Fallstudie Facility Management - Unterhaltung von Immobilien

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Leistungsbestandteile des Immobilienunterhalts

3. Organisatorische und Ablauforientierte Aspekte der Immobilienunterhaltung

4. Benötigte Daten für die Planung

5. Planungsfehler, die Einfluss auf die späteren Bewirtschaftungskosten haben

6. Kostenberechnung und kostenabhängige Parameter

7. Immobilientypspezifische Besonderheiten des Immobilienunterhalts

8. Kenndaten und Vergleichswerte

9. Kontrolle, Leistungsstandards, Leistungsmessung

10. Vorschriften

11. Schlusswort

12. zusätzlich verwendete Quellen

13. Abbildungsverzeichnis - Quellen

14. Abkürzungsverzeichnis

15. Anlagen

1. Einleitung

In dieser Fallstudie zeige ich, wie und in welchem Umfang sich die Unterhaltung von Immobilien als Facility Management – Dienstleistung durch den Lebenszyklus von Immobilien vollzieht. Hierbei stellen wir hauptsächlich den Wohnungs- und Krankenhausbereich gegenüber.

Ich definiere Facility Management als strategische Managementdisziplin, die die Analyse, Dokumentation und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um die Gebäude und ihre Einrichtungen und Anlagen unter besonderer Berücksichtigung von Arbeitsplatz und Umfeld der Nutzer auffasst. Die Ziele von FM (Facility Management) und somit die Ziele dessen Dienstleistungen sind vordergründig die verbesserte Nutzerflexibilität, Arbeitsproduktivität, Kapitalrentabilität sowie das Erreichen einer höheren Wirtschaftlichkeit durch Ergründung, Analysen und Ausschöpfung von betriebsunterstützenden Bereichen. ¹

Die Unterhaltung von Immobilien erfolgt von der Planung bis zum Abriss, wobei innerhalb der Planung bereits die Weichen für eine wirtschaftliche Unterhaltung gestellt werden. Deshalb ist es wichtig für den Facility - Manager bereits in der Planungsphase achtsam zu sein und in Anbetracht von Überlegungen der zukünftigen Bewirtschaftung nicht an den falschen Stellen zu sparen.

2. Leistungsbestandteile des Immobilienunterhalts

Die vier wichtigsten Leistungsbestandteile der Unterhaltung und Grundlagen zur Bewirtschaftung umfassen die laufende Instandhaltung, die Wartung (z.B. von technischen Anlagen), die Instandsetzung und die temporäre Modernisierung der Immobilien.

Allein die Instandsetzung von Gebäuden als Bestandteil der Miete, um Gebäude in den vertraglich vereinbarten Zuständen zu erhalten, verursacht z.B. in Weimar (laut kommunaler Wohnungsgesellschaft) Kosten in Höhe von 8,- € / m² / Jahr. Solche Kosten sind nicht zu vermeiden, da immer durch interne Interventionen (Verhalten der Mieter, Zustand der Anlagen, etc.) und externe Einflüsse (Witterung, Zustand der Außenanlagen, Fassadenelemente und -materialien, etc.) Beschädigungen auftreten.

Quartale Begutachtungen der Objekte (Begehungen, optische Wahrnehmung) und frühzeitiges Erkennen von (hypothetischen) Schäden sowie ein fundiertes Betriebsmanagement können jedoch dafür sorgen, dass Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten verringert werden.

Das Betriebsmanagement impliziert ebenfalls die Wartung der Anlagen von Wasser, Strom, Heizung, die Kosten um das Objekt herum, die Ver- und Entsorgungskosten und zugleich die Kosten für das Facility Management.

Die Unterhaltung von Immobilien strebt danach, wirtschaftlich zu planen, Qualität zu bewahren und dem Markt zu entsprechen. Im Wohnungsbereich kommt Kundenzufriedenheit als oberste Priorität hinzu, bei Krankenhäusern steht die Ver- und Entsorgung an erster Stelle (dies bedingt auch die Wartung der Aufzüge) und die Gebäudeinstandhaltung erst an zweiter Stelle. Bei Gefängnissen, Anstalten, Heimen, Bahnhöfen oder anderen Einrichtungen sind diese Kriterien in ihrer Wertung abweichend, aber niemals zu verwerfen.

Die technische Wartung der Krankenhäuser wird häufig an Fremdfirmen vergeben, schließlich sollte die OP – Gerätschaft nicht von den gleichen Wartungsfirmen der Lüftungsapparatur oder diversen anderen technischen Anlagen (Haus- und Betriebstechnik, Medientechnik, EDV) übernommen werden. Dazu sind die meisten Wartungsfirmen nicht ausreichend flexibel und/ oder qualifiziert.

