Dokumentation im ambulanten Bereich. Erfolg durch schlanke APPs?

Inhaltsverzeichnis

1. Abkürzungsverzeichnis

2. Einleitung

3. Dokumentation in der Sozialen Arbeit
3.1 Nur Schreibkram?
3.1.1 Anforderungen von innen und außen – Zweck der Daten und Dokumente?
3.2 Professionelle Dokumentation
3.2.1 Es bedarf theoretischer Grundlagen
3.2.2 Es bedarf der Standardisierung
3.2.3 Das richtige Maß treffen
3.3 Rechtliche Anforderungen

4. IT-gestützte Dokumentation in der Sozialen Arbeit
4.1 Neue mobile Techniklösungen für Dokumentation in der Sozialen Arbeit
4.2 Nutzen und Risiken von IT
4.2.1 Vorteile und Nutzen
4.2.2 Nachteile und Risiken
4.3 Voraussetzungen für einen erfolgreichen professionellen Einsatz
4.3.1 Anforderungen an System und Anwender
4.3.1.1 Fachliche Anforderungen
4.3.1.2 Technische Anforderungen
4.3.1.3 Anforderungen an den Anwender
4.3.2 Einführung eines neuen Systems

5. Zwischenfazit: Schlanke APPs – Eine Aussicht auf Erfolg?

6. Softwarebeispiel

7. Experteninterviews
7.1 Interviewsetting und Design
7.2 Der Interview-Leitfaden
7.3 Antworten der Interviewpartner

8. Fazit: Erkenntnisse aus der Empirie

9. Ausblick

10. Literaturverzeichnis

11. Anhang

11.1 Transkribiertes Interview Nr. 1

11.2 Transkribiertes Interview Nr. 2

11.3 Transkribiertes Interview Nr. 3

11.4 Abbildungsverzeichnis

1. Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2. Einleitung

„Die Selbstkontrolle und die Legitimation nach innen und außen erfordern eine strukturierte und systematisch durchgeführte Aktenführung und Dokumentation in Sozialberatungsdiensten. Aus der Sicht des Verfassers steht ein berufspolitisches Anliegen im Vordergrund: SozialarbeiterInnen sollten sagen können, was sie warum auf welche Weise und mit welchem Aufwand, mit welchen Mitteln und mit welchen Wirkungen tun.“ (Geiser, 2009, S.27)

In diesem Zitat stellt Geiser in seinem Beitrag „Klientenbezogene Aktenführung und Dokumentation in der Sozialarbeit“ von 2009 zahlreiche Anforderungen an eine professionelle Aktenführung und Dokumentation – Fachkräfte Sozialer Arbeit sollen in die Lage versetzt werden, hinsichtlich der Selbstkontrolle und Legitimation über ihre berufliche Praxis umfassend Auskunft geben zu können. Zu den bisherigen traditionellen papiergestützten Arten der Aktenführung und Dokumentation hielten mit der fortschreitenden Entwicklung der modernen Technik aber auch neue IT-gestützte Formen der Aktenführung und Dokumentation Einzug in die Soziale Arbeit. So wurden PC-gestützte Programme für die Soziale Arbeit entwickelt, um administrative Aufgaben des Personal- oder Rechnungswesens zu erleichtern. Seit der Jahrtausendwende wurden die eingesetzten Programme um viele Funktionen ergänzt. Durch das Nutzen von Internet und E-Mail sowie der Möglichkeit Akten und Dokumentationen mithilfe von Textverarbeitungssoftware anzulegen wurde der Praxisalltag der Sozialen Arbeit an zahlreichen Stellen beeinflusst. Zudem bildete sich ein eigener Softwaremarkt, in welchem diverse Softwarehersteller spezifische Produkte entwickeln und für den Einsatz in der Sozialen Arbeit anbieten. (vgl. Kreidenweis, 2015, S.225)

In jüngster Zeit wurden – mit der Erfindung einer gänzlich neuen Generation von Mobilgeräten, die eigene Betriebssysteme besitzen und das Ausführen extern entwickelter Software erlauben – gleichzeitig auch gänzlich neue potentielle Werkzeuge für die Soziale Arbeit geschaffen. Smartphones und Tablet-PCs bringen zahlreiche von Desktop-PCs und Notebooks bekannte wie auch neue Funktionen und Arten der Bedienung mit sich. So werden in ihnen neue Potentiale zur Aktenführung und Dokumentation gesehen, die die Hilfeleistungen des sozialen Sektors besonders in Bezug auf die ambulante Arbeit mit dem Klientel erfolgreich gestalten sollen.

Doch können Smartphones und Tablets das auch? Was muss fachlich und technisch bei der Konzeption einer auf dem Mobilgerät einzusetzenden Software berücksichtigt werden und welche organisatorischen Aspekte haben die Einrichtungen und Fachkräfte zu erfüllen? So soll im Rahmen dieser Arbeit der Frage nachgegangen werden, ob der Einsatz schlanker Applikationen (APPs) zu einer erfolgreichen Dokumentation im ambulanten Bereich führt und, ob davon ausgehend die Leistungen des ambulanten Bereichs selbst im Sinne positiver Auswirkungen durch die APP-gestützte Dokumentation erfolgreich gestaltet werden.

Hierfür soll zu Beginn auf die Aktenführung und Dokumentation Sozialer Arbeit eingegangen werden, weshalb sie entgegen ihrer Unbeliebtheit kein „Schreibkram“ ist und welche Anforderungen professionelle Dokumentation konstituieren. An diese Erkenntnisse anschließend soll das Thema IT-gestützter Dokumentation in der Sozialen Arbeit genauer beleuchtet werden, indem die neuen mobilen Techniklösungen und Beispiele für den Nutzen aber auch für einhergehende Risiken von Informationstechnik (IT) vorgestellt werden sollen. Auf Grundlage der Anforderungen für professionelle Dokumentation und der Nutzen und Risiken von IT sollen alsdann jene Anforderungen beschrieben werden, die es benötigt, sodass die Software selbst wie auch die Fachkräfte im Anwenden der Software einen erfolgreichen professionellen Einsatz verwirklichen können. In einem ersten Zwischenfazit sollen jene Erkenntnisse des theoretischen Teils dieser Arbeit zu einer vorläufigen Beantwortung der Frage dieser Arbeit dienen. Hiervon abgeleitet sollen Hypothesen aufgestellt werden, die es im Rahmen von Experteninterviews zu untersuchen gilt, um in einem Abschließenden Fazit eine Antwort auf die Fragestellung zu geben.

3. Dokumentation in der Sozialen Arbeit

Im Folgenden soll ein allgemeiner Überblick über Dokumentation, ihren Status in der Praxis und ihre Wichtigkeit gegeben werden und wieso sie nicht einfach nur als „Schreibkram“ abgetan werden kann.

