SAP Business ONE. Produktvorstellung

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung und Zielsetzung
1.2 Gang der Untersuchung

2 Grundlagen
2.1 Was ist ERP
2.2 Was ist ein ERP-System
2.3 Informationstechnische „Ist-Situation“

3 Das Unternehmen SAP

4 SAP Business One System
4.1 SAP Business One Überblick
4.2 Zielgruppen
4.3 Welche Branchen werden abgedeckt
4.4 Kernfunktionen/Module
4.4.1 Finanz- und Rechnungswesen
4.4.2 Vertrieb und Kundenverwaltung
4.4.3 Einkauf und operativer Betrieb
4.4.4 Lagerwirtschaft und Distribution
4.4.5 Berichtswesen und Datenverwaltung
4.5 Bereitstellungsoptionen
4.5.1 SAP Business ONE powered by SAP HANA
4.5.2 Mobile Anwendungen für das IPhone und das IPad
4.6 Kosten
4.7 Praxisbeispiel

5 Schlussbetrachtung
5.1 Zusammenfassung
5.2 Fazit
5.3 Ausblick

6 Literaturverzeichnis

1 Einleitung

1.1 Problemstellung und Zielsetzung

Viele der heutigen Unternehmen wurden vor langer Zeit gegründet, fingen klein an und wuchsen über die Jahrzehnte teilweise sogar zu Großkonzernen heran. Das Wachstum von Unternehmen hat meistens zur Folge, dass die Mitarbeiteranzahl und das Firmengelände sich stark vergrößern.

Die Unternehmen stellen mittlerweile fest, dass es ohne eine IT-gestützte Plattform kaum noch möglich ist langfristig konkurrenzfähig am Markt zu bleiben. Des Weitern werden die internen Abläufe komplexer und unübersichtlicher. Es entstehen neue Organisationseinheiten, wie neue Abteilungen oder Unterabteilungen, Produktionsbereiche (Horizontale/ Vertikale Produkte), etc. Solche Veränderungen sind notwendig um die aus dem Wachstum resultierenden betrieblichen Prozesse besser bewältigen zu können.

Aus dieser Notwendigkeit haben Unternehmen zur Unterstützung enterprise resource planning (ERP, Bedeutung: die Planung des Einsatzes der Unternehmensressourcen)- Systeme eingeführt. Ein ERP-System besteht aus mehreren Modulen die sich auf unterschiedliche Bereiche konzentrieren, wie z.B. die Personalplanung und die Verwaltung. Jedes Modul ist über das ERP-System miteinander verbunden und greift auf eine Datenbank zu.

In der heutigen Zeit gibt es viele Anbieter von ERP-Systemen, die sich nicht nur vom Preis unterscheiden, sondern vielmehr durch ihre Funktionen und ihre Anpassungsfähigkeit an das Unternehmen.

1.2 Gang der Untersuchung

Diese vorliegende Ausarbeitung soll einen Überblick über das ERP- Systems „SAP Business One“ bieten. Die Arbeit ist in vier Hauptkapitel unterteilt. Die ersten beiden Teile, erläutern die allgemeinen Grundlagen von ERP-Systemen und geben Antworten auf die Frage, weshalb ein ERP- System zwingend in Unternehmen erforderlich ist. Im dritten Kapitel wird kurz die Geschichte des Unternehmens SAP behandelt um auf das Produkt „SAP Business One“ im vierten Kapitel überzuleiten. Eine Zusammenfassung, ein Fazit sowie ein kurzer Ausblick bilden den fünften Teil dieser Ausarbeitung und schließen damit die Arbeit ab.

