Projektmanagement. Die Planung eines Oktoberfestes mit dem Titel "Rockefeller Wiesn"


Seminararbeit, 2015

14 Seiten, Note: 1,7


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Einführung in die Thematik
1.2 Zielsetzung

2. Die Projektdurchführung
2.1 Klärung relevanter Begrifflichkeiten
2.2 Ausgangslage & Auftraggeber
2.3 Projektziele
2.4 Stakeholder- und Risikoanalyse
2.5 Projektstrukturplan
2.6 Phasenplan oder Termin- /Ablaufplan

3. Fazit

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Ziel-Kosten-Qualität Pyramide

Abb. 2: Projektziele „Rockefeller Wiesn

Abb. 3: Stakeholder-Analyse

Abb. 5: Risikoanalyse

Abb. 6: Projektstrukturplan

Abb. 7: Arbeitspaket

Abb. 8: Phasenplan

Abb. 9: Meilensteine

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

1.1 Einführung in die Thematik

Projektmanagement hat in den letzten Jahren für Unternehmen und Institutionen zunehmend an Bedeutung gewonnen. Aufgrund der Vielfalt und der rasanten Beschleunigung von Innovations- und Veränderungsdruck, werden immer häufiger Projekte gestartet, die eine schnelle und flexible Reaktion auf Veränderungen ermöglichen (vgl. Pfetzing & Rohde 2009, S. 19) Die Wurzeln des Projektmanagements wurden bereits in den vierziger Jahren entwickelt liegen im Bereich der Forschung und Entwicklung, insbesondere in der Rüstungs- und Weltraumforschung. Mittels Projektarbeit wurden in der Vergangenheit viele große Bauvorhaben, wie zum Beispiel der Bau der Chinesischen Mauer realisiert. Das moderne Projektmanagement wurde besonders durch Raumfahrtkonzepte der NASA und Rüstungsvorhaben der USA während des zweiten Weltkrieges geprägt (vgl. Schiersmann & Thiel 2000, S. 32). Heute spielt das Projektmanagement eine zentrale Rolle, sowohl in kleinen, als auch großen Betrieben und Mitarbeiter werden zunehmend mit Projektaufgaben betraut (vgl. Hölzle 2007, S. 7).

1.2 Zielsetzung

Das Thema dieser Arbeit lautet „Projektmodul: Projektmanagement – Die Planung eines Oktoberfestes mit dem Titel Rockefeller Wiesn“. Ziel dieser Arbeit ist es, das genannte Oktoberfest mit Hilfe der Methoden des Projektmanagements zu planen.

Im Nachfolgenden werden zunächst alle theoretischen Grundlagen untersucht und anschließend anhand der zu bearbeitenden Aufgabe in die Praxis umgesetzt. Der Schwerpunkt liegt hierbei auf den Inhalten der Ausgangslage, den Projektzielen, der Stakeholder- und Risikoanalyse, sowie dem Projektstruktur- und Phasenplan.

2. Die Projektdurchführung

In den nachfolgenden Abschnitten werden zunächst relevanten Begriffe „Projekt“ und „Projektmanagement“, sowie die Aufgabenstellung definiert. Dies soll dazu dienen, ein einheitliches Verständnis der Begrifflichkeiten und der Aufgabenstellung zu gewährleisten.

2.1 Klärung relevanter Begrifflichkeiten

Unter Projektmanagement versteht man alle Führungsaufgaben, -organisationen, -techniken sowie –mittel eines Projekts. Dies wird auch durch die DIN 69901 definiert und bestätigt. Das Project Management Institute (PMI) bezeichnet Projektmanagement als die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Methoden und Techniken auf Vorgänge innerhalb eines Projekts (vgl. Wytrzens 2010, S.24).

Kuster et al. (2011) definieren ein Projekt wie folgt: „Wenn ein „einmaliges, bereichsübergreifendes Vorhaben zeitlich begrenzt, zielgerichtet, interdisziplinär und so wichtig, kritisch und dringen ist, dass es nicht einfach in der bestehenden Linienorganisation bearbeitet werden kann, sondern besondere organisatorische Vorkehrungen getroffen werden müssen, dann handelt es sich um ein Projekt.“ (vgl. Kuster et al. 2011, S. 4).

