Konfiguration und Revision eines elektronischen Datenbank-Katalogs mit vertriebsseitigen Anforderungen an einen international tätigen NFZ-ET-Handels

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

1 Einleitung

2 Aufgabenabgrenzung

3 Der elektronische Katalog bei Winkler
3.1 Grundlagen
3.1.1 Cross-Media-Publishing
3.1.2 Vertriebsstruktur bei Winkler
3.1.3 Elektronische Suchmedien bei Winkler
3.2 Der Aufbau des EKAT
3.2.1 Produktdatenbank als Datenbasis
3.2.2 Einbindung des EKAT ins Gesamtsystem
3.2.3 Die Oberfläche des EKAT
3.2.3.1 Sucheinstieg
3.2.3.2 Trefferanzeige

4 Voreingestellte Parameter
4.1 Festlegung der zu überprüfenden Parameter
4.2 Klassenzuordnung der Merkmale
4.2.1 Einschränkung / Kriterien
4.2.2 Überprüfung
4.3 Vorbelegung der Merkmale
4.3.1 Einschränkung / Kriterien
4.3.2 Überprüfung
4.4 Metamerkmale
4.4.1 Primär- und Sekundärmerkmale
4.4.1.1 Definitionen
4.4.1.2 Einschränkung / Kriterien
4.4.1.3 Überprüfung
4.4.2 Suchmerkmale
4.4.2.1 Definition
4.4.2.2 Einschränkung / Kriterien
4.4.2.3 Überprüfung
4.4.3 Sortierreihenfolge
4.4.3.1 Definition
4.4.3.2 Grundgerüst
4.5 Zusammenfassung der Parameterüberprüfung

5 Test
5.1 Rahmen der Durchführung
5.1.1 Testkriterien
5.1.2 Ablauf
5.2 Testverlauf – Mängeldokumentation
5.2.1 Form und Umfang der Dokumentation
5.2.2 Mängeldokumentation Bereich Datenpflege
5.2.3 Mängeldokumentation Bereich Programmlauf
5.2.4 Mängeldokumentation Bereich Handhabung / Gestaltung
5.2.5 Mängeldokumentation Bereich Sonstiges
5.3 Darstellung und Bewertung der Ergebnisse
5.3.1 Datenpflege
5.3.2 Programmlauf
5.3.3 Handhabung

6 Zusammenfassung

7 Literaturverzeichnis

8 Anhang

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abbildungen

Abbildung 1: Cross-Media-Publishing

Abbildung 2: Einstiegsseite des .pdf-Katalogs von Winkler

Abbildung 3: Suchfenster der Stahlfederdatenbank

Abbildung 4: Suchfenster der Luftfederdatenbank

Abbildung 5: Fenster für Detailvorgaben für die Suche in der Luftfederdatenbank

Abbildung 6: Datenverwaltungs- und Publishingsystem der Firma Winkler (vereinfachte Darstellung)

Abbildung 7: Sucheinstieg im EKAT

Abbildung 8: Trefferübersicht je Klasse im EKAT

Abbildung 9: Trefferliste für eine Klasse im EKAT

Tabellen

Tabelle 1: Merkmale mit der Möglichkeit zur Vorbelegung

Tabelle 2: Sortierindex zusammengehörender Merkmale

Tabelle 3: PDB-Auszug als Beispiel für festgelegte (Meta-) Merkmale einer Klasse

1 Einleitung

Vor dem Hintergrund des stetig steigenden Wettbewerbsdrucks sind alle Unternehmen gezwungen, Kosten durch Ausschöpfen von Optimierungs- und Rationalisierungspotentialen zu senken.

Solches Optimierungs- bzw. Rationalisierungspotential ist vermehrt dort vorhanden, wo am Markt auftauchende Innovationen und Weiterentwicklungen neue Möglichkeiten der Prozeßgestaltung und -verbesserung eröffnen, was in den vergangenen Jahren verstärkt im Bereich der Informationstechnik der Fall war.

Eine der potentialreicheren Innovationen ist hier zweifelsohne die der medienneutralen Datenbank, welche die Grundlage für Anwendungen im gesamten eBusiness-Bereich bildet.