2 Grundlagen

2.1 Was ist ERP

Das ERP steuert die vorhanden Ressourcen im Unternehmen, z.B. Betriebsmittel, Kapital und Mitarbeiter. Diese Ressourcen werden vom Management strategisch und taktisch gelenkt, eingesetzt und kontrolliert. Die Bedeutung von ERP lässt sich wie folgt zusammenfassen:

Enterprise Ressource Planning organisiert alle administrativen, dispositiven und kontrollierenden Tätigkeiten innerhalb einer Firma. Die Ziele von ERP sind unter anderem ( www.erp-systeme.de , kein Datum):

- Verbesserung der organisatorischen Abläufe und Strukturen
- Optimierung der Anpassungsfähigkeit z.B. an Marktveränderungen
- Optimierung der Geschäftsprozesse

2.2 Was ist ein ERP-System

Ein ERP-System ist ein durch die Informationstechnologie (IT) gestütztes System, welches aus mehreren Softwarelösungen besteht. Es sorgt für mehr Transparenz über die vorhandenen Ressourcen sowie Geschäftsprozesse im Unternehmen und kann der Geschäftsführung einen besseren Überblick verschaffen. Mit solchen Systemen können alle Ressourcen effizient und effektiv gemanagt werden.

ERP-Systeme basieren auf einer zentralen Datenverwaltung, auf die jeder Mitarbeiter (mit vorhandener Zugriffsberechtigung/Lizenz) zugreifen kann. Der Vorteil besteht darin, dass z.B. die erstellten Artikel nicht mehr nur abteilungsintern gepflegt und einsehbar sind, sondern dem gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen. Auch die Informationsflüsse innerhalb eines Geschäftsprozesses werden optimiert. Desweitern werden die Durchlaufzeiten der verschiedenen Prozesse reduziert und die organisatorischen Workflows erleichtert. ( www.erp-systeme.de , kein Datum)

2.3 Informationstechnische „Ist-Situation“

Für einen Umstieg jeglicher Art in den Bereich der „Warenwirtschaftssysteme“, muss zunächst der Ist-Zustand analysiert werden. Mit dem Resultat der Analyse kann ein vernünftiger Vergleich der verschiedenen ERP- Systeme durchgeführt werden.

3 Das Unternehmen SAP

Das Unternehmen SAP SE (Systemanalyse und Programmentwicklung) wurde 1972 in Weinheim von fünf ehemaligen IBM-Mitarbeitern (Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp und Hasso Plattner) gegründet. Diese sahen großes Potenzial in der IT und wollten eine Standardsoftware auf den Markt bringen, die das Ziel hatte Daten in Echtzeit zu verarbeiten. Dies war bisher nur nachts möglich gewesen, da die Rechenleistung eine Verarbeitung nicht während des Tagesgeschäftes zuließ. (Bayer, 2012)

Die ersten Entwicklungsphasen der Programmierer fanden in ihrer Freizeit statt. Aufgrund ihrer zielorientierten Arbeit konnten sie bereits nach dem ersten Geschäftsjahr einen Mitarbeiterzuwachs von neun Arbeitnehmern und einen Umsatz von 640.000DM verbuchen. (Bayer, 2012)

In der ersten Zeit entwickelte die Firma SAP ihre Software in den Rechenzentren ihrer Kunden. Das erste Programm für Lohnabrechnung und Buchführung. entwickelten die Gründerväter auf den Großrechnern des Nylonfaserwerks von Imperial Chemical Industries (ICI) (Bayer, 2012)

SAP bezeichnete ihre ersten Programme als Echtzeitsysteme (Realtime), woraus sich die Abkürzung „R“ für die Produktnamen R/1, R/2 und R/3 ableiten lässt. Im Laufe der nächsten Jahre erweiterten die Entwickler ihr Portfolio mit den Modulen: Finanzbuchhaltung, Einkauf, Bestandsführung, Auftragseingang, Materialplanung sowie Rechnungsstellung und Rechnungsprüfung. (Bayer, 2012)

Die derzeitigen Unternehmensdaten (stand 20.07.2016):

- 320.000 Kunden in 190 Ländern
- 80% der Kunden sind Klein- und mittelständische Unternehmen (KMU)
- SAP ist Marktführer in den Bereichen:
- Unternehmensanwendung
- Analysen
- Mobile Lösungen (SAP SE, www.go.sap.com, 2016, p. 1)

4 SAP Business One System

4.1 SAP Business One Überblick

Business ONE wurde im Jahr 2002 von SAP SE als ein standardisiertes Komplettpaket für den wachstumsorientierten Mittelstand auf den Markt gebracht.

