Anlegen einer Kundenmappe nach betriebsinternen Richtlinien (Unterweisung Industriekauffrau / -mann)

Inhaltsverzeichnis

Vorbemerkung

I. Einleitung

II. Anthropogene und sozial-kulturelle Vorausset- zungen
1. Angaben zur Person der Auszubildenden (Ausbildungsberuf)
1.1. Persönliche Angaben zur Auszubildenden
1.2. Charakterisierung der Auszubildenden
1.3. Angaben zur Ausbilderin
1.4. Betriebliche Voraussetzungen der Ausbildung

III. Zielfragen der Unterweisung
1. Stellung der Unterweisungsstunde in der Unterweisungs- einheit
2. Stoffauswahl
2.1. Positive Stoffanalyse
2.2. Negative Stoffanalysel
3. Stoffanordnung
3.1. Wissensfeststellung
3.2. Informieren - Leitfragen (Was soll getan werden?)
3.3. Planen - Arbeitsplan (Wie geht man vor?)
3.4. Entscheiden - Fachgespräch mit der Ausbilderin
3.5. Ausführen - Auftragsbearbeitung
3.6. Kontrollieren (Ist der Auftrag fachgerecht erledigt?)
3.7. Bewertung (Was muss beim nächsten Mal besser gemacht werden?)
4. Lernziele
4.1. Lernziel(ebenen)
4.2. Lernzielbereiche
5. Lernzielkontrolle

IV. Wegfragen der Unterweisung
1. Methode und Lehrform
2. Sozialform
3. Medien

V. Geplanter Unterweisungsverlauf (in tabellarischer Form)

VI. Literatur - Grundlagen der Unterweisungsvorbereitung

VII. Anlagen

VORBEMERKUNG

Diese nachfolgende Arbeit ist in Zusammenarbeit mit Frau Claudia Regenstein entstanden. Daher ähneln sich Aufbau und Inhalt der schriftlichen Ausarbeitung für die Durchführung der Ausbildungseinheit

I. Einleitung

In der vorliegenden Arbeit soll eine Möglichkeit zur Durchführung einer Ausbildungseinheit schriftlich dargestellt werden. Im Mittelpunkt dieser Arbeit steht die Beschreibung einer detaillierten Planung, wie eine Ausbilderin einer Auszubildenden das Anlegen einer Kundenmappe nach betriebsinternen Richtlinien beibringt.

Es handelt sich bei dieser Unterweisung um eine planmäßige und sys- tematische Anleitung zum praktischen Tun. Im Vordergrund steht die unmittelbare praktische Ausführung, ohne dabei gänzlich auf theoreti- sche Aspekte zu verzichten. Eine Unterweisung erfolgt methodisch und bringt den unmittelbaren Lernerfolg, durch das Lösen von Situations- aufgaben, zum Vorschein.

II. Anthropogene und sozial-kulturelle Vorausset- zungen

1. Angaben zur Person der Auszubildenden (Ausbildungsberuf)

Die Auszubildende, Frau Claudia M., wurde 1984 in Berlin geboren und erlernt den staatlich anerkannten Ausbildungsberuf des Industrie- kaufmanns / der Industriekauffrau (nach dem Bundesgesetzblatt, Jahr- gang 2002, Teil 1, Nr. 51, ausgegeben zu Bonn am 26. Juli 2002) in der Firma Papier, Druck & Versand GmbH. Die Ausbildung dauert insgesamt drei Jahre, wobei nach dem § 4 Absatz 1 Nr. 3.1 der AO auch Kenntnis- se über die Informationsbeschaffung und -verarbeitung zu vermitteln sind.

1.1 Persönliche Angaben zur Auszubildenden

Die Auszubildende, Frau M., absolvierte in Berlin die Walter-Gropius- Schule, welche sie im Alter von 17 Jahren mit einem Realschulabschluss verließ. Für Frau M. stand bereits beim Besuch des Berufsberaters fest, dass sie den Beruf zum Industriekaufmann / zur Industriekauffrau ergreifen wollte. Ihre Leistungen bei Klassenarbeiten in der Berufs- schule sind überwiegend gut. Mit ihren 18 Jahren ist Frau M. bereits der pubertären Phase entwachsen und zeigt nur noch gelegentlich ein pubertäres Verhalten.

