Grundlagen der Prozessoptimierung mit Vertiefung Prozessmodellierung


Hausarbeit, 2016
13 Seiten, Note: 1,3

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einführung in die Prozessmodellierung
1.1 Grundlegende Definitionen zur Prozessmodellierung
1.2 Zweck der Prozessmodellierung

2. Notwendige Vorbereitungen für die Prozessmodellierung
2.1 Definition von Modellierungsrichtlinien
2.2 Darstellungsmöglichkeiten von Prozessen
2.3 Beurteilungskriterien für die Prozessdarstellungsarten

3. Die Prozessmodellierung
3.1 Wertschöpfungskettendiagramm als Prozessübersicht
3.2 Prozessmodellierung anhand der Ereignisgesteuerten Prozesskette

4. Vorgehen nach der Prozessmodellierung

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Beispielhafte Darstellung und die grundlegenden Symbole einer EPK

1. Einführung in die Prozessmodellierung

1.1 Grundlegende Definitionen zur Prozessmodellierung

Bevor genauer auf die Prozessmodellierung eingegangen wird, sollen zunächst die grundlegenden Begriffe „Prozess“ und „Prozessmodell“ definiert werden. In der Literatur versteht man unter einem Prozess „eine wiederholbare, zeitlich-logische […] Abfolge von Aktivitäten, mit einem eindeutigen Anfang und Ende […], zur zielgerichteten Erledigung einer betrieblichen Aufgabe. Im Prozessablauf wird Input in Output […] umgewandelt. Es kann sich um Material- oder Informationstransformationen handeln.“[1]

Unter einer Modellierung versteht man „eine vereinfachende Darstellung eines Realweltausschnitts […], anhand dessen die wichtigsten Eigenschaften eines Originals erkannt, verstanden und analysiert werden können.“[2] Ein Prozessmodell ist demnach eine vereinfachte Beschreibung eines Prozesses, welche entweder eine derzeitige Situation (Ist-Modell) oder eine gewünschte Situation (Soll-Modell), meist grafisch, darstellt.[3] Die Prozessmodellierung ist eines der wichtigsten Elemente des Prozessmanagements, da es essenzielles Werkzeug für die Dokumentation, Visualisierung und Analyse von Prozessen ist.[4] Sie beginnt nach der abgeschlossenen Identifikation der dazustellenden Prozesse und findet im gesamten Prozessmanagement Verwendung.[5]

1.2 Zweck der Prozessmodellierung

Fast bei jeder Fragestellung in einem Unternehmen sind direkt oder indirekt Geschäftsprozesse involviert, unabhängig davon, ob es sich dabei um betriebswirtschaftliche, informationstechnische oder organisatorische Themen handelt.[6] Bevor man Prozesse jedoch analysieren, optimieren oder vergleichen kann, müssen diese zunächst umfassend visualisiert und dokumentiert werden.[7] Daher ist die zielgerichtete und ausführliche Betrachtung von Prozessen Basis für fast jede Auseinandersetzung mit betrieblichen Prozessen.

Die möglichen Gründe für die Prozessmodellierung sind vielfältig:

Dokumentation aktueller und angestrebter Prozesse:

Durch Prozessmodellierung wollen Unternehmen einen Überblick über ihre aktuellen Prozesse erhalten, diese transparent und verständlich gestalten (z.B. für Schulungen neuer Mitarbeiter) und ihre Prozessziele als (Soll-) Modelle darstellen.[8]

Einführung der Prozesskostenrechnung:

Oft bedingt die Einführung der Prozesskostenrechnung detaillierte Prozessmodelle, welche alle kostentechnisch relevanten Attribute der Prozessschritte enthalten müssen.[9]

Outsourcing von Prozessen:

Bevor Aufgaben von Unternehmen an externe Dienstleister ausgelagert werden, ist es sinnvoll die betreffenden Prozesse klar zu definieren bzw. zu modellieren.[10]

Benchmarking:

