Durch die Förderungsabhängigkeit des Biogasmarktes sind Unternehmen dieses Sektors dauerhafter Weiterentwicklung und einer laufenden Anpassung Ihrer Strategie, sowie Kundenorientierung unterworfen. Dank neuer Technologien, ist Biogas nunmehr nicht nur für die Landwirtschaft interessant, sondern weckt auch immer mehr das Interesse der Industrie und großer Energiekonzerne.
Dieser Vorstoß in neue Marktsegmente bringt nicht nur große Kunden und lohnenswerte Aufträge mit sich, sondern auch völlig neue Anforderungen. Um diese Anforderungen souverän zu bewältigen, Sicherheit in der Entscheidungsfindung zu gewinnen und Projekte profitabel abschließen zu können, sind immer größere Mengen an Informationen, Daten und Dokumenten notwendig, welche eine sorgsame Ablage erfordern.
Eine mögliche Ablagestruktur soll hier am Beispiel der Ablage von technischen Zeichnungen entwickelt werden. Technische Zeichnungen und andere für die Projektabwicklung nötigen Dokumente werden oft entweder in klassischen Ordnern archiviert oder in den meisten Fällen in einem digitalen Archiv mit Hilfe des Windows Explorer hinterlegt. Diese Doppelablage fordert erhöhten Personalaufwand durch vieles suchen. Auch führt Sie zu Resonanzen in der Speicherung und dem gelegentlichen abhandenkommen wichtiger Dokumente.
Aus diesen Gründen hat es sich diese Arbeit zur Aufgabe gemacht einen ersten Überblick über das Thema Dokumentenmanagement und seine Anwendung im Anlagenbau zu geben. Dabei soll zum einen ein Einblick in die mögliche Optimierung der Benennung von digitalen Dokumenten sowie nach Möglichkeiten einer konventionellen und mustergültig vorgegebenen Ordnerstruktur gesucht werden. Diese soll die Ablage aller relevanten Daten für das gesamte Projektteam übersichtlicher und einfacher gestalten sowie ohne umfangreichere Bearbeitung die Dokumente der technischen Dokumentation in angemessener Qualität bereitstellen.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Begriffserläuterungen
2.1 Projekt
2.2 Dokument
2.3 Dokumentenmanagement
2.4 Dokumenten-Management Systeme
3 Aufgaben und Anforderungen des Dokumentenmanagements
4 Analyse der bisherigen Dokumentenverwaltung
4.1 Benennung von Dokumenten
4.2 Ordnerstruktur
4.2.1 Projektebene
4.2.2 Projektordner
4.2.3 Zeichnungsordner
4.3 Besondere Gegebenheiten
5 Optimierung des Dokumentenmanagements
5.1 Benennung von Dokumenten
5.1.1 Abkürzungen und Zuordnung zum DCC Code:
5.1.2 Dateinamen
5.2 Ordnerstruktur
5.2.1 Ordner „Projekte“
5.2.2 Projektordnerebene
5.2.3 Planungsordner
5.2.4 Ordner der Betriebseinheiten
5.2.5 Zeichnungsordner
5.3 Kommunikation und Umsetzung
6 Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit analysiert die bestehende Dokumentenverwaltung im Anlagenbau, insbesondere im Hinblick auf das Biogas-Marktsegment. Ziel ist es, eine optimierte, einheitliche Ordnerstruktur und Benennungssystematik für Projektdaten zu entwickeln, um Informationsflut zu bewältigen, die Suche zu vereinfachen und eine strukturierte technische Dokumentation zu gewährleisten.
- Analyse des Ist-Zustands der Dokumentenablage im Unternehmen
- Optimierung der Benennungskonventionen für digitale Dokumente
- Entwurf einer standardisierten, phasenorientierten Ordnerstruktur
- Integration technischer Standards (DCC) in die Dateiverwaltung
- Empfehlungen zur organisatorischen Umsetzung und Kommunikation im Projektteam
Auszug aus dem Buch
4.2.2 Projektordner
Die in Abbildung 2 dargestellte Projektordnerebene ist dort schon etwas komplexer aufgebaut und soll in diesem Kapitel eingehend betrachtet werden.
Diese Ordnerebene ist schon etwas unübersichtlicher und wirkt auf den ersten Blick alles andere als intuitiv zu bedienen.
Nehmen wir als Beispiel ein Protokoll einer Sitzung der Genehmigungsplanung mit einem Gutachter. So können hier auf Anhieb die Ordner, Genehmigungsplanung und Protokolle herhalten. Wahlweise kann man dieses Protokoll auch noch zu dem betreffenden Gutachten in Ordner 03 Ablegen. Sollte es von dem Gutachter selbst per E-Mail zugesandt werden ist auch der Ordner Schriftverkehr passend.