Rauer definiert Projekte ähnlich wie Kuster als „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“ (Rauer 2012, S. 2).

Aufgabe des Projektmanagements ist es folglich dafür zu sorgen, dass Dinge richtig getan werden (Effizienz) und dass die richtigen Dinge getan werden (Effektivität) (vgl. Wytrzens 2010, S.24).

Im nachfolgenden Abschnitt werden die Ausgangslage sowie der Auftraggeber genauer beschrieben.

2.2 Ausgangslage & Auftraggeber

Sowohl der Projektauftrag als auch der Auftraggeber sind für die Einleitung eines Projektes von hoher Wichtigkeit. Jedoch sollte zudem geklärt werden, ob es sich bei dem vorliegenden Auftrag tatsächlich um ein Projekt handelt. Hierzu müssen sieben grundlegende Indikatoren vorliegen:

- Definierter Zeitraum
- Ziel bekannt
- Verantwortung festgelegt
- Einmalig / Neuartig
- Begrenzte Ressourcen
- Interdisziplinär
- Komplex (vgl. Rauer 2012, S.2)

Der Projektauftrag wird als das Schlüsseldokument des Projektes angesehen und sollte daher stets in schriftlicher Form erfolgen. Anhand des Projektauftrages können weitere Projektarbeitsschritte eingeleitet werden, sowie Verträge für eventuelle externe Mitarbeiter auf dessen Grundlage erstellt werden. In Projektaufträgen sollten unter anderem Inhalte wie beispielsweise der Name des Auftraggebers und des Projektleiters, das Problem welches der Projektidee zugrunde liegt sowie für den Auftraggeber relevante Inhalte erfasst sein. Zudem dürfen Inhalte wie zum Beispiel der Name und der Titel des Projektes, eine Kurzbeschreibung des Vorhabens, die Start- und Endtermine, die Namen des Projektauftraggebers und des Projektleiters nicht fehlen (vgl. Kraus & Westermann 1997, S. 44-49).

Den Initiator des Projektes stellt der Projektauftraggeber dar, welcher dem Projektleiter den Projektauftrag beziehungsweise das Projektteam übergibt. Ferner liegt es in seiner Zuständigkeit, dass die Projektzielsetzung von den Beteiligten richtig verstanden und umgesetzt wird. Zudem übernimmt er die Kosten des Projektes und stellt somit den Kostenträger dar (vgl. Drews et al. 2014, S. 127).

Im nachfolgenden wird die Ausgangslage des Projektauftraggebers näher erläutert. Die Familie Rockefeller, welche die reichste Familie weltweit ist, plant aufgrund eines Jubiläums ein Oktoberfest ähnliches Volksfest im Central Park (New York). Organisator und Ansprechpartner während des Projektes, ist der Leiter der „Rockefeller Foundation“. Die Rockefeller Foundation wurde mit dem Vermögen von John D. Rockefeller (1839-1937) zur Förderung des Wohls der gesamten Menschheit gegründet. Anlässlich des 170. Geburtstags der Stiftung, soll nun im Zeitraum vom 2. bis einschließlich 17. Mai ein gigantisches Volksfest im Central Park von New York stattfinden. Als Vorbild für diese Veranstaltung dien das Münchner Oktoberfest. Aufgrund des Stiftungs-Wunsches eine möglichst originalgetreue Kopie der Wiesn zu gestalten, soll ein Projektteam aus Bayern die Projektleitung übernehmen. Im nachfolgenden Abschnitt werden die Ziele des Projektes näher erläutert.

2.3 Projektziele

Im Projektmanagement wird zwischen drei Zieldimensionen unterscheiden, welche innerhalb eines Projektes angestrebt und in einer ständigen Wechselwirkung stehen (vgl. Wytrzens 2010, S. 24). Die nachfolgende Abbildung zeigt die Zieldimensionen im magischen Dreieck, welche nachstehend genauer erklärt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Zeit-Kosten-Qualität Pyramide

(Quelle: Eigen Darstellung in Anlehnung an Kuster 2011, S. 149)

