Optimierung von Arbeitsabläufen bei der elektronischen Datenerfassung

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungen / Glossar

1 Einleitung
1.1 Ausgangssituation in der abc-Druckerei
1.2 Die Beschreibung des Kunden

2 Zieldefinition
2.1 Anforderungen des Kunden
2.2 Die bestehenden technischen Gegebenheiten beim Kunden
2.2.1 Besonderheiten
2.3 Anforderungen der abc-Druckerei
2.4 Der zeitliche Rahmen
2.5 Zusammenfassung der Anforderungen

3 Analyse des Ist-Zustandes
3.1 Der bisherige Workflow
3.1.1 Die Auftragsannahme
3.1.2 Datenverarbeitung in der Druckvorstufe
3.2 Die Auftragsmenge
3.3 Der bisherige Zeitaufwand
3.3.1 Bearbeitungsdauer bei handschriftlich übermittelten Daten
3.3.2 Bearbeitungsdauer bei per Datei übermittelten Daten
3.3.3 Zusätzlicher Zeitaufwand durch Korrekturen bzw. Änderungen
3.4 Die Reklamationen
3.5 Zusammenfassung des Ist-Zustandes

4 Rechtliche Aspekte
4.1 Datenschutz
4.2 Nutzungsbestimmungen der Software
4.3 Verwenden von Schriften
4.4 Verwenden von Logos

5 Möglichkeiten der technischen Umsetzung des Formulars
5.1 Möglichkeiten der Datenerfassung
5.1.1 Formular in Listenform
5.1.2 Formular in der Gestaltung der Visitenkarte
5.2 Format der übermittelten Daten
5.2.1 Übermittlung als Gesamt-PDF
5.2.2 Übermittlung als Datensatz
5.3 Möglichkeiten der Datenübermittlung
5.3.1 Übermittlung per E-Mail
5.3.2 Übermittlung an einen Web-Server
5.4 Zusammenfassung und Empfehlung

6 Der neue Workflow
6.1 Darstellung des neuen Workflows
6.2 Der Ablauf beim Kunden
6.3 Zeitaufwand beim neuen Workflow

7 Planung des Zeit-, Personal- und Finanzbedarfs
7.1 Erstellung Zeitplan / Arbeitszeitaufwand / Projektplan
7.2 Erstellung Personalplan
7.3 Benötigte finanzielle Mittel

8 Einsparpotentiale durch den neuen Workflow
8.1 Zeitliches Einsparpotential beim Arbeitsablauf
8.2 Finanzielles Einsparpotential beim Arbeitsablauf
8.3 Zeitliches Einsparpotential bei den Reklamationen
8.4 Amortisation
8.5 Zusammenfassung der zeitlichen Einsparpotentiale

9 Fazit

10 Literatur- und Quellenverzeichnis

11 Anlagen
1.) Tabellarische Übersicht von PDF-Formulareditoren
2.) Auszug aus dem EULA von Adobe Acrobat Pro (aus urheberrechtlichen Gründen für die Veröffentlichung entfernt, siehe Quelle [7])
3.) Schematische Darstellung des neuen Workflows
4.) Projektstrukturplan
5.) Projektplan als Gantt-Diagramm

Die abc-Druckerei ist ein fiktives Unternehmen. Jedoch sind die Umstände und Problemstellungen von mir während meiner Tätigkeiten so erlebt worden und basieren auf meinen tatsächlich gemachten Erfahrungen.

Als Ausgangssituation für dieses Projekt habe ich angenommen, dass die Präsentation - laut IHK Köln zwischen dem 07. und 11.09.2015 - die Vorstellung bei der Geschäftsleitung ist und diese anschließend das Projekt startet oder einstellt.

Abkürzungen/Glossar

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Ich arbeite als Leiter der Druckvorstufe mit einem bereits langjährig bestehenden Team (3 weitere Mitarbeiter, alle Mediengestalter Print) in einer kleinen, vollstufigen Offset-Druckerei (ca. 30 Mitarbeiter), nachfolgend abc-Druckerei genannt.

Vor ca. 1 ½ Jahren wurde zum Druck von Kleinstauflagen eine Digital- druckmaschine angeschafft. Die Datenzuführung und die Bedienung der Digitaldruckmaschine geschieht durch die Mitarbeiter der Druckvorstufe.

Die sonstigen Aufgaben der Druckvorstufe umfassen die Beratung von Kunden, das Gestalten und die Herstellung der elektronischen Druckvorlagen (Dateien), das Ausschießen der Druckdaten sowie die Erstellung von Form- bzw. Farbproofs.

