Wie können Referenzen als Instrument zur Personalauswahl genutzt werden? Erarbeitung eines Modells

Inhaltsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Einleitung..

1 Referenzen als Instrument der Personalauswahl
1.1 Typische Merkmale von Referenzen...
1.2 Abgrenzung zum Arbeitszeugnis
1.3 Ein exemplarisches Beispiel

2 Verbreitungsgrad von Referenzen..
2.1 National...
2.2 International..

3 Validität von Referenzen.
3.1 Empirische Befunde zur Validität.
3.2 Potenzielle Moderatoren zur Erhöhung der Validität...

4 Inkrementelle Validität
4.1 Empirische Befunde zur inkrementellen Validität
4.2 Verfahren, mit denen Referenzen kombiniert werden sollen

5 Diskussion..

Literaturverzeichnis

Anhang...

Referenzen

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Potenzielle Moderatoren zur Steigerung der Validität von Referenzen..15

Abbildung 1: Beispiel einer Referenzauskunft des Volksschulamtes Kanton Zürich..23

Tabelle 2: Inkrementelle Validitäten von LoR bezogen auf akademische Ergebnisvariablen.

1 Einleitung

Der Personalauswahlprozess hat sich inzwischen in vielen Unternehmen zu einem mehrstufi- gen und komplexen Verfahren entwickelt. Grundsätzlich geht es darum, in einem ökonomisch sinnvollen Rahmen die geeignetste Kandidatin beziehungsweise den geeignetsten Kandidat¹ für eine bestimmte Stelle zu finden (Schuler, 2000). Dabei ist man sich weitestgehend darüber einig, dass berufliche Leistung nicht nur durch rein kognitives Wissen und Intelligenz vorher- gesagt werden kann (vgl. z. B. Heckman und Kautz, 2012). So ist zu vermuten, dass Aspekte der Persönlichkeit und gewisse Charaktereigenschaften ebenso bedeutsam sind, um auf eine bestimmte Stelle zu passen. So reichen beispielsweise im Umgang mit Kunden gute Noten oder ein hoher Bildungsabschluss für den beruflichen Erfolg vermutlich nicht aus; vielmehr ist es wichtig, auch über soziale Kompetenzen wie Empathie oder Toleranz zu verfügen.

In diesem Zusammenhang sind berufseignungsdiagnostische Verfahren, die die Persönlichkeit eines Bewerbers abbilden, von Bedeutung. Eine Möglichkeit, die in deutschen Unternehmen, vor allem aber auch im angloamerikanischen Raum, häufig genutzt wird, ist das Einholen von Referenzen. Dies sind grundsätzlich Angaben, Bewertungen oder Einschätzungen über eine Person aus Sicht eines Dritten, wie beispielsweise frühere Vorgesetzte (Bellmann, 2013). Dabei unterstellt man, dass die berufliche Leistung weitestgehend konstant ist und man aus Aussagen über die frühere Leistung ableiten kann, wie sich ein Bewerber auch in Zukunft in der neuen Arbeitsstelle verhalten wird (Moser und Rhyssen, 2001).

Doch trotz der relativ häufigen Anwendung und dem damit verbundenen Vertrauen in dieses Verfahren sind aktuelle empirische Befunde über die Vorhersagekraft von Referenzen vor allem im deutschsprachigen Raum sehr spärlich vorhanden (Moser und Rhyssen, 2001; Taylor et al., 2004). Es stellt sich daher die Frage, inwieweit Referenzen als Personalaus- wahlinstrument zur Berufseignungsdiagnostik brauchbar und valide sind. Diese Frage wird gerade in Anbetracht der Tatsache, dass in Deutschland die Verpflichtung zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses besteht, noch bedeutsamer. Denn das Arbeitszeugnis stellt ebenfalls eine Beschreibung und eine, wenn auch eingeschränkte, Bewertung der Leistung einer Person dar. Somit ist es inhaltlich zu einem gewissen Maß mit einer Referenz vergleichbar (Moser und Rhyssen, 2001).

Da Referenzen in sehr vielfältigen Formen zum Einsatz kommen (z. B. mündlich oder schriftlich, als frei formuliertes Empfehlungsschreiben oder als unstrukturierte Auskunft), erscheint es darüber hinaus notwendig zu sein, sich mit der Frage auseinanderzusetzen, wel- che Elemente eine gute Referenz auszeichnen, um so valide Informationen über den Bewerber im Arbeitskontext zu erhalten und daraus ein verlässliches Entscheidungskriterium für oder gegen die Einstellung eines Kandidaten ableiten zu können. Zudem ist es wichtig, geeignete Verfahren zu identifizieren, mit denen Referenzen zu kombinieren sind, um die Validität der gesamten Personalauswahl zu steigern und so Empfehlungen für die Praxis weitergeben zu können.