Allgemein existieren verschiedene Nachfragergruppen für Facility Management - Leistungen, die sich bisher wie folgt unterschiedlich stark entwickelt haben:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1

Dabei spielten bisher Krankenhäuser und Anstalten eine untergeordnete Rolle, da der Einsatz von FM bislang gering war.

3. Organisatorische und Ablauforientierte Aspekte der Immobilienunterhaltung

Um organisatorisch einen Überblick über die Abläufe in Immobilien zu erhalten, wird bei Wohngebäuden mindestens ein Mal pro Jahr (vorrangig jedes Quartal) mit Hilfe eine laufende Bestandsaufnahme eine Bestandsdokumentation durchgeführt. Diese Aufgabe übernimmt meist der Inhaber selbst, wenn er eine oder wenige Immobilien besitzt. Andernfalls übernimmt der Hausmeister oder andere Beauftragte (z.B. der Facility Manager) diese Aufgabe durch Begehung der Objekte und Sichtkontrollen (Erkennen von Schäden).

Besonders Instandhaltungs- und Wartungspläne spielen bei der Frage, in welchem Gebäude sich welche Anlagen befinden, hinsichtlich Prüffristen eine große Rolle. Alarmanlagen, Rauchmelder, Feuerlöschanlagen, Blitzschutz, Rauchabzüge, Lüftungsanlagen, Heizungs- und Sanitäranlagen oder Fahrstühle sind prüf- und wartungspflichtige Anlagen, deren Prüfung und Wartung (Prüf- und Messprotokolle) zeitlich vom Gesetzgeber vorgeschrieben sind. Der Verwalter der Immobilie sollte jedoch auch bestrebt sein, nicht prüfungspflichtige Anlagen regelmäßig auf ihre Funktionsfähigkeit zu kontrollieren.

In Betrachtung anderer Einrichtungen, z.B. dem Krankenhaus, bestehen ebenfalls Instandhaltungspläne, bzw. Investitionspläne (nähere Erläuterung unter Kostenberechnung).

4. Benötigte Daten für die Planung

Je besser in der Planungsphase bzw. in der Ausführungsphase gearbeitet und wirtschaftlich vorausgedacht wurde, desto weniger Probleme gibt es in den ersten 10 Jahren im Unterhalt.

Für Gewerbegebiete oder Immobilien, in denen sich mehrere Gewerbe befinden, wird sogar durch aufwendige und teure Verfahren jeder einzelne Raum und dessen Ausstattung in CAD umgesetzt (Aufmessung). So lässt sich einfacher erkennen, welche Firmen in welchen Räumen für welche Ausstattung noch gewährleistungspflichtig sind. Dies lohnt sich jedoch kaum für den Wohnungsbereich aufgrund des Kosten – Nutzen - Verhältnisses. Es sind laut kommunaler Wohnungsgesellschaft auch noch keine fundierte wohnungswirtschaftliche Programme auf dem Markt, die die Organisation vom Anschreiben des Vermieters über Reparaturauftragsverfassung bis zur Verwaltung von Immobilien in Einem beinhalten. Es existieren bisher lediglich komplizierte, benutzerunfreundliche Programme, die z.B. zum Zweck der Bilanzierung entwickelt wurden und nur nach und nach Erweiterungen für die Immobilienverwaltung erfuhren. Dies sind kleinere Datenbanksysteme zur Erfassung von Wohnungstypen (z.B. gleiche Wohnungstypen in einem Hochhaus), deren Grundrisse und Daten.

Die Organisation und der Einsatz für eine Immobilie stehen auch immer in Abhängigkeit der Zielsetzung des Vermieters:

Immobilienbesitzer, die ihre Immobilien nur zur kurzfristigen (ca. 15 Jahre) Unterhaltung erbauten oder gekauft und saniert haben, vernachlässigen aus Desinteresse häufig die grundlegenden Kriterien (laufende Instandhaltung, Wartung, Instandsetzung, temporäre Modernisierung). Durch Mieteinnahmen wollen sie nur ihre Kosten decken und Gewinn machen. Deshalb werden sich diese Menschen auch zweimal überlegen, ob sie aufgrund des Kosten-Nutzen-Verhältnisses kleinere Schäden beheben oder nach 10 Jahren Abwarten einfach die beschädigten Objekte komplett austauschen (z.B. Streichen von Fenstern). Häufig ist die zweite Variante doch die billigere.

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¹ Vgl. May, Gebäudemanagement Klinikbereich 2000, S.12; Definition von FM in www.gefma.de