Warum sollen mittelständische Unternehmen gerade jetzt ihre ERP-Systeme austauschen?

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung und Zielsetzung
1.2 Gang der Untersuchung

2 ERP-Systeme
2.1 Definition und Klassifikation
2.2 Bedeutsamkeit

3 Chancen und Risiken

4 Motive für den aktuellen Austausch von ERP-Systemen in mittelständischen Unternehmen

5 Schlussbetrachtung
5.1 Zusammenfassung
5.2 Fazit
5.3 Ausblick

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Klassifizierung von Software

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

1.1 Problemstellung und Zielsetzung

Warum werden speziell in mittelständischen Unternehmen aktuell gerade vermehrt ältere ERP-Systeme ausgetauscht und welche Chancen und Risiken ergeben sich dadurch? Never Change A Running System - verändere niemals ein laufendes System. Die Herkunft dieses englischen Sprichwortes ist unbekannt, findet in dieser Seminararbeit allerdings wenig Bedeutung. Denn in der Praxis gibt es in mittelständischen Unternehmen i.d.R. veränderte Anforderungen und Unternehmensprozesse, die an die ERP-Software angepasst werden müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Um diese Frage zu beantworten, gilt es eine Vielzahl von Faktoren in die Beantwortung mit einfließen zu lassen. Dabei werden die Chancen und Risiken aufgezählt und abgewogen, sowie Motive für den Austausch genannt, um am Ende der Hausarbeit innerhalb der Schlussbetrachtung eine adäquate Antwort liefern zu können.

Damit die mittelständischen Unternehmen in der heutigen Zeit mit den großen Unternehmen mithalten können, benötigen diese Zugriff auf Informationen. Damit diese Informationen erfasst und verarbeitet werden, müssen diese ERP-Systeme einführen. ERP-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Koordination von bestehenden Geschäftsprozessen. Sie machen Geschäftsprozesse effizienter, da alle Prozesse mit einer Software gesteuert und abgewickelt werden, auch dann, wenn viele Personen Zugriff auf die Informationen haben. Dadurch sind keine Insellösungen durch den Einsatz vieler separater Programme mehr nötig. Ein wichtiger und strategischer Wettbewerbsvorteil des Einsatzes von ERP- Software vor allem für mittelständische Unternehmen ist die Zeiteinsparung.¹

Durch den Einsatz einer ERP-Software können sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren und an ihren Mitbewerbern vorbeziehen. Auch eine Kosteneinsparung ist durch die Einführung von ERP-Systemen zu verzeichnen, denn Mitarbeiter, die den administrativen Aufwand betreiben müssen, sind teurer.² Innerhalb dieser Seminararbeit wird die grundlegende Bedeutung eines ERP-Systems erklärt, dennoch mit der Zielsetzung, im Anschluss die Leitfrage zu beantworten - warum sollen mittelständische Unternehmen gerade jetzt ihre ERP-Systeme austauschen?

1.2 Gang der Untersuchung

Die vorliegende Seminararbeit beschäftigt sich mit der Frage, weshalb mittelständische Unternehmen aktuell gerade vermehrt ältere ERPSysteme austauschen? Mit dem Zusatz, welche Chancen und Risiken sich durch den Austausch ergeben.

Im Zweiten Kapitel wird die Definition des Wortes ERP-System erläutert, eine Klassifizierung vorgenommen, sowie die Bedeutsamkeit von ERP- Systemen für mittelständischen Unternehmen beschrieben. Das dritte Kapitel beschäftigt sich mit den Chancen und Risiken, die sich durch den Austausch ergeben, während das vierte Kapitel als Hauptteil fungiert und sich mit den Motiven für den Austausch von älteren ERP-Systemen auseinander setzt. Im fünften und letzten Kapitel beschließen innerhalb der Schlussbetrachtung eine Zusammenfassung, ein Fazit sowie ein kurzer Ausblick die Seminararbeit.

2 ERP-Systeme

2.1 Definition und Klassifikation

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Ressource Planning, übersetzt Geschäftsressourcenplanung. Beim ERP-System handelt es sich um ein IT-gestütztes System, welches als betriebswirtschaftliche Software-lösung zur Steuerung und Verwaltung von Geschäftsprozessen dient. Durch die ERP-Systeme lassen sich betriebliche Ressourcen wie Kapital, Personal und Produktionsmittel ausgestalten, beeinflussen und effektiv managen.³ Als Beispiel wird der Vergleich eines Piloten in einem Flugzeug hinzugezogen, der sich im Cockpit befindet und Zugriff auf sämtliche Informationen hat und somit in den Ablauf korrigierend eingreifen kann. Das Management eines Unternehmens ist durch die Nutzung einer aktuellen ERP-Software in der Lage, bei auftretenden Problemen rechtzeitig geeignete Gegenmaßnahmen in die Wege zu leiten.⁴

ERP-Systeme, insbesondere betriebswirtschaftliche Softwarelösungen werden noch einmal innerhalb der Software klassifiziert (Mertens et al., 2005, S. 21f). Dabei wird eine Unterscheidung zwischen Systemsoftware und Anwendungssoftware vorgenommen. Unter Systemsoftware werden Betriebssysteme, Übersetzungsprogramme, Dienstprogramme, Protokolle und Treiber verstanden. Auf der anderen Seite werden innerhalb der Anwendungssoftware zwei weitere Unterteilungen vorgenommen, die sich beschreiben lassen als Standard- und Individualsoftware. Die ERP- Systeme haben in der Anwendungssoftware ihren Platz. Weiteres kann der unten folgenden Abbildung entnommen werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Klassifizierung von Software⁵

