Content Management Systeme im Web

Inhalt

1. Einleitung

2. Die Grundlagen
2.1 Begriffsdefinition
2.1.1 Daten und Information
2.1.2 Content
2.1.3 Templates
2.1.4 Content Prozess
2.1.5 Content Management
2.1.6 Content Lebenszyklus
2.1.7 Content Management Systeme im Web
2.1.8 Workflow
2.1.8.1 Benutzergruppen
2.1.8.2 Dokumentenstatus
2.1.8.3 Der elektronische Arbeitsplan
2.2 Komponenten eines CMS
2.2.1 Assetmanagement
2.2.2 Workflowkomponente
2.2.3 Benutzer-/ Zugriffsverwaltung
2.2.4 Schnittstellen
2.2.5 APIs
2.3 Intranet
2.4 Extranet...
2.5 Ausgabeformate

3. Das Web Content Management System
3.1 WCM-Systeme für Portale im Web
3.1.1 Vertikale Portale
3.1.2 Horizontale Portale
3.1.3 Unternehmensportale
3.2 Vergleich der Arten des Webpublishings
3.2.1 Publizieren ohne WCMS
3.2.1.1 Struktur und Layout
3.2.1.2 Generieren des Contents
3.2.1.3 Programmierung
3.2.1.4 Veröffentlichung und Pflege
3.2.2 Publizieren mit WCMS
3.2.2.1 Installation
3.2.2.2 Layout und Strukturrichtlinien
3.2.2.3 Generieren des Contents
3.2.2.4 Link-Kontrolle
3.2.2.5 Versionierung und Protokollierung
3.2.2.6 Archivierung
3.2.2.7 Weitere Features
3.3 Zusammenfassung

4. Die Finanzen
4.1 Return on Investment
4.2 Kostenstruktur
4.2.1 Initialisierungskosten
4.2.2 Laufende Kosten
4.3 Vergleich der Kostenstrukturen
4.3.1 Kostenstruktur ohne CMS
4.3.2 Kostenstruktur mit CMS
4.3.3 Auswertung
4.4 Erlösstruktur
4.4.1 CMS und E-Commerce

5. Der Markt
5.1 Entwicklung des Marktes
5.1.1 Marktsituation heute
5.1.2 Zukunft von CMS
5.2 Content Management auf anderen Gebieten
5.2.1 Wissensmanagement
5.2.2 Cross-Media-Publishing
5.2.3 Infobroker
5.2.4 Customer Interaction

6. Schlussbetrachtung

7. Anhang
7.1 Literaturverzeichnis
7.2 Abbildungsverzeichnis
7.3 Erklärung zur Haus-/ Diplomarbeit gem. §26 Abs.6 DiplPrüfO

1. Einleitung

Mit der Etablierung des Internet begannen viele Unternehmen damit, eine eigene Website zu betreiben. Was damals als eine Art Visitenkarte oder digitales Aushängeschild entstand, beinhaltete einen geringen Informationsgehalt, üblicherweise bestehend aus den Rubriken „Über uns“, „News“ und „Kontakt“.

Diese Websites entwickelten sich fortlaufend zu immer anspruchsvolleren Plattformen, welche ein umfassendes Informationsangebot bieten, durch e-Commerce^[1] neue Vertriebskanäle offerieren und durch Anbindung an das unternehmenseigene Netzwerk^[2] immer mehr an Funktionalität gewinnen.

Das die bis hierhin rasante Entwicklung noch nicht ihr Ende gefunden hat, und auch nicht in absehbarer Zeit ihr Ende finden wird, ist insbesondere den Content Management Systemen (im Folgenden „CMS“ genannt) zuzuschreiben. Wie aus der Abb. 1 hervorgeht, erhöhte sich das Datenvolumen einer Website im Zeitraum von 1998 bis 2001 von durchschnittlich 4436 auf 35000 Seiten. Dies entspricht einer Steigerung von 689% innerhalb von 4 Jahren. Das hat zur Folge, dass mit jeder Zunahme des Datenvolumens, der Pflegeaufwand der Website um ein vielfaches zunimmt, die manuelle Pflege einer derart umfangreichen Website sogar nahezu unmöglich wird.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 : Umfang und Pflegeaufwand einer Website^[3]