Die gesamte Datenverarbeitung in der Druckvorstufe geschieht auf Apple Computern. Dies betrifft nicht nur die einzelnen Arbeitsplätze, sondern auch den File- und E-Mail-Server. An den Arbeitsplätzen kommen neben der Adobe Creative Cloud (InDesign, Illustrator, Photoshop und Acrobat Pro) weitere in einer Druckvorstufe übliche Programme bzw. Programm- erweiterungen - wie z. B. Microsoft Word, Microsoft Excel, Enfocus Pit­ Stop, Filemaker - zum Einsatz.

1.1 Ausgangssituation in der abc-Druckerei

Die abc-Druckerei ist eine vollstufige Akzidenzdruckerei, deren Produkt- portfolio neben den üblichen Akzidenzdrucksachen auch amtliche und nicht amtliche Formulare in gedruckter und elektronischer Form (PDF- Datei) enthält.

Einen Betriebsrat gibt es in der abc-Druckerei nicht.

Zu den Kunden der abc-Druckerei gehören auch schon seit vielen Jahren u. a. 3 große Landes- bzw. Bundesbehörden mit vergleichbarer Auftrags- struktur und vergleichbarem Ablauf innerhalb der abc-Druckerei. Diese Behörden lassen in der abc-Druckerei neben ihren Broschüren und sons- tigen Drucksachen auch die Visitenkarten für ihre Mitarbeiter drucken.

Diese Visitenkarten unterliegen keiner expliziten Kalkulation. Sie dienen im Wesentlichen dazu, einem Abwandern des Kunden vorzubeugen. Der Preis für 100 Visitenkarten inkl. Versand liegt bei 8,00 Euro.

Der Druck der Visitenkarten geschah bis zur Anschaffung der Digital- druckmaschine im Offset-Druck. Der Workflow zur Bestellung und Auftragsabwicklung der Visitenkarten wurde bei der Umstellung von Offsetauf Digitaldruck unverändert beibehalten.

Dabei kommt es vermehrt zu Reklamationen durch die Kunden, da auf den Visitenkarten teilweise falsche Informationen abgedruckt sind - was auf Fehler bei der Dateneingabe in der Druckvorstufe zurückzuführen ist.

Auf Initiative der abc-Druckerei hat die Geschäftsleitung dazu in einem Briefing mit einem der Kunden die Prüfung der Entwicklung eines elek­ tronischen Bestellsystems mittels PDF-Formular (Datei) beschlossen. Der Kunde übernimmt dabei keine Kosten, die der abc-Druckerei entstehen. Bei Erfolg soll dieses System auch für die beiden anderen Kunden ange- boten werden.

Mit der Planung dieses Projektes wurde ich beauftragt. Bei der Durchführung des Projektes werde ich die Projektleitung übernehmen. Dabei soll das Projekt zusätzlich neben normalen Aufträgen durchgeführt werden und diese nicht behindern.

1.2 Die Beschreibung des Kunden

Bei dem Kunden handelt sich um eine Behörde des Landes Nordrhein- Westfalen, die neben ihrer Zentrale an acht weiteren Standorten in Nord- rhein-Westfalen Niederlassungen mit insgesamt ca. 3.200 Mitarbeitern unterhält. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit Visitenkarten für sich zu bestellen. Die Bestellmenge ist auf 100 Stück pro Bestellung festgelegt und soll auch nicht geändert werden. Die Lieferung erfolgt an die jeweilige Niederlassung.

Die Altersstruktur der Mitarbeiter reicht vom Auszubildenden bis zum Rentenalter, also von ca. 16 bis Mitte 60.

2 Zieldefinition

Um den zeitlichen Aufwand in der Druckvorstufe und die Reklamationen zu verringern, soll nun von mir, für diesen Kunden, ein elektronisches Bestellsystem mittels PDF-Formular entwickelt und dessen Einsparpotentiale festgestellt werden. Dabei soll der Ablauf des Workflows, so weit möglich, mit vorhandenen „Bordmitteln“ geschehen.

2.1 Anforderungen des Kunden

Der Kunde hat in dem Briefing folgende Anforderungen an die abc-Dru- ckerei definiert:

- Einhaltung der hauseigenen Gestaltungsrichtlinie für Visitenkarten,
- ein PDF-Formular für alle Standorte,
- intuitive Benutzbarkeit, um älteren und weniger computer­ erfahrenen Mitarbeitern die Verwendung des elektronischen PDF-Formulars zu erleichtern bzw. überhaupt zu ermöglichen,
- die Bestellungen müssen mit den vorhandenen Gegebenheiten beim Kunden möglich sein,
- die Bearbeitung der Bestellungen in der abc-Druckerei darf nicht länger als bisher dauern,
- bei Änderungen in der Gestaltungsrichtlinie müssen diese durch die abc-Druckerei umgesetzt werden können,
- ein fester Ansprechpartner für dieses Projekt wie auch für die weitere Betreuung des Formulars und eventuelle Nachfragen.