Die Systemsoftware hat die Funktion, die Hardware einfacher nutzbar zu machen. Unter der Standardsoftware wird eine weitere Unterteilung in drei Klassen vorgenommen. Diese sind Basissoftware, Standardbürosoftware und die funktionsorientierte Standardsoftware. Unter Basissoftware wird u.a. ein Webbrowser verstanden, unter der Standardbürosoftware ein Textverarbeitungsprogramm und unter der funktionsorientierten Software ein Programm zur Finanzbuchhaltung.⁶

2.2 Bedeutsamkeit

Ein ERP-System hat die Funktion, bestehende Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einem einzigen System abzubilden und zu koordinieren. Dadurch kann der Unternehmer effizienter arbeiten und Insellösungen sind nicht mehr notwendig. Der Vorteil des ERP-Systems ist u.a. auch die Fehlervermeidung, die sich durch den Einsatz einer Software ergibt.⁷

Die Daten sind zentral abgespeichert, dies hat den Vorteil, dass die Daten nicht mehr übertragen werden müssen. Die Herausforderung besteht darin, das ERP-System an die Unternehmensprozesse anzupassen, idealerweise ohne, dass das Unternehmen ihre Prozesse an das ERP-System anpasst. Mit dieser Vorgehensweise kann das ERP-System für das mittelständische Unternehmen zu einem strategischen Wettbewerbsvorteil bedeuten. Unternehmen befinden sich im ständigen Prozess von Veränderungen. Prozesse werden optimiert und passen sich den aktuellen Gegebenheiten an. Zu den aktuellen Gegebenheiten gehört z.B. der Vertrieb von Unternehmen, der gerade vermehrt über das Internet stattfindet. Zu dem Zeitpunkt, in dem das Unternehmen die Möglichkeit besitzt, ihre Prozesse an das ERP-System anzupassen, wird der Austausch eines ERP-Systems interessant. In dem Zusammenhang kann dem ERP-System auch eine erhebliche Zeiteinsparung zugeschrieben werden, die das Management durch ihre unternehmerischen Aufgaben oder ganz allgemein die Mitarbeiter durch die Investition ihrer Zeit in Kernaufgaben wieder kompensieren können. Kosten können durch den Austausch des ERP- Systems eingespart werden, in dem der administrative- und IT Aufwand reduziert wird. Voraussetzung all dieser Vorteile ist das Vertrauensverhältnis des Unternehmens in das ERP-System, dann kann die Software auch im Idealfall an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.⁸

3 Chancen und Risiken

Der Auftritt eines Unternehmens spielt eine große Rolle, die Vertriebswege haben sich verändert und verlaufen mittlerweile vermehrt über das Internet. Insofern spielt die Homepage in Verbindung mit dem Auftritt des Unternehmens eine große Rolle. Auch der Zugriff auf Informationen, der Vertrieb und Corporate Design werden durch das ERP-System unterstützt. Unternehmensprozesse können durch den Austausch des ERP-Systems schneller und effizienter gemacht werden. Die Kundenzufriedenheit kann durch die Auftragsabwicklung verbessert werden. Prozesse lassen sich dadurch ebenfalls standardisieren, Kosten reduzieren und vor allem kann die Komplexität und Variantenvielfalt folglich besser beherrscht werden. Es gibt daneben durch ERP-Systeme die Möglichkeit, die Vernetzung und Synchronisation standortübergreifender Prozesse vorzunehmen.⁹ All diese Chancen können Unternehmer in ihren Entscheidungsprozess miteinbeziehen und verschaffen sich hiermit einen strategischen Wettbewerbsvorteil.

Hier wird auch eine Unterscheidung von quantitativen und qualitativen Nutzen vorgenommen. Der Nutzen von ERP-Systemen kann im monetär und nicht monetär bewertbaren Zustand sein. „Monetär messbar sind z.B. direkte Umsatzsteigerungen, Personalreduktionen, Reduzierung des gebundenen Kapitals oder Produktivitätsverbesserungen durch bescheinigte Prozesse.“¹⁰ Höhere Transparenz über betriebliche Abläufe und bereichs- und unternehmensweite Informationsverknüpfung gehören dagegen eher zu qualitativen Nutzenargumenten.¹¹ Die Chancen gehen mit den Risiken einher.

[...]

¹ Vgl. All for Accounting GmbH (Hrsg.), 2016, Vorteile des Einsatz einer ERP-Software.

² Vgl. All for Accounting GmbH (Hrsg.), 2016, Vorteile des Einsatz einer ERP-Software.

³ Vgl. SoftSelect GmbH (Hrsg.), 2016, Definition und Erklärung ERP.

⁴ Vgl. weclapp GmbH (Hrsg.), 2016, Was ist ein ERP-System?

⁵ Vgl. Mertens et al., 2005, S. 21.

⁶ Vgl. Mertens et al., 2005, S.21f.

⁷ Vgl. All for Accounting GmbH (Hrsg.), 2015, Vorteile des Einsatz einer ERP-Software.

⁸ Vgl. All for Accounting GmbH (Hrsg.), 2015, Vorteile des Einsatz einer ERP-Software.

⁹ Vgl. Trovatis AG (Hrsg.), 2012, S. 3.

¹⁰ Jacob, O. (Hrsg.), 2008, S. 3.

¹¹ Vgl. Jacob, O. (Hrsg.), 2008, S. 3.