In der heutigen schnelllebigen Zeit, werden die Produktlebenszyklen und somit die Projektlaufzeiten immer kürzer. Die Unternehmen müssen, um konkurrenzfähig zu bleiben, immer schneller neue Produkte auf den Markt bringen. Aus ökonomischer Sicht ist es sehr schwer, sich diesem Innovationsdrang ständig anzupassen. Geschuldet ist die Verkürzung dem Wettbewerb. Auf dem globalen Markt existieren in der gleichen Produktsparte unzählige Anbieter. Für viele Firmen stellt es einen Kraftakt dar – sie müssen in relativ kurzer Zeit mit einem Produkt Gewinn erwirtschaften. Daran scheitern leider noch viele Unternehmen. Eine Studie der Standish Group hat aufgedeckt, dass bei der Mehrzahl der untersuchten Projekte Budgetüberschreitungen von über 50% stattgefunden haben. Zudem verursachen Projekte in vielen Unternehmen mehr als die Hälfte der Kosten.
Eine gründliche Planung von Projekten ist somit essenziell. Doch auch eine noch so vorbildliche Planung bleibt üblicherweise nicht bis zum Projektende bestehen. Gründe dafür sind zum Beispiel: Unabsehbare Komplikationen oder Verzögerungen im Ablauf oder in den Arbeitspaketen, schwierige Stakeholder, falsche Annahmen oder Einschätzungen etc. Auf Grund dessen wird eine Anpassung der Planung im Projektverlauf unumgänglich. Dies macht deutlich, dass ein regelmäßiges und ganzheitliches Projektcontrolling für den Erfolg von Projekten unverzichtbar ist. Wichtiger Bestandteil ist dabei das Berichtswesen, denn die Ergebnisse der Projektarbeit müssen dokumentiert und kommuniziert werden, wobei sehr viele Probleme und Störfaktoren auftreten können.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Ausgangssituation und Relevanz des Themas
1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit
2 Projektcontrolling
2.1 Begriffsdefintion Projekt
2.2 Begriffsdefintion Projektcontrolling
2.3 Stellung des Projektcontrollings
2.4 Ausgewählte Instrumente des Projektcontrollings
2.4.1 Projektstrukturplan
2.4.2 Bildung von Meilensteinen
2.4.3 Verfahren des Termincontrollings
2.4.4 Meilenstein-Trendanalyse
3 Aufbau des Berichtswesens
3.1 Ziel, Aufgaben und Anforderungen an das Berichtswesen
3.2 Planung von Projekten
3.3 Projektbericht
3.4 Kennzahlen
3.5 Gestaltung der Projektberichte
3.6 KPI- Studie zum Management Reporting
4 Praxisbeispiel: Berichtswesen in der Robert Bosch GmbH
5 Kritische Würdigung
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit analysiert die zentralen Anforderungen an ein effizientes Reporting im Projektcontrolling. Das primäre Ziel ist es, dem Leser ein fundiertes Verständnis über die Aufgaben des Projektcontrollings, die Bedeutung systematischer Berichtsstrukturen sowie die Anwendung relevanter Kennzahlen und Instrumente zu vermitteln.
- Grundlagen und Definitionen des Projektcontrollings
- Instrumente der Projektplanung und Meilenstein-Technik
- Anforderungen und Arten des modernen Projekt-Berichtswesens
- Einsatz von Kennzahlen zur Erfolgsmessung und Steuerung
- Praxisnahe Anwendung und kritische Reflexion des Reportings
Auszug aus dem Buch
2.4.3 Verfahren des Termincontrollings
Jede Aktivität im Projekt hat Zielvorgaben. Zu diesen Zielvorgaben zählt u.a. die Einhaltung der Termine. Um dies zu beurteilen, ist eine Trendaussage nötig, welche Aussagen über künftige Termine trifft.
Mit welchem Verfahren lässt sich der Termin-Trend am zuverlässigsten ermitteln?
Es existieren vier Controlling-Verfahren, welche Trendaussagen im Projekt möglich machen.32
1. Messung: Die Abweichungen vom Projektplan welche bisher eingetreten sind, werden als Absolutwerte festgehalten. Dieses Verfahren ist besonders geeignet für Durchführungsprojekte. Zum einen, wird eine eingetretene Verzögerung ohne entsprechende Anstrengungen nicht wieder eingeholt und zum anderen, wirken sich die Gründe für die eingetretene Verzögerung nur für kurze Zeit aus. Ein typisches Beispiel ist der Hausbau. Eine Verzögerung des Kellers um fünf Tage, weil der Boden mehr Felsen erhielt als angenommen, hat keine Auswirkungen auf die Errichtung des Erdgeschosses. Im Normalfall heißt das, dass das Erdgeschoss auch genau fünf Tage später fertig wird als geplant.
