Projektkostenplanung im SAP R/3 - Projektsystem

Inhalt

Motivation und Inhalt dieser Schrift

1. Technische Einführung
1.1. Aufgaben und Einordnung des Moduls PS im R/3-System

2. Betriebswirtschaftliche Einführung
2.1. Einführung Controlling
2.2. Definition Projekt
2.3. Projektcontrolling
2.4. Der Prozeß des Projektkosten-Controlling

3. Aufbau, Grundfunktionen und Objekte des Moduls PS
3.1. Stammdaten des PS
3.1.1. Projektdefinition
3.1.2. Projektstrukturplan (PSP)
3.1.3. Netzplan

4. Unterstützung der Projektkostenplanung durch das R/3- Modul PS
4.1. Zieldefinition auf Kostenebene
4.2. Kostenplanung
4.3. Manuelle Kostenplanung im PSP
4.4. Kostenplanung nach Kostenarten (Detailplanung im PSP)
4.5. Kalkulation der Plankosten aufgrund eines Mengen- und Preisgerüsts (Kostenplanung als Einzelkalkulation im PSP)
4.6. Planungsformen im Netzplan
4.7. Fortschreibung der Plankosten aus zugeordneten Aufträgen auf dem Projekt
4.8. Planintegration

5. Schlußbemerkung zur Projektkostenplanung im PS

QUELLENVERZEICHNIS

Motivation und Inhalt dieser Schrift

Die Anfertigung dieser Studienarbeit erfolgte im Kontext meines Prakikums bei der saardata GmbH, Saarbrücken. Während dieses Praktikums arbeitete ich an der Einführung von SAP R/3 bei zwei Energielieferanten im Teilprojektteam PS mit, welches sich mit dem Customizing des im R/3 integrierten Projektsystems (Modul PS) befaßte. Ziel der Tätigkeit des Teilprojektteams war die Abbildung der Projektplanung und des Projektcontrollings der Unternehmen im Projektsystem des R/3.

Dieser Aufsatz beschäftigt sich im Kern mit der Abbildung einer Projektkostenplanung als Teilbereich des Projektcontrolling im Modul PS unter besonderer Betrachtung der praktischen Handhabung dieses Hilfsmittels sowie der Berücksichtigung der Ziele einer derartigen Planung. Als Grundlage soll zuerst ein knapper Überblick über den grundlegenden Prozeß des Projektkostencontrolling gegeben werden. Darauffolgend wird speziell die Unterstützung der Projektkostenplanung durch das R/3-Projektsystem dargelegt. Besonderes Augenmerk wurde auf praktisch umsetzbare Erläuterungen gelegt, also auf das "Wie" im R/3. Zu diesem Zweck ist die Arbeit unterteilt in technisch-praktische- und betriebswirtschaftliche Betrachtungen. Die technisch-praktischen Aspekte sind grau unterlegt und beinhalten beispielsweise Ausführungen zur technischen Abbildung bestimmter Sachverhalte im PS oder zur Bedienung des Projektsystems. Die betriebswirtschaftlichen Betrachtungen sollen den Bezug zu den entsprechenden Sachverhalten und Theorien der Betriebswirtschaft herstellen, und die PS-Spezifika mit diesen abgleichen.

Grundkenntnisse der BWL sowie des Informationssystems SAP R/3 werden vorausgesetzt.

Aufgrund des limitierten Umfanges können nicht alle Funktionen bis ins Detail betrachtet werden.