Ursächlich für diese Entwicklung ist die sprunghaft angestiegene Zahl der Internet-Nutzer, die mit einer stetig wachsenden Nachfrage, das Angebot im Internet quantitativ und auch qualitativ nachhaltig beeinflussen. Damit Unternehmen erfolgreich im Internet vertreten sind, müssen diese über Technologien verfügen, mit denen es möglich ist, die Stellung im Marktsegment Internet zu behaupten und ausbauen zu können. Die Abb. 2 vergleicht die Entwicklung der Seitenaufrufe von zwei qualitativ unterschiedlichen Websites.

Die Entwicklungen von Datenvolumen, Pflegeaufwand und Seitenaufrufen, sollen den Leser auf die Frage sensibilisieren, welche Maßnahmen getroffen werden müssen, um auf ökonomische Weise, Websites zu optimieren, zukunftsfähig zu gestalten und einen größtmöglichen Nutzen zu generieren. Ein Content Management System kann hier den entscheidenden Wettbewerbsvorsprung sichern.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Vergleich des Traffic-Aufkommens

Zusammenfassend ermöglichen Content Management Systeme im Web die einfache und wirtschaftliche Pflege komplexer Websites und stellen qualitativ hochwertigen Content^[4] zur Verfügung, so dass die Website eines Unternehmens zur Drehscheibe der Informationen für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter wird.

Ziel dieser Hausarbeit ist nicht die detaillierte Projektbeschreibung der Integration eines CM-Systems in eine bestehende Infrastruktur, auch Produktvergleiche und –empfehlungen sollen aufgrund der Vielfältigkeit des Marktes und der individuellen Bedürfnisse nicht Gegenstand dieser Arbeit sein. Vielmehr soll aufgezeigt werden, welche Veränderungen ein CMS in den Prozessen der Verwaltung komplexer Websites auslöst, und welcher Nutzen daraus generiert werden kann. Weiterhin soll ein Einblick in die Investition in ein CMS gegeben werden und dabei auch die Zukunftsfähigkeit und anderweitige Anwendungsmöglichkeiten von CMS betrachtet werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2. Die Grundlagen

In diesem Kapitel werden die Grundlagen geschaffen, um den Leser an die Thematik der Content Management Systeme heranzuführen. Hierfür ist erforderlich, dass zunächst einige wichtige Begriffe geklärt werden müssen, welche im Folgenden dazu verwandt werden, ein genaueres Verständnis über CM-Systeme zu schaffen.

Im zweiten Teil dieses Kapitels werden dann die einzelnen Komponenten eines CMS dargestellt und erläutert, um auch einen Einblick von der technischen Seite zu bekommen.

2.1 Begriffsdefinition

Content Management Systeme sind seit ungefähr 5 Jahren am Markt vertreten und somit eine noch recht junge Technologie, die begrifflich teilweise noch sehr unscharf ist. Das wird besonders deutlich, da viele Hersteller den elementaren Begriffen zum Thema CMS teilweise unterschiedliche Bedeutungen zuweisen, und somit ein Vergleich von Systemen verschiedener Hersteller erschwert wird. Die folgenden Definitionen sollen hier für ein allgemeines Verständnis sorgen.

2.1.1 Daten und Information

Als Daten werden die Bestandteile von Informationen bezeichnet. Jede Information besteht also im allgemeinen aus mehreren Daten, die für sich isoliert betrachtet uninterpretiert sind. Erst die Interpretation durch Kombination mehrerer Daten, welche einen Sinn ergibt, lässt eine Information entstehen.

Man bewertet diese Informationen auf zwei Arten. Zum einen wird die Information nach ihrem Nutzen bewertet und folglich als wirtschaftliches Gut einsetzbar, sofern eine ausreichende Nachfrage danach besteht, zum anderen wird der Wissensgehalt bewertet, welcher in der Lage ist, menschliches Verhalten beeinflussen zu können, nachdem die Information als Wissen angelegt worden ist und von diesem Zeitpunkt an eine bestimmte Verhaltensweise danach ausgerichtet wird.