Das Benchmarking im Bereich des Prozessmanagements bezeichnet den Vergleich von unternehmenseigenen Prozessen oder Prozesskennzahlen mit internen oder externen Referenzen.[11] Dies hilft Unternehmen dabei, ihre Position im Wettbewerbsvergleich sowie möglichen Handlungsbedarf festzustellen und von den Prozessen Anderer zu lernen.[12]

Auswahl, Entwicklung und Customizing von Unternehmenssoftware:

Bei der Auswahl einer passenden Unternehmenssoftware bietet es sich an, die in der Software zugrunde gelegten Prozesse mit unternehmenseigenen Prozessmodellen zu vergleichen.[13] Ein hoher Deckungsgrad signalisiert niedrigere Einführungskosten und eine gute Eignung.[14] Prozessmodelle helfen außerdem Standardsoftware durch Customizing an individuelle Firmenprozesse anzupassen.[15] Auch bei der Entwicklung von Software, die Geschäftsprozesse im Unternehmen unterstützen soll, sind Prozessmodelle wichtig, da sie helfen notwendige Systemanforderungen zu definieren (Requirement Engineering) und zu dokumentieren (Pflichtenheft).[16]

Prozessanalyse und –Optimierung:

Am häufigsten werden Prozessmodelle aufgrund des Wunsches nach einer prozessorientierten Reorganisation und für das kontinuierliche Prozessmanagement verwendet, d.h. für eine dauerhafte Planung, Ausführung und Kontrolle der Prozesse.[17] Für diese Zwecke ist es u.a. notwendig Ist-Prozessmodelle zu erstellen, darauf basierend (Schwachstellen-) Analysen durchzuführen, Sollmodelle zu erstellen und die Prozesse anschließend zu optimieren.[18]

2. Notwendige Vorbereitungen für die Prozessmodellierung

2.1 Definition von Modellierungsrichtlinien

Modellierungsrichtlinien sollten vor Beginn des eigentlichen Modellierens definiert werden, beziehen sich direkt auf die Modellerstellung und sind, v.a. wenn viele Personen beteiligt sind, entscheidend für den Erfolg der Prozessmodelle.[19] Sie dienen dazu Lesbarkeit, Verständlichkeit, Einheitlichkeit und Wiederverwertbarkeit der modellierten Prozesse zu gewährleisten.[20] Mögliche Richtlinien legen z.B. den Detaillierungsgrad, die Modellierungssprache und Notation, das Layout, die Ablagestruktur sowie Namenskonventionen fest.[21] Während die Notation Vorgaben zur einheitlichen Visualisierung des Modells gibt, definiert die Modellierungssprache die Objekte, Konnektoren und Attribute für die Modellierung.[22] Als Grundlage dienen die Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung, welche das Ziel haben, die Komplexität von Prozessmodellen zu reduzieren und gleichzeitig ihre Qualität zu sichern und zu steigern.[23] Zusammengefasst besagen diese sechs Grundsätze, dass die Modelle den abzubildenden Sachverhalt richtig wiedergeben, nur relevante Informationen enthalten, die Modellierungsaktivitäten ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis haben, für alle Adressaten verständlich sind, zu anderen Modellen vergleichbar und systematisch sowie mit Schnittstellen zu anderen Modellen aufgebaut sein müssen.[24] Generell sollten die Richtlinien dokumentiert und jedem an der Prozessmodellierung Beteiligten zugänglich gemacht werden.[25]

2.2 Darstellungsmöglichkeiten von Prozessen

Die Vielzahl der möglichen Modellierungszwecke macht deutlich, dass meistens ein einzelnes Modell nicht ausreichen wird, um die notwendigen Bedingungen für alle Zwecke zu erreichen.[26] Steht der Zweck der Modellierung fest, muss überlegt werden, wie die einzelnen Teile des Prozesses dargestellt werden sollen. Mittlerweile steht dafür eine ganze Reihe von Methoden zur Verfügung, wobei immer öfter IT-Tools zur Modellierung verwendet werden.[27]