3.1 Nur Schreibkram?

Das Thema Aktenführung und Dokumentation ist seit der Jahrtausendwende mehr und mehr in den Fokus der Sozialen Arbeit gerückt. Wurde davor teils noch getrost darauf verzichtet Akten zu Klienten und Fällen anzulegen – mit der Begründung, man kenne sich gegenseitig und wolle sein Gegenüber nicht stigmatisieren – so stellt es heute ein nicht zu vermeidendes, diskussionswürdiges und aktuelles Thema dar. Dies ist unter anderem das Ergebnis zahlreicher Entwicklungen, die die Soziale Arbeit aus verschiedenen Bereichen tangieren. In den vergangenen Jahren wuchsen die Sozialforschung und der Druck auf die Soziale Arbeit Kosten einzusparen. Es gilt aktuelle Daten anzulegen, die der Sozialforschung zum Erstellen von Statistiken dienen und Bereiche zu offenbaren, an denen Einsparungen getroffen werden können, da die Finanzierung von pauschalen auf leistungsbezogene Entgelte umgestellt wurde, sowie anhand der Daten die eigenen Leistungen und deren Qualität darzulegen. Einer der Gründe liegt zudem im vermehrten Einsatz von Informationstechnologie (IT), um unter anderem die stetig steigenden administrativen Aufgaben der Sozialarbeiter bewerkstelligen zu können. (vgl. Geiser, 2009, S.27; vgl. Kreidenweis, 2004, S.243, S.245)

Trotz jener angeführten Gründe, die die Dokumentation erforderlich machen, wird das Dokumentieren von vielen Fachkräften der Sozialen Arbeit als „lästig und zeitraubend“ (Klug, 2009, S.12) empfunden. Aber auch in der Fachliteratur wurde bisher vergleichsweise wenig über das Thema Dokumentation diskutiert. Henes und Trede werfen hierbei 2004 in ihrem Buch „Dokumentation pädagogischer Arbeit: Grundlagen und Methoden für die Praxis der Erziehungshilfen“ die Frage auf, ob nicht gerade an dieser Stelle der Grund beider Tatsachen liegt: Dokumentation ist in der Praxis oftmals unbeliebt und hat eine vergleichsweise geringe Thematisierung in der Fachliteratur zur Folge, was sich rückwirkend wieder in der Unbeliebtheit der Dokumentation niederschlägt. Weitere Gründe zur Unbeliebtheit gibt es zu genüge: Oft lässt die Dokumentation den Bezug zum Arbeitsalltag missen, sie spiegelt nur einen Bruchteil komplexer Realität wider, sie erfüllt oft nur den Zweck nachträglicher Legitimation, sie tendiert dazu das Klientel zu stigmatisieren und aus der Dokumentation gezogene Ergebnisse üben sich selten auf das tatsächliche Praxishandeln aus. Des Weiteren weiß man auch auf der Klientenseite wenig mit den Verschriftlichungen zum eigenen „Fall“ anzufangen. Die Dokumentationsarbeit werde zwar geschätzt, dennoch aber als „ein Haufen Unterlagen“ (Neuberger, 2004, in Henes, Trede, 2004, S.6) bezeichnet. (vgl. Henes, Trede, 2004, S.5f; vgl. Moch, 2004, S.58)

Zunächst muss jedoch für weitere Ausführungen die Aktenführung und die Dokumentation definiert werden. Ersteres beschreibt mit dem „Erstellen, Bearbeiten und Ändern und Aktualisieren von Dokumenten“ (Geiser, 2009, S.27) jene Tätigkeiten, die im Rahmen der Datenverarbeitung anfallen. Damit dient sie der Praxis zur „Planung, Steuerung und Auswertung des Handlungsvollzugs“ (Brack, 2002, S.10), als Rechenschaftsablage und Beweismittel sowie zur Evaluation klientenbezogener Arbeit. Erfolgt die Aktenführung nach entsprechenden Anforderungen, kann sie für die Einrichtung ein qualitätsicherndes Instrument darstellen. (vgl. Brack, 2002, S.10).

Aus der Aktenführung heraus bildet die Dokumentation als dessen Ergebnis die „Sammlung und Ablage der auf Papier oder akustisch, optisch oder elektronisch gespeicherten Daten in der Organisation.“ (Geiser, 2009, S.27) Sie umfasst also alle gespeicherten Daten, die der Einrichtung für die Beratungsprozesse wichtig sind. Darunter fallen beispielsweise Informationen über den Klienten und sein Bezugssystem als auch der Input der zuständigen Fachkraft. (vgl. Brack, 2002, S.10; vgl. Geiser, 2009, S.28)

3.1.1 Anforderungen von innen und außen – Zweck der Daten und Dokumente?

Wie bereits erwähnt, ist das Dokumentieren aufgrund verschiedener Vorgaben erforderlich. Im Folgenden soll detaillierter auf die einzelnen Aspekte eingegangen werden, denn nicht nur von außerhalb, sondern auch durch Anforderungen innerhalb der Sozialen Arbeit hinsichtlich des Ausweises der eigenen Professionalität ist das Dokumentieren unabdinglich.

Teil der nötigen Kompetenzen eines Sozialarbeiters muss es sein, den geleisteten Beratungsprozess quantitativ und qualitativ gemäß fachlicher Anforderungen verschriftlichen zu können. (vgl. Brack, 2002, S.10) Als Voraussetzung für soziales Handeln dient das Anlegen von Akten als individuelles Handeln dazu die zahlreichen anfallenden Informationen verschiedener Quellen aufzuzeichnen. Damit helfen sie dem Sozialarbeiter als Gedächtnisstütze zum Planen des Arbeitsalltags, zum Anlegen weiterführender Dokumente wie etwa Gutachten, zum Nachweis erbrachter Leistungen und auch hinsichtlich der Selbstkontrolle und Evaluation. (vgl. Geiser, 2009. S.30)

So wird die Professionalität der Sozialen Arbeit erst durch die Dokumentation konstituiert, indem das fachliche Handeln beispielweise durch Protokolle des Hilfeplanverfahrens und Berichte festgehalten (vgl. Henes, Trede, 2004, S.5) und dadurch ein „Beitrag an professionelle Standards“ (Brack, 2002, S.10) geleistet wird. Erhebt die Soziale Arbeit also den Anspruch eine Profession zu verkörpern „darf nicht übersehen werden, dass standardisierte Verfahren der Problemanalyse und -bearbeitung zu den Merkmalen eines Berufs bzw. einer Profession gehören“ (Brack, Geiser, 2009, S.19).

Ausgehend davon dienen die Aufzeichnungen weiteren essentiellen Zwecken. So muss die Soziale Arbeit gegenüber sich selbst und auch gegenüber externen Dritten bezüglich der geleisteten Arbeit und durchgeführten Prozesse Rechenschaft ablegen, denn mehr und mehr Forderungen nach Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit kommen beispielsweise im Rahmen der Ökonomisierung der Jugendhilfe auf. Unter dem Stichwort „efficiency“ werden Einsparungen getroffen (vgl. Brack, 2009, S.51) und Kostenträger verlangen unter anderem die Vorlage eindeutiger, bilanzierter Nachweise, um die Umsetzung der ihrerseits geforderten Effektivität und Effizienz verifizieren zu können. (vgl. Henes, Trede, 2004, S.5; vgl. von Spiegel, 2007, S.21)

Für die Organisationen dient die Rechenschaftsablage als ein Nachweis, der erbrachte Leistungen der Mitarbeiter bezüglich materiellen und zeitlichen Aufwands in einer Leistungsstatistik darstellen lässt, der zu den Fällen Ergebnisstatistiken möglich macht und dazu Statistiken über Probleme des Klientel liefert. Aber auch zur Ermittlung des Arbeitspensums einer Fachkraft dienen diese Aufzeichnungen, denn trotz der Einsparungen müssen mehr und mehr Fälle auch aufgrund der leistungsbezogenen Entgelte bearbeitet werden. Für externe Dritte dienen die Dokumentationen einer Fülle weiterer verschiedener Zwe>Durch die (Kompetenz zur) Verschriftlichung, oder auch Objektivierung genannt, können diese Anwendungsgebiete bedient werden, indem der „Berufsalltag aufgrund systematisch erzeugten Wissens in verbindlicher Weise auch nach aussen [sic]“ (Brack, Geiser, 2009, S.19 B. Klientenbezogene) dargestellt wird. Die verschiedenen Akteure der „Berufspolitik, Sozialpolitik, (Sozial-)Forschung und Ausbildung müssen sich (also) auf systematisch erhobene Daten über die Sozialarbeit stützen können“. (Geiser, 2009, S.31)

