Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis...II
Abbildungsverzeichnis...IV
1 Einleitung...1
1.1 Ausgangssituation...1
1.2 Zielsetzung der Arbeit...2
1.3 Aufbau der Arbeit...2
2 Aktuelle Situation in mittelständischen Unternehmen...3
2.1 Abgrenzungen des Begriffs Mittelstand...3
2.2 Wissensmanagement im Mittelstand...5
2.3 Bedeutung eines Wissensmanagements...6
3 Grundlagen und Ziele des Wissensmanagements...8
3.1 Begrifflichkeiten...8
3.2 Theoretische Grundlagen...14
3.3 Ziele...17
3.4 Nahestehende Themen des Wissensmanagements...18
4 Werkzeuge zur Implementierung des Wissensmanagements...20
4.1 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung...20
4.2 Methoden...23
4.3 Social Software...31
4.4 Expertenverzeichnisse...36
5 Handlungsempfehlung für mittelständische Unternehmen...38
5.1 Maßnahmen zur Förderung der Unternehmenskultur...38
5.2 Projekt zur Einführung eines Wissensmanagements...42
5.2.1 Definitionsphase...42
5.2.2 Planungsphase...46
5.2.3 Realisierungsphase...49
5.2.4 Abschlussphase...54
6 Fazit...56
Literaturverzeichnis...V
Sonstige Quellen...XI
Ehrenwörtliche Erklärung...XII
1 Einleitung
1.1 Ausgangssituation
Nach Meinung der Experten verdoppelt sich das Wissen der Menschen alle sieben Jahre. Im Gegenzug verringert sich der Zeitraum, in welchem aufgebautes Wissen aktuell ist. Dieses Phänomen wird als Halbwertszeit des Wissens bezeichnet. Das aufgebaute Wissen altert hierbei um die Hälfte und findet zum Teil keine Anwendung mehr. Die Halbwertszeit für technologisches Wissen beträgt zum Beispiel circa drei Jahre, für berufliches Wissen circa fünf Jahre und für akademisches Wissen werden circa zehn Jahre prognostiziert.[1] Auf Grund dieser geringen Zeitspanne ist es für die Unternehmen wichtig, sich neues Wissen anzueignen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. [2] Immer kürzere Produktlebenszyklen sowie eine schnellere Abfolge von Innovationen führen zu einem gesteigerten Bedarf an Wissen. [3]
Wissen steht in einem Zusammenhang mit Macht. Wer das Wissen über Kunden, potenzielle Märkte, die Konkurrenz sowie über zukünftige Trends hat, bleibt als Unternehmen wettbewerbsfähig. Angesichts der Vielzahl an Daten liegt die Kunst darin, die relevanten Informationen herauszufiltern und diese in verwertbares Wissen umzuwandeln. Somit besitzt derjenige die Macht, der Daten zu Informationen umwandelt, Informationen zu Wissen veredelt und dieses Wissen anwenden kann. [4]
Schätzungen gehen davon aus, dass 20 – 30 % des Wissens im Unternehmen Anwendung findet.[5] Auf Grund dieser Annahme kann die Schlussfolgerung getroffen werden, dass ein Teil des vorhandenen Wissens nicht von den Mitarbeitern [6] angewendet wird und somit ein großes Potenzial an guten Verbesserungsmöglichkeiten verloren geht. Um dieses Potenzial nicht ungeachtet zu lassen, bedarf es den Einsatz eines Wissensmanagements.
1.2 Zielsetzung der Arbeit
Bei der Implementierung eines Wissensmanagements sind die drei Bereiche Technik, Organisation und der Mensch von fundamentaler Bedeutung. Die vollständige Betrachtung dieser Faktoren wird als ganzheitlicher Wissensmanagementansatz bezeichnet. [7] Ziel dieser Arbeit ist es, einen Leitfaden zu entwickeln, der die drei Bereiche berücksichtigt und sich speziell auf die mittelständischen Unternehmen bezieht. Dieser Leitfaden fungiert als Wegweiser für die Unternehmen und unterstützt diese bei der Einführung eines solchen Managements.