1.2. Charakterisierung der Auszubildenden

Frau M. befindet sich zur Zeit im ersten Ausbildungsjahr. Sie hat sich aufgrund ihres großen Interesses am gewählten Ausbildungsberuf be- reits umfangreiche Kenntnisse und Fertigkeiten angeeignet. Ihre über- durchschnittliche Lernbereitschaft bildet eine gute Voraussetzung für eine schnelle Aufnahme und Verarbeitung des zu vermittelnden Lern- stoffes. Bei innerbetrieblichen Ausbildungserfolgskontrollen erreicht sie stets gute Ergebnisse. Ihr Umgang mit anderen Kollegen ist gut. Sie integriert sich schnell in eine neue Arbeitsgruppe, folgt Anweisungen ohne Diskussionen, gibt positive Anstöße und trägt somit viel zur Teamarbeit bei. Kritik gegenüber ist sie aufgeschlossen, wodurch sie ein großes Ansehen bei ihren Kollegen genießt.

1.3. Angaben zur Ausbilderin

Die Ausbildungseinheit übernimmt die Ausbilderin, Frau Karola Schmel- zer. Sie ist seit drei Jahren bei der Firma Papier, Druck & Versand GmbH beschäftigt und wird dort als hauptamtliche Ausbilderin im kauf- männischen Bereich eingesetzt. Frau Schmelzer hat ihre Ausbildereig- nungsprüfung an der Fachhochschule für Wirtschaft in Berlin erworben. Sie wurde ihr in Form des Ausbilderscheins durch die Industrie- und Handelskammer zu Berlin beurkundet. Frau M. ist ihre erste Auszu- bildende.

1.4. Betriebliche Voraussetzungen der Ausbildung

Der Betrieb, in dem die Ausbildungseinheit stattfindet, ist die Papier, Druck & Versand GmbH in Berlin-Neukölln. Es handelt sich um eine Druckerei, die sich auf den Druck von Briefbögen, Visitenkarten und Formularen spezialisiert hat.

Die Papier, Druck & Versand GmbH hat 45 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, wobei neben der Ausbilderin Frau Schmelzer im kaufmännischverwaltenden Bereich 14 und im produktionstechnischen Bereich 30 Personen tätig sind.

Frau M. ist derzeit die einzige Auszubildende im kaufmännischverwaltenden Bereich des Unternehmens.

III. Zielfragen der Unterweisung

1. Stellung der Unterweisungsstunde in der Unterwei-

Gemäß der Ausbildungsverordnung zum Industriekaufmann / zur Industriekauffrau befindet sich Frau M. zur Zeit bei dem § 4 Abs. 1, Satz 3.1 b der AO “Daten und Informationen erfassen, ordnen, verwalten und auswerten”.

Frau M. wurden in den vorangegangenen Unterweisungsstunden die allgemeinen Aufgaben und Probleme der Schriftgutverwaltung erläutert, die gebräuchlichen Registraturmittel benannt, beschrieben und ihre Einsatzmöglichkeiten vorgestellt und beurteilt. Des weiteren lernte sie, warum und wie lange Schriftgut aufbewahrt werden muss, und welche Ordnungsmöglichkeiten es gibt und wie und wo diese angewendet wer- den.

In dieser Einheit wird Frau M. das bisher erlernte Wissen anwenden, indem sie eine Kundenmappe nach betriebsinternen Richtlinien anlegt. In den darauf folgenden Unterweisungsstunden werden mit ihr die or- ganisatorischen Anforderungen an die Ablage erörtert und es wird fest- gehalten, welche Standorte dafür im Betrieb am geeignetsten sind.

Die folgende Gliederung soll einen Überblick über die jeweiligen Unterweisungsstunden geben:

Vorangegangene Unterweisungen sind:

1. Allgemeine Aufgaben und Probleme der Schriftgutverwaltung er- läutert.
2. Die gebräuchlichsten Registraturmittel benannt, beschrieben und ihre Einsatzmöglichkeiten vorgestellt und beurteilt.
3. Erläutert und begründet, warum und wie lange Schriftgut aufbe- wahrt werden muss.
4. Die verschiedenen Ordnungsmöglichkeiten benannt, erläutert und ihre Einsatzmöglichkeiten vorgestellt.

Thema dieser Unterweisung ist:

5. Anlegen einer Kundenmappe nach betriebsinternen Richtlinien.

Nachfolgende Unterweisungen sind:

6. Organisatorische Anforderungen einer Ablage erläutern.

7. Standortwahl der Ablage erläutern.

2. Stoffauswahl

Es gibt ungefähr vier große Ordnungssysteme, um Akten oder Schrift- gut abzulegen. Das Ordnen nach Buchstaben, Nummern, der Zeit und nach der Mnemotechnik. Diese Ordnungen kann man noch unterteilen, in alphabetisch, nach Namen, geographischen Gesichtspunkten, Sach- gebieten, rein numerisch, wie z. B. voll- und halbdekadisch, sowie al- pha-numerisch. Die häufigste Ordnung für Schriftgut erfolgt nach der Zeit (chronologisch).

