Das Ziel dieser Arbeit ist es, die technischen Möglichkeiten zur Übermittlung der digitalen Faktura zu identifizieren und die gesetzlichen Anforderungen an eine steuerkonforme elektronische Rechnung zu untersuchen. Darüber hinaus soll ein Überblick der eingesetzten digitalen Rechnungsstandards im europäischem Raum geschaffen werden. Die aktuelle Lage rund um die elektronische Rechnung in Europa soll aufgezeigt und das gerade in Deutschland beliebte Standard ZUGFeRD untersucht werden.
Dies ist mit einer umfassenden und strukturierten Literaturrecherche erreicht worden. Es wurden weitgehend nur gegenwärtige Literatur und verschiedene aktuelle Studien über die elektronische Rechnungsabwicklung eingesetzt. Des Weiteren wurden Gesetzesentwürfe, -texte sowie Rechtsvorschriften und Mitteilungen des Europäischen Amtsblatts untersucht.
Die elektronische Rechnungsabwicklung ist aktueller denn je. Eine Auseinandersetzung mit den damit verbundenen Prozessen ist unausweichlich. Die Europäische Union und ihre Mitgliedsstaaten haben die Potentiale der elektronischen Fakturierung zur Optimierung der Rechnungsprozesse erkannt und die Rechtslage in den letzten Jahren dazu kontinuierlich verändert. Große Unternehmen drängen dazu die digitale Rechnung zu akzeptieren. Es ist deshalb dringender Handlungsbedarf gefordert.
Vielen Unternehmen sind die technischen Möglichkeiten über die Zustellung der Rechnung via Internet unklar. Die ständig wandelnde Gesetzeslage führt zu Unwissenheit und Unsicherheit. Außerdem ist ein Überblick der steuerkonformen Rechnungsformate und -standards selten vorhanden.
Jedes europäische Land führt seinen eigenen Rechnungsstandard und es gibt auch noch weitere branchenabhängige Standards. Die Durchdringung der digitalen Rechnung im europäischem Raum ist sehr unterschiedlich. Die direkte Zustellung der Rechnungen ist aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen und eingesetzten Formate nur schwer umzusetzen. Mit der Nutzung eines E-Invoicing-Netzwerks ist der höchste Digitalisierungsgrad möglich. Das ZUGFeRD-Format ist sehr flexibel und gerade für kleine und mittlere Unternehmen sehr interessant.
Inhaltsverzeichnis
- Kurzfassung
- Inhaltsverzeichnis
- Abkürzungsverzeichnis
- Abbildungsverzeichnis
- Tabellenverzeichnis
- 1 Einführung
- 1.1 Die E-Rechnung kommt
- 1.2 Zielsetzung
- 1.3 Vorgehensweise
- 2 Begriffsdefinitionen und -abgrenzungen
- 2.1 Rechnung
- 2.2 Elektronische Rechnung
- 2.3 Datenformate
- 2.3.1 Unstrukturierte Daten
- 2.3.2 Strukturierte Daten
- 2.4 Geschäftsprozess
- 3 Prozesse der unternehmerischen Rechnungsabwicklung
- 3.1 Betrachtung des Gesamtprozesses
- 3.2 Rechnungseingang im Detail
- 3.2.1 Prozess der Eingangsbearbeitung
- 3.2.2 Erwartungen an die Rechnungsabwicklung aus Sicht des Empfängers
- 3.3 Rechnungsausgang im Detail
- 3.3.1 Prozess der Rechnungsstellung und -übermittlung
- 3.3.2 Erwartungen an die Rechnungsabwicklung aus Sicht des Erstellers
- 3.4 Optimierung der Abläufe durch die E-Rechnung
- 4 Die elektronische Rechnung
- 4.1 Entwicklung und Status quo
- 4.1.1 Europa
- 4.1.2 Deutschland
- 4.1.3 Nachbarländer Deutschlands
- 4.2 Gesetzliche Anforderungen
- 4.2.1 Aufbewahrungspflicht
- 4.2.2 Sicherstellung der Authentizität, Integrität und Lesbarkeit
- 4.3 Kombinatorik der E-Rechnungsübermittlung
- 4.3.1 Austauschverfahren