1.3 Aufbau der Arbeit
Die vorliegende Arbeit thematisiert die Umsetzung eines Wissensmanagements in den mittelständischen Unternehmen. Diese umfasst insgesamt sechs Kapitel und beginnt nach der Einleitung in Kapitel zwei mit der aktuellen Situation in den Unternehmen. Hierzu erfolgt eine Abgrenzung des Begriffs Mittelstand sowie eine Betrachtung des Handlungsumfeldes. Anschließend wird ein Ausblick über die Bedeutung eines Wissensmanagements gegeben. Damit ein solides Grundverständnis für diese Thematik geschaffen werden kann, werden die Begriffe sowie die theoretischen Grundlagen und Ziele des Wissensmanagements in Kapitel drei beschrieben. Kapitel vier behandelt die Werkzeuge zur Implementierung eines Wissensmanagements. Zunächst wird auf die Voraussetzung zur Implementierung eingegangen, dann erfolgt die Vorstellung der Methoden sowie der Social Software und der Expertenverzeichnisse. Im Anschluss werden die zuvor beschriebenen Werkzeuge und Methoden in eine konkrete Handlungsempfehlung übertragen. Die Implementierung erfolgt in Form eines Projektes. Der Schlussteil fasst die wichtigsten Punkte dieser Arbeit zusammen.
2 Aktuelle Situation in mittelständischen Unternehmen
2.1 Abgrenzungen des Begriffs Mittelstand
In der Literatur existieren keine einheitlichen Definitionen zu den Bezeichnungen Mittelstand, mittelständische Unternehmen, kleine und mittlere Unternehmen sowie Familienunternehmen. Dies führt dazu, dass die Begriffe häufig als Synonym verwendet werden. Eine Abgrenzung ist grundlegend durch die Berücksichtigung von quantitativen sowie qualitativen Merkmalen möglich. Während die quantitativen Merkmale die kleinen und mittleren Unternehmen von Großunternehmen unterscheiden, werden die qualitativen Merkmale zur Differenzierung von mittelständischen Unternehmen, Mittelstand und Familienunternehmen im Vergleich zu den Großunternehmen verwendet.[8]
Diese Arbeit beschränkt sich hierbei auf die Definitionen des Instituts für Mittelstandsforschung Bonn sowie der Europäischen Kommission. Das IfM Bonn berücksichtigt zur quantitativen Klassifizierung der Unternehmen die Beschäftigungszahl sowie den Umsatz.
Dies ist eine Leseprobe. Abbildungen und Tabellen sind nicht enthalten.
Die obenstehende Tabelle verdeutlicht, dass die Klassifizierung der Unternehmen in vier Gruppen unterteilt ist. Hierbei werden Unternehmen mit bis zu neun Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von bis zu zwei Millionen Euro der Gruppe der Kleinstunternehmen zugeordnet. Kleinunternehmen hingegen haben eine Mitarbeiteranzahl zwischen 10 und 49 sowie einen Umsatz von 2 bis 10 Millionen Euro pro Jahr. Für mittlere Unternehmen beläuft sich die Zahl der Mitarbeiter zwischen 50 bis 499. Der hier zu realisierende Jahresumsatz liegt bei 10 bis 50 Millionen Euro. Große Unternehmen überschreiten die Anzahl an Mitarbeitern und den Umsatz pro Jahr von mittleren Unternehmen. Liegt die Betrachtungsweise hingegen bei kleinen und mittleren Unternehmen wird dies in der Fachliteratur als KMU bezeichnet. Diese Definition gilt seit dem 01.01.2016. [9] Die Zahlen des Statistischen Bundesamtes verdeutlichen, dass 99,3 % der Unternehmen den KMU zuzurechnen sind, die in 2014 ein Drittel der Umsätze mit 61 % aller Beschäftigten erwirtschaftet haben. [10]
Eine weitere quantitative Abgrenzung spiegelt die Definition der Europäischen Kommission wider. Diese Definition weist im Vergleich zur Abgrenzung des Instituts für Mittelstandsforschung Gemeinsamkeiten und bedeutsame Unterschiede auf. [11]
Dies ist eine Leseprobe. Abbildungen und Tabellen sind nicht enthalten.
