“¹²

[...]

¹ Schmelzer, Herrmann; Sesselmann, Wolfgang, 2013: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, 8. Auflage, Carl Hanser Verlag München, S. 51ff

² Pesko, F., Dr., 2011: Definition Prozess, http://www.pmc1.de/Prozess%20Definition.html, 18.11.15, 19:55

³ DIN EN ISO 8402: Quality management and qualitiy assurance - Vocabulary

⁴ Berning, Ralf Prof. Dr., ohne Jahr: Prozessorientierte Organisationskonzepte und Business Process Management, a.a.O.

⁵ Vgl. Berning, Ralf Prof. Dr., ohne Jahr: Prozessorientierte Organisationskonzepte und Business Process Management, AKAD Bildungsgesellschaft mbH, S. 8

⁶ Schewe, Gerhard Prof. Dr., ohne Jahr: Aufbauorganisation, http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/aufbauorganisation.html, 17.11.2015, 13:42

⁷ Vgl. Berning, Ralf Prof. Dr., ohne Jahr: Prozessorientierte Organisationskonzepte und Business Process Management, a.a.O.

⁸ Berning, Ralf Prof. Dr., ohne Jahr: Prozessorientierte Organisationskonzepte und Business Process Management, a.a.O.

⁹ Vgl. Thode, Stefan, 2003: Moderne Organisationskonzepte - Ein kurzer Überblick, Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, Wiesbaden, S. 259

¹⁰ Vgl. Berning, Ralf Prof. Dr., ohne Jahr: Prozessorientiertes Management und Prozesskostenrechnung, AKAD Bildungsgesellschaft mbH, S. 14ff

¹¹ Ohne Verfasser, ohne Jahr: Total-Quality-Management (TQM), http://www.gruenderszene.de/lexikon/begriffe/total-quality-management-tqm, 17.11.2015, 08:05

¹² Paul, Philipp, 2009: Vom Qualitätsmanagement zum Total Quality Managment, http://www.ullrich.info/uploads/media/Ullrich_-_Vom_QM_zum_TQM.pdf; 17:11:2015; 11.04