Workflowoptimierung durch Implementierung der elektronischen Rechnungsabwicklung

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Grundlagen und Anforderungen an E-Rechnungen

3. Optimierungsansätze im Workflow

4. Aufwand-/Nutzen-Analyse und Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Empfangspräferenzen hinsichtlich Übermittlungsformen

Abb. 2: Hinderungsgründe des elektronischen Rechnungsversands

1. Einleitung

Im Zuge fortschreitender Business Intelligence, weitreichender Digitalisierung der Belege sowie der ständigen Suche nach Optimierungspotentialen innerbetrieblicher Prozesse sind Rechnungsein- und ausgänge ein äußerst aktuelles Thema. War die traditionelle Buchhaltung durch das Prüfen und Verbuchen von Papierbelegen geprägt, so geht der Trend inzwischen in Richtung elektronischer und vollautomatischer Datenverarbeitung.

Mit der Abschaffung der klassischen Papierrechnungen lassen sich zahlreiche Einsparpotentiale entfalten, Verzögerungen zwischen den Prozessschritten vermeiden und die mit den jeweiligen Vorgängen verbundenen Prozesskosten senken. Manuelle Arbeitsschritte entfallen, wodurch Fehler in der händischen Datenerfassung vermieden werden können und ein möglichst durchgängiger Datenverkehr gewährleistet wird.

In dieser Arbeit wird auf die wesentlichen Vorteile einer elektronischen Rechnungsabwicklung im Workflow eingegangen. Nach der Einleitung soll der Fokus zunächst auf den Grundlagen einer E-Rechnung und den an diese gestellten Anforderungen liegen. Im Nachgang werden dann Optimierungspotentiale hervorgehoben und Aufwand und Nutzen einer solchen Implementierung zueinander ins Verhältnis gesetzt und kritisch betrachtet.

Bedingt durch den Umfang der Thematik, soll vorwiegend auf die Behandlung von Ausgangsrechnungen eingegangen werden. Ein Teil der angeführten Ansätze ließe sich dabei ebenfalls mit Eingangsrechnungen abbilden und könnte somit Anwendung finden.

Da in dem Unternehmen des Autors, der eskate Rohrverbindungstechnik GmbH, zum 01.02.2016 ebenfalls der elektronische Ausgangsrechnungsversand implementiert wurde, wird die Arbeit in den einzelnen Abschnitten auf Erfahrungswerte eingehen. Ziel soll es sein, einzelne praxistypische Verhaltensweise auf diese Weise besser zu erläutern und darzustellen.

2. Grundlagen und Anforderungen an E-Rechnungen

Bei der Einführung einer elektronischen Rechnungsabwicklung sind neben der technischen Umstellung von Papier- oder Standardfaxrechnungen auch noch andere Punkte zu beachten. In diesem Kapitel sollen sie ausführlicher dargestellt werden.

Für den Austausch von Rechnungsinformationen können verschiedene Übermittlungsformen herangezogen werden, welche jeweils abhängig von Unternehmensgröße und Datenmenge Vor-und Nachteile aufweisen.

Neben der Papierrechnung stellt die E-Mail mit PDF-Rechnung im E-Mail-Anhang die häufigste Form der Übermittlung einer E-Rechnung dar. Abbildung 1 verdeutlicht, dass das Papier mit 57% zwar noch die am meisten verbreitete und auch bevorzugte Übermittlungsform für Ausgangsrechnungen ist, die E-Mail mit 27% jedoch auf dem zweiten Platz folgt.¹

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Empfangspräferenzen hinsichtlich Übermittlungsformen²

Der Austausch via E-Mail stellt somit die häufigste aller Formen des elektronischen Rechnungsaustauschs dar. Weitere Möglichkeiten sind der Download via Website, die Übertragung per Computer-Fax sowie der Datenaustausch per EDI, d.h. der elektronische Datenaustausch mit standardisierten Geschäftsdaten.

Neben der Übermittlungsform spielen außerdem die Zustimmung des Empfängers sowie die Echtheitsgewährleistung der Herkunft sowie die Sicherstellung der inhaltlichen Unversehrtheit und der uneingeschränkten Lesbarkeit eine wichtige Rolle.

Sämtliche gesetzlichen Anforderungen und Pflichtangaben gem. UStG §14 Abs. 4, die für Papierrechnungen gelten, sind auch bei elektronischen Rechnungen einzuhalten.³

Neben grundlegenden Eigenschaften einer ordnungsgemäßen Rechnung spielen beim Wechsel von Papierrechnungen zu elektronischen Rechnungen vor allem die Zustimmung sowie die korrekte Verwahrung der Rechnungen eine besondere Rolle.