Neben den Kriterien des Instituts für Mittelstandsforschung stellt die Bilanzsumme in Euro pro Jahr ein weiteres Unterscheidungsmerkmal der Europäischen Kommission dar. Nach der Definition der EU-Kommission besitzt ein mittleres Unternehmen 50 bis 249 Mitarbeiter und erzielt einen Jahresumsatz über 10 bis 50 Millionen Euro oder weist in seiner Bilanz einen Wert von bis zu 43 Millionen Euro auf. Das IfM Bonn hingegen stuft Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von 50 bis 499 als mittlere Unternehmen ein. Der zu erreichende Umsatz von über 10 bis 50 Millionen Euro pro Jahr ist bei beiden Definitionen für die mittleren Unternehmen identisch.
Neben den quantitativen existieren noch qualitative Merkmale zur Begriffsbestimmung. Der Mittelstand definiert sich hinsichtlich seiner qualitativen Merkmale durch die Einheit von Eigentum und Leitung. Dies bedeutet, dass der Unternehmer Einfluss auf das Unternehmen ausübt und das Risiko sowie die Verantwortung für das Unternehmen übernimmt. Des Weiteren stellt das Unternehmen für den Unternehmer die entscheidende Existenzgrundlage und Einkommensquelle dar. [12]
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass der Mittelstand und die KMU nach Ansicht des IfM Bonn keine Synonyme sind, da der Mittelstand auf Grund von qualitativen Merkmalen definiert wird. Die Unternehmensgröße ist für die Zuordnung zum Mittelstand nicht entscheidend. Ein Großteil der KMU erfüllt jedoch die qualitativen Anforderungen, welche den Mittelstand definieren.[13]
Auf Grund der unterschiedlichen Definitionen und Merkmale, die zur Begriffsbestimmung herangezogen werden, gestaltet es sich als komplex, den Mittelstand präzise anzusprechen. Dieser Leitfaden orientiert sich an der Definition des Instituts für Mittelstandsforschung Bonn und legt für den Mittelstand eine Mitarbeiteranzahl von 50 bis 499 sowie einen maximalen Umsatz von 50 Millionen Euro pro Jahr zu Grunde.
Nachdem eine exakte Einordnung der mittelständischen Unternehmen erfolgt ist, beschäftigt sich das darauffolgende Kapitel mit der Situation im Mittelstand und thematisiert deren bisherigen Umgang mit Wissensmanagement.
2.2 Wissensmanagement im Mittelstand
Die mittelständischen Unternehmen werden auf Grund ihrer begrenzten Möglichkeiten in den Bereichen Finanzierung und Personal immer vor neue Herausforderungen gestellt. Charakteristisch ist eine geringe Eigenkapitalquote, welche zur Folge hat, dass Unternehmen abhängig von Banken und anderen Gläubigern sind. Es entstehen hohe Kapitalkosten und Liquiditätsengpässe. Im Personalbereich weist der Mittelstand eine niedrige Akademikerquote vor, während der Anteil an Facharbeitern hoch ist. Die geringe Akademikerquote resultiert häufig aus den erschwerten Karrierechancen sowie der schlechteren Bezahlung im Vergleich zu den Großunternehmen. Infolgedessen sind die Mitarbeiter nicht bereit, ihr Wissen und Know-how von sich aus zur Verfügung zu stellen. Daraus folgt, dass das Wissen im Zuge von Kapazitätsanpassungen im Unternehmen verloren geht.[14]
Dem Thema Wissensmanagement wird zurzeit in den kleineren und mittleren Unternehmen wenig Beachtung geschenkt und es liegen häufig Fehler bei der Einführung dieses Managementkonzeptes vor. Die Lösungen müssen die zuvor erwähnte Ressourcenknappheit in den Gebieten Personal und Finanzen, welche für den Mittelstand typisch sind, berücksichtigen. [15] Wissensmanagement darf nicht wie in den vergangenen Jahren aus reinen IT-Lösungen bestehen, sondern sollte in Verbindung mit einem Umdenken und einer Förderung der Unternehmenskultur einhergehen. [16] Bei einer erfolgreichen Implementierung eines Wissensmanagements ist mit Wettbewerbsvorteilen zu rechnen. [17]