3.2 Professionelle Dokumentation

Nachdem geschildert wurde, dass es für die Soziale Arbeit als Profession einer Dokumentation gemäß fachlicher Anforderungen bedarf, sollen nun jene Aspekte aufgeführt werden, die eine professionelle Dokumentation konstituieren. Denn „Was wären ‚zielgerichtete‘ Hilfeplanung, kontrollierte Hilfedurchführung und Evaluation pädagogischer Arbeit ohne reflexives Wissen über und fachlich sinnvolle, praktikable Instrumente der Dokumentation?“ (Henes, Trede, 2004, S.5)

3.2.1 Es bedarf theoretischer Grundlagen

Wie bereits in der Einleitung dieser Arbeit durch Geisers Zitat gesagt, muss die Dokumentation strukturiert und systematisch ablaufen. Nur so können Anforderungen, wie etwa die Legitimation, nach innen und außen erfüllt werden und nur so kann „eine Fachkraft (am Ende) von sich behaupten, ‚alles ihr Mögliche‘ getan zu haben.“ (Klug, 2009, S.18) Hinsichtlich dessen mangelt es der Praxis jedoch oftmals an aussagekräftigen Daten, wodurch es zu Beweisnotständen kommen kann. (vgl. Kreidenweis, 2004, S.250; vgl. Brack, 2009, S.52; vgl. Lüders, 1998 in Gadow, Peucker, Pluto, van Santen, Seckinger, 2013, S.54)

Grundsätzlich verfügt die Soziale Arbeit über wissenschaftliches Wissen, über Umrisse einer Handlungstheorie (vgl. Brack, 2002, S.10) und sie orientiert sich an verschiedenen wissenschaftlichen Erkenntnissen. Aus diesen Gründen heraus kann es sich die Soziale Arbeit nicht erlauben „wichtige Prozessschritte . . . undefiniert zu lassen“ (Klug, 2009, S.12), weshalb sich das dem Handeln zugrunde liegende wissenschaftliche Wissen als auch die angewandten Theorien in der professionellen Dokumentation niederschlagen müssen. Infolgedessen ist nicht allein das Handeln der Fachkraft theoriegeleitet, sondern auch die Anfertigung einer professionellen Dokumentation muss es sein. (vgl. Brack, 2002, S.11)

An dieser Stelle wird durch theoriegeleitetes Vorgehen auch direkt einem generellen Problem begegnet, das mit der Verschriftlichung von Informationen einhergeht: Die Selektion durch die federführende Fachkraft. Die beispielsweise zwischen Beteiligten in einem Beratungsgespräch fließenden Informationen werden durch die Fachkraft „vor dem Hintergrund der aktuellen emotionalen Gestimmtheit und mit Blick auf persönliche oder im Team relevante Themen“ (von Spiegel, 2007, S.28) nach Wichtigkeit eingestuft, teils vergessen oder unbewusst ausgelassen, wodurch letztlich nur Bruchteile komplexer Situationen dokumentiert werden. Nun könnte man argumentieren, dass das Entfallen von Informationen durch den subjektiven Wahrnehmungsfilter der Fachkraft ein „normaler“ Prozess sei und Verschriftlichung eben „eine starke Reduktion und Verdichtung einer enormen Datenfülle“ (Brack, 2002, S.11) verlangt. Damit trotz dessen sichergestellt werden kann gehaltvolle Informationen zu erfassen, (vgl. Klug, 2009, S.14) bedarf es „kognitiver Instrumente, um die Komplexität (...) zu erkennen, sie zu erfassen, zu verstehen und sie in der Praxis effektiv und effizient anzuwenden“ (Geiser, 2000, S.23 in Brack, 2002, S.11). Diese Instrumente lassen übergeordnete „Kategorien (erschließen) . . ., die einen detailreichen Sachverhalt zusammenfassen“. (Brack, 2002, S.11) Brack nennt 2002 in ihrem Buch „Minimalstandards für die Aktenführung in der Sozialarbeit“ zwei Beispiele nötiger Instrumente, welche zudem die Grundlage von Dokumentation bilden. Zum einen sind das „die Wissensformen der allgemeinen normativen Handlungstheorie , wie sie Obrecht (1996) entwickelt hat . . . und zum andern die Systemische Denkfigur“ (Brack, 2002, S.11) nach Staub-Bernasconi (1983) und Geiser (2000). (vgl. Brack, 2002, S.11)

3.2.2 Es bedarf der Standardisierung

Die unter dem Punkt 3.1.1 „Anforderungen von innen und außen – Zweck der Daten und Dokumente?“ erklärte Objektivierbarkeit ist hinsichtlich des berufspolitischen Interesses Sozialer Arbeit unumgänglich, um verbindliche und glaubwürdige Aussagen „von genügender Qualität“ (Geiser, 2009, S.31) zu geben. Daran knüpft sich jedoch eine nicht minder wichtige Bedingung: Die einheitliche Struktur zum Sammeln der Informationen sowie der gesammelten Informationen. Sogenannte Einzellösungen sind berufspolitisch schädlich und sozialpolitisch kaum von Wert, denn „es besteht kein Anlass, auf das «auf meine Arbeitsweise zugeschnittene System der Aktenführung» stolz zu sein“ (Geiser, 2009, S.31), weswegen zumindest intraorganisational zwischen den Fachkräften einheitliche Vorgaben bestehen müssen. Um auch zwischen den Organisationen gehaltvolle Vergleiche anzustellen, ist konkret eine Standardisierung der Dokumentation gefordert. (vgl. Geiser, 2009, S.31f, S.46)

Solch eine Standardisierung bedeutet das Festlegen von Arbeitsschritten, in denen wiederum „festgelegt (ist), was, mit wem, in welcher Reihenfolge zu tun ist und auch, welche Daten gesammelt werden sollen.“ (von Spiegel, 2007, S.27)

Für standardisierte Vorgehensweisen dienen a) die systemische Denkfigur und b) die Wissensformen der allgemeinen normativen Handlungstheorie:

a) Die Erfassung der Probleme des Klientel ist schwer. Daher empfiehlt es sich einheitlich auf die weit verbreitete Problem-Klassifikation der systemischen Denkfigur zurückzugreifen. Sie hilft dem Sozialarbeiter durch eine differenzierte inhaltliche Strukturierung von Gesprächsinhalten dabei, unabhängig von Klientenkategorien, Informationen zu Ressourcen und komplexen Problemen vollständig aufzuzeichnen. (vgl. Brack, 2002, S.11; vgl. Brack, 2009, S.54; vgl. Geiser, 2007, Staub-Bernasconi in Heiner et al. 1998 in Geiser, 2009, S.35)
b) Anhand der Wissensformen der allgemein normativen Handlungstheorie wird die Fachkraft bei Beratungs- und zugehörigen Dokumentationsprozessen unterstützt, ja sogar aufgefordert, rational und systematisch zu handeln. Die sogenannten W-Fragen ermöglichen die Unterscheidung zwischen diversen Wissensformen und die Untergliederung sozialarbeiterischen Handelns in einzelne Phasen. Hier bildet sich somit ein standardisierbares Muster ab, welches mit handlungstheoretischer Funktion begründbare Arbeitsabfolgen widerspiegelt: Es wird durch die W-Fragen nach Antworten geforscht und mit System gehandelt. Laut Brack in ihrem Buch „Minimalstandards für die Aktenführung in der Sozialarbeit“ von 2002 kann diese Systematik speziell für die Aktenerstellung bedenkenlos genutzt werden, da ihr eine allgemeine Gültigkeit für jede Form rationalen Handelns zugesagt wird. (vgl. Brack, 2002, S.11; vgl. Staub-Bernasconi, 2007, S.202ff; vgl. Geiser, 2009, S.36)