2. Planrevision: Die Abweichungen vom Projektplan werden genutzt, um dazuzulernen. Aus den abgeschlossenen Arbeitspaketen wird auf die übrigen, die sich in Arbeit befinden oder noch offen sind, geschätzt. Dieses Verfahren ist für alle Arten von Projekten geeignet (Entwicklungs-, Forschungs- oder Durchführungsprojekte). Zudem liefert es gute bis hervorragende Resultate zur Trendaussage über Budgettreue, Termineinhaltung oder Fertigstellung. Dieses Verfahren ist leider sehr zeitaufwendig, weil wesentliche Teile der Planungsarbeit wiederholt werden müssen.
3. Schätzung: Dieses Verfahren ist sehr viel schneller als die Planrevision. Das Projektteam setzt sich zusammen und schätzt Restkosten, Restdauern und Restaufwände, jeweils bis eine Aufgabe oder Phase fertiggestellt ist, oder gar vom gesamten Projekt. Da es sich um Schätzergebnisse handelt, sind diese vorsichtig zu handhaben, zudem sind sie deutlich als solche hervorzuheben, da Schätzungen immer mit einer gewissen Abweichung behaftet sind. Da die Schätzungen aber vom Projektteam durchgeführt wurden, und dadurch ihre Erwartungshaltung aufzeigt, sind sie nicht ohne weiteres wegzudiskutieren.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Beschreibt die Ausgangssituation, in der kürzere Produktlebenszyklen eine effiziente Projektplanung und ein ganzheitliches Projektcontrolling erforderlich machen.
2 Projektcontrolling: Definiert die Grundlagen von Projekten und dem Controlling und stellt ausgewählte Steuerungsinstrumente wie den Projektstrukturplan und die Meilensteintrendanalyse vor.
3 Aufbau des Berichtswesens: Erläutert die Anforderungen an das Berichtswesen, die Projektplanung, Arten von Projektberichten, die Rolle von Kennzahlen sowie eine aktuelle Studie zum Management Reporting.
4 Praxisbeispiel: Berichtswesen in der Robert Bosch GmbH: Zeigt die praktische Anwendung der Reporting-Methoden im Bereich Instrumentation Systems des Geschäftsbereichs Car Multimedia.
5 Kritische Würdigung: Reflektiert die Ergebnisse der Arbeit und identifiziert Weiterentwicklungsbedarfe sowie die zunehmende Bedeutung von Standardisierung und Automatisierung.
Schlüsselwörter
Projektcontrolling, Reporting, Berichtswesen, Projektplanung, Meilensteintrendanalyse, Projektstrukturplan, Kennzahlen, Projektbericht, Risikomanagement, Fortschrittskontrolle, Management Reporting, Termincontrolling, Prozessoptimierung, Unternehmenssteuerung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Bachelorarbeit behandelt das Thema Projektcontrolling mit einem spezifischen Fokus auf die Anforderungen an ein effektives Reporting zur Steuerung komplexer Projekte.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf der Definition von Projektcontrolling, der methodischen Projektplanung, den verschiedenen Arten von Projektberichten sowie der Gestaltung und Nutzung von Kennzahlensystemen.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es, einen Überblick über die Anforderungen an ein Reporting im Projektcontrolling zu geben und aufzuzeigen, wie dieses zur erfolgreichen Steuerung von Projekten beitragen kann.
Welche wissenschaftlichen Methoden werden verwendet?
Es werden theoretische Grundlagen aus der Fachliteratur herangezogen, eine bestehende KPI-Studie von Horváth & Partners analysiert sowie ein Praxisbeispiel der Robert Bosch GmbH untersucht.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Begriffsbestimmung, die Darstellung ausgewählter Steuerungsinstrumente, den detaillierten Aufbau des Berichtswesens und die Analyse von Kennzahlen bis hin zur praktischen Umsetzung bei Bosch.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Kernbegriffe sind Projektcontrolling, Reporting, Berichtswesen, Kennzahlen, Meilensteintrendanalyse und Projektsteuerung.
Welche Rolle spielen die Meilensteine in der Arbeit?
Meilensteine dienen als wichtige Entscheidungspunkte innerhalb des Phasenmodells, um den Projektfortschritt zu überwachen und bei signifikanten Abweichungen steuernd einzugreifen.
Welchen Stellenwert hat die IT im Reporting?
Die Arbeit betont, dass eine Standardisierung und Automatisierung der Berichterstattung durch IT-Systeme wie SAP R/3 entscheidend ist, um den hohen manuellen Aufwand zu reduzieren und mehr Zeit für die Interpretation zu schaffen.
- Citar trabajo
- Stephanie Peter (Autor), 2016, Projektcontrolling. Anforderungen an das Reporting, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/344881