2.3 Bedeutung eines Wissensmanagements
Wissen wird mittlerweile als Ressource betrachtet und hat neben den Produktionsfaktoren Boden, Arbeit und Kapital einen wichtigen Stellenwert als vierter Produktionsfaktor erreicht. [18]
Dies verdeutlicht die voranschreitende Entwicklung von arbeitsintensiven hin zu wissensintensiven Geschäftsfeldern. Produkte und Dienstleistungen setzen für deren Entwicklungen und Anwendungen immer mehr Wissen voraus. Aus diesem Grund werden im Unternehmen vermehrt wissensintensive Aufgabenfelder wie zum Beispiel die Softwareentwicklung und die Unternehmensberatung benötigt. [19]
Die Globalisierung trägt ihren Teil dazu bei, dass Unternehmen eine Wissenskultur aufbauen, um der weltweiten Ausdehnung des Wettbewerbs standzuhalten.[20] Durch den demografischen Wandel wird sich die Altersstruktur dahingehend verändern, dass die Anzahl der älteren Mitarbeiter zu-, die der jüngeren abnimmt. Dies hat zur Folge, dass über die Jahre aufgebautes Wissen durch bevorstehende Renteneintritte verloren geht. Das Fachwissen kann gesichert werden, wenn vorher geeignete Maßnahmen getroffen wurden. [21]
Die Weiterentwicklungen in der Informations- und Kommunikationstechnologie ermöglichen eine zunehmende Bereitstellung von Informationen. [22] Durch diese Menge an Informationen wird die Auffassungsgabe bei den Mitarbeitern verringert. Dies hingegen führt zu einer Arbeitsunzufriedenheit und Senkung der Arbeitsqualität. Ziel ist, die Menge an Informationen zielgerecht zu bewerten und relevante Informationen zu selektieren. Dies ist eine Aufgabe des Wissensmanagements.[23]
Um eine Vorstellung von diesem Managementsystem zu erhalten, sollte im Vorfeld ein Fundament bestehend aus relevanten Begrifflichkeiten, den verschiedenen Modellansätzen sowie den damit verbundenen Zielen geschaffen werden. Das erreichte Grundverständnis soll die Auseinandersetzung mit dieser Arbeit erleichtern und wird für die darauffolgenden Kapitel benötigt.
3 Grundlagen und Ziele des Wissensmanagements
3.1 Begrifflichkeiten
Um den Begriff Wissen definieren zu können, erfolgt zunächst eine Differenzierung der Begriffe: Zeichen, Daten und Informationen. Die Begriffe Zeichen, Daten und Informationen sowie das daraus folgende Wissen stehen in enger Relation zueinander. In der folgenden Abbildung ist die Relation zwischen Zeichen und Wissen dargestellt.
Dies ist eine Leseprobe. Abbildungen und Tabellen sind nicht enthalten.
Zeichen, Daten und Informationen
Die unterste Ebene beginnt mit dem Begriff Zeichen. Dazu gehören Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen. [24] Beispiele für Zeichen aus der Abbildung sind die Zahlen vier, fünf, der Buchstabe F sowie das Sonderzeichen €.
Aus diesen Zeichen entwickeln sich Daten, wenn diese nach einer bestimmten Syntax (Kombinationsregel) zusammengefügt werden. [25] In diesem Beispiel ergeben die Zeichen vier, fünf und das Eurozeichen den Datensatz 4,50 €.
Die Daten werden zu Informationen verarbeitet, wenn diese in einem konkreten Zusammenhang eine Bedeutung für die jeweilige Person aufweisen. [26] In dem vorliegenden Beispiel wird aus den Daten 4,50 € durch den konkreten Bezug, dass ein Kilogramm Äpfel 4,50 € kostet und der Tatsache, dass die Person gerne Äpfel isst, eine Information.