1. Technische Einführung

1.1. Aufgaben und Einordnung des Moduls PS im R/3-System

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1 Modularer Aufbau/ Integrationsmodell des SAP R/3

Im Integrationsmodell von R/3 wird das Modul PS (Projektsystem) zusammen mit FI (Finanzwesen), CO (Controlling) und AA (Anlagenbuchhaltung) dem Bereich des Rechnungswesens zugeordnet, wie in der obigen Abbildung an der Farbgebung zu erkennen ist. Tatsächlich nimmt jedoch das PS eine Zwitterposition zwischen Rechnungswesen und Logistik ein, da es genauso intensiv mit den logistischen Funktionen vor allem der Module MM (Materialwirtschaft) und PM (Instandhaltung) zusammenarbeitet. Die stärkste Beziehung hat das Projektsystem allerdings zum internen Rechnungswesen (CO), da es einen Großteil der Daten und Anwendungen des Moduls CO nutzt sowie Daten für das CO bereitstellt.

Das Projektsystem ist ein Hilfsmittel zur Planung, Steuerung und Kontrolle der technischen Aspekte (z.B. Termine) der Projektdurchführung ebenso wie der kostenrelevanten Aspekte. Die Hauptaufgaben des Moduls PS lassen sich somit zusammenfassen unter Technisches Projektcontrolling und Projektkosten-Controlling. Die vorliegende Arbeit befaßt sich mit dem Letztgenannteren.

2. Betriebswirtschaftliche Einführung

2.1. Einführung Controlling

Zu Beginn folgt eine kurze Darstellung der vielschichtigen Thematik des Controlling, insbesondere seiner Ziele. Aus diesen allgemein formulierten Zielen sollen im Anschluß daran konkret die Aufgaben des Teilgebietes Projektkosten-Planung abgeleitet werden.

Controlling ist abgeleitet von dem englischen Verb ´to control´, das mit steuern, beherrschen, überwachen, lenken zu übersetzen ist. Es ist also hiermit nicht nur Kontrolle gemeint, vielmehr bietet das Controlling hilfreiche Planungs- und Steuerungselemente für alle Unternehmensbereiche an. Die Planung ist also impliziter Bestandteil des Controlling. In der Literatur wird die Führungskonzeption Controlling oftmals mit „Gewinnsteuerung durch Zahlen“ umschrieben, die über Abweichungsanalysen die Zielbildungs-, Planungs-, Realisierungs-, Kontroll- und Informationsprozesse im gesamten Unternehmen unterstützt.

Das Controlling dient also ganz allgemein dem Zweck der Unterstützung des Managements dabei, zu definieren, zu steuern und zu überwachen was wie zu tun ist (Effizienz und Effektivität), um die Unternehmensziele zu erreichen.

Auf das Zielsystem einer Unternehmung soll hier nicht eingegangen werden, wichtig ist in diesem Kontext nur, daß aus den globalen Unternehmenszielen planbare und meßbare Ziele für die operativen Einheiten im Unternehmen abgeleitet werden.

Mit Hilfe des Controlling sollen zukünftige Ereignisse in den Griff bekommen werden. Vergangene Ereignisse können hier Hilfestellung leisten. Diese Hilfestellung wird durch Standardisierung von Ereignissen ermöglicht, da so allgemeingültige Meßlatten geschaffen werden.

Die Basis für die Durchführung des Controlling ist das Rechnungs- und Finanzwesen, welches das Zahlenwerk bereitstellt, auf das sich das Controlling stützt.

Controlling hat sowohl strategische als auch operative Reichweite.

2.2. Definition Projekt

Projekte sind Aufgaben mit besonderen Merkmalen:

- Sie sind in der Regel komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko
- Sie haben genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden
- Sie sind sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv begrenzt
- Sie unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen
- Sie haben für das durchführende Unternehmen meist strategische Bedeutung

Projekte sind in der Regel in den betrieblichen Ablauf eines Unternehmens eingebunden. Um alle anfallenden Aufgaben in der Projektrealisierung steuern zu können, wird eine projektspezifische Organisationsform benötigt, die zwischen den betroffenen Fachbereichen angesiedelt sein sollte.

