Leseprobe
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
II
Hinweis zum Umfang der Arbeit
Der Textteil der vorliegenden Arbeit - beginnend mit der Einleitung bis ausschließlich
Literaturverzeichnis - umfasst 50 Seiten.
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
III
Kurzfassung
Die elektronische Rechnungsabwicklung ist aktueller denn je. Eine Auseinandersetzung
mit den damit verbundenen Prozessen ist unausweichlich. Die Europäische Union und
ihre Mitgliedsstaaten haben die Potentiale der elektronischen Fakturierung zur
Optimierung der Rechnungsprozesse erkannt und die Rechtslage in den letzten Jahren
dazu kontinuierlich verändert. Große Unternehmen drängen dazu die digitale Rechnung
zu akzeptieren. Es ist deshalb dringender Handlungsbedarf gefordert.
Vielen Unternehmen sind die technischen Möglichkeiten über die Zustellung der
Rechnung via Internet unklar. Die ständig wandelnde Gesetzeslage führt zu
Unwissenheit und Unsicherheit. Außerdem ist ein Überblick der steuerkonformen
Rechnungsformate und -standards selten vorhanden.
Das Ziel der vorliegenden Arbeit ist diese Unklarheiten zu beseitigen. Es sollen die
technischen Möglichkeiten zur Übermittlung der digitalen Faktura identifiziert und die
gesetzlichen Anforderungen an einer steuerkonformen elektronischen Rechnung
untersucht werden. Darüber hinaus soll ein Überblick der eingesetzten digitalen
Rechnungsstandards im europäischem Raum geschaffen werden. Die aktuelle Lage
rundum die elektronische Rechnung in Europa soll aufgezeigt und das gerade in
Deutschland beliebte Standard ZUGFeRD untersucht werden.
Das Ziel der Arbeit ist mit einer umfassenden und strukturierten Literaturrecherche
erreicht worden. Es wurde weitgehend nur gegenwärtige Literatur und verschiedene
aktuelle Studien über die elektronische Rechnungsabwicklung eingesetzt. Des Weiteren
wurden Gesetzesentwürfe, -texte sowie Rechtsvorschriften und Mitteilungen des
Europäischen Amtsblatt untersucht.
Jedes europäische Land führt seinen eigenen Rechnungsstandard und es gibt auch
noch weitere branchenabhängige Standards. Die Durchdringung der digitalen Rechnung
im europäischem Raum ist sehr unterschiedlich. Die direkte Zustellung der Rechnungen
ist aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen und eingesetzten Formate nur
schwer umzusetzen. Mit der Nutzung eines E-Invoicing-Netzwerks ist der höchste
Digitalisierungsgrad möglich. Das ZUGFeRD-Format ist sehr flexibel und gerade für
kleine und mittlere Unternehmen sehr interessant.
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
IV
Inhaltsverzeichnis
Kurzfassung III
Inhaltsverzeichnis IV
Abkürzungsverzeichnis VI
Abbildungsverzeichnis VIII
Tabellenverzeichnis IX
1
Einführung 1
1.1
Die E-Rechnung kommt
1
1.2
Zielsetzung 2
1.3
Vorgehensweise 2
2
Begriffsdefinitionen und -abgrenzungen
4
2.1
Rechnung 4
2.2
Elektronische Rechnung
4
2.3
Datenformate 6
2.3.1
Unstrukturierte Daten
6
2.3.2
Strukturierte Daten
6
2.4
Geschäftsprozess 7
3
Prozesse der unternehmerischen Rechnungsabwicklung
8
3.1
Betrachtung des Gesamtprozesses
8
3.2
Rechnungseingang im Detail
10
3.2.1
Prozess der Eingangsbearbeitung
10
3.2.2
Erwartungen an die Rechnungsabwicklung aus Sicht des Empfängers 12
3.3
Rechnungsausgang im Detail
12
3.3.1
Prozess der Rechnungsstellung und -übermittlung
12
3.3.2
Erwartungen an die Rechnungsabwicklung aus Sicht des Erstellers
13
3.4
Optimierung der Abläufe durch die E-Rechnung
14
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
V
4
Die elektronische Rechnung
16
4.1
Entwicklung und Status quo
16
4.1.1
Europa 16
4.1.2
