Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Was ist Zeit?
3 Bedeutung des Zeitmanagement
4 Durchführung des Ziel- und Zeitmanagement
4.1 Ziele festlegen
4.2 Prioritäten setzen
4.2.1 Pareto-Prinzip
4.2.2 Die ABC-Analyse (Eisenhower)
4.3 Arbeitstag effektiv planen
4.3.1 ALPEN-Methode
4.4 Leistungskurve beachten
4.5 Kontrolle des Ergebnisses
5 Zusammenfassung
6 Literaturverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Pareto-Prinzip (80:20-Regel)
Abbildung 2: Eisenhower
Abbildung 3: Durchschnittliche Leistungskurve
1 Einleitung
Ziel- und Zeitmanagement haben in den letzen Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Von vielen wird in der Zeit der Globalisierung erwartet, immer mehr Arbeit in weniger Zeit zu leisten. Oft hat man das Gefühl, der Zeit hinterherzurennen und von einem Temin zum anderen zu hetzen. Dabei ist es wichtiger denn je, sich selbst zu organisieren und die verfügbare Zeit möglichst effizient zu nutzen.1 Um dies bewerkstelligen zu können, ist es wichtig, sich mit den Methoden des Ziel- und Zeitmanagement auseinander zu setzen. So gelingt es die anstehenden Ziele zu definieren, die richtigen Prioritäten zu setzen und somit effektiver und effizienter zu arbeiten. Dadurch werden anhand eines erfolgreiches Ziel- und Zeitmanagement erfolge im Berufs- und Privatleben erzielt.
Ziel dieser Ausarbeitung ist es, sich mit dem Thema Ziel- und Zeitmanagement zu beschäftigen. Im Vordergrund steht zunächst die Frage, was Zeit eigentlich ist. Daraufhin wird zum Verständnis die Bedeutung von Zeitmanagement erläutert. Anschließend wird sich über die zielgerichtete Durchführung des Zeitmanagement beschäftigt. Hierbei werden einige elementare Methoden des Ziel- und Zeitmanagement wie zum Beispiel das Pareto-Prinzip, die ABC-Analyse (Eisenhower) und die ALPEN- Methode vorgestellt. Es wird hierbei speziell auf die Erfolgsfaktoren eingegangen, welche im Zeitmanagement besonders wichtig sind. Schlussendlich können diese auf alle beruflichen wie privaten Projekte angewendet werden. Abgeschlossen wird die Arbeit mit einer Zusammenfassung.
2 Was ist Zeit?
Jeder von uns hat Zeit und zwar 24 Stunden oder 1440 Minuten oder 86400 Sekunden am Tag.2 Das wertvollste Gut, das wir daher besitzen ist die Zeit. In der deutschen Sprache ist es das meistbenutzte Hauptwort. Daher sollte Zeit mehr wert als Geld sein. Aus diesem Grund müssen wir unser Zeitkonto sorgfältig anlegen. Unsere wichtigste Aufgabe im Leben ist es, aus der uns zugeteilten Zeit, so viel wie möglich zu machen. Das bedeutet aber nicht, noch mehr Aktivitäten in unsere Tage, Stunden und Minuten hineinzupacken, sondern unsere Lebenszeit für die schönen Dinge im Leben zu nutzen. Ja, wir sollten unsere Lebenszeit intensiver und bewusster für das nutzen, was uns eigentlich wichtig ist.3 Aber leider leben wir in einer Gesellschaft, welche ständig pausenlos aktiv ist. Im Zeitalter der Globalisierung sind Schnelligkeit, Flexibilität und permanente Erreichbarkeit zur Norm geworden. Bei den Anforderungen im Berufs- und Familienlebens und dem dadurch ständig wachsenden Druck, verlieren die Menschen, so scheint es an Zeit.4 Wir wollen in einer möglichst geringen Zeit viele Aufgaben bewältigen. Ebenfalls wollen wir verhindern, dass der Großteil der Ressource Zeit durch fehlende Übersicht und schlechte Planung vergeudet wird.