Nach dieser Definition ist die Umwandlung von Daten zu Informationen stark von der jeweiligen Person abhängig. Der Begriff Informationen wird im täglichen Gebrauch häufig falsch verwendet. Dort werden alle Daten als Informationen bezeichnet, welche von Sendern veröffentlicht werden, unabhängig davon, ob diese vom Empfänger bemerkt werden und für diesen von Relevanz sind oder nicht. [27] Informationen können als Grundlage für Maßnahmen und der darauffolgenden Handlung sein. Wenn diese Informationen nicht durch neuere oder mit erworbenen Informationen verknüpft werden, so sind diese als wertlos zu betrachten. [28]
Wissen
Erfolgt eine zweckgerichtete Verknüpfung von neuen oder vorhandenen Informationen, wird Wissen geschaffen. [29] Durch vorliegende Informationen oder den Erwerb von neuen Informationen weiß der Apfel-Liebhaber zum Beispiel, dass ein Kilogramm Äpfel für 4,50 € teuer ist. Durch den Vergleich von unterschiedlichen Preisen erhält die Person das Wissen, in welchem Supermarkt die Äpfel am günstigsten sind. Der Erwerb von neuen Informationen kann beispielsweise die Werbung eines Tagesangebotes über das Radio sein, in der der Supermarkt wegen Neueröffnung die Äpfel einmalig zu einem günstigen Preis anbietet.
Wissen wird als Ergebnis aller vorhandenen Kenntnisse sowie Fähigkeiten verstanden, welche durch den Menschen genutzt werden, um Probleme unterschiedlicher Art zu lösen. Daten und Informationen stellen die tragenden Säulen von Wissen dar, sind jedoch nicht an eine Person gebunden. Wissen hingegen schon, da es die Theorie sowie die in der Praxis erworbene Erfahrung eines einzelnen Menschen umfasst. [30]
Wissensarten
Dieses Wissen kann in verschiedene Wissensarten unterteilt werden. Dazu existieren in der Fachliteratur unterschiedliche Wissensansätze. [31] Diese Arbeit beschränkt sich auf die Ausführung der wesentlichsten Formen.
Die Unterscheidung zwischen implizitem und explizitem Wissen stellt eine der bekanntesten Wissensarten dar. [32] Die beiden Arten von Wissen wurden vom Chemiker und Philosophen Michael Polanyi entwickelt und in seiner Veröffentlichung „The Tactic Dimension“ im Jahr 1966 erstmals verkündet.[33] Unter implizitem Wissen wird jenes Wissen verstanden, welches auf Erfahrungen und der gewonnenen Routine beruht. [34] Es ist fast unmöglich, diese Wissensform über die eigene Sprache zu übermitteln, da implizites Wissen in der Regel nicht bewusst wahrgenommen werden kann. Aus diesem Grund wird das implizite Wissen als das stille Wissen bezeichnet. Es handelt sich hierbei um Fähigkeiten und Fertigkeiten, die der Person vertraut sind, deren Vermittlung allerdings eine Herausforderung darstellt. Ein häufig genanntes Beispiel ist die Fähigkeit, das Gleichgewicht seines Körpers auf dem Fahrrad zu halten. [35] Polanyi unterstreicht diese Erkenntnis mit dem Zitat: „dass wir mehr wissen, als wir zu sagen wissen“.[36] Nach Polanyi wird diese Form von Wissen als „tacit knowing“ bezeichnet. [37]
Das explizite Wissen hingegen lässt sich problemlos über die Sprache kommunizieren.[38] Es wird im Vergleich zum impliziten Wissen von der Person bewusst wahrgenommen und kann dokumentiert werden. [39] Das explizite Wissen lässt sich beispielsweise in Form von Textdokumenten und in Datenbanken veranschaulichen.[40]
Die folgende Abbildung stellt die Wissensformen in einem Vergleich dar.
Dies ist eine Leseprobe. Abbildungen und Tabellen sind nicht enthalten.
Eine weitere bedeutsame Unterscheidung in der Lehre von Wissen stellt die Unterteilung in individuell und kollektiv dar. Individuelles Wissen ist eng mit der eigenen Person verknüpft, wodurch die Verfügbarkeit auf das jeweilige Individuum beschränkt ist. Das kollektive Wissen hingegen ist ein Teil der Unternehmenskultur und somit für jeden zugänglich. [41] Diese Form wird als organisatorisches Wissen bezeichnet. Beispiele hierfür stellen unter anderem Vorschriften, Leitlinien, Arbeitsprozessbeschreibungen und Traditionen im Unternehmen dar. [42]
Darüber hinaus besteht die Aufteilung in internes und externes Wissen. Internes Wissen ist im Unternehmen vorhanden und wird identifiziert sowie ausgewertet. Hier handelt es sich zum Beispiel um Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter oder um bestehende Abläufe von Prozessen. Der Zugriff auf externes Wissen erfolgt über eine Vielzahl von Möglichkeiten. Das Wissen von Unternehmensberatern, Lieferanten, Kunden sowie Fachzeitschriften oder Recherchen im Internet sind für die Unternehmen in diesem Zusammenhang nutzbar.[43]
[...]