Deutschland 19
4.1.3
Nachbarländer Deutschlands
21
4.2
Gesetzliche Anforderungen
21
4.2.1
Aufbewahrungspflicht 21
4.2.2
Sicherstellung der Authentizität, Integrität und Lesbarkeit
22
4.3
Kombinatorik der E-Rechnungsübermittlung
24
4.3.1
Austauschverfahren 24
4.3.2
Datenformate 27
4.3.3
Überblick der Datenstandards
28
5
Der deutsche Standard ZUGFeRD
30
5.1
Forum elektronische Rechnung Deutschland
30
5.2
Das Konzept von ZUGFeRD
30
5.3
Technischer Aufbau
33
5.3.1
Hybrider Ansatz
33
5.3.2
Das ZUGFeRD-Schema
34
5.3.3
Rechnungsprofile: Basic, Comfort und Extended
37
5.3.4
PDF/A-3 als Trägerformat
40
5.3.5
XMP-Erweiterungsschema 42
5.4
Internationale Kompatibilität
42
5.5
Das deutsch-französische ,,Hybrid Concept"
44
5.6
Zugpferd der E-Rechnung
44
6
Schlussbetrachtung 46
6.1
Zusammenfassung 46
6.2
Kritische Reflexion
48
6.3
Vision des papierlosen Büros
49
Literaturverzeichnis X
Anhang XVI
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
VI
Abkürzungsverzeichnis
AWV Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung e.V.
B2B Business-to-Business
B2C Business-to-Consumer
B2G Business-to-Gouvernement
BME Bundesverband
Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
CCL Cross
Component
Library
CCS Core
Component
Specification
CEN Comité
Européen
de
Normalisation
CENELEC
Comité Européen de Normalisation Électrotechnique
CII
Cross Industry Invoice
ebXML
Electronic Business using Extensible Markup Language
EDI Electronic
Data
Interchange
EDIFACT
Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and
Transport
ERP
Enterprise Resource Planning
ETSI Europäische
Institut
für Telekommunikationsnormen
Facturae Factura
electrónica
FatturaPA
Fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione
FeRD Forum
elektronische Rechnung Deutschland
FNFE
Le Forum National de la Facture Electronique
GDPdU
Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
GoB Grundsätze
ordnungsmäßiger
Buchführung
GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff
GP Geschäftsprozess
GS1 Global
Standards
One
ISDOC Information
System
Document
ISO
International Organization for Standardization
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
VII
KMU Kleine
und
mittlere
Unternehmen
KoSIT Koordinierungsstelle
für
IT-Standards
LEDES Legal
Electronic
Data Exchange Standard
MUG Message
User
Guideline
NDR
Naming and Design Rules
OASIS Organization
for
the
Advancement of Structured Information Standards
OIOXML Offentlig
Information
Online Extensible Markup Language
OSI-Modell Open
Systems
Interconnection Model
PC Project
Committee
PDF Portable
Document
Format
PEPPOL Pan-European
Public
Procurement
Online
PIDX
Petroleum Industry Data Exchange
swissDIGIN swiss
Digital
Invoice
UBL Universal
Business
Language
UN/CEFACT
United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business
UNECE
United Nations Economic Commission for Europe
WS/BII
Workshop on Business Interoperability Interfaces
xCBL
XML Common Business Library
XML Extensible
Markup
Language
XMP Extensible
Metadata
Platform
ZUGFeRD
Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
VIII
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Aufbau der Arbeit ... 3
Abbildung 2: Gesamtprozess vom Auftrag bis zum Geldeingang ... 9
Abbildung 3: Prozess der Rechnungseingangsbearbeitung ... 11
Abbildung 4: Erwartungen der Rechnungsempfänger ... 12
Abbildung 5: Prozess der Rechnungsstellung ... 13
Abbildung 6: Erwartungen der Rechnungssteller... 14
Abbildung 7: Europäische Rechnungsübermittlungsarten 2014... 16
Abbildung 8: Erwartete Marktdurchdringung der E-Rechnungen in Europa 2017 ... 17