2.2 Die bestehenden technischen Gegebenheiten beim Kunden

Die Mitarbeiter haben entweder an Ihren Arbeitsplätzen Computer ste- hen, oder aber innerhalb der Behörde Zugang zu einem Computer. Als Betriebssystem wird Microsoft Windows 7 verwendet. Neben einer ent- sprechenden Software für die eigentlichen Aufgaben der Behörde sind auf jedem Computer Microsoft Office und der Adobe Reader installiert.

Jeder Computer hat neben einer Verbindung in das behördeneigene In- tranet eine Verbindung zum Internet. Jeder Mitarbeiter der Behörde ver- fügt über die behördeneigene Domain, über eine E-Mail-Adresse mit einer Größenbeschränkung auf 10 MB pro E-Mail. Als E-Mail-Programme wer- den Desktop-Anwendungen (z. B. Microsoft Outlook) verwendet.

Durch die Zentrale werden den Mitarbeitern - über das behördeneigene Intranet - Mitteilungen, Neuigkeiten und Dateien übermittelt bzw. zur Verfügung gestellt.

2.2.1 Besonderheiten

Für die Benutzung des elektronischen Bestellformulars ist die Verwendung von Javascript innerhalb des Adobe Readers beim Kunden unumgänglich. Als Standard-Einstellung ist diese Funktion nach der Installation automatisch aktiviert. Die IT des Kunden muss deshalb auf den Computern der Behörde prüfen, ob diese Funktion noch aktiviert ist und ggf. erneut aktivieren. Nach Auskunft der Abteilung ist dies kurzfristig umsetzbar.

2.3 Anforderungen der abc-Druckerei

Die Geschäftsleitung hat die folgenden Anforderungen an mich definiert:

- das elektronische PDF-Formular, wie auch die anschließende ŧeilautomatisierte Verarbeitung, soll - so weit möglich - mit den in der Druckerei vorhandenen Ressourcen umgesetzt werden,
- der zeitliche Aufwand für die Bearbeitung der Visitenkarten darf im neuen Workflow nicht länger als bisher sein,
- Feststellung der zeitlichen Einsparpotentiale,
- nur ein PDF-Formular für den Kunden,
- die Anwendung des neuen Workflows muss für jeden Mitarbeiter in der Druckvorstufe möglich sein,
- eventuelle spätere Änderungen in der Gestaltung der Visiten­ karten oder des neuen Workflows müssen durch die Mitarbeiter der Druckvorstufe möglich sein,
- zentraler Dateneingang.

2.4 Der zeitliche Rahmen

Die Abrechnung der bestellten Visitenkarten geschieht immer quartals- weise als Sammelrechnung mit der Zentrale des Kunden. Der Kunde und die Geschäftsleitung der abc-Druckerei haben deshalb festgelegt, dass die Einführung des elektronischen PDF-Formulars zum 04.01.2016 ge- schehen soll. Dieser Termin ist unbedingt einzuhalten. Bestellungen nach dem bisherigen Workflow sollen bis zum 10.12.2015 möglich sein.

Der interne Workflow in der abc-Druckerei soll auch zu diesem Zeitpunkt eingeführt werden. Sollte dieser Termin nicht eingehalten werden können, muss sichergestellt sein, dass die ab dem 04.01.2016 vom Kunden aufgegebenen Bestellungen trotzdem bearbeitet werden können.

2.5 Zusammenfassung der Anforderungen

Der Kunde und unsere Geschäftsleitung haben in etlichen Punkten identische Anforderungen. Diese sind:

- der zeitliche Aufwand darf nicht größer sein als bisher,
- bei Änderungen im Workflow am Visitenkartenlayout müssen diese durch Mitarbeiter der Druckvorstufe möglich sein,
- zur Umsetzung sollen die bestehenden Gegebenheiten beim Kunden und in der abc-Druckerei verwendet werden,
- alle betroffenen Mitarbeiter (sowohl beim Kunden wie auch in der abc-Druckerei) sollen die sie betreffenden Bereiche anwenden können,
- nur ein PDF-Formular soll verwendet werden.