Die Phasen einer klientenbezogenen Dokumentation gestalten sich wie folgt:

(1) Phase eins beschreibt die „Situationsanalyse“. Gegenwart und Vergangenheit des Klienten werden mithilfe von Beschreibungswissen durch die Was- und Woher-Frage erörtert. Theorien liefern Erklärungswissen, wenn es um die Warum-Frage geht. Auf einem Stammdatenblatt werden objektive wie auch stabile Daten erfasst, die künftig archiviert zur Verfügung stehen.
(2) Phase zwei besteht aus der „Bewertung und Problemdefinition“. Durch die Wohin-Frage werden Zukunftsbilder abgerufen und Wertewissen anhand der Was-ist-(nicht)-gut-Frage geschaffen. Bewertungen und Problemdefinitionen sind durch Akteneinträge festzuhalten.
(3) Phase drei besteht aus „Zielsetzung und Planung“. Mit der Woraufhin-Frage, also welche Ziele anzustreben sind, ergibt sich dem Sozialarbeiter das Zielwissen. Theorien zu Interventionen und Plänen schaffen Interventionswissen durch die Wie-Frage. Die Womit-Frage gibt Wissen über sozioökonomische Ressourcen. Probleme werden nach Bearbeitungspriorität geordnet und mit Veränderungszielen und Prognosen im Beratungsplan aufgezeichnet.
(4) Phase vier, die „Verfahrensentscheidung“, ermöglicht Wissen über Entscheidungen anhand der Welche-Frage. Es werden jene Ziele gewählt, welche Bedürfnisbefriedigungen beim Klienten versprechen. Das Ende dieser Phase mündet im schriftlichen Beratungsvertrag.
(5) Phase fünf beinhaltet die „Realisierung des Plans“. Anhand von Wissen zur Planumsetzung werden alle erforderlichen Operationen ausgeführt. Zu jedem Termin sind prozessbegleitend Akteneinträge anzulegen.
(6) Phase sechs bildet den Abschluss durch die „Evaluation“. Hier sind die Fragen nach Wirksamkeit, Wünschbarkeit und Wirtschaftlichkeit durch Evaluationswissen zu beantworten. Festgehalten wird dies im Abschlussbericht und in der Abschlussrechnung. Lassen sich Folgen zum Beispiel in Form künftiger Änderungen ableiten, ist die Evaluation sinnvoll.

(vgl. Obrecht, 1996 und Geiser, 2000 in Brack, 2002, S.12ff; vgl. Obrecht, 1996 in Geiser, 2009, S.37)

3.2.3 Das richtige Maß treffen

Die bisher beschriebenen standardisierbaren Arbeitsabläufe liefern begründbare Arbeitsabfolgen und einheitliche Klassifikationen, jedoch sind (wie unter Punkt 3.2.2 „Es bedarf der Standardisierung“ bereits angemerkt) die zu jedem Termin anzufertigenden einzelnen Akteneinträge zum Sammeln der Informationen selbst ebenso zu standardisieren. „Die Form der Aktenführung kann wesentlich die Inhalte bestimmen, die festgehalten werden bzw. «untergehen».“ (Geiser, 2009, S.46)

Meist werden Akteneinträge fließtextartig nach den persönlichen Vorlieben der Fachkraft angefertigt, die dann im Ergebnis unstrukturiert und unübersichtlich ausfallen. Dazu werden oftmals blanke Blätter benutzt, auf denen systematische Gliederungen schwer durchführbar sind und die im Nachhinein nur ein mühseliges heraussuchen benötigter Informationen erlauben oder im Worst Case nichtssagend sind. So können solche Akteneinträge „in der Folge auf den sog. Datenfriedhöfen landen.“ (von Spiegel, 2007, S.29) Ebenso wird vom Sozialarbeiter selten festgehalten, auf welche Weise er interveniert hat und welche Techniken und Verfahren Anwendung fanden, also in welchem Umfang sein Input ausgefallen ist. (vgl. Brack, 2002, S.19; vgl. Brack, 2009, S.62; vgl. Geiser, 2009, S.46) Zur Erklärung könnte der sichtlich große Aufwand einen Grund liefern, wenn es zu jedem Fall stets die aktuellen Interventionsbemühungen festzuhalten gilt. Brack erklärt diesen Input in ihrem Buch „Minimalstandards für die Aktenführung in der Sozialarbeit “ von 2002 jedoch als essentiell für die Zielerreichung des Klienten und sieht Besserung in verstärkter Systematik, weswegen „ein strukturiertes Besprechungsblatt . . . (vorgeschlagen wird), auf dem u.a. die . . . besprochenen Themen mit dem anvisierten Gesprächsziel, . . . Art der Interventionen der Fachperson und . . . Vereinbarungen darüber, was die Beteiligten bis zum nächsten Gesprächstermin bearbeiten, . . . enthalten sind.“ (Brack, 2002, S.19f) Durch diese festgesetzte Strukturierung ist auch der Wahrnehmungsfilter der Fachkraft beeinflussbar (vgl. von Spiegel, 2007, S.29), wichtige Aufgaben bleiben präsent und benötigte Daten wären hiermit künftig übersichtlich verfügbar und bilden durch regelmäßige Eintragungen schon die halbe Evaluation. (vgl. Brack, 2009, S.58f; vgl. Reichmann, 2012, S.250)

Doch an dieser Stelle müssen verschiedene weitere Aspekte berücksichtigt werden. Zuallererst muss das strukturierte Besprechungsblatt in einer Form gestaltet sein, die auch praktisch durch den jeweiligen Sozialarbeiter in seiner alltäglichen Arbeit angewendet werden kann. (vgl. Geiser, 2009, S.46) Grundlegend betrifft dies zunächst das Arbeitspensum der Fachkraft. Nur wenn qualitativ hochwertige Beratung stattfinden kann, indem der Fachkraft eine zumutbare Fallzahl zugeschrieben ist, macht solch eine systemgeleitete Dokumentation Sinn. So gibt Brack (2009) maximal sechs mögliche Besprechungstermine pro Arbeitstag mit 8,4 Stunden an, sofern keine weiteren Tätigkeiten hinzukommen. Des Weiteren sind auch die individuellen Arbeitsweisen jedes einzelnen Sozialarbeiters tangiert. Auf der einen Seite fällt es manchem leicht die Dokumentation frei auf blanken Blättern durchzuführen und empfindet sich folglich als bevormundet oder eingeengt, wenn er sich vorformulierten Schemata gegenübergestellt sieht. Auf der anderen Seite begrüßen es manche sich hierdurch leiten zu lassen, da sie ansonsten schnell Informationen vergessen zu verschriftlichen oder im Fließtext den Faden verlieren. So können sie zum Beispiel durch schlichtes Ankreuzen zuverlässig dokumentieren. (vgl. Brack 2009, S.60f)