- 4.3.2 Datenformate
- 4.3.3 Überblick der Datenstandards
- 4.1 Entwicklung und Status quo
- 5 Der deutsche Standard ZUGFERD
- 5.1 Forum elektronische Rechnung Deutschland
- 5.2 Das Konzept von ZUGFERD
- 5.3 Technischer Aufbau
- 5.3.1 Hybrider Ansatz
- 5.3.2 Das ZUGFERD-Schema
- 5.3.3 Rechnungsprofile: Basic, Comfort und Extended
- 5.3.4 PDF/A-3 als Trägerformat
- 5.3.5 XMP-Erweiterungsschema
- 5.4 Internationale Kompatibilität
- 5.5 Das deutsch-französische „Hybrid Concept”
- 5.6 Zugpferd der E-Rechnung
- 6 Schlussbetrachtung
- 6.1 Zusammenfassung
- 6.2 Kritische Reflexion
- 6.3 Vision des papierlosen Büros
- Literaturverzeichnis
- Anhang
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die vorliegende Studienarbeit untersucht die elektronische Rechnungsabwicklung mit dem Fokus auf die Automatisierung von Prozessen und den Einsatz von elektronischen Rechnungsstandards. Sie befasst sich insbesondere mit den technischen Möglichkeiten zur Übermittlung digitaler Rechnungen, den gesetzlichen Anforderungen an eine steuerkonforme elektronische Rechnung und der Analyse von gängigen digitalen Rechnungsstandards im europäischen Raum.
- Entwicklung und aktuelle Situation der elektronischen Rechnungsabwicklung in Europa und Deutschland
- Gesetzliche Anforderungen an die elektronische Rechnung, insbesondere hinsichtlich Aufbewahrungspflicht und Sicherstellung von Authentizität, Integrität und Lesbarkeit
- Überblick über verschiedene Datenformate und Austauschverfahren für die elektronische Rechnung
- Analyse des deutschen Standards ZUGFERD und seiner technischen Details, einschließlich Kompatibilität und möglicher Vorteile für Unternehmen
- Optimierung von Rechnungsabwicklungsprozessen durch den Einsatz elektronischer Rechnungssysteme
Zusammenfassung der Kapitel
Die Arbeit beginnt mit einer Einführung in das Thema der elektronischen Rechnungsabwicklung und erläutert die Relevanz sowie die Zielsetzung der Arbeit. Anschließend werden wichtige Begriffe definiert und abgegrenzt, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Die Prozesse der unternehmerischen Rechnungsabwicklung werden detailliert betrachtet, sowohl im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang. Die Erwartungen an die Rechnungsabwicklung aus Sicht des Empfängers und des Erstellers werden dabei explizit berücksichtigt. In Kapitel 4 steht die elektronische Rechnung im Fokus. Die Entwicklung und der Status quo der E-Rechnung in Europa, Deutschland und den Nachbarländern Deutschlands werden beleuchtet. Zudem werden die gesetzlichen Anforderungen, die Kombinatorik der E-Rechnungsübermittlung und ein Überblick über verschiedene Datenstandards präsentiert. Kapitel 5 widmet sich dem deutschen Standard ZUGFERD. Die Funktionsweise des Standards, seine technischen Details und seine internationale Kompatibilität werden im Detail analysiert.
Schlüsselwörter
Elektronische Rechnungsabwicklung, E-Rechnung, Rechnungsstandards, ZUGFERD, Automatisierung, Digitalisierung, Datenformate, Austauschverfahren, Gesetzliche Anforderungen, Steuerkonformität, Prozesse, Rechnungslegung, Unternehmen
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- Leo Pvn (Autor), 2017, Elektronische Rechnungsabwicklung. Automatisierte Prozesse und elektronische Rechnungsstandards, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/375719