Darüber hinaus hat der Kunde zwei eigenständige Punkte - ein fester An- sprechpartner für das PDF-Formular und die Einhaltung der Gestaltungs- richtlinie für die Visitenkarten. Beides versteht sich aber von selbst. Als Projektleiter werde ich auch Ansprechpartner für den Kunden sein. Die Gestaltung der Visitenkarten bleibt von der abc-Druckerei aus natürlich unverändert.

3 Analyse des Ist-Zustandes

Die nachfolgend beschriebenen Zustände wurden durch Befragen einiger Mitarbeiter der abc-Druckerei, Messungen, Einsicht und Auswertung von Unterlagen der Verwaltung und eigenem Kenntnisstand festgestellt.

Es gibt bisher keinen standardisierten Bestellvorgang. Die Bestellungen des Kunden erfolgen je nach Besteller (Mitarbeiter des Kunden) entweder telefonisch oder per Post, Fax, E-Mail, nicht standardisierten Excel- bzw. Word-Dateien. Dabei wurden die Daten auch jeweils an verschiedene Mitarbeiter der abc-Druckerei übermittelt.

Da die Datenübermittlung bisher nicht standardisiert ist, war es auch nicht möglich in der Druckvorstufe eine standardisierte Datenverarbeitung zu integrieren.

3.1 Der bisherige Workflow

Die Datenannahme geschieht bisher manuell durch den Mitarbeiter der abc-Druckerei, an den die Daten vom Kunden übermittelt werden. Der Mitarbeiter gibt diese Daten an den Bereich Auftragsannahme/Rechnungs­ stellung weiter, sofern er nicht Mitarbeiter dieses Bereiches ist.

3.1.1 Die Auftragsannahme

Wenn die Daten in der Auftragsannahme eingegangen sind, übernimmt ein Mitarbeiter Bestelldatum, Niederlassung und Namen auf der Visitenkarte in eine externe Liste - zur späteren Rechnungsstellung. Anschließend wird die Bestellung zur Datenverarbeitung per Weiterleitung der E-Mail oder schriftlich an die Druckvorstufe weitergereicht.

3.1.2 Datenverarbeitung in der Druckvorstufe

Ein Mitarbeiter der Druckvorstufe nimmt die eingegangenen Daten und überträgt diese in eine Satzdatei (InDesign), für die Visitenkarten des Kun- den. Dies kann im günstigsten Fall durch Kopieren der Daten aus einer Datei in diese Satzdatei geschehen. Falls die Daten aber nicht per Datei übermittelt wurden, müssen sie manuell eingetippt werden.

Anschließend wird die jeweilige Satzdatei zentral gespeichert, dann manuell eine niedrig auflösende PDF-Datei zur Ansicht und Korrektur für den Besteller erstellt und diese dem Besteller per E-Mail, mit der Bitte um Druckfreigabe, zugesandt.

Sollte der Besteller noch Korrekturen oder Änderungswünsche haben, so werden diese in der Satzdatei umgesetzt und erneut eine PDF-Datei an den Besteller geschickt.

Nach dem Erhalt der Druckfreigabe wird manuell eine PDF-Datei zum Druck erstellt, ausgeschossen und zentral abgespeichert. Am Ende einer Woche werden die gesammelten Dateien ausgedruckt und zur Weiterverarbeitung gegeben (schneiden, einpacken und versenden).

Anschließend wird eine kurze Mitteilung an die Auftragsannahme gegeben, damit die Bestellung als erledigt markiert wird und bei der nächsten Rechnungsstellung berücksichtigt wird.

3.2 Die Auftragsmenge

Pro Bestellung ist die Bestellmenge auf 100 Visitenkarten festgelegt. Eine Auswertung der gestellten Rechnungen hat ergeben, dass von der Be- hörde in den letzten 5 Jahren durchschnittlich 1.210 Visitenkartenbestel- lungen pro Jahr getätigt wurden. Dabei unterliegen die einzelnen Quartale teilweise drastischen Schwankungen bzgl. der Bestellanzahl, was an Fak- toren liegen dürfte, die sich dem Einfluss der abc-Druckerei entziehen. Eine Veränderung der Bestellanzahl seit Einführung des Digital-Drucks war nicht festzustellen.

3.3 Der bisherige Zeitaufwand

Der bisherige Zeitaufwand ist schwer festzulegen, da die Daten wie unter Punkt 3 beschrieben auf den verschiedensten Wegen übermittelt werden.