Generell besteht ein Vorteil in standardisierten Eintragungsformen, dass sich Mitarbeiter im Beispiel einer Fallübernahme leichter in die Akten einarbeiten können, da ansonsten nur der Dokumentierende selbst im Klaren ist was er beobachtet hat. Aber auch ein gewichtiger Nachteil muss an dieser Stelle erwähnt werden: durch die Beeinflussung der Wahrnehmung einer Fachkraft gerät jenes aus dem Blick, was nicht durch die strukturierten Vorgaben abgefragt wird. (vgl. Moch, 2004, S.66; vgl. von Spiegel, 2007, S.29)

Die Lösung hinsichtlich der differierenden Dokumentationsvorlieben und des eben erwähnten Nachteils liegt, wie die Überschrift dieses Kapitels bereits verlautbart, im Treffen des richtigen Maßes, d.h. einer Mischung standardisierter und nicht-standardisierter Dokumentationsverfahren in einem Besprechungsblatt. Denn beide Arten bieten sowohl Vor- als auch Nachteile und aus der Konsequenz dessen ist eine sogenannte Teilstandardisierung diesbezüglich das Grundanliegen von Frau Brack: „Es muss unbedingt in jedem Formular offene Rubriken geben; Platz, wo alle das aufschreiben können, was ihnen auch noch wichtig scheint“ (Brack, 2009, S.61), da es sich durchaus um spontane kreative Ideen handeln kann die ansonsten „untergehen“, oder Informationen die „bisher noch nicht sinnvoll interpretiert werden können“ (Moch, 2004, S.74) und Formulare zum reinen Ankreuzen ein Gesamtbild für Dritte nur schwer erkennen lassen. (vgl. Brack, 2009, S.61f)

3.3 Rechtliche Anforderungen

Bisher wurden die Aktenführung und Dokumentation hinsichtlich gestellter Anforderungen durch die Soziale Arbeit selbst sowie durch verschiedene weitere Akteure belichtet. Dabei kristallisierte sich heraus, dass sich die Dokumentation an theoretischen Erkenntnissen orientieren muss und es standardisierter und nicht-standardisierter Verfahren bedarf, um die verschiedenen Anforderungen professionsgerecht zu erfüllen. Doch dies ist noch nicht ausreichend: Es sind zudem rechtliche Vorschriften des Datenschutzes von Seiten des Gesetzgebers zu berücksichtigen, deren Vorgaben sich grundlegend auf die Einrichtung, die Einrichtungsleitung, Fachkräfte und das Verfahren innerhalb der Dokumentationsprozesse auswirken. „Adressatendateien (müssen) mit dem Datenschutzgesetz kompatibel sein“. (Staub-Bernasconi, 2001, S.12)

So werden durch die Einrichtungen und deren Fachkräfte „hochsensible persönliche Daten von Menschen“ (Kreidenweis, 2011, S.245) erfasst und gespeichert. Im Umgang mit diesen Daten gilt es ihren Schutz zu gewährleisten, der unter dem Begriff „informationelle Selbstbestimmung“ in Deutschland einen verfassungsrechtlichen Rang einnimmt (vgl. Kreidenweis, 2011, S.246) und als gesetzliche Pflicht „im allgemeinen Persönlichkeitsrecht (Art. 2 Abs. 1 GG i.V.m. Art. 1 Abs. 1 GG, aber auch unter dem Begriff ‚Achtung und Schutz der Privatsphäre‘ in Art. 8 EMRK und für junge Menschen in Art. 16 UN-KRK)“ (Busch, 2004, S.78) verankert ist. Des Weiteren gesellt sich zum Schutz der Daten neben den rechtlichen Aspekten auch „eine ethisch-moralische Verpflichtung“ (Kreidenweis, 2011, S.246) für die Einrichtung hinzu. Zusammen bilden sie mit Blick auf den Klienten die Grundvoraussetzungen vertrauensvoller helfender Beziehungen. (vgl. Kreidenweis, 2011, S.246)

Die erfassten Daten werden als besonders schützenswerte personenbezogene Daten bezeichnet (vgl. Steiner, 2009, S.166; vgl. Vogel, 2002, S.84) und „sind sämtliche Informationen, die zur Identifizierung dienen oder etwas über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person aussagen.“ (Busch, 2004, S.79) Als Zentrum des Datenschutzes erfahren sie in den Gesetzesbüchern SGB und BDSG, wie auch den Gesetzeswerken der Kirchen die gleiche Definition. Alle personenbezogenen Daten einer Person werden auch als Sozialdaten bezeichnet. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Fakten wie der Name, das Geschlecht, das Geburtsdatum, der Familienstand oder Ausbildungen. Ebenso gehören dazu Entwicklungsberichte, personenbezogene Video- und Tonaufnahmen, Profile oder Stellungnahmen der Fachkraft über den Klienten, die mit der Betreuungszeit anfallen. Bezüglich ihrer Schutzwürdigkeit spielt es keine Rolle auf welchem Medium die Erfassung und Speicherung erfolgt – sie ist stets gleich geboten. (vgl. Busch, 2004, S.79; vgl. Kreidenweis, 2011, S.250)

Unter diesen Aspekten würden das „Erheben . . . (das) Speichern . . . (das) Nutzen und Verändern . . . (das) Übermitteln von Daten an Dritte außerhalb der Organisation . . .“ (Kreidenweis, 2011, S.251) also grundsätzlich verbotene Eingriffe in das Recht des Klienten auf informationelle Selbstbestimmung bedeuten. Um deshalb nicht wider der Gesetze zu handeln, (vgl. Vogel, 2002, S.83) müssen die Einrichtungen diversen Datenschutzrechtlichen Vorschriften nachkommen:

a) „So viel wie nötig - so wenig wie möglich!“ (Steiner, 2009, S.158) Das oberste Prinzip des Datenschutzes ist die Datenvermeidung und Datensparsamkeit unter jenem Motto, dass nicht erfasste und gespeicherte Daten auch nicht missbraucht werden können. Soweit es hinsichtlich des Verwendungszwecks machbar ist und keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert, müssen diese Daten zusätzlich pseudonymisiert oder anonymisiert werden. Bei statistischer Weiterverwendung ist dies generell gefordert.

b) Da, wie bereits gesagt, grundsätzlich ein Verbot des Eingriffs in das informationelle Selbstbestimmungsrecht besteht, gilt der Umgang mit nicht öffentlich zugänglichen personenbezogenen Daten nur unter speziellen Bedingungen als legal. Das Verbot mit Erlaubnisvorbehalt bezeichnet das zweite Basisprinzip und sieht hierbei Ausnahmen vor: Bei Bestehen einer Rechtsvorschrift, einer Einwilligung des Betroffenen, eines Anhaltspunkts, dass „überwiegende schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt“ (Kreidenweis, 2011, S.252) werden oder bei Bestehen eines unverhältnismäßigen Aufwandes hinsichtlich der Erhebung beim Betroffenen.