Positiv zu erwähnen ist, dass diese Struktur bereits angeführte Nummerierungen besitzt, um verwandte Themen näher aneinander zu rücken, Windows würde die Ablage sonst rein Alphabetisch sortieren (vgl. Steinbrecher & Müller-Schnurr 2014: S.76 f.).
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die steigende Bedeutung der technischen Dokumentation im Biogas-Sektor und das daraus resultierende Problem der Informationsflut, welches ein systematisches Dokumentenmanagement erforderlich macht.
2 Begriffserläuterungen: In diesem Kapitel werden grundlegende Fachbegriffe wie Projekt, Dokument, Dokumentenmanagement und Dokumenten-Management Systeme definiert, um ein einheitliches Verständnis für die Arbeit zu schaffen.
3 Aufgaben und Anforderungen des Dokumentenmanagements: Es werden die zentralen Funktionsbereiche eines DMS im Anlagenbau skizziert, wobei der Fokus auf Kennzeichnung, Versionierung und Ablagestruktur liegt.
4 Analyse der bisherigen Dokumentenverwaltung: Das Kapitel untersucht die aktuelle, uneinheitliche Ablagepraxis des Unternehmens, identifiziert Schwachstellen bei der Benennung und zeigt Probleme in der bestehenden Ordnerstruktur auf.
5 Optimierung des Dokumentenmanagements: Hier wird ein konkreter Lösungsvorschlag erarbeitet, der ein neues System zur Dokumentenbenennung und eine optimierte, phasenorientierte Ordnerstruktur für Projekte umfasst.
6 Fazit: Das Fazit resümiert die theoretische Grundlage der Umstrukturierung, betont die Wichtigkeit der Praxiserprobung und gibt einen Ausblick auf die mögliche Einführung professioneller DMS-Lösungen.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagement, Anlagenbau, Projektablage, Ordnerstruktur, technische Dokumentation, Benennungskonvention, DCC, Biogasanlage, Dateiverwaltung, Prozessoptimierung, Versionierung, Metadaten, Betriebseinheit, Funktionseinheit, Projektmanagement
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Optimierung des Dokumentenmanagements im Anlagenbau, um eine effiziente Projektablage trotz steigender Informationsmengen zu gewährleisten.
Welche zentralen Themenfelder behandelt die Arbeit?
Zentrale Themen sind die Standardisierung von Dateibenennungen, die Strukturierung von Projekt-Ordnersystemen sowie die Integration von Klassifikationsschlüsseln für technische Unterlagen.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es, ein systematisches und übersichtliches Ablagemodell zu entwickeln, das die Suche nach Dokumenten vereinfacht und die Erstellung der technischen Dokumentation effizienter gestaltet.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Der Autor führt eine Ist-Analyse der bestehenden Ablagestruktur im Unternehmen durch und leitet daraus auf Basis einschlägiger Fachliteratur und Normen einen Optimierungsvorschlag ab.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Analyse der bisherigen, defizitären Verwaltungspraxis und die detaillierte Ausarbeitung neuer Standards für die Benennung von Dateien und die Hierarchie der Ordnerstrukturen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit lässt sich primär durch Begriffe wie Dokumentenmanagement, Projektablage, Ordnerstruktur, Anlagenbau und technische Dokumentation beschreiben.
Warum ist das "DCC" für die Dokumentenverwaltung relevant?
Der Dokumentenartklassenschlüssel (DCC) ermöglicht eine sachbezogene Kennzeichnung, die hilft, Dokumente ohne deren Öffnen in den Kontext des technologischen Bereichs einzuordnen.
Welche Rolle spielt die Windows-Pfadlänge für die Projektablage?
Die Begrenzung auf 255 Zeichen erfordert kurze, strukturierte Dateinamen, um technische Fehler beim Zugriff auf tief verschachtelte Verzeichnisse zu vermeiden.
Warum empfiehlt der Autor ein "Management" von Dokumenten statt nur deren Archivierung?
Die reine Archivierung führt zu Suchzeitverlusten; ein aktives Management durch klare Regeln und Verantwortliche steigert die Effizienz und vermeidet Wettbewerbsnachteile.
- Citation du texte
- Jo Wilp (Auteur), 2017, Dokumentenmanagement im Anlagenbau. Möglichkeiten einer effizienten Projektablage, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/353973