Dem Konzern steht ein Netzwerk von mehr als 600 Partnern weltweit zur Verfügung, über die sie das Produkt vertreiben. Jeder Partner ist mit den lokalen Anforderungen und Bedürfnissen der Kunden bestmöglich vertraut. Die Software wird momentan in 150 Ländern und in 27 Sprachen Angeboten. (SAP SE, www.peak-networks.de , 2012, p. 3)

4.2 Zielgruppen

Business One ist für Unternehmen mit fünf bis 100 Mitarbeitern konzipiert. Bei diesen Unternehmen sind die Prozesse weniger kompliziert als bei Großkonzernen und stellen somit geringere Anforderung an das ERP- System. Vertriebsorientierte Dienstleistungs- und Handelsfirmen oder kleinere Fertigungsbetriebe sind Beispiele für mögliche Kundenunternehmen.

Für die Zielgruppen im Mittelstand bietet SAP unterschiedliche Zusatzlösungen für Geschäftsbereiche, Branchen und Produktkategorien an. (Schaffry, 2013)

4.3 Welche Branchen werden abgedeckt

Ein ERP-System muss perfekt auf die Branche zugeschnitten sein, um die Anforderungen der Kunden bestmöglich umsetzten zu können.

SAP Business One bietet verschiedene Branchenlösungen an, z.B. für die Wirtschaftsbereiche:

- Automotive
- Großhandel
- Dienstleistungsunternehmen
- Anlagen- und Maschinenbau
- Stahl und Metall (init-consulting AG, kein Datum)

SAP Business One verfügt in der normalen Ausführung nur über Standardfunktionen, die mit über 550 Zusatzlösungen branchenspezifisch angepasst werden können. (Schaffry, 2013)

4.4 Kernfunktionen/Module

Die Kernfunktionen bzw. Module von SAP Business One enthalten:

- das Finanz- und Rechnungswesen
- den Vertrieb und Kundenverwaltung
- den Einkauf und operativen Betrieb
- die Bestandsführung und Logistik
- das Berichtswesen und Verwaltung. (SAP SE, www.mepa.ch , 2010, pp. 6-7)

Die Module können je nach Pflichtenheft (Kundenanforderungen) des Kunden mit unterschiedlichen Zusatzprogrammen ausgestattet werden. Dazu zählen z.B.:

- Berichtserstellung
- Business Intelligenz
- Projektmanagement Tools
- Supply Chain Management Software
- PPS System

4.4.1 Finanz- und Rechnungswesen

In diesem Kernbereich kann der Kunde/ Nutzer das Hauptbuch und die Journale der Firma verwalten. Außerdem stehen Funktionen zur Verwaltung der Budgets, der Gläubiger und Schuldner zur Verfügung. Des Weiteren können alle Buchungen im Rahmen der Bankenabwicklung ausgeführt oder nachvollzogen werden. Innerhalb dieses Bereiches, lassen sich unter anderem auch finanzielle Berichte über die Gewinn und Verlust Rechnung (GuV), zum Cashflow bzw. Free Cashflow, Forderungen und Verbindlichkeiten und zu Profit-Centern einsehen. Zusätzlich bietet die Software noch Automatisierungen im Bereich Bankmanagement an, mit denen eine Journalbuchung automatisch im Hauptbuch getätigt wird, sobald eine Transaktion aufgeführt wurde. Business One verfügt über eine Schnittstelle zu Datenverarbeitungszentrale der steuerberatenden Berufe (DATEV), mit der die erstellten Journalbuchungen und Lohn- Gehaltsabrechnungen direkt zum Steuerberater geschickt werden können (SAP SE, www.mepa.ch , 2010, pp. 6,7-9)

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