Weiter ist durch dieses Prinzip nur erlaubt die Daten beim jeweiligen Klienten selbst einzuholen und nicht über Dritte. Zusammen mit dem Recht Informationen über sich selbst zu verweigern und auch selbst festzulegen in welchem Rahmen, wann und wo eigene Sozialdaten preisgegeben werden dürfen, soll „der Betroffene ‚Herr‘ seiner Daten (bleiben)“. (Kreidenweis, 2011, S.252)

c) Wie unter b) schon erwähnt, bedarf es einer ausdrücklichen Einwilligung des Klienten für die Erhebung personenbezogener Daten. Diese ist zudem vor der Datenerfassung einzuholen und muss aus der freien Entscheidung des Klienten heraus erfolgen, nachdem dieser ausreichend aufgeklärt wurde. Jene Einwilligung kann zudem nachträglich jederzeit zurückgezogen werden.

d) Eine weitere Vorschrift ist die Zweckbindung und Erforderlichkeit. So ist es nur erlaubt jene Informationen aufzuzeichnen, die auch für die Arbeit der Fachkraft nötig und dem Klienten gegenüber zu verantworten sind. Dabei muss dem Klienten (wie unter c) erwähnt) der Verwendungszweck dieser Daten erläutert werden. Eine den Zweck übersteigende Verwendung oder gar Weitergabe ist nicht gestattet. Des Weiteren ist ein Datensammeln auf Vorrat auch im Zusammenhang mit dem unter a) genannten Prinzip der Datenvermeidung und -sparsamkeit verboten.

e) Für bereits erfasste, aufbewahrte Daten gilt es die Vorschriften über Löschen und Sperren einzuhalten. Entsprechen sie nicht mehr der Wahrheit, erfüllen sie nicht mehr den ursprünglichen Zweck oder wurden sie unter unzulässigen Bedingungen erfasst, müssen sie entweder gelöscht oder korrigiert werden. Anstelle des Löschens müssen Daten gesperrt werden (das heißt die Fachkräfte können nicht mehr darauf zugreifen), wenn beispielsweise Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind, die Richtigkeit der Daten nicht verifiziert werden kann (beispielsweise wenn der Klient entgegen der Fachkraft auf die Richtigkeit der Daten besteht) oder schutzwürdige Interessen verletzt würden.

f) Von den Fachkräften wird ein professioneller und sorgsamer Umgang mit dem durch die Dokumentation erschlossenen Wissen erwartet. So müssen sie sich der Verschwiegenheit, oder auch Datengeheimnis genannt, verpflichten. Hier sind mehrere der oben genannten Anforderungen tangiert: Erst unter Einwilligung des Klienten anhand einer Schweigepflichtentbindung dürfen zum Beispiel Informationen mit Ärzten (als Dritte) ausgetauscht werden. Die Abwendung einer Kindeswohlgefährdung, Informationen über schwere Straftaten oder Suizidpläne stellen jedoch Ausnahmen nach Punkt b) dar. Die Informationsweitergabe im Vertretungsfall oder bei kollegialer Beratung ist dennoch unberührt, da es sich innerhalb der bearbeitenden Stelle um eine zulässige Datennutzung handelt.

g) Die Aufbewahrung der personenbezogenen Daten selbst muss gesondert, beispielsweise in abschließbaren Schränken, Räumen etc., erfolgen.

Die Letzte, seitens des Gesetzgebers, einzuhaltende Vorschrift, ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der die Einhaltung des Datenschutzes unter der Voraussetzung erforderlicher Fachkunde und Zuverlässigkeit überwacht. Aufgrund eventueller Interessenkonflikte darf diese Position nicht durch die Führungsebene oder Verantwortliche der Datenverarbeitung bekleidet sein. Weiter gilt für den Datenschutzbeauftragten eine Weisungsfreiheit und die Ausübung seiner Position darf keine Benachteiligungen zur Folge haben. Werden personenbezogene Daten automatisiert von mindestens zehn Personen, oder auf andere Weise von mindestens 20 Personen, in einer öffentlichen oder nichtöffentlichen Einrichtung bearbeitet, muss ein Datenschutzbeauftragter eingestellt sein. Ein Diözesan-Datenschutzbeauftragter übernimmt diese Funktion nach der katholischen KDO innerhalb einer Diözese. Für andere katholische kirchliche Stellen besteht keine Pflicht. Ähnlich ist es im evangelischen Bereich. (vgl. Kreidenweis, 2011, S.251ff; vgl. BVerfGE 65, S.1, 42 in Busch, 2004, S.78; Reichmann, 2012, S.258ff; vgl. Busch, 2004, S.78ff; vgl. Brack, 2002, S.41)

Zum Schluss ist jedoch festzuhalten, dass diese Vorschriften nicht in jeder Einrichtung ihren berechtigten Stellenwert genießen und sogar teils als überflüssiges Hindernis erfahren werden. (vgl. Busch, 2004, S.79) So wird die von Kreidenweis (2011) zu Beginn dieses Kapitels postulierte Grundvoraussetzung für vertrauensvolle helfende Beziehung verkannt und schon Hahlen (1998) erklärte den Datenschutz als nicht notwendiges Übel, sondern als Gütesiegel und Qualitätsfaktor. (vgl. Hahlen, 1998 in Ostermann, 2001, S.90)

4. IT-gestützte Dokumentation in der Sozialen Arbeit

Im Kapitel „3. Dokumentation in der Sozialen Arbeit“ wurden grundlegende Voraussetzungen für eine professionelle Dokumentation erörtert. Neben den herkömmlichen handschriftlichen Weisen der Aktenführung hielten mit der fortschreitenden Technik aber auch neue Technologien um die Jahrtausendwende Einzug in die Soziale Arbeit, deren Sinn mithilfe von Textverarbeitungs-, E-Mail- und Internetfunktionen abseits der bisherigen administrativen Ausrichtung in der Unterstützung des Arbeitsalltags der Fachkräfte liegt und diesen an vielen Stellen beeinflusst. (vgl. Staub-Bernasconi, 2001, S.5; vgl. Kreidenweis, 2015, S.225f)

So sollen im Folgenden neue mobile Techniklösungen für Dokumentation in der Sozialen Arbeit aufgezeigt und ein Blick auf den Nutzen sowie einhergehende Risiken des IT-Einsatzes geworfen werden. Anschließend soll geschildert werden, wie IT erfolgreich eingesetzt werden kann, indem die von System und Anwender zu erfüllenden Anforderungen belichtet werden und es sollen Voraussetzungen geschildert werden, die bei der Einführung eines neuen Systems zu beachten sind.

4.1 Neue mobile Techniklösungen für Dokumentation in der Sozialen Arbeit

„Die elektronische Dokumentation integriert neue und bestehende Informationsinstrumente“ (Busch, 2004, S.84) und personenbezogene Daten können nun abseits der handschriftlichen Eintragungen elektronisch am Arbeitsplatz-PC oder via mobile Techniklösungen unterwegs festgehalten werden. (vgl. Busch, 2004, S.78) Bisher wurden für die Soziale Arbeit einige unterschiedliche Geräte entworfen, wobei es sich hier oft um „Spezialgeräte“ handelte, die meistens auch umständlich konzipiert waren: So wurden erfasste Daten direkt auf den Speicher des Geräts abgelegt und nur über zusätzliche Arbeitsschritte konnte eine Übertragung auf den Arbeitsplatz-PC erfolgen, indem sie mit „kleinen Steckern“ (Kreidenweis, 2013, S.21) unter einem Datenverlustrisiko angeschlossen wurden. Diese und andere Defizite kamen aufgrund der zu hohen Störanfälligkeit auf, wodurch die häufig hochpreisigen und in geringen Mengen produzierten „Spezialgeräte“ hinsichtlich ihrer erhofften Wirtschaftlichkeit enttäuschten. Heutzutage werden solche Geräte wie auch Barcode-Scanner nicht mehr vertrieben und ebenso werden die „alten“ klassischen Handys nicht mehr für den Einsatzzweck der mobilen Dokumentation verkauft. Nichtsdestoweniger bleiben klassische Handys oder auch Barcode-Scanner bei manchen Organisationen dennoch weiterhin im Einsatz. (vgl. Kreidenweis, 2013, S.21)

