In dieser Bachelorarbeit wurde untersucht, welche Probleme durch eine Technische Dokumentation auftreten, die nur in Papierform vorliegt. Dazu wurden Ist-Prozesse erstellt, die an Erfahrungen aus der Praxis angelehnt sind. Hierbei wurde beachtet, dass sich in der Praxis viele Änderungen an den Maschinen und Anlagen ergeben, die zu Änderungen in der Technischen Dokumentation führen müssen. Außerdem wurde ein Fokus auf die Instandhaltung gelegt, die ein Hauptnutzer der Technischen Dokumentation ist. Aus diesen Ist-Prozessen wurden die Schwachstellen erarbeitet, um darauf aufbauend Soll-Prozesse zu erstellen. In diesen Soll-Prozessen wurde angenommen, dass die Technische Dokumentation in elektronischer Form vorliegt, da sich dadurch viele der gefundenen Schwachstellen beheben lassen. Zudem wurden Anforderungen an die Softwarelösung erarbeitet, die notwendig sind, um diese Technische Dokumentation in elektronischer Form zu verwalten.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Probleme bei der Aktuellhaltung der Technischen Dokumentation
1.2 Integration der Dokumentations-, Änderungs- und Instandhaltungsprozesse
1.3 Aufbau der Arbeit
2 Grundlagen zur Technischen Dokumentation, zu den Prozessen und zum Informationssystem
2.1 Grundlagen zur Aktualität der Technischen Dokumentation
2.1.1 Aktualität der Technischen Dokumentation als gesetzliche Anforderung
2.1.2 Aktualität der Technischen Dokumentation als wirtschaftliche Anforderung
2.2 Grundlagen zum Produktlebenszyklus
2.3 Grundlagen zu den Prozessen
2.3.1 Grundlagen zum Dokumentationsmanagement
2.3.2 Grundlagen zum Änderungswesen
2.3.3 Grundlagen zur Instandhaltung
2.4 Grundlagen zu Content Management Systems als angewandtes Dokumentationsmanagementsystem
2.4.1 Voraussetzungen von Dokumentationsmanagementsystemen
2.4.2 Ziele beim Einsatz von Dokumentationsmanagementsystemen
2.4.3 Anforderungen an Dokumentationsmanagementsysteme
2.4.4 Schnittstellenmanagement und Datenaustausch
2.4.5 Content Management Systems
3 Ist-Prozesse und Ableitung des Handlungsbedarfs
3.1 Ist-Prozesse im Produktlebenszyklus
3.1.1 Ist-Prozesse vor der Nutzung der Maschine
3.1.2 Ist-Prozesse in der Änderung der Maschine
3.1.3 Ist-Prozesse in der vorbeugenden Instandhaltung
3.1.4 Ist-Prozesse in der störungsbedingten Instandhaltung
3.1.5 Ist-Prozesse nach der Nutzung der Maschine
3.2 Handlungsbedarf
3.2.1 Fehlende Vereinheitlichung von Dokumentationsregeln
3.2.2 Fehlende Integration aller Prozesse
3.2.3 Nicht genutzte Potenziale von Informationssystemen
3.2.4 Fehlende Bewertungsmethoden
4 Soll-Prozesse und Überprüfung der Anforderungen an das Informationssystem
4.1 Soll-Prozesse im Produktlebenszyklus
4.1.1 Soll-Prozesse vor der Nutzung der Maschine
4.1.2 Soll-Prozesse in der Änderung der Maschine
4.1.3 Soll-Prozesse in der vorbeugenden Instandhaltung
4.1.4 Soll-Prozesse in der störungsbedingten Instandhaltung
4.1.5 Soll-Prozesse nach der Nutzung der Maschine
4.1.6 Aufgaben des Dokumentationsbeauftragten in den Soll-Prozessen
4.1.7 Hardwareseitigen Umsetzungsmöglichkeiten
4.2 Anforderungen an das Informationssystem
4.2.1 Anforderung aus der Interaktion mit anderen Informationssystemen
4.2.2 Anforderung aus der Interaktion mit der eingesetzten Hardware
4.2.3 Anforderung bezüglich der Versionierung
4.2.4 Anforderung bezüglich der Benutzerfreundlichkeit
4.2.5 Anforderung bezüglich der nutzerorientierten Freigabe
4.2.6 Anforderungen bezüglich der Sicherheit der Informationen
4.2.7 Die Notwendigkeit von Dokumentationsregeln
4.3 Eignung von Content Management Systems als Informationssystem
5 Abschließende Bemerkungen
Zielsetzung & Themen
Die Bachelorarbeit zielt darauf ab, ein Konzept zur effektiven Integration von Dokumentations-, Änderungs- und Instandhaltungsprozessen innerhalb des Produktlebenszyklus zu entwickeln, um eine kontinuierliche Aktualität der Technischen Dokumentation durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen (insbesondere Content Management Systeme) zu gewährleisten.
- Analyse der Ist-Prozesse bei der Verwaltung Technischer Dokumentationen.
- Identifikation von Schwachstellen und Handlungsbedarfen (z.B. Medienbrüche, fehlende Integration).
- Entwicklung von Soll-Prozessen unter Einbeziehung zentraler Informationssysteme.
- Untersuchung der Eignung von Content Management Systemen (CMS) als prozessintegrierende Lösung.
- Evaluation technischer Anforderungen wie Interoperabilität, Hardware-Integration und Datensicherheit.
Auszug aus dem Buch
3.1.1 Ist-Prozesse vor der Nutzung der Maschine
Vor der Nutzung der Maschine findet die Bestellung statt, worauf ihre Erstellung beim Lieferanten und ihr Versand folgen. Die Bestellung der Maschine, ihre Erstellung und ihr Versand können somit als die drei Hauptprozesse vor der Nutzung der Maschine angesehen werden.