Ein wesentlicher Teil des eBusiness ist das sogenannte Cross-Media-Publishing (CMP). Der Begriff CMP beschreibt die Erstellung von Produktkatalogen für unterschiedliche Medien auf der Basis in elektronischer Form vorliegender Produktinformationen (Produktdatenbank). Neben der Erstellung von Printkatalogen, also den klassischen Papierkatalogen, fällt unter CMP auch die Erzeugung von elektronischen Katalogen für CD-ROM oder Onlineeinsatz, wobei der elektronische Katalog im Onlinebereich für reine Produktinformationssysteme, in E-Procurement-Systemen oder auch bei der Bedienung elektronischer Marktplätze eingesetzt werden kann.

Die Winkler Unternehmensgruppe („Winkler“), bestehend aus 15 Niederlassungen in Deutschland und der Schweiz, betreibt im In- und Ausland Handel mit Ersatzteilen für Nutzfahrzeuge und sonstigen diesem Themenbereich zugehörigen Artikeln.

Als europaweiter Anbieter im Bereich der Nutzfahrzeugersatzteile und -zubehör mit einem Sortiment von mehr als 100.000 Artikeln, die z. T. bei Kundenanfragen nur durch intensive Recherche des geschulten Fachpersonals identifiziert werden können, besteht ein besonderer Anspruch an die Form der Verwaltung im Unternehmen vorhandener Produktdaten. Daher entwickelt Winkler derzeit eine medienneutrale Produktdatenbank zur logischen Teilekatalogisierung. Für die interne Teileidentifizierung wird dabei ein spezieller elektronischer Katalog aufgebaut, der entsprechend der firmeninternen Bedürfnisse von einem externen Dienstleister programmiert wird.

2 Aufgabenabgrenzung

Im Rahmen dieser Projektarbeit soll der elektronische Katalog von Winkler (EKAT) intensiv auf seine speziellen Einsatzzwecke und die spezifischen vertriebsseitigen Anforderungen hin überprüft werden.

Nach der einführenden Darstellung von Grundlagen soll der Aufbau des sich bei Winkler in der Entwicklung befindlichen elektronischen Katalogs mit Bezug zur Datenbasis, der Produktdatenbank (PDB), erläutert werden.

Die Überprüfung des Katalogs auf seine Einsatzzwecke umfaßt die voreingestellten Parameter, deren Einstellungen ggf. den vertriebsseitigen Anforderungen entsprechend angepaßt werden müssen. Allerdings besteht eine Beschränkung der überprüfbaren Parameter auf den Produktbereich Beleuchtung und Elektrik, für den die PDB zunächst als Pilotprojekt bei Winkler umgesetzt wurde. Die Umstrukturierung der Produktdaten anderer Produktbereiche ist noch in einer zu frühen Phase oder überhaupt noch nicht begonnen, so dass sie für diese Arbeit nicht berücksichtigt werden können.

Allgemein sind alle Überprüfungen und Änderungen vorbereitend zu einer abschließenden Testphase durchzuführen. Die Durchführung der Testphase selbst wird in Form eines Testberichts zur Dokumentation der Testkriterien, des Testablaufs und der Ergebnisse verfaßt.

Ziel dieser Arbeit ist es, eine fundierte Grundlage für die Entscheidung zur Freigabe des elektronischen Katalogs für den Praxiseinsatz zu schaffen.

3 Der elektronische Katalog bei Winkler

3.1 Grundlagen

3.1.1 Cross-Media-Publishing

Cross-Media-Publishing ist der Begriff für die Erstellung von Publikationen für verschiedene Medien aus einer einzigen Datenbasis heraus (s. Abbildung 1).^[1]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1

Die Datenbasis, eine medienneutrale Produktdatenbank, enthält die durch Klassifikation(en) strukturierten Produktdaten. Das Redaktionssystem, das im Zentrum des CMP steht, wird zur Datenverarbeitung für die Erzeugung von elektronischen oder gedruckten Produktkatalogen genutzt. Hier wird ausgehend von der Klassifikationsstruktur der Katalogaufbau festgelegt und die Metamerkmale definiert, welche die Verwendung der Artikelmerkmale aus der Klassifikation vorgeben. Aus dem Redaktionssystem kann wiederum ein DTP-System vollautomatisch gespeist werden, wo die Endbearbeitung für .pdf- und Printkataloge in Form von letzten Feinarbeiten durchgeführt wird.

