Die Berliner Verwaltung beschäftigt sich seit geraumer Zeit mit der Etablierung eines nachhaltigen Geschäftsprozessmanagements. Ein wesentlicher Teil davon ist die Optimierung und die Steuerung von Geschäftsprozessen. Daher hat Berlin in der aktuellen Fassung seiner E-Government Strategie die Prozessoptimierung und Vereinheitlichung der Prozesse als Voraussetzung für die Verfahrensmodernisierung festgelegt. Dadurch soll verhindert werden, dass IT-Unterstützung für ineffizient gestaltete Abläufe realisiert wird.
Geschäftsprozessmanagement wird dabei nicht nur als Mittel zur Effizienzsteigerung sondern auch als wesentlicher Baustein im Rahmen von Wissensmanagement gesehen. Dem durch den demografischen Wandel drohenden Wissensverlust in der Verwaltung kann durch die Analyse und Dokumentation von Geschäftsprozessen nachhaltig begegnet werden.
Eine zentrale Rolle spielt dabei die Entwicklung und Bereitstellung einer zentralen webbasierten Plattform. Die Plattform soll Prozesswissen bewahren, bereitstellen und vermehren und so als zentrale Wissens- und Informationsbasis für die Berliner Verwaltung implementiert werden. Sie soll der zielgerichteten Kommunikation der Mitarbeiter dienen und durch den schnellen und einfachen Zugang zu Prozesswissen Voraussetzungen schaffen, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und zur Qualitätssicherung beizutragen.
Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit der fachlichen Konzeption, dem technischen Modell und der prototypischen Umsetzung eines Prozessportals für die öffentliche Verwaltung. Das beinhaltet auch die Darstellung und Diskussion bestehender Lösungsansätze für Prozessportale. Ein weiteres Anliegen besteht in der Konzeptionierung und Realisierung einer Schnittstelle zur „Nationalen Prozessbibliothek“ (NPB).
Die Arbeit soll damit Anregungen sowohl für die Diskussion als auch für die praktische Umsetzung von Prozessportalen in der Verwaltung liefern.
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG
1.1 AUSGANGSLAGE UND MOTIVATION
1.2 ZIELSTELLUNG
1.3 DER AUFBAU DER ARBEIT
2 GRUNDLAGEN VON PROZESSPORTALEN
2.1 THEORETISCHE GRUNDLAGEN
2.2 EXISTIERENDE PROZESSBIBLIOTHEKEN UND -REGISTER
2.3 PRAKTISCHE ERFAHRUNGEN
3 FACHKONZEPT
3.1 VORBEMERKUNG
3.2 NUTZER DES PROZESSPORTALS
3.3 RELEVANTES PROZESSPORTFOLIO
3.4 FUNKTIONALE ANFORDERUNGEN
3.4.1 Ordnungsrechtlicher Rahmen für Prozesse
3.4.2 Prozesssteckbrief
3.4.3 Zentrale Pflege von Objekten und Dokumenten
3.4.4 Zugang und Navigation der Inhalte
3.4.5 Visualisierung der Inhalte
3.4.6 Projekträume
3.4.7 Repository für die Prozessmodellierung
3.4.8 Report und Auswertungsfunktion
3.5 ARCHITEKTUR
3.5.1 Komponenten
3.5.2 Schnittstellen
3.5.3 Rechtekonzept
4 PROTOTYP
4.1 VORBEMERKUNG
4.2 ABGLEICH DER ANFORDERUNGEN MIT DER SHAREPOINT INFRASTRUKTUR
4.3 MODELLIERUNG UND ERSTELLUNG DER ABLAGESTRUKTUR
4.4 ABLAGE VON MODELLEN UND DOKUMENTEN
4.5 ERSTELLUNG DER PROZESSSTECKBRIEFE
4.6 STARTSEITE UND NAVIGATION
5 SCHNITTSTELLE ZUR NPB
5.1 REGISTRIERUNG IN DER NPB
5.2 ERFASSUNG DER BENÖTIGTEN MODELLMETAINFORMATIONEN
5.3 DATENABGLEICH/MAPPING
5.4 AUFSETZEN EINER TESTUMGEBUNG
5.5 ANBINDUNG AN DIE NPB
6 FAZIT UND HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN
Zielsetzung & Themen
Das primäre Ziel dieser Arbeit ist die Konzeptionierung und exemplarische Umsetzung eines Prozessportals für die öffentliche Verwaltung, konkret am Beispiel der Berliner Verwaltung. Dabei soll eine zentrale webbasierte Plattform entstehen, die Prozesswissen bündelt, strukturiert und nutzerzentriert zugänglich macht, um so die Qualität der Verwaltungsprozesse zu verbessern und ein einheitliches Prozessmanagement zu etablieren. Zudem wird die Entwicklung einer Schnittstelle zur Nationalen Prozessbibliothek (NPB) angestrebt.
- Untersuchung und Bewertung existierender Prozessbibliotheken und -register.
- Analyse und Definition funktionaler Anforderungen für ein behördliches Prozessportal.
- Prototypische Umsetzung eines Prozessportals auf Basis von Microsoft SharePoint.
- Konzeptionierung und Implementierung einer Datenaustausch-Schnittstelle zur NPB.
