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Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung ... 3
2. Warum sollten Ziele gesetzt werden? ... 4
2.1 Probleme bei der Zielsetzung ... 4
2.2 Überwinden von Problemen ... 5
3. Störfaktoren ... 6
4. Methoden und Umsetzung des Ziel und Zeitmanagements ... 7
4.1 Pareto Prinzip ... 8
4.2 Eisenhowersche ABCAnalyse ... 8
5. Selbstanalyse ... 10
6. Wie plane ich einen Tag? ... 10
7. Zusammenfassung ... 11
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1.Einleitung
Das Thema Ziel- und Zeitmanagement ist sehr breit gefächert und betrifft jede
Bevölkerungsgruppe. In erster Linie geht es darum, zu verstehen, was das Ziel- und
Zeitmanagement grundsätzlich ist und was es ausmacht.
In zweiter Hinsicht wird nahegelegt, wozu jede einzelne Person bei bestimmten
Aufgaben oder Tätigkeiten das sogenannte Ziel- und Zeitmanagement benötigt. Dabei
wird auch die Frage beantwortet, ob ein Ziel- und Zeitmanagement überhaupt
notwendig erscheint.
Weiterhin stellt sich die Frage, wie ein perfektes Ziel- und Zeitmanagement
auszusehen hat. Hier gibt es viele Randbedingungen, welche erfüllt werden müssen,
um schließlich zu erreichen, dass zu erledigende Arbeiten so effektiv wie möglich
durchgeführt werden können.
Ein weiterer Punkt ist die Optimierung des vielleicht schon vorhandenen Ziel- und
Zeitmanagements. Dabei wird überprüft wie effektiv das eigene Ziel- und
Zeitmanagement ist. Wenn sich die Produktivität jedoch nicht auf dem gewünschten
Level befindet, so werden Anhaltspunkte gesucht, welche jene verbessern. Unter
diesen Anhaltspunkten versteht man in der Regel Störfaktoren, die vom persönlichen
Umfeld abgesondert werden. Umgangssprachlich spricht man auch von Zeitdieben.
Daraus resultierend ist der nächste Punkt: Warum entstehen Störfaktoren? Ist man
stellenweise selbst Teil des Problems? Wie kann man Einfluss darauf nehmen? Im
heutigen digitalen Zeitalter lauern überall Möglichkeiten der Ablenkung. Im so
genannten digitalen Zeitalter ist es einfacher, mit bestimmten Geräten gewisse
Tätigkeiten auszuführen, manche wiederrum verschlingen jedoch kostbare Zeit. Wie
zum Beispiel das Pflegen von sozialen Kontakten mit digitalen Geräten und
zugehörigen sozialen Netzwerken. Doch diese Zeitfresser kann man mit bestimmten
Vorbereitungen unter Kontrolle bringen.
Weiterhin ist die eigene Motivation, wichtig die mit Erfolgserlebnissen aufrecht erhalten
oder gesteigert werden kann. Erfolgserlebnisse sind kleine positive Ereignisse, wenn
man beispielsweise dem Ziel wieder einen Schritt näher gekommen ist. Hierfür gibt es
kreative, wie auch grafische Mittel, welche den aktuellen Stand und Fortschritt einer
Arbeit ausdrücken. Den persönlichen Erfolg kann man beispielsweise in einer Excel
Tabelle visualisieren, welche eine Anzahl an Aufgaben vorweist. Jedes Mal, wenn eine
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Aufgabe erledigt wurde kann man diese mit grün markieren. Je ,,grüner" die Liste wird,
desto motivierter wird man, weil man erstens schon viel erreicht hat und man zweitens
womöglich gar nicht mehr weit vom gesamt Ziel entfernt ist. Was sich auch als sehr
sinnvoll erweist ist, wenn man sich am Ende eines Arbeitstages nochmal all seine
Erfolge vor Augen führt und sich ansieht was man alles erreicht hat. So kann man mit
gutem Gewissen in einen neuen Arbeitstag starten, mit dem Hintergedanken wieder
mindestens genau so viel zu erreichen.
2.WarumsolltenZielegesetztwerden?
Grundlegend ist zu sagen, dass die Zeit naturgemäß vergänglich ist. Dies heißt, dass
Lebenszeit sowieso mit jeder Sekunde abläuft. Trotzdem kann man die Zeit sinnvoll
nutzen, vor allem dann, wenn wichtige Dinge erledigt werden müssen. Sobald eine
Aufgabe als wichtig eingestuft wird, steckt auch ein gewisser Druck dahinter.