3.1.2 Vertriebsstruktur bei Winkler

Die Winkler Unternehmensgruppe hat mit der Zentralverwaltung ihren Hauptsitz in Stuttgart. Der Vertrieb findet über eine Niederlassung in der Schweiz und 14 weitere in Deutschland statt, von denen eine, TTP, für den Export über das deutschsprachige Ausland hinaus zuständig ist.^[3] Zwei große Warenlager in Ulm und Lohfelden dienen als Zentrallager für die gängigen Artikel aus dem Handelssortiment von Winkler, das derzeit insgesamt mehr als 100.000 Artikel umfaßt.

Der Kundenkreis von Winkler besteht hauptsächlich aus Kfz-Werkstätten sowie Fahrzeughaltern von Nutzfahrzeugen (Speditionen etc.) und landwirtschaftlichen Fahrzeugen und Maschinen. Hinzu kommen Kunden, die gleichzeitig im Wettbewerb zu Winkler stehen, wie Fahrzeugteilehändler und die Fahrzeughersteller selbst.^[4]

Der Verkauf der Artikel an die Kunden und die zugehörige Beratung durch den

Verkäufer kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:

- Telefonverkauf
- Thekenverkauf (im Shop der Niederlassung)
- Besuch des (Aussendienst-) Verkäufers beim Kunden

Gerade beim Telefonverkauf ist ein Hilfsmittel zur Teileidentifikation unverzichtbar, da der Verkäufer hier mit nichts weiter als den technischen Angaben, einer Beschreibung des Aussehens oder der Verwendung, die er vom Kunden bekommt, auf die Suche nach dem benötigten Ersatzteil gehen muss.

Beim Verkauf an der Ladentheke liegt zwar dem Verkäufer meist der gesuchte Artikel vor, allerdings muss erst eine Identifikation des Teils insofern erfolgen, dass die zugehörige Winkler Teilenummer herauszufinden ist. Hilfreich kann dabei sein, wenn auf dem vorliegenden Teil eine Nummer (Hersteller-Teilenummer oder Original-Ersatzteilnummer) zu finden ist, die in eine Winkler Teilenummer umgeschlüsselt werden kann. Bei dieser Schlüsselung kann ein elektronischer Katalog eine für die erfolgreiche Suche ausschlaggebende Hilfestellung leisten.

Oft erfolgt die Identifikation nur über das Äußere des gesuchten Teils, also über Bildvergleich. Daher werden für alle Bereiche des Verkaufs die gedruckten (Print-) Kataloge als Nachschlagewerk genutzt. Auch lose Papierunterlagen und Microfiche sind teilweise noch im Einsatz bei der Suche nach Produktinformationen.

Um die Identifikation von Teilen zu erleichtern und die Vorteile der Computertechnik zu nutzen (komfortable Suche nach Artikel-/Vergleichsnummern oder Begriffen, aktueller Stand der Dokumentationen durch zentrale Ablage und Pflege,...) wurde bereits eine Vorstufe eines elektronischen Katalogs bei Winkler eingeführt und

entwickelt.

3.1.3 Elektronische Suchmedien bei Winkler

.pdf-Katalog

Um den Verkäufern und allgemein den Mitarbeitern bei Winkler ein angemessenes Suchmedium zur Teileidentifikation zu bieten, wurde nachfolgend zur Lösung mit Papiersammlungen und Mikrofiche ein elektronischer Katalog im .pdf-Format entwickelt, für den alle für den Verkauf nötigen Informationen in Einzeldokumenten aufbereitet und als .pdf-Dateien abgespeichert werden.^[5]

Ausgangspunkt der Suche im .pdf-Katalog ist eine Übersichtsseite (s. Abbildung 2), von der aus verschiedene Suchwege beschritten werden können über:

- den Fahrzeugtyp
- Nummern- und Schlagwortsuche
- weitere Übersichtsseiten (Inhaltsverzeichnisse)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Einstiegsseite des .pdf-Katalogs von Winkler

Zudem finden sich in diesem elektronischen Katalog Montageanleitungen, Produktschulungsunterlagen, eine Hilfe bei Orientierungschwierigkeiten („Wo finde ich was“) und für den Verkauf nützliche oder notwendige Formulare.

