In dieser Arbeit wird ein fiktives Projekt beschrieben, indem die Vorgehensweise bei der Entwicklung des Workflows und Prüfung der Einsparpotentiale durch den Workflow am Beispiel einer Druckerei aufgezeigt wird.
Die abc-Druckerei ist eine vollstufige Akzidenzdruckerei, deren Produktportfolio neben den üblichen Akzidenzdrucksachen auch amtliche und nicht amtliche Formulare in gedruckter und elektronischer Form enthält (PDF-Datei). Vor circa 1,5 Jahren wurde zum Druck von Kleinstauflagen eine Digitaldruckmaschine angeschafft. Die Datenzuführung und die Bedienung der Digitaldruckmaschine geschieht durch die Mitarbeiter der Druckvorstufe.
Zu den Kunden der abc-Druckerei gehören auch Landes- bzw. Bundesbehörden mit vergleichbarer Auftragsstruktur und vergleichbarem Ablauf innerhalb der abc-Druckerei. Diese Behörden lassen in der abc-Druckerei neben ihren Broschüren und sonstigen Drucksachen auch die Visitenkarten für ihre Mitarbeiter im Digitaldruck erstellen.
Auf Initiative der abc-Druckerei hat die Geschäftsleitung dazu in einem Briefing mit einem der Kunden die Prüfung der Entwicklung eines elektronischen Bestellsystems mittels PDF-Formular (Datei) beschlossen. Der Kunde übernimmt dabei keine Kosten, die der abc-Druckerei entstehen. Bei Erfolg soll dieses System auch weiteren Kunden angeboten werden. Mit der Planung dieses Projektes wurde ich beauftragt. Bei der Durchführung des Projektes werde ich die Projektleitung übernehmen. Dabei soll das Projekt zusätzlich neben normalen Aufträgen durchgeführt werden und diese nicht behindern.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Ausgangssituation in der abc-Druckerei
1.2 Die Beschreibung des Kunden
2 Zieldefinition
2.1 Anforderungen des Kunden
2.2 Die bestehenden technischen Gegebenheiten beim Kunden
2.2.1 Besonderheiten
2.3 Anforderungen der abc-Druckerei
2.4 Der zeitliche Rahmen
2.5 Zusammenfassung der Anforderungen
3 Analyse des Ist-Zustandes
3.1 Der bisherige Workflow
3.1.1 Die Auftragsannahme
3.1.2 Datenverarbeitung in der Druckvorstufe
3.2 Die Auftragsmenge
3.3 Der bisherige Zeitaufwand
3.3.1 Bearbeitungsdauer bei handschriftlich übermittelten Daten
3.3.2 Bearbeitungsdauer bei per Datei übermittelten Daten
3.3.3 Zusätzlicher Zeitaufwand durch Korrekturen bzw. Änderungen
3.4 Die Reklamationen
3.5 Zusammenfassung des Ist-Zustandes
4 Rechtliche Aspekte
4.1 Datenschutz
4.2 Nutzungsbestimmungen der Software
4.3 Verwenden von Schriften
4.4 Verwenden von Logos
5 Möglichkeiten der technischen Umsetzung des Formulars
5.1 Möglichkeiten der Datenerfassung
5.1.1 Formular in Listenform
5.1.2 Formular in der Gestaltung der Visitenkarte
5.2 Format der übermittelten Daten
5.2.1 Übermittlung als Gesamt-PDF
5.2.2 Übermittlung als Datensatz
5.3 Möglichkeiten der Datenübermittlung
5.3.1 Übermittlung per E-Mail
5.3.2 Übermittlung an einen Web-Server
5.4 Zusammenfassung und Empfehlung
6 Der neue Workflow
6.1 Darstellung des neuen Workflows
6.2 Der Ablauf beim Kunden
6.3 Zeitaufwand beim neuen Workflow
7 Planung des Zeit-, Personal- und Finanzbedarfs
7.1 Erstellung Zeitplan/Arbeitszeitaufwand/Projektplan
7.2 Erstellung Personalplan
7.3 Benötigte finanzielle Mittel
8 Einsparpotentiale durch den neuen Workflow
8.1 Zeitliches Einsparpotential beim Arbeitsablauf
8.2 Finanzielles Einsparpotential beim Arbeitsablauf
8.3 Zeitliches Einsparpotential bei den Reklamationen
8.4 Amortisation
8.5 Zusammenfassung der zeitlichen Einsparpotentiale
9 Fazit
Zielsetzung & Themen
Das primäre Ziel dieser Arbeit ist die Optimierung der Auftragsabwicklung für Visitenkarten bei einem Behördenkunden, um den zeitlichen Aufwand in der Druckvorstufe zu reduzieren und Reklamationen durch fehlerhafte Dateneingabe zu eliminieren. Dazu soll ein elektronisches Bestellsystem mittels PDF-Formular entwickelt werden, das mit vorhandenen Mitteln („Bordmitteln“) umgesetzt wird.