Eine simple und schnell erstellbare Methode ist es, den Prozess durch eine textuelle Beschreibung darzustellen. Bei einfachen Prozessen ist diese leicht verständlich, jedoch werden sie bei komplexeren Prozessen schnell unübersichtlich und schwer zugänglich. Weiterer Nachteile sind, dass es durch verschiedene Ausdrucksweisen zu Fehlinterpretationen kommen kann und eine automatische Verarbeitung des Textes nicht möglich ist.[28]

Eine Tabelle zur Prozessbeschreibung ist, wie die textuelle Beschreibung, einfach zu erstellen und leicht verständlich, jedoch wirkt sie übersichtlicher und kompakter als eine textuelle Beschreibung. Unter Umständen ist außerdem eine automatische Verarbeitung der Daten möglich. Nachteil ist aber auch hier, dass größere Prozesse schnell unübersichtlich und schwer nachvollziehbar werden.[29]

Die Methoden der grafischen Darstellung lassen sich nach der Verwendung einer Notation unterscheiden. Unter einer Notation versteht man eine einheitliche und definierte Verwendung von grafischen Symbolen und Beschreibungselementen zur Prozessdarstellung.[30]

Bei einer grafischen Darstellung ohne Notation werden oft Ablaufdiagramme mit verschiedenen grafischen Formen und textuellen Beschreibungen erstellt. Vorteile sind die einfache Erstellung und die hohe Anschaulichkeit sowie die gesteigerte Ausdrucksfähigkeit im Vergleich zu den vorher genannten Modellen, jedoch kann sie durch die Verwendung zu vieler unterschiedlicher Symbole und textuellen Beschreibungen schnell unübersichtlich werden. Nachteilig ist auch, dass durch die fehlende Notation eine uneinheitliche Darstellung von Prozessen stattfindet, was eine systematische Analyse oder Vergleiche der Prozesse unnötig erschwert und eine automatisierte Verarbeitung des Modells nicht möglich macht.[31]

Eine grafische Darstellung mit einer definierten Notation hat hingegen den Vorteil, dass auch komplexere Prozesse gleichartig, übersichtlich und verständlich dargestellt werden können und, dass ein einheitliches Verständnis von Prozessmodellen gefördert wird. Nachteilig sind der größere Modellierungsaufwand und das notwendige Erlernen der Notation, was teilweise zu Akzeptanzproblemen führt.[32]

2.3 Beurteilungskriterien für die Prozessdarstellungsarten

Neben dem eigentlichen Zweck der Prozessmodellierung können auch Erlernbarkeit, Verständlichkeit, Übersichtlichkeit, Akzeptanz, IT-Unterstützung und -Kompatibilität sowie der Arbeitsaufwand entscheidende Kriterien für die Wahl einer Darstellungsart sein. Generell lässt sich jedoch festhalten, dass textuelle bzw. tabellarische Prozessdokumentationen oder Visualisierung ohne Notation für die genaue und einheitliche Prozessdarstellung nicht ausreichen.[33]

3. Die Prozessmodellierung

3.1 Wertschöpfungskettendiagramm als Prozessübersicht

Ein Wertschöpfungskettendiagramm (im Folgendem: WSKD) ist i.d.R. eine Pfeilformdarstellung und wird zur Visualisierung von Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen oder des hierarchischen Verhältnisses von Funktionen bzw. Prozessen eingesetzt, welche an der Wertschöpfung eines Produktes beteiligt sind. In der Prozessmodellierung werden WSKD auch als stark kompensierte und vereinfachte Darstellungen für umfangreiche Prozesse eingesetzt oder geben eine Übersicht über die Kernprozesse, wobei sie meistens keine Prozessdetails enthalten.