Die folgende Arbeit beschäftigt sich mit ebendiesen Fragestellungen und ist daher wie folgt gegliedert: Im zweiten Kapitel werden zunächst die Anwendung und die verschiedenen Ausgestaltungsformen von Referenzen beschrieben, eine Abgrenzung zum Arbeitszeugnis vollzogen und ein Beispiel aus der Praxis vorgestellt, bevor im dritten Kapitel der nationale wie internationale Verbreitungsgrad von Referenzen beschrieben wird. Daraufhin erfolgt im vierten Kapitel eine auf empirischen Studien aufbauende Analyse der Validität des Instru- ments und die Darstellung potenzieller Moderatoren der Validität. Im fünften Kapitel werden die inkrementelle Validität untersucht und Verfahren, mit denen Referenzen in der Personal- auswahl kombiniert werden sollen, vorgestellt. Schließlich werden die aufgezeigten und abge- leiteten Ergebnisse im letzten Kapitel diskutiert und Ansätze für weitere Forschung aufge- zeigt.

2 Referenzen als Instrument der Personalauswahl

Referenzen im Rahmen der Personalauswahl erfüllen, ähnlich wie Arbeitszeugnisse, den wesentlichen Zweck, dass sie Informationen über die Leistungsfähigkeit eines Bewerbers von einer dritten Person liefern. Sie können deshalb allgemein als „Fremdberichte für Selektionszwecke“ (Bellmann, 2013, S. 727) aufgefasst werden. In ihrer konkreten Ausgestaltung unterscheiden sie sich jedoch in einer Vielzahl von Merkmalen. Diese Unterscheidungsmerkmale sollen im Folgenden, angelehnt vor allem an der Systematik von Moser und Rhyssen (2001) und Dobson (1989), kurz skizziert werden.

2.1 Typische Merkmale von Referenzen

Beim Einsatz des Instruments „Referenzen“ wird in der Regel eines von zwei wesentlichen Zielen verfolgt: So können Referenzen zum einen deshalb eingeholt werden, um sich die An- gaben, welche ein Bewerber z. B. in seinen Bewerbungsunterlagen gemacht hat, bestätigen zu lassen. Dabei geht es vor allem darum, Fakten abzugleichen und auf ihren Wahrheitsgehalt hin zu überprüfen (Verifizierungsfunktion). Zum anderen ermöglicht diese Personalauswahl- methode, durch die Aussagen über die vergangene Leistung eines Bewerbers auch das zu- künftige berufliche Können vorherzusagen (Prognosefunktion). Dies geschieht unter der An- nahme, dass ein Bewerber im Mittel konstant die gleiche Leistung beziehungsweise das glei- che Berufsverhalten zeigt. Wird eine Referenz zum Zweck der Prognose eingesetzt (qualifi- zierte Referenz), so können hierbei entweder Informationen über die generelle berufliche Leistung oder über konkrete kritische Punkte des Verhaltens wie beispielsweise Pünktlichkeit, Gewissenhaftigkeit oder Leistungsmotivation eingeholt werden.

Bezüglich des Inhalts werden als charakteristische Komponenten Faktenangaben (z. B. Krankheitstage, Position), Aussagen über konkretes Verhalten (z. B. ordentlich, organisiert) und Bewertung der erbrachten Leistung identifiziert. Die gegebenen Antworten können dann mit dem gewünschten bzw. geforderten Bewerberprofil abgeglichen werden und so Informationen für die Einstellungsentscheidung liefern.

Die Referenzeinholung erfolgt grundsätzlich entweder schriftlich oder mündlich, bei der mündlichen Einholung meist telefonisch. Davon abhängig variiert auch die Form der Refe- renz: So werden bei mündlichen Referenzen häufig Checklisten verwendet, anhand derer be- stimmte Punkte nacheinander besprochen werden. Alternativ dazu können vor allem bei der schriftlichen Einholung Vordrucke mit Einstufungsskalen oder Antwortvorgaben zur Anwen- dung kommen. Die narrative Form stellt schließlich ein frei formuliertes Empfehlungsschreiben ohne die Vorgabe von bestimmten Bewertungspunkten dar (Dobson, 1989; Moser und Rhyssen, 2001).

Da sich die Ausgestaltung und der Einsatz von Referenzen international stark unter- scheiden, erscheint es gerade im internationalen Kontext zudem sinnvoll, auch eine begriffli- che Unterscheidung vorzunehmen. Als Reference Checks sind dabei diejenigen Referenzen zu verstehen, die vor allem den Zweck der Verifizierung verfolgen, also lediglich die vom Be- werber gemachten Angaben bestätigen. Letters of Recommendation (LoR) dagegen sind Schreiben, welche in narrativer Form verfasst werden, das heißt, Inhalt und Struktur werden vom Referenzgeber selbst festgelegt. References als die typischen Referenzen stellen in Ab- grenzung zu den Reference Checks und den Letters of Recommendation „Äußerungen in mündlicher oder schriftlicher Form auf der Basis eines Fragebogens zu den Fähigkeiten, den bisherigen Leistungen, dem Arbeitsverhalten, den Persönlichkeitsmerkmalen oder dem Poten- zial für künftigen Erfolg“ (Bellmann, 2013, S. 727) dar. Diese verfolgen daher vor allem die Prognosefunktion (Aamodt, 2006, 2010).