Um ein Projekt in seiner Gesamtheit durchführen zu können, müssen die Projektziele genau beschrieben und die zu erfüllenden Projektleistungen strukturiert werden. Ein klar und eindeutig strukturiertes Projekt ist die Grundlage für die Planung, Überwachung und Steuerung. [SAPdoku]

Diese Definition deckt sich mit der nach DIN 69901.

Es werden externe Projekte (z.B. Entwicklung von größeren Objekten nach spez. Kunden- wünschen, gemäß Kundenauftrag) und interne Projekte (vom Unternehmen selbst ausgelöst, z.B. F & E –Maßnahmen) unterschieden.

2.3. Projektcontrolling

Mit Hilfe der Kenntnis der Eigenschaften von Projekten und der Aufgaben und Methoden des Controlling lassen sich die Ziele und Aufgaben des Projektcontrolling herleiten.

Hierbei muß genau definiert werden, was betrachtet wird:

1. Einzel-Projektcontrolling à Projektcontrolling innerhalb eines Projektes
2. Projektübergreifendes Controlling à übergreifendes Projektcontrolling über mehrere Projekte aus globaler Sicht des Unternehmens, Interdependenzen zwischen Projekten, Stellung des Projektes im Gesamt- und Zielsystem des Unternehmens

Im Rahmen dieser Arbeit möchte ich nur das Einzel-Projektcontrolling, im weiteren nur Projektcontrolling genannt, näher beleuchten.

Mit Hilfe des Projektcontrolling soll, gemäß den o.g. Merkmalen eines Projektes, allgemein folgendes erreicht werden:

- Verminderung der Komplexität/ Herstellung einer gewissen Transparenz der Aufgabe
- Verringerung des Risikos
- Erreichung der genauen Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart wurden
- Einhaltung der Termin-, Kosten- und Kapazitätsgrenzen
- Erfüllung bestimmter Qualitätsanforderungen

Daraus ergeben sich die Aufgaben des Projektcontrolling:

- Strukturierung/ Strukturplanung
- Genaue Zieldefinition/ Aufstellung eines Zielsystems (Ober- und Unterziele, Zielinterdependenzen)
- Ständige Überwachung hinsichtlich der Zielerreichung, um frühzeitig Abweichungen feststellen zu können, damit rechtzeitig gegengesteuert werden kann
- Planung, Steuerung und Kontrolle von Terminen, Kosten und Kapazitäten
- Qualitätssicherungsmaßnahmen
- Gewährleistung einer Führung des Projektes aus ganzheitlicher Sicht
- Engpaßprobleme im Projekt erkennen und lösen
- Informationsmanagement im Projekt

All diese allgemeinen Aufgaben spiegeln sich auch im Teilbereich Projektkosten-Controlling wieder. Im folgenden werden sie nun aus der Sicht des Projektkosten-Controlling

näher betrachtet und konkretisiert:

2.4. Der Prozeß des Projektkosten-Controlling

Das Ziel aus Kosten-Sicht wird durch die Projektkostenplanung definiert. Die Realiserung der anderen, darauffolgenden Aufgaben hängt wesentlich von dieser Kostenplanung ab. Aus dem Plan wird dann das Budget abgeleitet, welches einen verbindlichen Kostenrahmen für die Projektdurchführung absteckt. Das kontiniuerliche Überwachen der Projektkosten hinsichtlich der durch die Planung vorgegebenen Kosten-Ziele (Soll-Kosten) kann nur erfolgen, wenn die laufenden Ist-Kosten jederzeit aktuell, vollständig, detailliert und wahrheitsgetreu zentral vorliegen. Bei Abweichungen müssen spezielle Maßnahmen ergriffen werden, um hier gegenzusteuern (Kostensteuerung). Abweichungen werden durch Soll/Ist-Vergleiche ermittelt.