2.1.2 Content

Content beschreibt eine besondere Form der Information, nämlich die der austauschbaren Informationen. Vereinfachend gesagt, handelt es sich bei Content um „Informationspakete, die mittels eines Mediums (Papier, elektronisch) weitergegeben werden können“^[5]. Der Begriff Content setzt sich aus folgenden drei elementaren Bestandteilen zusammen: (s. Abb. 3)

- Inhalt
- Layout
- Struktur

Inhalt

Als Inhalt werden die Basisinformation verstanden, also der reine, unformatierte Text.

Layout

Als Layout ist die Darstellung des Inhalts zu verstehen, also die Formatierung des Textes (z.B. zweispaltig), sowie die Anreicherung des Inhalts mit Bildern, etc. Das Layout umfasst eine Vielzahl textlicher und grafischer Gestaltungsmöglichkeiten und Designelemente. Ein ansprechendes Layout kann oftmals den Wert eines Inhalts erhöhen. In CM-Systemen wird das Layout in sog. Templates^[6] abgespeichert.

Struktur

Die Struktur bildet die Unterteilung des Inhalts in Kapitel, Untertitel und Absätze, welches auch als interne Struktur bezeichnet wird. Die Anreicherung mit Querverweisen, sog. Links, welche den Leser gezielt auf andere Seiten lenken, stellen die externe Struktur des Contents dar.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Content Bestandteile

Diese drei Bestandteile sind in der Regel vollständig miteinander verzahnt. Kennzeichnend für Content Management Systeme ist aber die Eigenschaft, Inhalt, Struktur und Layout voneinander zu trennen und jedes unabhängig voneinander bearbeiten zu können.

2.1.3 Templates

Template bedeutet sinngemäß übersetzt eine Dokumentenvorlage, es handelt sich hierbei folglich um eine Eingabeschablone für den Content. In das Template sind Layout und Strukturrichtlinien bereits integriert, so dass zur Erstellung einer Website lediglich die Eingabe von Inhalten notwendig ist. Das CMS passt die eingegebenen Inhalte an das Layout und die Strukturrichtlinien an und generiert daraus eine Website im vorher ausgewählten Ausgabeformat^[7].

2.1.4 Content Prozess

Als Content Prozess ist die Entwicklung des Contents von der Erstellung bis zur Publizierung zu verstehen. (siehe Abb. 4)

1. Verarbeiten von Daten zu Informationen und Generierung des Inhalts durch Autoren und Redakteure
2. Zusammenfügen des Inhalts mit Layout und Struktur
3. Bearbeitung oder Freigabe des Contents, z.B. durch den Chefredakteur
4. Lieferung bzw. Vertrieb des Contents, z.B. Übertragung des Contents auf den Web-Server^[8] (Publizierung)
5. Darstellung des Contents beim Endanwender und Entfaltung des Nutzens

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Der Content Prozess

2.1.5 Content Management

Content Management bezeichnet den Prozess der Erzeugung, Bearbeitung, Verwaltung und Veröffentlichung von Content (siehe 2.1.4), erweitert um die Möglichkeit den Prozess administrativ (z.B. durch Vergabe von Berechtigungen) mit Hilfe von Informationstechnologie gezielt beeinflussen, bzw. steuern und verwalten zu können.

2.1.6 Content Lebenszyklus

Das Verfahren des Content Lebenszyklus lässt sich innerhalb eines Web Content Management System (WCMS) folgendermaßen beschreiben. Jede Information auf einer Website unterliegt einem Lebenszyklus, welcher sich in 5 Stationen gliedern lässt: (siehe Abb. 5)

- Erstellung
- Kontrolle
- Freigabe
- Publikation
- Archivierung

Erstellung

Autoren und Redakteure erstellen Inhalte, die für andere einen Nutzen haben, also wirtschaftliche Güter (Assets) darstellen.