Es ist zu vermuten, dass abhängig von der verwendeten Art der Referenz in Untersu- chungen unterschiedliche Ergebnisse z. B. bezüglich der Validität resultieren. Daher ist bei der genaueren Betrachtung und gerade im Vergleich von Studien dies zu berücksichtigen.

2.2 Abgrenzung zum Arbeitszeugnis

Vergleicht man Referenzen mit Arbeitszeugnissen, so wie sie im deutschsprachigen Raum zum Einsatz kommen, kann als Gemeinsamkeit das mit dem jeweiligen Instrument verfolgte Ziel identifiziert werden: Sowohl die Referenz als auch das Arbeitszeugnis treffen Aussagen über das vergangene (berufliche) Verhalten einer Person und möchten dadurch Informationen über die zukünftige Leistung liefern (vgl. Kapitel 2.1). Dennoch lassen sich auch deutliche Unterschiede feststellen: So ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Arbeitszeugnis auszustellen, wohingegen ein potenzieller Referenzgeber die Auskunft verweigern kann. Zudem besteht die Vorgabe, ein Arbeitszeugnis wohlwollend zu formulieren, das heißt, es dürfen hierin keine (offensichtlich) negativen Äußerungen über das Verhalten oder die Leistung einer Person formuliert werden. Bei Referenzen, vor allem bei der mündlichen Einholung, sind negative Aussagen dagegen grundsätzlich möglich (Moser und Rhyssen, 2001).

Allerdings muss bei der Abgrenzung zum Arbeitszeugnis ebenfalls der nationale Kon- text berücksichtigt werden. So gilt die obige Darstellung für den deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz). Hier kann die Referenz als Ergänzung zum Arbeitszeug- nis betrachtet werden. In anderen Ländern, wie beispielsweise in den USA, gibt es dagegen keine rechtliche Verpflichtung zur Ausstellung von Arbeitszeugnissen. Hier stellen Referen- zen vielmehr einen Ersatz für das Arbeitszeugnis dar (Bellmann, 2013). Daher ist davon aus- zugehen, dass in solchen Ländern den Referenzen vor allem von Seiten der Arbeitgeber eine höhere Bedeutung beigemessen wird. Denn diese können dann lediglich durch Referenzen Informationen über die frühere berufliche Leistung eines Bewerbers erhalten.

2.3 Ein exemplarisches Beispiel

Um die in Kapitel 2.1 und 2.2 aufgeführten Kennzeichen von Referenzen zu veranschauli- chen, wird im Folgenden ein Beispiel für eine Referenz knapp dargestellt. Das Volksschulamt Kanton Zürich verwendet für die Vorbereitung und während der Durchführung von Referenzauskünften neuer Lehrkräfte bzw. Schulleitern vorgegebene Checklisten. Der Vordruck einer solchen Liste ist im Anhang zu finden (Abbildung 1). Der Referenzgeber wird dabei angerufen, damit er eine mündliche Auskunft über den Bewerber gibt. Diese Auskunft enthält sowohl grundsätzliche Fragen, wie beispielsweise zu Aufgaben am vorherigen Arbeitsplatz, aber auch spezielle Fragen, z. B. zu bestimmten, auffälligen An-gaben im Arbeitszeugnis. Des Weiteren werden gezielt gewünschte Eigenschaften des Be-werbers wie Teamfähigkeit oder Robustheit abgefragt. Die Referenz schließt mit einer eher generellen Einschätzung, ob man diese Person erneut einstellen würde (Volksschulamt Zürich, 2014).

Das Beispiel zeigt, dass in diesem Fall durch die Referenz eher die Funktion der Prognose verfolgt wird. Zudem lässt sich erkennen, dass die Referenz vor allem als Ergänzung zum Arbeitszeugnis dient. Dies wird dadurch deutlich, dass die Person, welche die Referenz einholt, dazu angehalten ist, gerade bei negativen oder auffälligen Aussagen bzw. Formulierungen des Referenzgebers kritisch nachzufragen. Es scheint, als möchte man durch die Referenz zusätzliche, vor allem negative oder kritische, Informationen des Bewerbers erhalten, die in einem Arbeitszeugnis nicht offen formuliert werden dürfen.

[...]

¹ Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit wird im folgenden Text auf eine geschlechtsneutrale Formulierung verzichtet. Es sind jedoch immer beide Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung angesprochen.