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Dieser
Druck nennt sich Zeitdruck. Der Zeitdruck wird immer stärker, je näher beispielsweise
die Abgabe einer Arbeit naht. Dabei gilt es zu verhindern, dass der Zeitdruck zu stark
wird, denn unter einem zu hohen Zeitdruck arbeitet man schneller, als man eigentlich
kann. Dabei entstehen Fehler, die vermieden werden können. In erster Linie sollte man
sich deswegen immer kleinere Ziele stecken, die erstens machbar sind und zweitens
im Zeitplan als sinnvoll erscheinen.
2.1ProblemebeiderZielsetzung
Hierbei gibt es vor allem Ängste und Selbstzweifel, denn wenn man sich ein Ziel setzt,
dieses aber nicht erfüllen kann, sprechen viele von einer persönlichen Niederlage.
Daraufhin kann man natürlich so frei sein, sich gar kein Ziel zu setzen theoretisch
kann es so zu keinem demotivierenden Ergebnis kommen. Doch diese Arbeitshaltung
ist ebenso wenig Erfolg versprechend.
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Weiterhin problematisch ist die von Natur aus
bestehende, die Faulheit des Menschen. Jeder Einzelne muss seinen inneren
Schweinehund überwinden, um etwas zu erreichen. So einfach ist das aber nicht, da
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VGL. Arbeitstechniken, Selbstmanagement und wissenschaftliche Methoden, Ziel und Zeitmanagement |SQF
233, Dr. Alexander Hermenau, S. 5.
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VGL. Hermenau, S. 5.
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man für neue Ziele oder Errungenschaften meistens auch neues Wissen oder
Fähigkeiten anhäufen muss. Einige Personen leiden unter dem sogenannten
Entscheidungsdefizit. Sie können den entscheidenden Schritt nicht gehen, in dem sie
sich überwinden, diese Aufgabe nun durchzuziehen. Vor allem, wenn man in einer
Gruppe arbeitet und andere von einem erwarten, dass diese Aufgabe pünktlich und
ordnungsgemäß erfüllt wird, kann es sein, dass dieser von außen aufgebaute Druck
den ein oder anderen abschreckt.
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2.2ÜberwindenvonProblemen
Doch irgendwann kommt der Zeitpunkt, bei dem man zu sich selbst ehrlich sein sollte,
um seine Probleme realistisch zu sehen. Anfangen sollte man damit, in dem man seine
Stärken und Schwächen herausfindet. Im besten Fall kennt man seine Stärken und
Schwächen. Dies ist sehr wichtig, denn aus rein logischen Aspekten kann man sich
keine realistischen Ziele setzen, wenn man seine eigenen Fähigkeiten im Sinne von
Stärken und Schwächen nur unzureichend kennt. Um zum Ziel zu kommen sollte man
sich logischerweise auf seine Stärken konzentrieren. Demnach sollte man seine
Zielsetzungen genau so auslegen, dass man mit seinen persönlich eingeschätzten
Fähigkeiten gut zum Ziel gelangen kann. Wenn man hingegen auf die Schwächen
schaut, kann dies in der Regel nicht zum Ziel führen, da die meist eine gewisse
Unsicherheit an den Tag legt, welche im Extremfall zu großer Frustration und
Demotivation führen kann.
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Doch Vorsicht ist bei der Zielsetzung geboten. Es gibt komplementäre- als auch
konkurrierende Ziele. Komplementäre Ziele ergänzen sich gegenseitig. Ein Beispiel
wäre, wenn man zum Einkaufen fährt und auf dem Weg gleichzeitig noch an einer
Tankstelle vorbei kommt, um das Auto zu tanken. Ein konkurrierendes Ziel wäre, wenn
eine Firma einige Kunden dazu gewinnt, damit den Umsatz steigert, aber dadurch viele
Überstunden gemacht werden müssen, da die Anzahl der Mitarbeiter gleich geblieben
ist.
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3
VGL. Zeitmanagement, Eva Engelmeyer, Rolf Meier, 2004, S. 72.
4
VGL. Engelmeyer, Meier, S. 33.
5
VGL. Hermenau, S. 8.
Excerpt out of 12 pages
- Quote paper
- Peter Huber (Author), 2014, Grundlagen des Ziel- und Zeitmanagements, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/375287
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