Kontrolle

Die erstellten Assets werden durch autorisierte Mitarbeiter hinsichtlich Inhalt und Gestaltung überprüft und ggf. zur Nachbearbeitung an den zuständigen Autor zurückgewiesen.

Freigabe

Ein autorisierter Mitarbeiter übergibt den Content zur Publikation.

Publikation

Die Inhalte werden im Inter-, Intra- oder Extranet öffentlich publiziert und den Endanwendern zur Verfügung gestellt.

Archivierung

Keine Information bleibt aktuell, so dass am Ende deren „Lebens“ die Archivierung in einem öffentlichen, über das Internet recherchierbaren Archiv ansteht. Ebenso denkbar ist auch die Archivierung in einem internen Archiv.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: Der Content Lebenszyklus

Die Aufgabe des WCMS ist nun, ein Umfeld bereitzustellen, welches den Lebenszyklus so weit wie möglich automatisiert und somit den Content Prozess durch geringere Durchlaufzeiten und verminderte Fehlertoleranzen deutlich optimiert.

2.1.7 Content Management Systeme im Web

Das CMS im Web ist in erster Linie die Software an sich, allerdings auch die dazugehörige Hardware, wie z.B. ein zusätzlich erforderlicher Server. Weiterhin kann man hier auch die über Schnittstellen zum CMS kompatible Software miteinbeziehen, also die gesamte IT-Infrastruktur um das CMS herum.

Das CMS bildet die Plattform, auf welcher der Content Prozess abläuft und der Content Lebenszyklus generiert wird. Ganz entscheidend für CM-Systeme ist die Möglichkeit der Administration des gesamten Systems. So können einzelnen Mitarbeitern individuelle oder standardisierte Berechtigungen erteilt werden. Als Beispiel dient der Online-Sportredakteur des Internet-Portals von Spiegel-Online. Dieser erhält ausschließlich die Berechtigung, Content in der Rubrik Sport zu erstellen. Alle anderen Rubriken bleiben ihm verschlossen. Auch die Möglichkeit, von ihm erstellter und veröffentlichter Content zu verändern, bleibt ihm versagt und kann ausschließlich vom nächsten verantwortlichen Vorgesetzten, den sog. Content Manager oder Portal Manager durchgeführt werden.

2.1.8 Workflow

Der Workflow, sinngemäß übersetzt der „Arbeitsfluss“, bezeichnet den gesamten Arbeitsablauf in allen Details, den ein Dokument während des Content Prozesses durchlaufen muss, bzw. durchlaufen kann. Um das unter 2.1.7 angeführte Beispiel des Sportredakteurs bei Spiegel-Online aufzugreifen, so handelt es sich bei diesem Workflow um das Vier-Augen-Prinzip. Der Redakteur selbst ist nicht berechtigt, Dokumente zu publizieren, sondern er muss diese an seinen zuständigen Content Manager weiterleiten, der dieses gegenliest und, sofern das Dokument einwandfrei ist, es für die Publizierung freigibt und die Publikationsdauer festlegt. In Ausnahmefällen ist es auch möglich, dass der Content Manager keine Berechtigung besitzt, bestimmte Dokumente zu veröffentlichen, und diese an den nächsten vorgesetzten Portal Manager weiterleiten muss. Das könnte z.B. bei wichtigen Unternehmensinformationen der Fall sein. Bei diesem sehr hierarchischen Arbeitsablauf spricht man dann auch vom Sechs-Augen-Prinzip. In beiden Fällen aber ist der Workflow statisch, also an eines der beiden Prinzipien gebunden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, einen Workflow frei zu definieren, indem z.B. tagesaktuelle Nachrichten direkt vom Redakteur veröffentlicht werden sollen, lassen sich individuelle Prozessabläufe erstellen, um eine größtmögliche Aktualität der Website zu gewähren.