Dieses „Magische Dreieck“ verdeutlicht die gegenseitige Abhängigkeit der genannten Einflussfaktoren „Projektziele“, „Kosten“ und „Zeit“. Wird einer dieser Faktoren geändert, hat dies Einfluss auf die beiden anderen Faktorengrößen. Ferner stellen die drei Faktoren entscheidende Verhandlungsgrößen dar, welche mit dem Auftraggeber oder Kunden möglichst detailliert formuliert werden müssen (vgl. Kuster 2011, S. 149). Unter „Kosten“ versteht man sämtliche Kostenziele des Projekts. Dies bedeutet welches Budget und welche Ressourcen in Anspruch genommen werden dürfen und welche, bzw. wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen zur Verfügung stehen. Zudem beinhaltet dieser Punkt die Kompetenzen, welche die Projektleitung übernehmen soll. Der Punkt „Zeit“ umfasst die Zeitangabe von Projektstart und Projektende. Unter „Ergebnisse“ versteht man den Leistungsumfang des Projektes, welcher beinhaltete welche Ergebnisse in welcher Qualität erzielt werden sollen. Während des Projektes hat der Projektleiter die Aufgabe den für den Auftraggeber wichtigsten Punkt zu erfüllen und dabei die beiden weiteren Parameter bestmöglich einzuhalten (vgl. Burghardt 2013, S. 23f).

Das Projektziel sollte stets eindeutig formuliert sein und die SMART-Kriterien beinhalten, damit ein erfolgreicher Ablauf des Projektes garantiert werden kann. SMART steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Für das Projektmanagement bedeutet dies, dass die Ziele spezifisch, positiv und eindeutig beschrieben sein müssen. Die Zielerreichung sollte messbar sein und das Ziel für das Projektteam attraktiv formuliert sein. Des Weiteren sollte das Ziel auf eine realistische Art und Weise erreichbar sowie terminiert sein. Sind diese genannten SMART-Kriterien integriert, sind alle relevanten Punkte abgedeckt. Die Erreichung des Projektziels liegt stets in der Verantwortung des Projektleiters und des Auftraggebers (vgl. Bernecker & Eckrich 2003, S. 225f). Im Folgenden wird das Ziel des Auftrages auf die SMART-Kriterien umgelegt:

S: Planung und Durchführung der „Rockefeller Wies’n“ in New York.

M: Ein Phasenplan mit genannten Meilensteinen ermöglicht die Messung des Projektstandes.

A: Auswahl eines bayerischen Projektteams aufgrund der Kenntnisse über die Traditionen in Bayern. Zudem Identifiziert sich das Team mit der Wies´n und geht daher interessiert und motiviert an die Aufgabenstellung heran.

R: Für die Vorbereitung steht ein Jahr zur Verfügung (01.05.15 – 01.05.2016). Auch die Ressourcen sind realistisch geplant.

T: Ein genauer Terminplan zu den einzelnen Projektphasen gibt Auskunft darüber, welche Meilensteine bis zu welchem Zeitraum erreicht sein sollen.

Die nachfolgende Darstellung zeigt die Projektziele des Projektes „Rockefeller Wiesn“ hinsichtlich der zuvor genannten Grundparameter Leitung, Kosten und Termine. Diese werden um die zwei Projektzielkategorien Nutzen und Nicht-Ziele erweitert.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten:

Abb. 2: Projektziele „Rockefeller Wiesn“

(Quelle: Eigene Darstellung)

Ob die genannten Ziele charakteristisch für ein Projekt sind, wird mittels der in 2.1 genannten Projektindikatoren überprüft. Durch den festgelegten Projektbeginn und das Projektende wird ein eindeutiger Zeitraum für den Projektablauf definiert. Das Stattfinden der Rockefeller Wiesn bildet das klare Ziel des Projektes. Auch die Verantwortungen sind klar dem Projektleiter sowie dem Projektauftraggeber zugewiesen. Der Punkt „Neuartigkeit“ wird ebenfalls erfüllt, da die Veranstaltung zum ersten Mal durchgeführt werden soll. Die Ressourcen stellen sowohl das begrenzte Budget, als auch der begrenzte Zeitraum darf. Auf den interdisziplinären Aspekt sind die verschiedenen Fachrichtungen zu beziehen, die für dieses Projekt fachübergreifend zusammen arbeiten. Diese Fachrichtungen sind unter anderem die Stadtverwaltung sowie das Controlling der Rockefeller Foundation.