Das WSKD kann daher auch zur Darstellung von Prozesslandkarten, welche die elementare Prozessstruktur eines Unternehmens wiedergeben, verwendet werden und dient damit oft als Einstieg in die Prozessmodellierung.[34]

3.2 Prozessmodellierung anhand der Ereignisgesteuerten Prozesskette

Bis heute hat sich keine einheitliche Darstellungsform zur grafischen Prozessmodellierung mit Notation durchgesetzt, jedoch ist die Ereignisgesteuerte Prozesskette (im Folgendem: EPK) in der Praxis relativ weitverbreitet.[35]

Im Mittelpunkt dieser Darstellungsart steht die Modellierung des Kontrollflusses, also die logische Reihenfolge von Prozessschritten.[36] Charakterisiert ist die EPK durch den ständigen Wechsel von Ereignissen und Funktionen, wobei eine Funktion eine Aktivität innerhalb des Prozesses darstellt, über den späteren Prozessverlauf entscheidet und durch ein abgerundetes Rechteck dargestellt wird.[37] Ein Ereignis hingegen ist ein prozessrelevanter Zustand, der weder Zeit noch Kosten verbraucht und als Sechseck dargestellt wird.[38] Im Gegensatz zu Funktionen haben sie keine Entscheidungskompetenz.[39] In der EPK kann auf andere Prozessmodelle mit Prozessschnittstellen oder Hinterlegungen verwiesen werden, wobei Schnittstellen auf andere Prozesse der gleichen Prozessebene verweisen, während Funktionen, welche einen Teilprozess beschreiben (wie z.B. „Kunde prüfen“), mit einer Hinterlegung wiederum als eignes EPK-Modell genauer dargestellt werden können.[40]

Ist ein Prozess nicht linear, werden zur Darstellung von Verzweigung und anschließenden Zusammenführungen drei verschiedene Konnektoren benutzt: UND-, ODER-, und XOR-Konnektoren.[41] Ein UND-Konnektor bedeutet, dass alle nachfolgenden Pfade parallel durchlaufen werden müssen, um das folgende Ereignis oder die folgende Funktion zu erreichen, während ein ODER-Konnektor anzeigt, dass entweder einer oder mehrere der folgenden Pfade durchlaufen werden muss.[42] Wird ein XOR-Konnektor verwendet, bedeutet dies, dass genau einer der folgenden Pfade möglich ist.[43] Die entstandenen Abzweigungen werden im späteren Prozessverlauf wieder mit gleichartigen Konnektoren zusammengeführt, wobei zur Verbindung von Objekten Kanten oder Linien verwendet werden.[44]

Werden nur die o.g. Elemente zur Prozessdarstellung verwendet, so spricht man von einer schlanken EPK.[45] Wird die Darstellung durch weitere Modellobjekte, wie den beteiligten Organisationseinheiten, den ein- und ausgehenden Informationsobjekten, den erzeugten Leistungen oder den eingesetzten Informationssystemen ergänzt, so spricht man von einer erweiterten EPK.[46]

[...]


[1] Seidlmeier (2015), S. 7.

[2] Stickel u.a. (1997), S. 449.

[3] Vgl. Schmelzer/Sesselmann (2010), S. 201; Allweyer (2009), S. 101.

[4] Vgl. Allweyer (2009), S. 92; Wagner/Patzak (2007), S. 287.

[5] Vgl. Wagner/Patzak (2007), S. 287; Schmelzer/Sesselmann (2010), S. 416.

[6] Vgl. Schmelzer/Sesselmann (2010), S. 350; Allweyer (2009), S. 25.

[7] Vgl. Wilhelm (2007), S. 34; Allweyer (2009), S. 25.

[8] Vgl. Becker u.a. (2005), S. 51; Schmelzer/Sesselmann (2010), S. 50, 136 und 215.

[9] Vgl. Allweyer (2009), S. 28; Becker u.a. (2005), S. 192.

[10] Vgl. Gaitanides u.a. (1994), S. 41; Allweyer (2009), S. 31.

[11] Vgl. Schmelzer/Sesselmann (2010), S. 202 und 215; Becker u.a. (2005), S. 53.

[12] Vgl. Becker u.a. (2005), S. 18.

[13] Vgl. Gadatsch (2002), S. 50; Becker u.a. (2005), S. 54f. und 190.

[14] Vgl. Becker u.a. (2005), S. 54f.; Schmelzer/Sesselmann (2010), S. 213.

[15] Vgl. Allweyer (2009), S. 30 und 200; Becker u.a. (2005), S. 55.

