Das Projektmanagement gewinnt in den letzten Jahren in der öffentlichen Verwaltung zunehmend an Bedeutung. Es gilt Projekte zeitig und detailliert zu planen, denn von der Projektplanung kann das Gelingen oder Scheitern des Vorhabens abhängen.
Im Rahmen dieser Hausarbeit soll die Projektplanung näher betrachtet und anhand eines Praxisbeispiels – der Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements in der Stadt X - angewendet werden. Nähere Informationen zur Ausgangslage sind der Anlage zu entnehmen.
Die gesamte Planung eines Projektes wird in Projektplänen dokumentiert. Der Thementeil der Verfasserin beschränkt sich auf den Projektstrukturplan (PSP). Die vorliegende Arbeit dient dazu, die Bedeutung des PSP als Planungsinstrument zu untersuchen und einen Strukturplan für das Praxisprojekt zu entwickeln.
Der Aufbau der vorliegenden Hausarbeit ist zielorientiert und untergliedert die Arbeit in vier Kapitel. Im Hauptteil wird zunächst ein theoretischer Bezugsrahmen zur Thematik hergestellt. Dazu wird der PSP als Instrument der Projektplanung vorgestellt. Der Strukturplan wird in das Phasenmodell des Projektmanagements eingeordnet, dessen Aufbau sowie Zweck und Funktion dargelegt. Im Praxisteil dieser Arbeit wird aufgezeigt, wie ein potentieller PSP für die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für den Bereich Finanzwesen zur Belegarchivierung aussehen kann. Abschließend werden die wesentlichen Erkenntnisse rückblickend reflektiert und ein Fazit gezogen.
Inhaltsverzeichnis
1. Zielsetzung und Aufbau der Arbeit
2. Der Projektstrukturplan als Instrument der Projektplanung
2.1 Einordnung in die Projektmanagementphasen
2.2 Aufbau des Projektstrukturplans
2.3 Zweck und Funktion des Projektstrukturplans
3. Entwurf eines Projektstrukturplans
3.1 Vorgehen
3.2 Darstellung Projektstrukturplan „Digitales Dokumentenmanagement“
4. Fazit
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht die Bedeutung des Projektstrukturplans (PSP) als zentrales Planungsinstrument im Projektmanagement. Ziel ist es, die theoretischen Grundlagen des PSP zu erläutern und ein konkretes Strukturplan-Konzept für die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einer deutschen Kommune zu entwickeln.
- Grundlagen des Projektstrukturplans (Aufbau, Zweck, Funktion)
- Einordnung des PSP in die Projektmanagementphasen
- Methodik der Projektstrukturierung (Top-down, Bottom-up)
- Praxisnaher Entwurf für die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements
- Teilprojekte: Organisation/Personal, Software, Hardware und Schulungen
Auszug aus dem Buch
3.1 Vorgehen
Zur Erstellung des PSP wurde das Baumdiagramm gewählt. Daneben wurde eine Listendarstellung angefertigt, die bedeutsame Zusatzinformationen liefert. Zudem kann der PSP später einfacher um die Daten aus anderen Projektplänen erweitert werden. Die Gesamtansicht des Strukturplans in beiden Darstellungsformen ist in der Anlage beigefügt.
Mithilfe eines Brainstormings wurden alle denkbaren Elemente gesammelt und anschließend eine systematische Analyse der Aufgaben durchgeführt. Somit wurde eine Kombination aus den beiden Verfahrensmöglichkeiten - Bottom-up- und Top-down - gewählt. Bei der Strukturierung des PSP wurde auch ein gemischtorientierter Ansatz angewendet. Auf der zweiten und dritten Ebene zeigt der PSP eine objektorientierte Untergliederung des Projektgegenstandes. Auf der vierten Ebene hingegen werden die Aufgaben zur Erreichung der Projektziele funktionsorientiert dargestellt. Durch die verschiedenen Sichtweisen auf die Aktivitäten wird eine vollständige Erfassung aller Projektaufgaben gewährleistet.