2.1.8.1 Benutzergruppen

Die standardisierten Benutzergruppen innerhalb eines CMS sind:

- Redakteur
- Content Manager
- Portal Manager
- Administrator

Redakteur

Erstellung und Änderung von Dokumenten innerhalb des Bereichs für den er zuständig ist; Weiterleiten der Dokumente an den Content Manager. Redakteure haben deutlich eingeschränkte Benutzerrechte.

Content Manager

Gibt die für seinen Bereich von den Redakteuren erstellten Dokumente frei und garantiert durch die vorhergehende Kontrolle eine gleichbleibend hohe Qualität der Website; Weiterleiten der Dokumente zur Publizierung an den Portal Manager

Portal Manager

Publiziert die freigegebenen Dokumente und archiviert die Dokumente, deren Publikationsdauer abgelaufen ist. Die Portal Manager verfügen innerhalb des Workflows über uneingeschränkte Benutzerrechte.

Administrator

Übernimmt die technischen Aufgaben innerhalb eines CMS, wie z.B. das Anlegen von Benutzergruppen und –konten und das Erstellen des Workflows. Administratoren verfügen im gesamten WCMS über uneingeschränkte Zugriffs- und Benutzerrechte.

2.1.8.2 Dokumentenstatus

Neben den einzelnen Benutzern gilt es vor allem auch die Dokumente näher zu betrachten. Während des Workflows nehmen diese unterschiedliche Zustände an. Der Status eines Dokumentes kann üblicherweise folgende Formen annehmen:

- In Bearbeitung
- Freigegeben
- Publiziert
- Archiviert

In Bearbeitung

In diesem Stadium wird automatisch verhindert, dass ein weiterer Redakteur gleichzeitig das Dokument bearbeiten kann. Sobald ein Dokument in Bearbeitung ist, ist es für andere Personen gesperrt, um Redundanzen zu vermeiden

Freigegeben

Das Dokument entspricht den Qualitätsanforderungen und liegt dem Portal Manager zur Publizierung vor

Publiziert

Das Dokument ist auf den Web-Server übertragen worden und über das Internet-Portal erreichbar.

Archiviert

Das Ende des Content Lebenszyklus ist erreicht, da die vorgegebene Publikationsdauer abgelaufen ist. Das Dokument ist in einem recherchierbaren Archiv abgelegt.

2.1.8.3 Der elektronische Arbeitsplan

Der Workflow in seiner Gesamtheit ist folglich als ein „elektronisch unterstützter Arbeitsplan für das Büro“^[9] zu verstehen, dessen Sinn und Zweck es ist, einen reibungslosen und schnellen Content Prozess abzubilden. Prozessoptimierungen finden ihren Ansatz deshalb immer in der Analyse des Workflows.

In der Abb. 6 wird veranschaulicht, wie sich der Workflow beim Verfassen und Gestalten eines Dokuments darstellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 6: Workflow beim Verfassen und Gestalten eines Dokuments

2.2 Komponenten eines CMS

Die momentan am Markt erhältlichen Content Management Systeme unterscheiden sich oftmals erheblich voneinander hinsichtlich Architektur und Funktionalität, und somit auch hinsichtlich der Anwendungsgebiete. Unabhängig davon sind in einem vollwertigen CMS allerdings immer die folgenden Komponenten vorhanden: (s. Abb. 7)

- Assetmanagement
- Workflowkomponente
- Benutzer- / Zugriffsverwaltung
- Schnittstellen
- APIs

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^[1] e-Commerce: Über das Internet abgewickelte Geschäftsprozesse

^[2] unternehmenseigenes Netzwerk (Intranet), siehe 2.3 Intranet

^[3] Quelle: www.contentmanager.de

^[4] austauschbare Information, siehe 2.1.2 Content

^[5] vgl. Koop, H.J., Jäckel K.K., van Offern, A.L., 2001, S. 9

^[6] Dokumentenvorlage, siehe 2.1.3 Templates

^[7] siehe 2.5 Ausgabeformate

^[8] über das Internet zugänglicher Computer, welcher eine Website zur Verfügung stellt

^[9] Vgl. Müller / Stolp 1999 S. 7