Mit der Erfindung von Smartphones und Tablet PCs gelang auch in der mobilen Dokumentation ein „echter Durchbruch . . . durch die Verknüpfung zweier Technologien: Betriebssysteme auf Mobiltelefonen, die die Installation extern entwickelter Software . . . und die kostengünstige Datenübertragung per Funk zum Rechner (erlauben)“ (Kreidenweis, 2013, S.21). Nach Studien von Gartner & Co. wachsen die Absatzkurven für Tablets und Smartphones steil an, währenddessen die der herkömmlichen Desktop-PCs und sogar Notebooks abflachen. Im „IT-Report für die Sozialwirtschaft von 2014“ von Kreidenweis und Halfar gaben 30 von 47 befragten Firmen (ca. 60%) an, Lösungen für mobile Einsatzzwecke anzubieten (vgl. Kreidenweis, Halfar, 2014, S.36). So befanden sich im Jahr 2014 laut dem „IT-Report für die Sozialwirtschaft von 2015“ von Kreidenweis und Halfar, im Schnitt 1000 Mobilgeräte pro IT-Anbieter in der Praxis im Einsatz und aufgrund des steigenden Absatzes waren es 2015 schon durchschnittlich 1350 Mobilgeräte. Unter diesen überwiegt der Einsatz von Smartphones deutlich. Mit 47.500 durch die befragten Firmen angegebenen Geräten im Jahr 2015 sind es beinahe viermal mehr als die Zahl der genutzten Tablets mit 10.601 Stück. Beide Zahlenangaben wuchsen von 38.694 beziehungsweise 6.206 Stück im Jahre 2014 an und bestätigen sichtlich die Ergebnisse von Gartner & Co. (vgl. Kreidenweis, Halfar, 2015, S.45)

Auf den Smartphones und Tablets bieten sich unterschiedliche Softwaremöglichkeiten an, die es einer Fachkraft ermöglichen mobil zu Arbeiten und zu dokumentieren: Der Einsatz von Applikationen (APPs).

(1) Native APP: Sie stellt auf Smartphones und Tablets die klassische Softwareanwendung dar und wird speziell für das jeweilige Betriebssystem, das auf dem Endgerät installiert ist, entwickelt. Bezogen werden sie in der Regel unmittelbar über den jeweiligen APP-Store des Betriebssystems. Sie bieten den Vorteil, dass die Entwickler ausführliche Optimierungen der nativen APP in Bezug auf das jeweilige Betriebssystem vornehmen und sich dessen Features und Leistungsfähigkeit in vollem Umfang bedienen können. Zudem haben sie vollen Zugriff auf die Hardware des Geräts. Die Entwickler folgen im Designen der APP-Oberflächen (üblicherweise) den Konventionen des jeweiligen Betriebssystems und können die Bedienung der APPs durch ein „smartes“ Handling mit Touch- und Gestensteuerung realisieren. Im Großteil der Fälle greifen sie auf einen intelligenten Datenaustausch zurück und sind auch bei getrennter oder deaktivierter Datenverbindung benutzbar. Nachteilig sind ihnen jedoch höhere Kosten zuzuschreiben. Möchte ein Softwarehersteller seine native APP einem breiten Kundenkreis anbieten, so muss er diese in der Regel speziell (vom Einsatz sogenannter Emulatoren abgesehen) für jedes Betriebssystem einzeln entwickeln, da ihre Entwicklungssprachen untereinander nicht kompatibel sind. Hierdurch entstehen vermehrt Kosten durch einen höheren Entwicklungsaufwand. Durch das Anbieten der APP im App-Store werden die Kosten aufgrund von Provisionszahlungen zusätzlich in die Höhe getrieben und schlagen sich letztlich im Produktpreis für den Kunden nieder.
(2) Web-APP: Diese werden als „Kombination aus Website und Anwendungsprogramm“ (Böhringer, Bühler, Schlaich, Sinner, 2014, S.367) im Internetbrowser des jeweiligen Smartphones oder Tablets betrieben und nicht wie native APPs auf dem Gerät installiert. Im Gegensatz zu nativen APPs können sie als spezielle Webseiten jedoch Geräte- und Betriebssystemunabhängig genutzt werden, da sie z.B. in der Sprache HTML5 geschrieben sind, die von jedem aktuellen Betriebssystem „gekonnt“ und auch für herkömmliche Webseiten verwendet wird. Somit lassen sie sich verglichen zu nativen APPs kostengünstiger für ein breites Angebot entwickeln. Ihre Bedienoberfläche ist der der nativen APP gleich. Werden die Web-APPs durch gerätespezifische Funktionen erweitert, ist auch von ihnen eine durchaus akzeptable Bedienbarkeit zu erwarten, die jedoch nicht an jene nativer APPs heranreicht, da sie nicht den vollen Umfang an Gestensteuerungen bieten. Des Weiteren benötigen sie wenigstens zum Starten eine aktive Datenverbindung, um vom Webserver des Softwareherstellers geladen zu werden. Gegensätzlich zu nativen APPs ist ihr Hardwarezugriff limitiert, da sie nicht auf dem Gerät installiert werden und das GPS-Modul, Mikrofon oder die Kamera sind zum Beispiel nicht nutzbar.
(3) Hybride APP: Sie sind sozusagen eine Mischung aus einer nativen APP und einer Web-APP. Wie eine native APP sind sie über einen APP-Store zu installieren, nutzen aber einen internen Internetbrowser, um teilweise auf Webseiten zuzugreifen. Einige Softwarehersteller bedienen sich dieser Lösung, um ihre Webseiten im Container einer nativen APP darzustellen, d.h. die APP wird beispielsweise in HTML5 geschrieben und in die Sprache des Betriebssystems eingebettet. Hierdurch ermöglicht sich nun ein kompletter Zugriff auf die Hardware des Mobilgeräts. So kann mit verringertem Entwicklungsaufwand eine Präsenz auf allen Betriebssystemen generiert werden.
(4) Mobile Terminal-Server: Hierbei handelt es sich um normale Programme, die für den PC entwickelt wurden und auf einem Server ausgeführt werden. Ist ein für das Programm nötiger Client auf dem Smartphone oder Tablet installiert, kann über eine aktive Datenverbindung auf das Programm auf dem Server zugegriffen werden.
(5) Browser-Applikationen: Browser-Applikationen sind bereits browserfähige Programme oder Programmteile eines Herstellers und können ebenso im Internetbrowser des Mobilgeräts ausgeführt werden.

Die Bedienung erfolgt bei den mobilen Terminal-Servern und den Browser-Applikationen so als wäre das Programm auf einem Arbeitsplatz-PC installiert worden – jedoch ohne spezifische Gesten- oder Gerätefunktionen. Für Softwarehersteller sind diese Arten am leichtesten zu realisieren, aber dennoch nicht zu empfehlen, denn als Abbild eines PC-Programms sind sie meistens nicht einmal auf die Bildschirmgrößen eines Smartphones optimiert. So widersprechen sie einer übergeordneten Richtlinie mobiler APPs: „Portieren Sie keine Benutzeroberflächen von einem Designmodell in ein neues Design.“ (Nielsen, Budiu, 2013, S.59) PC-orientierte Interaktionen sollten deshalb nicht einfach übertragen werden, da die Bedienung durch den Finger ungenauer ausfällt als mit der PC-Maus und sie hier durch das Missen von Gestensteuerungen umständlich und weniger intuitiv ist. Des Weiteren lassen sie sich bei Verlust der Datenverbindung nicht mehr nutzen.