Der Aufbau ist klassisch hierarchisch und umfasst vier Gliederungsebenen. Die Gliederungstiefe orientiert sich an der Komplexität und Größe des Projektes sowie an den durch die Auftrag gebende Stadtverwaltung festgelegten Zielen und vorgegebenen Rahmenbedingungen.
Im nächsten Abschnitt wird der PSP für das Projekt „Digitales Dokumentenmanagement“ mit seinen einzelnen Bestandteilen dargelegt.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Zielsetzung und Aufbau der Arbeit: Diese Einleitung definiert den Rahmen der Arbeit, fokussiert sich auf den Projektstrukturplan als zentrales Thema und beschreibt die Methodik anhand eines Praxisbeispiels.
2. Der Projektstrukturplan als Instrument der Projektplanung: Hier werden die theoretischen Grundlagen, die Einordnung in das Phasenmodell des Projektmanagements sowie Aufbau, Zweck und Funktionen des PSP dargelegt.
3. Entwurf eines Projektstrukturplans: In diesem Kapitel wird das methodische Vorgehen bei der Erstellung eines PSP erläutert und der konkrete Strukturplan für die Implementierung des digitalen Dokumentenmanagements visualisiert.
4. Fazit: Das Fazit reflektiert die Erkenntnisse der Arbeit und betont die Bedeutung einer fundierten Projektplanung als dynamischen, iterativen Prozess.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Projektstrukturplan, PSP, Projektplanung, Digitales Dokumentenmanagement, DMS, Verwaltungsmodernisierung, Projektphasen, Arbeitspaket, Organisationsmanagement, Belegarchivierung, Prozessoptimierung, IT-Infrastruktur, Schulungskonzept, Kommunalverwaltung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Hausarbeit befasst sich mit der methodischen Projektplanung, speziell mit der Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP) für die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems.
Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?
Die Arbeit behandelt die theoretischen Grundlagen des Projektmanagements, die Strukturierung von Projektaufgaben und die praktische Anwendung bei einer Implementierung in einer Kommunalverwaltung.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage der Arbeit?
Das Ziel ist es, die Bedeutung des PSP als Planungsinstrument zu untersuchen und einen konkreten Strukturplan-Entwurf für das Praxisprojekt „Stadt X“ zu entwickeln.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird eine Kombination aus Literaturanalyse und einem angewandten, modellbasierten Vorgehen (Brainstorming, Top-down/Bottom-up-Ansatz) für den Entwurf des Strukturplans genutzt.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil werden zunächst die theoretischen Aspekte des PSP erläutert und anschließend der detaillierte Entwurf für das digitale Dokumentenmanagement in vier Teilprojekte gegliedert.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird durch Begriffe wie Projektmanagement, Projektstrukturplan (PSP), digitales Dokumentenmanagement (DMS), Arbeitspakete und Prozessoptimierung charakterisiert.
Warum wird im Projekt „Stadt X“ ein stufenweises Vorgehen empfohlen?
Die stufenweise Einführung minimiert das Risiko von Fehlentwicklungen und erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern durch frühzeitige, sichtbare Erfolge.
Welche Rolle spielt die „Schnittstellenproblematik“ bei der Softwareimplementierung?
Die Schnittstellen zu bestehenden Finanzprogrammen sind kritisch, da sie für eine automatisierte Belegarchivierung und somit für die Effizienz des Gesamtsystems essenziell sind.
Was unterscheidet das Teilprojekt „Schulungen“ von den anderen Bereichen?
Das Schulungskonzept baut auf den Ergebnissen der anderen Teilprojekte auf und ist stark von der Organisation und den dort festgelegten Zeitplänen sowie Budgets abhängig.
- Citar trabajo
- Jeanette Dahlman (Autor), 2016, Projektplanung: Der Projektstrukturplan am Beispiel der Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/352487