Des weiteren kann man drei größere Ablagesysteme unterscheiden, und zwar die Flachablage, die bibliothekarische Ablage und die Hängeregistratur, wobei man bei letzterer noch eine Unterscheidung nach Vertikale, Laterale- und Diagonale-Sichtregistratur vornehmen kann.

2.1. Positive Stoffanalyse

Da in unserem Betrieb nur die nachfolgend erläuterten Ablagesysteme, Schriftgutbehälter usw. verwendet werden, wird die Unterweisung von Frau M. nur mit diesen vorgenommen.

In unserem Betrieb werden die für die Auftragsbearbeitung benötigten Daten und Unterlagen der Kunden als sogenannte Einzelakten angelegt. Bei diesem System wird für jeden Vorgang / Kunden eine separate Akte (meistens Hefter) angelegt und geführt. Um beim Heraussuchen einer Unterlage Zeit zu sparen, wird bei der Kundenmappe die geheftete Ab- lage verwendet. Bei diesem System liegen alle Blätter in chronologi- scher Reihenfolge festgeheftet hintereinander in der Mappe. Für die Aufbewahrung der Kundenunterlagen werden die Schriftgutbehälter der vertikalen Hängeregistratur verwendet. Die angelegten Hängemappen werden in unserem Ablagesystem nach Buchstaben bzw. Namen ge- ordnet. Bei häufig vorkommenden Namen, wie z. B. Müller, Schulze, Lehmann usw., wird eine zusätzliche Sortierung auch nach geographi- schen Gesichtspunkten, wie nach Ort, Ländern oder Bezirken vorge- nommen.

2.2. Negative Stoffanalyse

In der Unterweisungseinheit wird darauf verzichtet, Frau M. mit der Flachablage, der lateralen Hängeregistratur und der Diagonale- Sichtregistratur und deren Schriftgutbehältern vertraut zu machen, so- wie näher auf die Ordnungssysteme, wie Mnemotechnik und alpha- numerisch, einzugehen, da diese in unserem Betrieb nicht verwendet werden.

Auf die bibliothekarische Ablage, bei der die Schriftstücke in Ordnern abgeheftet und stehend wie Bücher mit dem Rücken nach außen in Schränken oder Regalen aufbewahrt werden und den numerischen Ordnungssystemen, wie rein numerisch, voll- und halbdekadisch, wird zu einem späteren Zeitpunkt und in einer anderen Unterweisungseinheit näher eingegangen.

3. Stoffanordnung

Bei dieser Unterweisung findet die Leittextmethode Anwendung. Sie ist besonders auf kognitive Lernziele ausgerichtet, da sie die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer praktischen Tätigkeit anleitet. Sie ist dadurch geeignet, die in den neuen Ausbildungsverordnungen geforderte Befähigung zur selbständigen Arbeitsgestaltung zu vermit- teln. Außerdem lässt sich nach Beendigung der Unterweisung unmittel- bar feststellen, ob die Theorie verstanden und richtig in die Praxis um- gesetzt werden kann. Die geplante Dauer der Unterweisung beträgt 20 Minuten.

3.1. Wissensfeststellung

Um den Wissensstand der Auszubildenden zu überprüfen, werden Überprüfungsfragen in einem Lehrgespräch gestellt.

1. Was verstehst Du unter dem Begriff Registratur?
2. Wozu ist die Registratur nötig?
3. Stell Dir vor, die Kollegin L. aus der Auftragsannahme

kommt vorbei und sagt, es liege ihr eine Beschwerde vom Kunden Petersen vor und bittet dich, die Kundenmappe herauszusuchen. Wie gehst Du vor?

Die letzten Fragen sollen die Auszubildende zum neuen Thema hinführen und die Zusammenhänge verdeutlichen (Motivation).