Ebenso gegeben ist die Komplexität. Für die Umsetzung des Projektes ist im Voraus kein genauer Lösungsweg vorhanden.

2.4 Stakeholder- und Risikoanalyse

Die Stakeholderanalyse hat die Aufgabe das genaue Umfeld eines Projektes zu analysieren. Hierbei wird besonders auf Personen und Personengruppen geachtet, die in unterschiedlichster Weise einen Einfluss auf das Projekt nehmen könnten. Im Kern besteht eine Stakeholder-Analyse aus den folgenden drei Fragen:

- Welche Personen, Personengruppen und Institutionen sind am Projekt beteiligt, betroffen oder interessiert und stellen daher potentielle Stakeholder dar?
- Welchen Einfluss und welche Macht haben die potenziellen Stakeholder auf das Projekt
- Welches Verhalten zeigen die relevanten Stakeholder in Bezug auf das Projekt? (vgl. Pfetzing & Rohde 2009, S. 207)

Üblicherweise wird die Stakeholderanalyse vor dem Beginn des Projektes durchgeführt. Dabei ist es wichtig, die Analyse in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. Zusammenfassend stellt das Ergebnis einer Stakeholderanalyse die Erkenntnis darüber dar, welche Personen oder Personengruppen welchen Einfluss auf das Projekt haben (vgl. Pfetzing & Rohde 2009, S. 207). Durch diese Analyse können anschließend erste Risiken abgeleitet und demnach passende Strategien entwickelt werden, um eine Risikominimierung zu generieren bzw. den positiven Einfluss mancher Personen oder Personengruppen zu verstärken (vgl. Pfetzing & Rohde 2009, S. 208f). In der nachfolgenden Abbildung werden alle Stakeholder aufgeführt, bei denen eine genauere Betrachtung hinsichtlich der Interessen und des Machteinflusses sinnvoll ist. Anhand dieser Aufstellung lassen sich das vermutete Verhalten der einzelnen Stakeholder sowie gezielte Maßnahmen zur Vermeidung negativer Einflüsse ableiten, welche ebenfalls in der Abbildung berücksichtigt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Stakeholderanalyse

(Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Pfetzing & Rohde 2009, S. 208)

Anhand dieser Stakeholderanalyse sind die wichtigsten Einflussnehmer sofort ersichtlich. Folglich sind die wichtigsten Einflussnehmer der Stakeholder Herr Meyer (S3), Herr Schellart (S4) und Herr de Blasio (S5).

Neben der Stakeholderanalyse sollte vor dem Projektbeginn eine Abschätzung des Risikos vorgenommen werden, denn viele Risiken lassen sich mit ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit im groben Maße voraussagen. Zur Einleitung anschließender Gegenmaßnahmen, müssen vorab die Ursachen für die identifizierten Risiken geklärt werden. Mit Hilfe von geeigneten können mögliche Risiken minimiert bzw. eliminiert werden. Ebenso wichtig ist die Einschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit, durch welche sich gegebene Risiken priorisieren als auch kategorisieren und eventuelle Schadenshöhen ermitteln lassen. Durch das vorzeitige Ermitteln und Berechnen der Risiken wird ersichtlich, ob es sinnvoll ist das Projekt durchzuführen (vgl. Haunerdinger & Probst 2007, S. 43f).

Die folgende Abbildung zeigt die Durchführung einer Risikoanalyse am Projekt „Rockefeller Wiesn“.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4: Risikoanalyse

(Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Haunerdinger & Probst 2007, S. 44)

[...]

Ende der Leseprobe aus 14 Seiten

Details

Titel
Projektmanagement. Die Planung eines Oktoberfestes mit dem Titel "Rockefeller Wiesn"
Hochschule
Hochschule für angewandtes Management GmbH
Veranstaltung
Projektmanagement
Note
1,7
Autor
Jahr
2015
Seiten
14
Katalognummer
V351491
ISBN (eBook)
9783668379602
ISBN (Buch)
9783668379619
Dateigröße
547 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Projektmanagment, Meilensteine, Projektstrukturplan, Stakeholderanalyse, Risikoanalyse, Ablaufplan, Phasenplan
Arbeit zitieren
Veronika Ganser (Autor), 2015, Projektmanagement. Die Planung eines Oktoberfestes mit dem Titel "Rockefeller Wiesn", München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/351491

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