- Analyse und Optimierung des bestehenden Workflows in der Druckvorstufe
- Konzeption und Erstellung eines nutzerfreundlichen, elektronischen PDF-Bestellformulars
- Teilautomatisierung der Datenverarbeitung mittels Skripten unter macOS
- Feststellung des zeitlichen und finanziellen Einsparpotentials sowie der Amortisation des Projekts
Auszug aus dem Buch
3.1 Der bisherige Workflow
Die Datenannahme geschieht bisher manuell durch den Mitarbeiter der abc-Druckerei, an den die Daten vom Kunden übermittelt werden. Der Mitarbeiter gibt diese Daten an den Bereich Auftragsannahme/Rechnungsstellung weiter, sofern er nicht Mitarbeiter dieses Bereiches ist.
3.1.1 Die Auftragsannahme
Wenn die Daten in der Auftragsannahme eingegangen sind, übernimmt ein Mitarbeiter Bestelldatum, Niederlassung und Namen auf der Visitenkarte in eine externe Liste – zur späteren Rechnungsstellung. Anschließend wird die Bestellung zur Datenverarbeitung per Weiterleitung der E-Mail oder schriftlich an die Druckvorstufe weitergereicht.
3.1.2 Datenverarbeitung in der Druckvorstufe
Ein Mitarbeiter der Druckvorstufe nimmt die eingegangenen Daten und überträgt diese in eine Satzdatei (InDesign), für die Visitenkarten des Kunden. Dies kann im günstigsten Fall durch Kopieren der Daten aus einer Datei in diese Satzdatei geschehen. Falls die Daten aber nicht per Datei übermittelt wurden, müssen sie manuell eingetippt werden.
Anschließend wird die jeweilige Satzdatei zentral gespeichert, dann manuell eine niedrig auflösende PDF-Datei zur Ansicht und Korrektur für den Besteller erstellt und diese dem Besteller per E-Mail, mit der Bitte um Druckfreigabe, zugesandt.
Sollte der Besteller noch Korrekturen oder Änderungswünsche haben, so werden diese in der Satzdatei umgesetzt und erneut eine PDF-Datei an den Besteller geschickt.
Nach dem Erhalt der Druckfreigabe wird manuell eine PDF-Datei zum Druck erstellt, ausgeschossen und zentral abgespeichert. Am Ende einer Woche werden die gesammelten Dateien ausgedruckt und zur Weiterverarbeitung gegeben (schneiden, einpacken und versenden).
Anschließend wird eine kurze Mitteilung an die Auftragsannahme gegeben, damit die Bestellung als erledigt markiert wird und bei der nächsten Rechnungsstellung berücksichtigt wird.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Beschreibung des fiktiven Unternehmens abc-Druckerei, der aktuellen Ausgangssituation sowie der strukturellen Anforderungen bei der Bestellung von Visitenkarten für einen Behördenkunden.
2 Zieldefinition: Festlegung der Anforderungen des Kunden und der Druckerei an ein neues, elektronisches Bestellsystem mit Fokus auf Effizienz und existierenden technischen Rahmenbedingungen.