Die Unternehmensleitung hat dabei vor der Bestellung Zugriff auf das Produktkatalog des Lieferanten und bestimmt, welche Funktionen die Maschine erfüllen muss. Diese Bestellung wird zusammen mit dem gewünschten Datum für den Erhalt der Maschine per Fax gesendet, weil dabei automatisch eine Kopie ausgedruckt und in den Akten abgelegt werden kann. Kann der Lieferant die Maschine zum gewünschten Datum liefern, schickt er eine Zusage. Die Unternehmensleitung sendet dann die konkrete Bestellung, definiert eine Maschinen-ID und erstellt eine Akte unter dieser Maschinen-ID, in der als erstes eine Kopie der konkreten Bestellung in Papierform abgelegt wird. Zusätzlich wird die Bestellung unter der Maschinen-ID im Informationssystem erfasst. Damit ist dann der Bestellvorgang abgeschlossen.
Beim Lieferanten findet nach Erhalt der konkreten Bestellung parallel die Maschinen- und die Dokumententstellung statt. Die darin involvierten Unterlagen lassen sich in interne und externe TD aufteilen, wobei diese in diesem Fall sowohl in Papierform, als auch als PDF vorliegen. Die interne TD wird nach der Maschinenerstellung zusammen mit der externen TD unternehmensintern archiviert und nur die externe TD wird zusammen mit der Maschine versandt.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Vorstellung der Relevanz aktueller Technischer Dokumentation für Unternehmen und Darlegung der Zielsetzung, Prozesse besser zu integrieren.
2 Grundlagen zur Technischen Dokumentation, zu den Prozessen und zum Informationssystem: Definition der gesetzlichen und wirtschaftlichen Anforderungen an TD sowie Erläuterung der Zusammenhänge im Produktlebenszyklus und der verschiedenen Prozessbereiche.
3 Ist-Prozesse und Ableitung des Handlungsbedarfs: Detaillierte Darstellung der aktuellen Abläufe in den drei Phasen des PLZ und Identifikation zentraler Schwachstellen wie Medienbrüche und fehlende Vereinheitlichung.
4 Soll-Prozesse und Überprüfung der Anforderungen an das Informationssystem: Entwicklung optimierter, prozessintegrierter Soll-Abläufe und Prüfung der Eignung von Content Management Systemen anhand definierter Anforderungen.
5 Abschließende Bemerkungen: Zusammenfassung der Ergebnisse und Fazit zur Eignung von CMS als Mittel zur Verbesserung der Prozesse sowie Ausblick auf notwendige nächste Schritte.
Schlüsselwörter
Technische Dokumentation, Produktlebenszyklus, Instandhaltung, Dokumentationsmanagement, Änderungswesen, Content Management System, Informationssystem, Prozessintegration, Maschinenbau, Dokumentationsregeln, Datenaustausch, Industrie 4.0, Softwarelösung, Versionsmanagement, Verfügbarkeit.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Bachelorarbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht, wie Technische Dokumentationen über den gesamten Produktlebenszyklus einer Maschine hinweg aktuell gehalten werden können, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und betriebliche Abläufe zu effizientieren.
Was sind die zentralen Themenfelder der Untersuchung?
Die zentralen Felder sind das Dokumentationsmanagement, die Instandhaltung von Maschinen und Anlagen, das Änderungswesen sowie der Einsatz von IT-gestützten Informationssystemen zur Prozessoptimierung.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das primäre Ziel ist die Entwicklung eines Konzepts zur Integration von Dokumentations-, Änderungs- und Instandhaltungsprozessen durch den Einsatz einer zentralen, prozessintegrierenden Softwarelösung.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit nutzt die Analyse von Ist-Prozessen (Prozessdarstellung), die Identifikation von Defiziten und die daraus folgende Ableitung von Soll-Prozessen, um einen theoretischen Lösungsansatz mittels CMS zu bewerten.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil werden zunächst die theoretischen Grundlagen (PLZ, TD, CMS) erläutert, gefolgt von einer tiefgehenden Analyse der bestehenden Ist-Prozesse und der Entwicklung sowie Validierung verbesserter Soll-Prozesse.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Schlüsselbegriffe sind Technische Dokumentation, Produktlebenszyklus, Instandhaltung, Dokumentationsmanagement, Prozessintegration und Content Management System (CMS).
Wie unterscheidet sich die störungsbedingte Instandhaltung bei den Ist-Prozessen von der vorbeugenden?
Bei der vorbeugenden Instandhaltung basiert der Prozess auf kontinuierlichen Zustandsdaten, während die störungsbedingte Instandhaltung durch unvorhergesehene Ausfälle gekennzeichnet ist, die oft eine komplexe Ursachenanalyse und nachträgliche Dokumentationsanpassung erfordern.
Welche Rolle spielt die "Maschinen-ID" im Konzept?
Die Maschinen-ID dient als zentrales Ordnungsmerkmal im Informationssystem, um alle zugehörigen Dokumente, Änderungen und Instandhaltungsberichte eindeutig einem spezifischen Asset zuzuordnen und auffindbar zu machen.
Warum wird die papiergebundene Dokumentation als kritisch eingestuft?
Papierbasierte Dokumentation führt zu Medienbrüchen, verzögerten Informationsflüssen, unklaren Versionierungszuständen und erschwert die prozessübergreifende Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen.
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- Ramazan Akan (Author), 2014, Entwicklung eines Konzepts zur Integration von Instandhaltungs- und Dokumentationsprozessen mittels geeigneter Softwarelösungen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/384920