Um eine ganzheitliche Sicht auf das Projekt zu ermöglichen, müssen die laufenden Daten des Kosten-Controlling auch der Projektleitung zugänglich gemacht werden. Bei umfangreichen Projekten über mehrere Perioden muß gewährleistet werden, daß zeitpunktgenaue, inhaltlich richtige, aussagekräftige Zwischenergebnisse erstellt werden können, die die aktuelle Kostensituation im Projekt realistisch wiederspiegeln. Nach Projektende muß überprüft werden, ob das von der Planung vorgegebene Ziel erreicht wurde (abschließender Soll/Ist-Vergleich, Abweichungsanalyse). Die Ergebnisse der Abweichungsanalyse sollten derart ausgewertet werden, daß hieraus u.a. ein Lerneffekt für die Projektmitarbeiter und Projektcontroller entsteht. Schließlich müssen alle Daten archiviert werden, um bei Bedarf Zugriff auf diese zu haben, z.B. für die Planung ähnlicher Projekte.

Die Projektkostenplanung stellt also im oben dargestellten Prozeß eine zentrale Grundlage dar, bildet sozusagen die Basis für alle weiteren Aufgaben des Projektkostencontrolling.

Das neben den Kosten gleichfalls auch die Termine, die erbrachten Leistungen und die Finanzen im Projekt zu planen, zu überwachen und zu kontrollieren sind, ist selbstverständlich, und sei hier nur am Rande erwähnt.

An dieser Stelle sei noch einmal darauf hingewiesen, daß es nicht Ziel dieses Aufsatzes ist, die allgemeine Sinnhaftigkeit des Projektkosten-Controlling zu begründen, sondern nur die Darstellung der Art und Weise, wie es in einem unterstützenden EDV-System praxisorientiert abgebildet werden kann, wie in SAP R/3.

3. Aufbau, Grundfunktionen und Objekte des Moduls PS

PS hat keine eigenen Organisationseinheiten, es paßt sich in die Organisationsstrukturen des FI, CO und MM ein bzw. benutzt deren Organisationsstrukturen (Abb. 2).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2 im PS relevante Organisationsstrukturen

Für die Erklärung dieser Objekte sei auf die SAP R/3 Online Dokumentation verwiesen.

Stammdaten des Projektsystems sind die Projektdefinition, der Projektstrukturplan (PSP) und der Netzplan. Mit Hilfe dieser Objekte wird ein Modell des Projektes abgebildet, welches das Projekt beschreibt, strukturiert und dessen Ablauf dargestellt (Abb. 3). Desweiteren benutzt das Projektsystem Stammdaten anderer Module, wie z.B. Sachkontenstamm.

3.1. Stammdaten des PS

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3 Elemente zur Abbildung eines Projektmodells

Integration

Die Nutzung von Organisationsstrukturen, Stammdaten und Anwendungen anderer Module verdeutlicht schon den hohen Integrationsgrad des Projektsystems innerhalb des R/3. Diese hohe Integration wird einerseits als eine der großen Stärken und Vorteile des PS angesehen, da hierdurch die Informationsversorgung aller an der Projektabwicklung beteiligten Bereiche ohne explizite Schnittstellen in Echtzeit ermöglicht wird. Andererseits stellt dieser Sachverhalt das zentrale Problem beim Gesamtverständnis und der Bedienung des PS dar, da hierfür umfassende Kenntnisse anderer Module sowie die Kenntnis von Integrationssachverhalten Voraussetzung sind, um die Vielzahl von Wechselwirkungen zwischen allen beteiligten Modulen zu verstehen, die am Ende die Gesamtfunktionalität für die Projektverfolgung im R/3 bilden.

Projektphasen

Bei der Arbeit mit dem Projektsystem wird der Projektablauf in Phasen unterteilt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Zeit

Das Projektsystem unterstützt alle Phasen dieses Ablaufs.

(Alle technischen Ausführungen orientieren sich am Standard von SAP-R/3.)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Für die eigentliche Unterstützung des Projektkosten-Controlling sind einige grundlegende Arbeiten Voraussetzung.

[...]