3 Bedeutung des Zeitmanagement
„Zeitmanagement bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, als sich von ihnen beherrschen zu lassen“.5 „Unter Zeitmanagement versteht man eine Reihe von Strategien und Techniken. Der Begriff ist daher eigentlich eine irreführende Bezeichnung, da die Zeit unabhängig davon vergeht, was wir in dieser Zeit tun“.6 Effektives Zeitmanagement beginnt immer mit einer konkreten Zielbestimmung bzw. mit einer Folge von Schritten, die hilft besser mit der Zeit zurechtzukommen. Als erster Schritt muss zunächst einmal eine Grobgliederung erstellt werden.7
4 Durchführung des Ziel- und Zeitmanagement
4.1 Ziele festlegen
Im Leben benötigt man kurzfristige Ziele, um zu wissen was man täglich tut. Jedoch benötigt man auch langfristige Ziele, um den kurz- und mittelfristigen Zielen Kontinuität sowie Bedeutung eine Richtung zu geben. Wichtig ist es, seine Ziele nicht nur im Kopf zu behalten, sondern sich diese in einem Zeitplan zu notieren.8 Die Ziele sollten schriftlich in einem Tages-, Wochen- oder Monatsplan festgelegt werden. Durch das schriftlich festhalten von Zielen, zwingt man sich, konkret zu werden. Solange die Ziele nur im Kopf existieren, besteht ständig die Gefahr, Aktivitäten, die man sich vorgenommen hat, vor sich herzuschieben. Klar definierte Ziele helfen uns, Chancen zu erkennen und wahrzunehmen.9 Hierfür sollte man Wichtiges von Dringendes unterscheiden.10
4.2 Prioritäten setzen
4.2.1 Pareto-Prinzip
Durch das Pareto-Prinzip wird die Planung vereinfacht. Das Pareto-Prinzip (auch 80:20 Regel genannt) stammt von Vilfredo Pareto, ein italienischer Volkswirt aus dem 19. Jahrhundert.11 Herr Pareto hat sich mit der Verteilung des Reichtums in Italien beschäftigt und herausgefunden, dass 20% der Bevölkerung 80% des Reichtums besaßen.12 Das Prinzip lässt sich aber auch auf unsere Arbeitsplanung übertragen. Übertragung heißt demzufolge, dass 20 Prozent der aufgewendeten Energie und Zeit 80 Prozent des Ergebnisses hervorbringen. Man verbringt die meiste Zeit mit Dingen, die gar nichts einbringen. So können vielleicht am Tag acht von zehn Aufgaben erledigt sein, jedoch die wichtigsten sind aber liegen geblieben.
Die Kunst ist es daher, wichtige Tätigkeiten herauszufiltern und mit diesen zuerst anzufangen.13 Die Abbildung zeigt nochmals in veranschaulichter Form das Pareto- Prinzip.14
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Pareto-Prinzip (80:20-Regel)
4.2.2 Die ABC-Analyse (Eisenhower)
Nach einem Arbeitstag steht meist die Erkenntnis, dass man zwar viel getan hat, wichtige Dinge aber liegen geblieben sind. Um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Prioritäten zu setzen heißt, sich zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig und welche nachrangig sein sollten. Durch Ausstellung einer Rangfolge unterscheidet man zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben.15 Prioritäten lassen sich daher nach der ABC-Analyse setzen:
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1 Knoblauch (2015), S. 6
2 Vgl. Meier und Engelmeyer (2010), S. 8
3 Vgl. Seiwert (2014), S. 7
4 Vgl. Engeln und Berhorst (2011), S. 126
5 Seiwert (2014), S. 11
6 Steiner (2014), S. 8 f.
7 Vgl. Methodenkompetenz (2004), S. 8
8 Vgl. Knoblauch und Wöltje (2008), S. 17
9 Vgl. Zeitmanagement_Manktelow (2006), S. 18
10 Vgl. Knoblauch und Wöltje (2008), S. 18
11 Vgl. Zeitmanagement_Rolf Meier-Eva Engelmeyer (2009), S. 76
12 Vgl. Knoblauch (2015), S. 23
13 Vgl. Zeitmanagement_Rolf Meier-Eva Engelmeyer (2009), S. 76 ebd.
14 Abbildung entnommen aus: Seiwert (2014), S. 34
15 Vgl. Seiwert (2014), S. 61