Abbildung 9: E-Rechnungen in Deutschland 2015 ... 20
Abbildung 10: Wege zur Anerkennung einer E-Rechnung ... 22
Abbildung 11: Versender-Direktmodell ... 24
Abbildung 12: Empfänger-Direktmodell ... 25
Abbildung 13: Netzwerk-Modell ... 26
Abbildung 14: E-Rechnungsformate ... 27
Abbildung 15: Die Lücke zwischen strukturierter und unstrukturierter Daten ... 32
Abbildung 16: Technischer Aufbau des hybriden Rechnungsformats ... 33
Abbildung 17: Elementare Struktur der ZUGFeRD XML-Instanz ... 34
Abbildung 18: Kinderknoten der Informationen zum Geschäftsvorfall in ZUGFeRD ... 35
Abbildung 19: Kinderknoten der Positionsangaben in ZUGFeRD ... 36
Abbildung 20: Profile des ZUGFeRD-Standards und ihre Bedeutung ... 38
Abbildung 21: PDF/A-3-Struktur zur Einbettung einer ZUGFeRD-XML-Datei ... 41
Abbildung 22: Internationale Standards als Basis von ZUGFeRD ... 43
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
IX
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Überblick der Rechnungsstandards ... 29
Tabelle 2: EDI vs. ZUGFeRD ... 31
Tabelle 3: XMP-Erweiterungsschema für ZUGFeRD ... 42
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
1
1
Einführung
1.1
Die E-Rechnung kommt
Die Optimierung der innerbetrieblichen Prozesse gehört zu den Hauptaktivtäten vieler
unternehmerischen Qualitätsstellen. Seit kurzer Zeit stehen hierbei auch die
unterstützenden Prozesse im Fokus vieler Unternehmungen. Der Digitalisierung der
Fakturierung werden dabei hohe Potentiale zugesprochen.
1
Viele haben diese
Potentiale erkannt und gerade große Unternehmen drängen kleinere Lieferanten und
Kunden zur Akzeptanz der eigenen Lösungen.
In den letzten Jahren hat sich die Rechtslage der elektronischen Rechnungsabwicklung
permanent weiterentwickelt und der Austausch von digitalen Rechnungen wurde stark
vereinfacht.
2
Dadurch haben sich in unterschiedlichen Branchen stets neue Verfahren
und Standards entwickelt. Viele dieser Standards eignen sich eher für langanhaltende
Geschäftsbeziehungen mit einem hohen Rechnungsvolumen. Mit dem
Steuervereinfachungsgesetz im Jahre 2011 ist die elektronische Rechnung der
papierbasierten steuerrechtlich gleichgesetzt. Seit dem sind viele weitere branchen- und
länderspezifische Rechnungsstandards entstanden, die aber nicht zueinander
kompatibel sind. Diese Fehlentwicklung hat die europäische Union erkannt und hat mit
der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April
2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen die
Grundlage für einen europäischen Standard für digitale Fakturen geschaffen. Ziel der
Richtlinie ist die Spezifikation einer europaweiten Norm für die Kernelemente einer
elektronischen Rechnung.
Das Thema ist also aktueller denn je. Hat sich einmal die E-Rechnung innerhalb des
öffentlichen Sektors durchgesetzt, ist es nur eine Frage der Zeit bis sich diese zwischen
Unternehmen ausbreitet. Wer sich jetzt also nicht aktiv mit dem Thema beschäftigt wird
früher oder später von der öffentlichen Hand, einem großen Lieferanten oder einem
wichtigen Kunden dazu getrieben.
1
vgl. Mai & Meyer 2010 S. 1
2
vgl. Europäische Union 2002; Europäische Union 2006; Europäische Union 2010; StVereinfG 2011
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
2
1.2
Zielsetzung
Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, die aktuelle Lage der elektronischen
Rechnungsabwicklung in Europa mit Fokus auf Deutschland zu überprüfen.
Dabei werden die technischen Möglichkeiten der E-Rechnung aufgezeigt und die
gesetzlichen Anforderungen der elektronischen Fakturierung erläutert.