- Ableitung von Handlungsempfehlungen für die praktische Etablierung eines nachhaltigen Geschäftsprozessmanagements.
Auszug aus dem Buch
3.4.2 Prozesssteckbrief
Standardisierte Prozessbeschreibungen unterstützen die Vergleichbarkeit und Transparenz von Geschäftsprozessen. Ein geeignetes Werkzeug für die Standardisierung der Prozessbeschreibungen sind Prozesssteckbriefe, die ein bestimmtes Set an Meta- und Inhaltsdaten über den Prozess bereitstellen. Zur Gewährleistung eines Mindestmaßes an Vergleichbarkeit sollte ein Prozesssteckbrief mindestens Informationen zu:
der Ablaufstruktur des Prozesses (Arbeitspläne, Prozessmodelle ),
der Einordnung des Prozesses in die kommunale Struktur (Produktplan)
den eingesetzte Ressourcen (Bearbeiter, Rollen, Rechtsgrundlagen, Dokumente, Formulare, IT Systeme und Informationen) sowie
der Entstehung der Prozessdaten (Projektkontext) sowie
steuerungsrelevanten Daten zum Prozess (Zeit, Kosten, Qualität…) enthalten.
Mit dieser Prozess-Dokumentation schafft das Prozessportal ein gemeinsames fachliches und organisatorisches Verständnis der Geschäftsprozesse.
Zusammenfassung der Kapitel
1 EINLEITUNG: Erläuterung der Ausgangslage in der Berliner Verwaltung sowie der Zielsetzung dieser Arbeit inklusive der Motivation zur Prozessoptimierung.
2 GRUNDLAGEN VON PROZESSPORTALEN: Theoretische Einführung in das Thema sowie eine Bestandsaufnahme bestehender Prozessregister und Portale in der deutschen Verwaltung.
3 FACHKONZEPT: Ausarbeitung des Konzepts für das Prozessportal, einschließlich Nutzergruppen, Anforderungen, Modellierungsansätzen und Architekturvorgaben.
4 PROTOTYP: Beschreibung der technischen Umsetzung der Anforderungen in Microsoft SharePoint und das Vorgehen bei der Strukturmodellierung.
5 SCHNITTSTELLE ZUR NPB: Detailbeschreibung der Konzeption und Realisierung der technischen Anbindung an die Nationale Prozessbibliothek mittels XProzess-Schnittstelle.
6 FAZIT UND HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN: Zusammenfassende Bewertung der erreichten Ziele und Ableitung von Empfehlungen für das weitere Vorgehen in der Verwaltung.
Schlüsselwörter
Geschäftsprozessmanagement, Berliner Prozessportal, Öffentliche Verwaltung, Prozessbibliothek, SharePoint, Prozessmodellierung, Wissensmanagement, XProzess, Nationale Prozessbibliothek, Prozesssteckbrief, E-Government, Prozessoptimierung, Schnittstelle, Datenabgleich, Verwaltungsprozesse
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Masterarbeit befasst sich mit der Konzeption und Implementierung eines zentralen, webbasierten Prozessportals, das speziell auf die Bedürfnisse der Berliner Verwaltung zugeschnitten ist, um Geschäftsprozesse effizienter zu verwalten.
Was sind die zentralen Themenfelder der Untersuchung?
Die Schwerpunkte liegen auf dem Geschäftsprozessmanagement, der Wissenskonservierung, der technischen Systemintegration mittels SharePoint und der Anbindung an überregionale Standards wie die Nationale Prozessbibliothek (NPB).
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Hauptziel ist die Schaffung einer zentralen Wissens- und Informationsbasis für Verwaltungsprozesse, um diese zu standardisieren, für Mitarbeiter zugänglich zu machen und die Qualität der Leistungserbringung zu steigern.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Die Arbeit basiert auf einem anwendungsorientierten Ansatz, der eine fundierte Literaturanalyse bestehender Systeme mit der praktischen Konzeptionierung und anschließenden prototypischen Umsetzung verbindet.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretischen Grundlagen, die Erarbeitung eines detaillierten Fachkonzepts, die technische Realisierung eines Prototyps sowie die spezifische Entwicklung der Schnittstelle zur NPB.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zentrale Begriffe sind Geschäftsprozessmanagement, öffentliche Verwaltung, Prozessportal, SharePoint, Prozessmodellierung und Nationale Prozessbibliothek.
Warum ist die Anbindung an die NPB so wichtig?
Die Anbindung ermöglicht den standardisierten, methodenunabhängigen Austausch von Prozessmodellen mit anderen Behörden, was die Kooperation fördert und die redundante Neuerstellung von Modellen verhindert.
Wie löst die Arbeit das Problem unterschiedlicher Modellierungstools?
Das Konzept schlägt die Nutzung offener Metamodelle und Standardschnittstellen (XML) vor, die unabhängig von spezifischen proprietären Modellierungs-Tools agieren und somit eine systemübergreifende Interoperabilität gewährleisten.
- Citar trabajo
- M.Sc. Jens Hirschmann (Autor), 2014, Entwicklung und Implementierung eines Prozessportals für die öffentliche Verwaltung mit Anbindung an die Nationale Prozessbibliothek (NPB), Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/338198