[1] Vgl. Reiber, W. (2013), S. 4.
[2] Vgl. Griese, I. (2011), S. 1.
[3] Vgl. Lindner, F. (2010), S. 1.
[4] Vgl. Hasler-Roumois, U. (2013), S. 41ff.
[5] Vgl. Meixner, O./Haas, R. (2015), S. 4; Vgl. Lehner, F. (2014), S. 6.
[6] Gemeint sind beide Geschlechter. Aus Gründen der Lesbarkeit wird auf die Nennung beider Formen verzichtet.
[7] Vgl. Schmid, H. (2013), S. 16.
[8] Vgl. Becker, W. u. a. (2010), S. 4f; Vgl. Krämer, J. (2014), S. 24.
[9] Vgl. IfM Bonn (2016a).
[10] Vgl. Statistisches Bundesamt (2016).
[11] Vgl. Krämer, J. (2014), S. 25.
[12] Vgl. ebd., S. 26f; Vgl. IfM Bonn (2016c).
[13] Vgl. IfM Bonn (2016c).
[14] Vgl. Krämer, J. (2014), S. 31f.
[15] Vgl. Hacker, W. u. a. (2011), S. 9.
[16] Vgl. Pietzcker, F./Looks, P. (2010), S. 50.
[17] Vgl. Kirschten, U. (2014), S. 248.
[18] Vgl. Günther, J. (2015), S. 1; Vgl. Krybus, I. (2011), S. 1; Vgl. Schmid, W. (2013), S. 1;
Vgl. Schmid, H. (2013), S. 1.
[19] Vgl. Kirschten, U. (2014), S. 241.
[20] Vgl. Lehner, F. (2014), S. 32.
[21] Vgl. Kirschten, U. (2014), S. 240f; Vgl. Sporket, M. (2011), S. 66.
[22] Vgl. Kirschten, U. (2014), S. 241.
[23] Vgl. Lehner, F. (2014), S. 7f.
[24] Vgl. Schmid, W. (2013), S. 9.
[25] Vgl. Hasler-Roumois, U. (2013), S. 44.
[26] Vgl. ebd.
[27] Vgl. ebd.
[28] Vgl. Schmid, W. (2013), S. 9f; Vgl. North, K. (2016), S. 36f.
[29] Vgl. Schmid, W. (2013), S. 9f; Vgl. Schorcht, H. (2014), S. 30.
[30] Vgl. Probst, G. u. a. (2012), S. 23.
[31] Vgl. Lindner, F. (2010), S. 12f.
[32] Vgl. Griese, I. (2011), S. 19; Vgl. Bünnagel, W. (2010), S. 22.
[33] Vgl. Müller, M./Förtsch, F. (2015), S. 12.
[34] Vgl. Willke, H. (2011), S. 43.
[35] Vgl. Müller, M./Förtsch, F. (2015), S. 12.
[36] Vgl. ebd; Vgl. Schorcht, H. (2014), S. 39; Vgl. Nonaka, I./Takeuchi, H. (2012), S. 76.
[37] Vgl. Schorcht, H. (2014), S. 39.
[38] Vgl. Willke, H. (2011), S. 44; Vgl. Müller, M./Förtsch, F. (2015), S. 12;
Vgl. Lehner, F. (2014), S. 61.
[39] Vgl. Willke, H. (2011), S. 44.
[40] Vgl. Lehner, F. (2014), S. 61.
[41] Vgl. Linder, F. (2010), S. 13ff.
[42] Vgl. Lehner, F. (2014), S. 65f.
[43] Vgl. ebd., S. 83f; Vgl. Schmid, W. (2013), S. 15f.