[16] Vgl. Becker u.a. (2005), S. 18 und 55f.; Allweyer (2009), S. 30.

[17] Vgl. Gadatsch (2002), S. 50; Becker u.a. (2005), S. 52.

[18] Vgl. Becker u.a. (2005), S. 52; Wagner/Patzak (2007), S. 287.

[19] Seidlmeier (2015), S. 59; Bayer/Kühn (2013), S. 73

[20] Vgl. Bayer/Kühn (2013), S. 73ff. und 89.

[21] Vgl. Seidlmeier (2015), S. 59; Bayer/ Kühn (2013), S. 74 und 87ff.

[22] Vgl. Bayer/Kühn (2013), S. 87.

[23] Vgl. Becker u.a. (2005), S. 47f.

[24] Vgl. Becker u.a. (2005), S. 48f.

[25] Vgl. Seidlmeier (2015), S. 59.

[26] Vgl. Becker u.a. (2005), S. 18; Gaitanides u.a. (1994), S. 49.

[27] Vgl. Schmelzer/Sesselmann (2010), S. 136f.

[28] Vgl. Allweyer (2009), S. 130f.

[29] Vgl. Allweyer (2009), S. 131f.

[30] Vgl. Schmelzer/Sesselmann (2010), S. 137 und 416; Allweyer (2009), S. 139.

[31] Vgl. Allweyer (2009), S. 132f.

[32] Vgl. Allweyer (2009), S. 133f.

[33] Vgl. Schmelzer/Sesselmann (2010), S. 137 und 416.

[34] Vgl. Seidlmeier (2015), S. 77; Wagner/Patzak (2007), S. 110; Becker u.a. (2005), S. 64.

[35] Vgl. Wagner/ Patzak (2007), S. 109; Wilhelm (2007), S. 207; Allweyer (2009), S. 181.

[36] Vgl. Seidlmeier (2015), S. 79; Allweyer (2009), S. 180.

[37] Vgl. Becker u.a. (2005), S. 61 ff.; Seidlmeier (2015); S. 79; Gadatsch (2002), S. 94.

[38] Vgl. Wilhelm (2007), S. 208, Becker u.a. (2005), S. 65 f.; Seidlmeier (2015), S. 79.

[39] Vgl. Becker u.a. (2005), S. 66.

[40] Vgl. Schmelzer/Sesselmann (2010), S. 145; Allweyer (2009), S. 189.

[41] Vgl. Seidlmeier (2015), S. 80, Wilhelm (2007), S. 209; Allweyer (2009), S. 185.

[42] Vgl. Allweyer (2009), S. 185; Gadatsch (2002), S. 97.

[43] Vgl. Wilhelm (2007), S. 209; Gadatsch (2002), S. 97.

[44] Vgl. Gadatsch (2002), S. 94 und 97; Wilhelm (2007), S. 210; Allweyer (2009), S. 185.

[45] Vgl. Seidlmeier (2015), S. 80.

[46] Vgl. Schulte-Zurhausen (2013), S. 599; Seidlmeier (2015), S. 80.

Ende der Leseprobe aus 13 Seiten

Details

Titel
Grundlagen der Prozessoptimierung mit Vertiefung Prozessmodellierung
Hochschule
Fachhochschule Rosenheim
Veranstaltung
Betriebswirtschaftliches SEminar
Note
1,3
Autor
Jahr
2016
Seiten
13
Katalognummer
V368374
ISBN (eBook)
9783668467217
ISBN (Buch)
9783668467224
Dateigröße
745 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Prozess, Prozesse, Modell, EPK, Ereignisgesteurte Prozesskette, Prozesskette, ARIS, Processmanagement, Prozessmanagement, Rosenheim, Modellierung, Prozessmodellierung, Prozessoptimierung, Betriebswirtschaft, Grundlagen, Der, Mit, Studium, Hausarbeit, WSKD, Wertschöpfungskettendiagramm
Arbeit zitieren
Dominik Bachmeier (Autor), 2016, Grundlagen der Prozessoptimierung mit Vertiefung Prozessmodellierung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/368374

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