Obwohl der .pdf-Katalog als Hilfsmittel zur Teileidentifikation bis an seine Grenzen entwickelt ist und damit die vertriebsseitigen Anforderungen erfüllt, ist diese Form der Datenverwaltung mit größer werdendem Handelssortiment kaum noch wirtschaftlich, da sehr aufwendig.^[6] Zudem treten Probleme auf, die typisch für die Datenhaltung und -verwaltung ohne den Einsatz einer Produktdatenbank sind. Es ist kaum möglich, die vielfach redundant vorliegenden Produktdaten so zu aktualisieren, dass keine Ausführung vergessen wird, was Inkonsistenz zur Folge hätte.

In dem sehr umfangreichen Sortimentsbereich „Federung“ wurden bei Winkler daher Datenbanken entwickelt, die eine rationellere Datenverwaltung und verbesserte Suche bieten.

Stahlfeder- und Luftfederdatenbank

Alle in der Winkler Unternehmensgruppe vorhandenen Produktdaten des Bereichs „Federung“ sind in der Stahlfeder- bzw. Luftfederdatenbank abgelegt. Beide Datenbanken basieren auf dem Windows Programm Access.

In der Suchmaske der Stahlfederdatenbank (s. Abbildung 3) sind die für eine Suche notwendigen Angaben im Kopf des Fensters hervorgehoben. Hier kann aus allen in den Datensätzen enthaltenen Einträgen gewählt und so die Suche eingeschränkt werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, direkt nach einer Winkler Artikelnummer zu suchen.

Zusätzliche Vorgaben für die Suche (z. B. Abmaße) können optional im Rahmen „Weitere Angaben“ festgelegt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Suchfenster der Stahlfederdatenbank

Die Suche nach Abmaßen etc. erfolgt nicht nach exakten Werten sondern berücksichtigt gewisse Toleranzen. Wird die Suche auf diese Weise allgemeiner gehalten und kein eindeutiger Treffer erzielt, erscheint eine Trefferliste mit farbiger Markierung, die angibt, wie genau die Trefferwerte mit den Suchvorgaben übereinstimmen. Exakte Treffer werden rot hinterlegt dargestellt und dadurch besonders hervorgehoben.

Ähnlich wie bei der Stahlfederdatenbank wird für die Suche in der Luftfederdatenbank (s. Abbildung 4) die Möglichkeit gegeben, aus vorhandenen Datensätzen auszuwählen.

Ein wesentlicher Unterschied ist die hier integrierte Suche nach Nummern von original Ersatzteilen.

Zudem ist hier sehr flexibel entweder nach einer bestimmten Membran oder direkt nach einem Komplettbalg zu suchen, indem ein Haken vor „ganze KPLB-Gruppe“ gesetzt wird.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Suchfenster der Luftfederdatenbank

Das Suchfenster der Luftfederdatenbank ist durch Rahmen unterteilt, welche die Suchmerkmale nach Spezifikation in „Fahrzeug“ und „Balgteile“ trennen.

Über den Virtuellen Knopf „Details“ lässt sich ein zusätzliches Fenster (s. Abbildung 5) öffnen, in dem die Suche weiter eingeschränkt werden kann.

[...]

^[1] vgl. Mucha, M. / Kett, H. / Renner, T. (2002), S. 42

^[2] vgl. InnoP GmbH (1998), Datenblatt Crossmedia Publishing

^[3] vgl. Winkler (2000), S. 1

^[4] vgl. Winkler (2003), S. 1

^[5] Schnabel, M. (2004), o. S.

^[6] Schnabel, M. (2004), o. S.