(vgl. Kreidenweis, 2013, S.23; vgl. Kreidenweis, Halfar, 2014, S.37; vgl. Kreidenweis, Halfar, 2015, S.45f; vgl. Nielsen, Budiu, 2013, S.58f; vgl. Böhringer, Bühler, Schlaich, Sinner, 2014, S.367ff)

Auf dem Softwaremarkt ergibt sich trotz der Nachteile von mobilen Terminal-Server Anwendungen und Browser-Applikationen ein geteiltes Bild. Bei Tablets sind native APPs in Führung, Browser-Applikationen und mobile Terminal-Server Anwendungen jedoch mit den nativen APPs fast gleichauf, Web-APPs bilden entgegen ihrer Vorteile das Schlusslicht und haben im Vergleich zur Statistik von 2014 im Jahr 2015 weiter Anwender verloren. Im Smartphonebereich ist es ähnlich, nur, dass die mobilen Terminal-Server Anwendungen aufgrund der zu kleinen Displays der Smartphones Anwender verlieren. (vgl. Kreidenweis, Halfar, 2014, S.37; vgl. Kreidenweis, Halfar, 2015, S.45f)

Diese Statistiken werfen letztlich ein schlechtes Licht auf das gesamte Angebot der mobilen Softwaresparte: Nur etwa 50% bestehen aus nativen APPs und Web-APPs, die sich durch die oben genannten Vorteile stark qualifizieren. Die andere Hälfte wird durch mobile Terminal-Server Anwendungen und Browser-Applikationen bedient, die als simple Portierungen wegen Mitnahme-Effekten lediglich den Bildschirminhalt eines Arbeitsplatz-PCs wiedergeben ohne sich der Vorteile von Smartphones und Tablets bedienen zu können. Dadurch, dass sie generell nicht ohne Datenverbindung funktionieren, reduzieren sich zudem ihre möglichen Einsatzorte beispielsweise in ländlichen Gebieten. Speziell die mobilen Terminal-Server Anwendungen werden von Kreidenweis und Halfar im IT-Bericht von 2015 nur für Übergangslösungen empfohlen. (vgl. Kreidenweis, Halfar, 2014, S.37)

4.2 Nutzen und Risiken von IT

4.2.1 Vorteile und Nutzen

Der Einsatz von IT im Arbeitsalltag der Sozialen Arbeit bietet einige Vorteile, die in vielerlei Hinsicht gewinnbringend sind. So wird ihr Einsatz unter Anwendung geeigneter Software zum Zwecke der Dokumentation künftig unumgänglich sein und mehr und mehr wird diese Erkenntnis auch von großen Trägern geteilt. (vgl. Klug, 2009, S.21)

Ein erster Vorteil, dessen vollständige Umsetzung viele herbeisehnen, bringt der Einsatz von IT-gestützter Dokumentation an sich mit: Dokumente und Informationen in elektronischer Form auf Speichermedien – weg vom Papierformat. (vgl. Kreidenweis, 2013, S.25) Große Datensätze mehrerer Jahre über Klienten, Mitarbeiter, Netzwerkpartner etc. können auf kleinem Raum lokal in einer Einrichtung oder extern durch Outsourcing auf Servern (sogenannten Clouds) gelagert werden und liegen für die Fachkräfte zum schnellen Abruf und zur eventuellen weiteren Bearbeitung bereit.

Weiter eröffnet der Einsatz von IT im Arbeitsalltag eine Vielzahl neuer Möglichkeiten, die die Dokumentation durch die Fachkräfte bei gleichem oder geringerem Input qualitativ verbessern. „Was bisher «von Hand» wegen des enormen Aufwandes kaum zu leisten war, kann jetzt relativ einfach . . . bewerkstelligt werden.“ (Brack, 2009, S.59) Daten von Klienten können mittels IT direkt, schnell und mühelos in Textform, tabellarisch oder grafisch (Genogramme, Netzwerkdiagramme, Mindmaps etc.) aufgenommen und durchwegs ergänzt, korrigiert und geändert werden. Eben jene grafischen Darstellungsmöglichkeiten offenbaren eine teils deutlich bessere Wiedergabe „komplexer Fallkonstellationen . . . ., als in kleinste Einheiten aufgesplittete und in voneinander getrenten [sic] Datenfeldern vorgehaltene Informationen. Die jeweilige Entwicklungsdynamik in diesen Systemen könnte damit besser verstanden, nachgezeichnet und in der kollegialen Beratung oder Supervision reflektiert werden.“ (Kreidenweis, 2015, S.235) Erfolgt die Speicherung in einer Datenbank sind die Informationen rasch zu finden, jederzeit wieder per Mausklick abrufbar und können für die im Arbeitsablauf nachfolgenden oder für gänzlich neue Prozesse verfügbar gemacht werden. Hier besteht ein besonderer Vorteil darin, dass die benötigten Daten einfach kopiert und an richtiger Stelle neu eingefügt werden können, was einem wesentlich geringeren Aufwand entspricht als sie beispielsweise von Hand in ein weiteres Dokument einzutragen. (vgl. Brack, 2009, S.52, S.62; vgl. Geiser, 2009, S.32; vgl. Steiner, 2009, S.154)

An dieser Stelle lässt sich eben genannter Vorteil anhand der unter „3. Dokumentation in der Sozialen Arbeit“ aufgeführten Punkte der Rechenschaft, Legitimation und Evaluation besonders anschaulich beleuchten. So können die abrufbaren Daten mithilfe geeigneter Softwares übersichtlich nach Suchkriterien geordnet und automatisiert in Grafiken oder Tabellen abgebildet werden. Einzelfallbezogene Berichte liefern „Aussagen über Zielerreichungsgrade im Zeitverlauf“ (Kreidenweis, 2004, S.246) der Hilfen, Abschlussberichte am Ende eines Falles oder Jahresstatistiken für die gesamte Einrichtung sind nur ein paar Beispiele, deren Informationsgehalt IT-basiert aufgewertet wiedergegeben werden kann. Infolge dessen können saubere und qualitativ gehaltvolle Statistiken über den aufgewendeten Input und das Arbeitspensum einer Fachkraft, Arten zutage gekommener Probleme bei Klienten zusammen mit Rückschlüssen zu eventuellen Ursachen etc. bereitgestellt werden. Letztlich bietet es die Chance dem unter „3.2.1 Es bedarf theoretischer Grundlagen“ genannten Defizits Sozialer Arbeit entgegenzuwirken, als dass es der Praxis oft an aussagekräftigen Daten mangelt, um sich gegenüber anderen Akteuren zu legitimieren. Soziale Arbeit wird nun in die Lage versetzt ihre Forderungen und Aussagen mithilfe handfester Daten zu untermauern. (vgl. Brack, 2009, S.52f, S.62; vgl. Geiser, 2009, S.32; vgl. Klug, 2009, S.21; vgl. Steiner, 2009, S.154f; vgl. Gadow, Peucker, Pluto, van Santen, Seckinger, 2013, S.54)

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