Der Schwerpunkt liegt in der Untersuchung der aktuellen eingesetzten
Rechnungsstandards in den europäischen Mitgliedsstaaten. Auch hier wird der Fokus
auf das in Deutschland beliebte Format: ZUGFeRD ,,Zentraler User Guide des Forums
elektronische Rechnung Deutschland" gesetzt.
1.3
Vorgehensweise
Die Arbeit ist von der Einführung bis zur Schlussbetrachtung in insgesamt sechs Kapitel
gegliedert. Die Vorgehensweise wird in Abbildung 1 zusammenfassend dargestellt. Nach
motivierenden Worten wurde im ersten Kapitel auf die Problemstellung der
elektronischen Rechnungsabwicklung eingegangen um daraus die Zielsetzung der Arbeit
abzubilden.
Im zweiten Kapitel werden grundlegende Begrifflichkeiten definiert um eventuell
gegenüber anderen Begriffen abzugrenzen.
Um die Schnittstellen der Rechnungsabwicklung mit anderen Unternehmensprozessen
zu durchleuchten, werden im Kapitel drei ihre Teilprozesse näher erläutert und im
unternehmerischen Kontext eingeordnet. Zum Schluss werden noch die
Optimierungspotentiale der Rechnungsprozesse durch die E-Rechnung aufgezeigt.
Im vierten Kapitel geht es darum den aktuellen Stand, die gesetzlichen Anforderungen
und die technischen Möglichkeiten für Unternehmen im Hinblick auf elektronische
Rechnungsprozesse kennen zu lernen. Zu Beginn werden die Entwicklungen rundum die
E-Rechnung in Deutschland sowie Europa aufgezeigt um letztendlich den aktuellen
Status der E-Rechnungen zu definieren. Es werden die möglichen Austauschverfahren
für die Übermittlung der Rechnungen sowie die Datenformate vorgestellt. Zuletzt wird
noch ein Überblick über die verschiedenen aktuellen E-Rechnungsstandards in den
europäischen Ländern dargestellt.
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
3
In Kapitel fünf wird der deutsche hybride Standard ZUGFeRD im Detail beschrieben.
Über die Entwicklung und das Konzept von ZUGFeRD hinaus, wird sehr ausführlich der
technische Aufbau des Standards beschrieben, um die internationale Kompatibilität und
die Zukunftsaussichten von ZUGFeRD zu evaluieren.
Abschließend werden im siebten Kapitel die gewonnenen Ergebnisse
zusammengefasst und kritisch hinterfragt, um einen realitätsnahen Ausblick für die
zukünftige Entwicklung entlang der elektronischen Rechnungsabwicklung zu geben.
Abbildung 1: Aufbau der Arbeit
3
3
eigene Darstellung
6) Schlussbetrachtung
Ergebnis der Arbeit
Fazit
Zukunft
5) Der deutsche hybride Standard ZUGFeRD
Entwicklung und
Konzept
Technischer Aufbau
Internationale
Kompatibilität
Zukunftsaussichten
4) Die elektronische Rechnung
Aktueller Stand
Gesetzliche Anforderungen
Technische Möglichkeiten
3) Prozesse der Rechnungsabwicklung
Überblick über die
Rechnungsabwicklung
Analyse der klassischen
Prozesse
Optimierungspotentiale
2) Grundlegende Begrifflichkeiten
Rechnung
Datenformate
Geschäftsprozess
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
4
2
Begriffsdefinitionen und -abgrenzungen
2.1
Rechnung
Die Rechnung ist ein wichtiges Unternehmensdokument und spielt im europäischen
Mehrwertsteuersystem eine große Rolle. In der Rechnung wird der Schuldner über seine
Verbindlichkeit gegenüber dem Gläubiger festgehalten. Das Dokument selbst muss nicht
explizit als Rechnung bezeichnet werden.
4
Durch die Rechnung muss der Schuldner in
der Lage sein die Forderungen nachzuprüfen. Deshalb muss aus der Rechnung klar
hervorgehen, welche Summe für welche Leistung gefordert wird. Außerdem ist die
Rechnung die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
5
Die Rechnung oder ,,jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige
Leistung abgerechnet wird"
6
ist in Deutschland im Schuldrecht, im Handelsrecht und im
Umsatzsteuerrecht festgehalten. Der Inhalt der Rechnung muss aus mindestens
folgenden Feldern bestehen
7
:
1.