Grundsätzlich muss der Rechnungsempfänger damit einverstanden sein, die Rechnungen künftig nicht mehr in Papier-, sondern in elektronischer Form zu erhalten (UStG §14 Abs. 1). In Bezug auf seine Zustimmung reicht es jedoch aus, wenn diese durch eine stillschweigende Willenserklärung erfolgt, wie beispielweise durch das Bezahlen der E-Rechnung. Im Praxisfall traten lieferantenseitig verschiedene Szenarien auf, um den Wechsel von Papier- auf E-Rechnungen anzukündigen. Häufig wurde im Zuge der Ankündigung auch nach einer Ziel-E-Mailadresse gefragt, um gleichzeitig eine Stammdatenpflege betreiben zu können. So konnten etwaige Irrläufer bestmöglich ausgeschlossen werden und der Rechnungsempfänger wurde in den Prozess miteinbezogen.

Unabhängig vom gewählten Rechnungsverfahren müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden. Vor dem 01.07.2011 musste die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts zusätzlich durch eine qualifizierte elektronische Signatur nachgewiesen werden. Durch das Steuererleichterungsgesetz 2011 wurde dieses Verfahren zwar vereinfacht, erfordert aber nach wie vor eine unveränderliche und durch das Finanzamt prüfbare Verwahrung der Rechnungen.⁴

Wurden per E-Mail versendete Rechnungen zu Anfang als Bild-PDF versendet, die lediglich über OCR-Software digital weiterverarbeitet werden konnten, so besteht mittlerweile die Möglichkeit, weitere Daten in diese Dateitypen zu integrieren. Durch die Erweiterung des klassischen PDF-Formats hin zur sogenannten PDF/A-3 können nun mittels Daten-„Containern“ innerhalb des Dokuments beliebige Dateitypen in eine PDF/A-3-Datei eingebettet werden. An diesem Punkt greift das Konzept des ZUGFeRD-Standards.

Die ZUGFeRD-Rechnung besteht grundsätzlich aus einer Kombination von einer gewohnt visuellen Darstellung der Rechnung sowie einer maschinenlesbaren, integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses standardisierte Rechnungsdatenformat ermöglicht ein Auslesen von Beleginformationen wie Beträgen oder Rechnungsnummern und kann ohne händische Eingabe für die Rechnungsprüfung genutzt werden. Das Ziel des ZUGFeRD-Formates ist es, die bisher übliche OCRErkennung zu ersetzen und eine möglichst bruchfreie Verarbeitung von Rechnungsdaten zu ermöglichen.⁵

Die Abkürzung ZUGFeRD ist ein Akronym, das für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ steht, und wurde als Kooperation von verschiedenen Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland entwickelt. Laut dem Forum entspricht es den Standards einer internationalen Standardisierung und soll auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr Anwendung finden.⁶

Uneinig sind sich die befragten Unternehmen jedoch darüber, ob sich der ZUGFeRD- Standard durchsetzen kann und künftig flächendeckend eingesetzt werden wird. 65 Prozent der in einer Studie der Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie befragten Unternehmen stimmen der Aussage, dass es einen gesetzlichen Standard geben muss, voll oder teilweise zu. Dieser Umstand bringt zum Ausdruck, dass unternehmensseitig mehr Regulierung und Einheitlichkeit durch den Gesetzgeber gewünscht wird.⁷

3. Optimierungsansätze im Workflow

Begünstigt durch die Weiterentwicklung der Softwareoptionen, stellt sich die Frage, was die Unternehmen antreibt, den elektronischen Rechnungsversand voranzutreiben und unternehmensinterne Prozesse anzupassen. Einer der größten Treiber bei der Einführung besteht darin, dass durch die digitalisierte Rechnungserstellung sowie deren Versand und Empfang bis hin zur Nachbearbeitung und Archivierung Kosten- und Effizienzvorteile erwartet werden.

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¹ Vgl. (Seidenschwarz, Lehner, & ibi research, 2015, S. 13)

² Vgl. ebd.

³ Vgl. (DATEV)

⁴ Vgl. ebd.

⁵ Vgl. (FeRD - Forum elektronischer Rechnung Deutschland)

⁶ Vgl. (FeRD - Forum elektronischer Rechnung Deutschland, ZUGFeRD - einheitliches Format für elektronische Rechnungen)

⁷ Vgl. (Seidenschwarz, Lehner, & ibi research, 2015, S. 69)