Grundsätzlich lassen sich die Übermittlungsmethoden an die Druckvorstufe in 2 Bereiche unterteilen, die handschriftliche Übermittlung (Post, Fax und Telefon - da auch hier die Daten handschriftlich notiert werden) und die Übermittlung per Datei (E-Mail, Word, Excel), aus denen die Daten in der Regel kopiert werden können.

Ich habe für beide Bereiche den Zeitaufwand für jeweils 15 Bestellungen gemessen. Eventuelle Änderungen oder Korrekturen durch den Kunden werden unter den Punkten 3.3.3 und 3.4 gesondert behandelt.

3.3.1 Bearbeitungsdauer bei handschriftlich übermittelten Daten

Die Zeitmessung der handschriftlich übermittelten Daten umfasste folgende Punkte:

- Öffnen der Satzdatei,
- manuelle Dateneingabe,
- Speichern der Satzdatei,
- Erstellen der Korrekturdatei für den Kunden,
- Versenden der Korrekturdatei per E-Mail an den Kunden,
- Prüfen der Rückmeldung des Kunden,
- Erstellen der Druckdatei (PDF),
- Ausschießen der Druckdatei,
- Speichern der zu druckenden Datei.

Die gemessene Zeit betrug für den gesamten Ablauf ca. 8:45 Minuten. Da die Zeit der Dateneingabe wesentlich von der Lesbarkeit der jeweiligen Handschrift abhängig ist, werden für diesen Bereich bei der weiteren Berechnung 9 Minuten veranschlagt.

3.3.2 Bearbeitungsdauer bei per Datei übermittelten Daten

Die Zeitmessung der per Datei übermittelten Daten umfasste folgende Punkte:

- Öffnen der Satzdatei,
- Öffnen der Quelldatei,
- Kopieren und formatieren der Daten aus der Quelldatei in die Satzdatei,
- Speichern der Satzdatei,
- Erstellen der Korrekturdatei für den Kunden,
- Versenden der Korrekturdatei per E-Mail an den Kunden,
- Prüfen der Rückmeldung des Kunden,
- Erstellen der Druckdatei (PDF),
- Ausschießen der Druckdatei,
- Speichern der zu druckenden Datei.

Hier hat sich ein unterschiedliches Bild gezeigt, da die so übermittelten Daten teilweise nicht vollständig waren (z. B. Fehlen der Vorwahl) und von der Druckvorstufe zusätzlich ergänzt werden mussten.

Insgesamt wurde eine Bearbeitungsdauer von knapp unter 6 Minuten ge- messen. Bei der weiteren Berechnung werde ich mit 6 Minuten rechnen.

3.3.3 Zusätzlicher Zeitaufwand durch Korrekturen bzw. Änderungen

Nach dem Erhalt der Korrekturdatei überprüft der Besteller die Daten. Sofern die Daten richtig sind, wird die Druckfreigabe erteilt (dann können die oben errechneten Zeitwerte verwendet werden).

Sollte der Besteller Fehler in den Daten finden oder Änderungen bei den Daten eingetreten sein, so werden diese (Fehler und Änderungen) an die Druckvorstufe übermittelt. Dies geschieht dann fast ausschließlich per E-Mail. Dann müssen die folgenden Schritte erneut durchgeführt werden:

- Öffnen der Satzdatei,
- Öffnen der Quelldatei,
- Kopieren und formatieren der Daten aus der Quelldatei in die Satzdatei,
- Speichern der Satzdatei,
- Erstellen der Korrekturdatei für den Kunden,
- Versenden der Korrekturdatei per E-Mail an den Kunden,
- Prüfen der Rückmeldung des Kunden.

Der Zeitaufwand hierfür wurde ebenfalls gemessen und auf 3 Minuten festgelegt.¹

3.4 Die Reklamationen

Bei den Reklamationen handelt es sich um Visitenkarten, bei denen der Besteller nach dem Erhalt der gedruckten Visitenkarten festgestellt hat, dass die abgedruckten Daten falsch sind und nicht mit den bei der Bestellung angegebenen Daten übereinstimmen.

Diese Visitenkarten gehen grundsätzlich zu Lasten des Kunden, da der Besteller eine Korrekturdatei vorliegen hatte und Druckfreigabe erteilt hat. Dies wurde vom Kunden in der Vergangenheit bereits mehrfach negativ angemerkt.

Eine gesonderte Statistik über die Anzahl der Reklamationen gibt es nicht. In der Auftragsmenge sind diese Reklamationen bereits enthalten, da sie als neuer Auftrag geführt werden.

[...]

¹ Diese Zeit gilt pro Korrektur. Bei der weiteren Berechnung bin ich von max. einem Korrekturvorgang ausgegangen.