Vollständigem Namen und Adresse des Schuldners und des Gläubigers
2.
Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3.
Das Ausstellungsdatum
4.
Fortlaufende Rechnungsnummer
5.
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der erbrachten Leistung
6.
Zeitpunkt / Zeitraum der Leistung
7.
Nettoentgelt
8.
Steuersatz und Steuerbetrag (Ausnahme bei einer Steuerbefreiung)
9.
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen
2.2
Elektronische Rechnung
Die E-Rechnung ist im Sinne des Europäischen Parlaments und des Rates jede Rechnung,
die vom Lieferant elektronisch ausgestellt, an den Kunde elektronisch übermittelt und
auch von ihm elektronisch empfangen wurde. Die Rechnung muss komplett
4
vgl. § 14 Abs. 1 Nr. 1 UStG 2005
5
vgl. § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG 2005
6
§ 14 Abs. 1 Nr. 1 UStG 2005
7
vgl. § 14 Abs. 4 UStG 2005
Elektronische Rechnungsabwicklung: Automatisierte Prozesse und elektronische
Rechnungsstandards
5
automatisiert verarbeitet werden können.
8
In anderen Worten bezeichnet es die
Möglichkeit der medienbruchfreien
9
Abarbeitung der Rechnungsdaten innerhalb und
zwischen Kunde und Lieferant. Nach § 14 Abs. 1 S. 7 UStG ist die elektronische
Übermittlung der Rechnung nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich.
Die Zustimmung unterliegt keiner besonderen Form. Die Zustimmung kann z.B. in einer
Rahmenvereinbarung oder durch schlüssiges Handeln abgeleitet werden.
10
Die ,,Kernelemente einer elektronischen Rechnung"
11
sind eine Menge von
Informationsfeldern, die in einer elektronischen Rechnung enthalten sein müssen und
bestehen über den Inhalten nach § 14 Abs. 4 UStG hinaus, aus weiteren Elemente wie:
x die Prozesskennung,
x Informationen über den Zahlungsempfänger,
x eine Auftragsreferenz,
x Anweisungen zur Ausführung der Zahlung oder auch
x Gründe und Informationen für die Zu- oder Abschläge.
Im Gegensatz zum § 1 Abs. 1 UStG ist die Übermittlung eines elektronischen
Rechnungsabbilds wie z.B. in einer PDF
12
-Datei noch keine E-Rechnung. Eine
E-Rechnung muss konsistent mit strukturierten Daten erstellt, ausgetauscht und
bearbeitet werden.
13
Aus diesem Grund wird im weiteren Verlauf der Arbeit zwischen
strukturierten und unstrukturierten Daten differenziert.
Mit dem Begriff der Rechnung oder der E-Rechnung sind Rechnungen zwischen
Unternehmen (Business-to-Business, B2B), von und zum öffentlichen Sektor
(Business-to-Gouvernement, B2G, G2B)
gemeint. Verbraucherrechnungen
(Business-to-Consumer, B2C) werden nicht berücksichtigt. Das liegt an der Tatsache,
dass Privatpersonen sich nicht mit der hohen Menge an Eingangsrechnungen
beschäftigen müssen wie Unternehmer.
8
vgl. Europäische Union 2014 Art. 2 Abs. 1
9
Ein Medienbruch ist das wechseln des informationstragenden Mediums innerhalb eines
Verarbeitungsprozesses.
10
vgl. Lamprecht & Glück 2016 S. 2
11
Europäische Union 2014 Art. 6
12
PDF ist die Abkürzung für Portable Document Format. Es ist ein offenes und plattformunabhängiges
Dateiformat zur originalgetreuen Weitergabe von elektronischen Dokumente.
13
vgl. Harald & Salmony 2013 S. 14
Ende der Leseprobe aus 66 Seiten
- Arbeit zitieren
- Leo Pvn (Autor:in), 2017, Elektronische Rechnungsabwicklung. Automatisierte Prozesse und elektronische Rechnungsstandards, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/375719
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