3.2. Informieren - Leitfragen (Was soll getan werden?)

Vor dem eigentlichen Beginn der Handlung werden der Auszubildenden ein möglichst umfassendes Bild des genauen Ablaufs der Unterwei- sungseinheit, des Arbeitsauftrages und das Ziel der Unterweisung be- kannt gegeben. Die dafür benötigten Informationen sowie Arbeits- und Hilfsmittel werden zur Verfügung gestellt. Der Auszubildenden werden in dieser Einheit die Informationen in Verbindung mit der betriebsinter- nen Richtlinie (siehe Anlage 1) vermittelt. Zur Umsetzung des Auftrages werden ihr einige Leitfragen (siehe Anlage 2) gestellt (Erarbeitungs- phase).

3.3. Planen - Arbeitsplan (Wie geht man vor?)

Nun wird der Auszubildenden die Möglichkeit gegeben, das Problem gedanklich durchzugehen und sich einen konkreten Arbeitsablauf gegebenenfalls schriftlich zu erarbeiten. Zu diesem Zweck lässt die Ausbilderin die Auszubildende eine Checkliste (siehe Anlage 3) erstellen. Diese soll folgende Angaben enthalten:

1. Benötigte Hilfsmittel,
2. Schriftgut sichten und ordnen nach Wertigkeiten,
3. Ordnen nach Ordnungsprinzipien,
4. Arbeitsablauf / Tätigkeitsabfolge.

3.4. Entscheiden - Fachgespräch mit der Ausbilderin

In dieser Phase des Prozesses findet eine Diskussion über den von der Auszubildenden vorgeschlagenen Lösungsweg mit der Ausbilderin statt. In diesem Fachgespräch werden die Antworten auf die Leitfragen auf ihre Richtigkeit hin überprüft; die von der Ausbilderin ausgehenden Denkimpulse und Anregungen sollen sichtbar machen, welches Wissen bei der Auszubildenden vorhanden ist, und ob Lücken geschlossen und Fehler korrigiert werden müssen. Des weiteren wird der erstellte Arbeitsplan auf seine sachliche Folgerichtigkeit hin überprüft, sowie festgelegt, welche Arbeits- und Hilfsmittel bei der konkreten Handlungsdurchführung einzusetzen sind (Transferleistung).

3.5. Ausführen - Auftragsbearbeitung

Nun soll die Auszubildende die Arbeitschritte, die sie im Rahmen der Planung entwickelt und in ihrer Reihenfolge festgelegt hat, durchführen. In dieser Ausführungsphase steht die Ausbilderin der Auszubildenden hilfestehend zur Seite, um bei auftretenden Problemen über diese hin- wegzuhelfen oder um Fehler zu verhindern, die diese begehen könnte. Zu diesem Zweck lässt die Ausbilderin die Auszubildende eine Kunden- mappe nach betriebsinternen Richtlinien anlegen (Lernzielkontrolle).

3.6. Kontrollieren (Ist der Auftrag fachgerecht erledigt?)

Im Ausführungsprozess überprüft und kontrolliert die Auszubildende die jeweiligen Zwischenschritte ihrer Handlung selbst. Dieser fortlaufende Kontrollprozess wird nach Abschluss der Ausführung durch eine “Endkontrolle” der Arbeitsaufgabe ergänzt. Die Selbstkontrolle der Auszubildenden wird anhand der von ihr gewählten Kriterien durch die Kontrolle durch die Ausbilderin ergänzt.

3.7. Bewertung (Was muss beim nächsten Mal besser ge- macht werden?)

In dieser Phase werden sowohl Gemeinsamkeiten als auch Unterschiede in der Bewertung der erledigten Aufgabe als Grundlage für ein Fachge- spräch zwischen Ausbilderin und Auszubildender genutzt. Ergeben sich Abweichungen in den jeweiligen Einschätzungen, oder werden Fehler in der Aufgabenausführung bemerkt, so besteht die Funktion der Ausbilderin darin, Gründe für diese Differenzen zu nennen, mit der Auszubildenden über die jeweiligen Fehler zu sprechen und die daraus resultierenden Konsequenzen für zukünftige Ausgaben deutlich zu machen. Mit der Bewertungsphase findet die Leittextmethode, die auch als vollständige Handlung verstanden wird, ihren Abschluss.

4. Lernziele

Um einen Richtwert zu bekommen, anhand dessen man den erreichten Lernerfolg der Auszubildenden vergleichen und überprüfen kann, ist das Festlegen von Lernzielebenen vor jeder Unterweisung unabdingbar. Man unterscheidet hierbei Lernziel(ebenen) in Richt-, Grob-, Fein- und operationalisierte Feinziele.