3 Analyse des Ist-Zustandes: Detaillierte Untersuchung des bisherigen, ineffizienten Workflows, der Auftragsmengen sowie Messung der Zeitaufwände und Fehleranfälligkeit bei unterschiedlichen Übermittlungsarten.
4 Rechtliche Aspekte: Prüfung rechtlicher Rahmenbedingungen bezüglich Datenschutz, Nutzungsrechten der Software, Schriftlizenzen und Kunden-Logos für das geplante PDF-Formular.
5 Möglichkeiten der technischen Umsetzung des Formulars: Evaluation verschiedener technischer Umsetzungsoptionen für das PDF-Formular und Empfehlung für Adobe Acrobat Pro sowie einer Datenerfassung als Datensatz.
6 Der neue Workflow: Entwurf eines optimierten, teilautomatisierten Workflows unter Verwendung von Skripten zur E-Mail-Prüfung und Datenverarbeitung, um die manuelle Arbeit zu reduzieren.
7 Planung des Zeit-, Personal- und Finanzbedarfs: Detaillierte Projektplanung inklusive Meilensteinen, Personalaufwand und Kalkulation der finanziellen Mittel auf Basis der Stundensätze.
8 Einsparpotentiale durch den neuen Workflow: Berechnung der jährlichen zeitlichen und finanziellen Ersparnis durch das neue System sowie Bestimmung des Amortisationszeitraums.
9 Fazit: Abschließende Empfehlung zur Einführung des neuen Workflows und Ausblick auf die Übertragbarkeit des Systems auf weitere Kunden.
Schlüsselwörter
abc-Druckerei, Visitenkarten, PDF-Formular, Workflow-Optimierung, Druckvorstufe, Teilautomatisierung, Datenerfassung, Zeitaufwand, Reklamationen, Einsparpotential, Amortisation, Skriptsprache, AppleScript, Behördenkunde, Prozessdigitalisierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Optimierung und Teilautomatisierung des Bestellprozesses für Visitenkarten in einer Druckerei, um manuelle Aufwände und Fehlerquellen zu minimieren.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind Workflow-Analyse, Konzeption von PDF-Formularen, Prozessautomatisierung im Druckvorstufenbereich, Kosten-Nutzen-Analyse und Projektmanagement.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist die Entwicklung eines effizienteren, elektronischen Bestellsystems mittels PDF-Formular, um Zeit einzusparen, Reklamationen zu vermeiden und Kosten zu senken.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird eine Ist-Analyse durch Mitarbeiterbefragungen, Messungen der Bearbeitungszeiten und Auswertung von Unterlagen durchgeführt, gefolgt von einer Konzeption und Wirtschaftlichkeitsberechnung.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Im Hauptteil werden der Ist-Zustand analysiert, rechtliche Aspekte geklärt, technische Möglichkeiten der Umsetzung geprüft, der neue Workflow entworfen, der Projektplan erstellt und die Einsparpotentiale berechnet.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Workflow-Optimierung, PDF-Formular, Druckvorstufe, Prozessautomatisierung, Zeitersparnis und Amortisationsberechnung.
Warum ist die Nutzung von Javascript im Adobe Reader für das Projekt entscheidend?
Javascript ist zwingend erforderlich, um die Formularfunktionalitäten wie automatische Datenübernahme aus einem Listenfeld und die elektronische Übermittlung an die Druckerei zu ermöglichen.
Wie wird das Risiko von Datenänderungen durch den Kunden beim E-Mail-Versand adressiert?
Da der Besteller den E-Mail-Entwurf theoretisch abändern könnte, wird der Workflow so gestaltet, dass eingehende Dateien in der Druckerei automatisiert auf Korrektheit geprüft werden.
Warum wird als Übermittlungsformat das XFDF-Format empfohlen?
XFDF bietet die Vorteile des Standard-FDF-Formats, ermöglicht aber zusätzlich eine hierarchische Darstellung der Daten und bietet mehr Flexibilität für die Weiterverarbeitung in verschiedenen Programmen.
- Arbeit zitieren
- Oliver Frenkel (Autor:in), 2015, Optimierung von Arbeitsabläufen bei der elektronischen Datenerfassung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/320107