4.1. Lernziel(ebenen)

Richtziel:

Die Auszubildende soll im Rahmen der Ausbildung / des Ausbildungs- rahmenplans gemäß § 4 Abs. 1 Nr. 3.1 AO mit der Informationsbeschaffung und -verarbeitung im Betrieb vertraut gemacht werden. Grobziel:

Die Auszubildende soll die vom Betrieb benötigten Daten und Informationen erfassen, ordnen, verwalten und auswerten können, und in diesem Zusammenhang soll sie eine Kundenmappe nach betriebsinternen Richtlinien anlegen.

Feinziel:

Die Auszubildende kann die Notwendigkeit betrieblicher Aufbewahrungsregeln begründen, sowie unterscheiden, ob gesetzliche Vorschriften oder betriebliche Anforderungen das Aufbewahren bestimmter Schriftgutstücke erfordern.

Die Auszubildende ist in der Lage, unter Beachtung der betriebsinternen Richtlinien, das abzulegende Schriftgut chronologisch zu ordnen, zu lochen und in die dafür vorgesehene Hängemappe abzuheften.

Teilziele des Feinlernziels in operationalisierter Form:

Die Auszubildende soll mit den ihr zur Verfügung gestellten Arbeits- / Hilfsmitteln und unter Beachtung betrieblicher Aufbewahrungsregeln eine Kundenmappe nach betriebsinternen Richtlinien in maximal acht Minuten fehlerlos anlegen.

4.2. Lernzielbereiche

Elemente psychomotorischer Lernziele:

Der psychomotorische Lernzielbereich oder der Bereich der Bewe- gungsabläufe umfasst Lernziele, die sich auf manuelle Fertigkeiten be- ziehen. In diesem Fall soll die Auszubildende den ordnungsgemäßen Umgang mit den zur Anlage einer Kundenmappe benötigten Arbeits- und Hilfsmitteln wie Locher, Hängemappe und Schriftgut erlernen.

Elemente kognitiver Lernziele:

Zu dem kognitiven Lernzielbereich gehören alle für die praktische Durchführung notwendigen Kenntnisse. Die Auszubildende soll sich das erlernte Wissen über Sinn und Zweck der Schriftgutverwaltung, sowie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und -vorschriften, sowie die gebräuchlichen Begriffe für das Anlegen einer Kundenmappe dauerhaft einprägen und jederzeit abrufen können.

Elemente affektiver Lernziele:

Die affektiven Lernzielbereiche beziehen sich auf den Aufbau von Ein- stellungen und Wertschätzungen. In dem vorliegenden Fall, soll das Verantwortungsbewusstsein, die Genauigkeit und Ordentlichkeit im Umgang mit Kundendaten und der Ablage des Schriftverkehrs vermittelt werden.

Da überwiegend kognitive Lernziele angesprochen werden, und es sich um eine Tätigkeit handelt, bei der vorhandenes Wissen angewendet werden muss, richtet sich die weitere Vorbereitung, wie z. B. die Aus- wahl der Methode, auf die Befähigung zur selbständigen Arbeitsgestal- tung.

Operationalisiertes Lernziel:

Die Auszubildende soll nach der Unterweisung mit den zur Verfügung gestellten Arbeits- / Hilfsmitteln wie Locher, Stiften, Hängemappe, Schriftgut und mit der betriebsinternen Richtlinie in der Lage sein, selbstständig und fehlerlos eine Kundenmappe anzulegen.

5. Lernzielkontrolle

Die Lernzielkontrolle sollte am Ende einer jeden einzelnen Unterweisung als Soll-Ist-Vergleich erfolgen und soll zeigen, ob das angestrebte Ziel erreicht wurde, bzw. wie groß die Abweichungen sind. In dieser Unterweisungseinheit erfolgt sie durch das selbständige Anlegen einer Kundenmappe nach betriebsinternen Richtlinien.

IV. Wegfragen der Unterweisung

1. Methode und Lehrform

Als Methode für die Unterweisung wird die Leittextmethode gewählt. Sie ist besonders gut geeignet, die von den neuen Ausbildungsordnun- gen geforderten Schlüsselqualifikationen oder fachübergreifenden Qua- lifikationen wie Methoden-, Sozial- und Fachkompetenz zu vermitteln und die Auszubildenden zur selbstständigen Arbeitsgestaltung zu befä- higen. Gerade in der heutigen Zeit, wo auch die betriebliche Ausbildung ständig mit technischen Änderungen und Wandelungen im Betriebsge- sehen konfrontiert wird, kommt es im hohen Maße darauf an, voraus- schauend auszubilden.

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