Dokumentenmanagementsysteme - Das papierarme Büro

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung
1.1. Was sind DMS?
1.1.1. Grundanforderungen an ein DMS
1.2. Anlegen einer elektronischen Akte

2 Öffentliche Standards
2.1. KBSt
2.2. SAGA
2.3. DOMEA ® Konzept

3 Das Produkt
3.1. Zertifizierte Produkte
3.2. Erste Anwendungen

4 VISkompakt
4.1. Das Unternehmen PDV-Systeme GmbH
4.2. Produktbeschreibung
4.2.1. Produktmerkmale
4.2.2. Konzeptionelle Grundlagen
4.2.3. Einsatzgebiete im Überblick
4.2.4. Einführungsstrategie

5 Vorteile und Nutzen von DMS

6 Zusammenfassung

Glossar und Abkürzungen

Quellenverzeichnis

1. Einführung

1.1. Was sind DMS?

Welches Unternehmen sieht sich heute nicht einer wachsenden Flut von Dokumenten gegenüber? Diese Dokumente müssen produktiv erfasst, bearbeitet und archiviert werden.^[1] Mehr als die Hälfte dieser Dokumente werden heute elektronisch erstellt. Aber nur 7-10 % der Informationen liegen in strukturierter Form elektronisch gespeichert vor, dass heißt ein direkter Zugriff ist möglich. Der weitaus größere Teil existiert zunächst nur auf Papier. Das Durchsuchen solcher Papierberge kann nur langsam und unsystematisch erfolgen, insbesondere dann wenn es sich um eine Vielzahl von Einzelinformationen handelt.^[2]

DMS bedeutet Dokumentenmanagementsystem und ermöglicht es, Dokumente schnell und effizient per EDV zu verwalten und zu archivieren. Per Knopfdruck kann von jedem Arbeitsplatz aus auf die digitalisierten Dokumente innerhalb von Sekunden zugegriffen werden. Die digitale Speicherung von Dokumenten ermöglicht weitere Funktionen, die aus der elektronischen Archivierung das Dokumentenmanagement werden lassen.^[3]

Der Begriff DMS wird auch oft verwendet, wenn die Verwaltungs- und Vorgangsbearbeitung im Vordergrund stehen und wo der volle Lebenszyklus von Dokumenten wesentlich ist, also auch die frühen Phasen von Dokumenten. Versionisierung, differenzierte Zugriffsrechte und Volltextrecherchen spielen eine wichtige Rolle.^[4]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb.1: Dokumentenmanagement als integrierendes und komponenetenübergreifendes

System, welches den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten abdeckt

Quelle: Gulbins, Jürgen/ Seyfried, Markus/ Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management,

2. Auflage, Berlin/ Heidelberg 1999, S. 25

1.1.1. Grundanforderungen an ein DMS

DMS haben sich in den letzten Jahren weiterentwickelt. Wurden früher einzelne Dokumente betrachtet, so versucht man heute, möglichst viele Informationsquellen in einer Wissensbasis zu vereinen. Es treten organisatorische und konzeptionelle Komponenten in den Vordergrund während sich die Technik zweitrangig im Hintergrund weiterentwickelt.^[5] Es muss die Möglichkeit gegeben sein, Office- und E-Mail-Anwendungen zur Unterstützung des eingehenden und zu erstellenden Schriftverkehrs zu integrieren. Ebenso sollten bei der Neukonzeption von Geschäftsanwendungen DMS-Schnittstellen berücksichtigt werden. Des Weiteren muss die Bildung von Domänen bzw. Subdomänen mit eigenen Rollen- und Rechte-Definitionen für untergeordnete Organisationseinheiten umsetzbar sein.^[6]

Um die IT-orientierten Anforderungen zu erfüllen, muss ein DMS folgende Aufgaben bewerkstelligen können:

- „Erfassen der zu archivierenden Daten bzw. Dokumente
- Indizieren der zu archivierenden Dokumente
- Speichern, Sichern und Verwalten der Dokumente
- Suche und Abruf der Daten aus dem Archivbestand
- Darstellung der Daten auf dem Bildschirm und Weiterverarbeitung
- Ausgabe auf Papier oder andere Datenträger
- Kontrolle des Dokumentenflusses und teilweise automatische Initiierung von Bearbeitungsschritten
- Integration mit der konventionellen IT bzw. anderen Anwendungen“^[7]

1.2. Anlegen einer elektronischen Akte

Um vorliegende Informationen – zumeist Papierdokumente – für das DMS verfügbar zu machen, um sie vernünftig und effizient verwalten und verarbeiten zu können und um einen Medienbruch zu vermeiden, müssen die Daten zur Rechnerbearbeitung umgewandelt werden. „Dies ist auf folgende Arten möglich:

- manuelle Erfassung
- Abtippen
- Formularerfassung in Masken
- Scanner
- für Rasterinformationen
- evtl. mit integrierter Texterkennung
- evtl. mit integrierter Formularerkennung
- Kamera
- Stillkamera und kompakte, portable Einzelbildkamera
- Videokamera
- Videoboards (Erfassung bzw. Umwandlung von Videosequenzen)
- Digitalisierer
- für Karten, Pläne (manuell / halbautomatisch)
- evtl. technische Zeichnungen“^[8]

Die Erfassungsverfahren und Dateiformate hängen vom Verwendungszweck der digitalen Dokumente ab und werden beim DMS-Einsatz häufig kombiniert.^[9]

Nach der Erfassung wird den Daten ein Attribut vergeben, welches benötigt wird, um später nach dem Dokument recherchieren zu können. Rechnungs-, Zeichnungs- oder Aktennummern sind typische Attribute. Ausgangsbelege und ausgehende Korrespondenz werden in der Regel sofort beim Drucken oder Versenden erfasst und automatisch indexiert.

Eine Registrierung kann folgendermaßen aussehen:

Dokumententyp: Lebensversicherungspolice

Versicherungsnummer: L124277

Kundennummer: SW 998874

Kundenname: Josef Mayer

Eingangsdatum: 24.07.1998

Format: TIFF-G4^[10]

Nun erfolgt die Ablage im Archivsystem. Wegen der großen Datenmengen geschieht dies meist auf optischen Platten.

Bei der Recherche kann ein Dokumentenmanagementsystem seine Stärken voll zur Geltung bringen: Man kann nach allen Schlagworten suchen, die bei der Ablage vergeben wurden sowie nach dem Ablagedatum und dem Namen des Bearbeiters. Dabei spielt es keine Rolle:

- wer die Dokumente abgelegt hat
- woher die Dokumente stammen
- wie alt die Dokumente sind
- wo die Dokumente gespeichert sind

Gefundene Dokumente kann man:

- am Bildschirm betrachten - auch zeitgleich mit anderen Kollegen
- auf Papier drucken
- mit anderen Programmen weiterverarbeiten
- per Fax versenden usw.

Da alle Dokumente nun in digitaler Form im Rechner vorliegen, sind weitere Funktionen möglich, die über die reine Archivierung hinausgehen und dem Dokumentenmanagement zugerechnet werden. Eine solche Funktion stellt zum Beispiel das Workflow-Management dar, welches es erlaubt, Arbeitsabläufe zu definieren und im Rechner zu steuern.^[11] Es ermöglicht, Dokumente sekundenschnell und vom Schreibtisch aus im Netzwerk zu verschicken. Genauso einfach kann von Außen auf die Dokumente zugegriffen werden. Arbeitsabläufe können organisiert werden, indem man für einzelne Dokumente ein Widervorlagedatum angibt.^[12]

2. Öffentliche Standards

2.1. KBSt

Die Verwaltung wird zum kundenorientierten und modernen Dienstleister. Die rasante Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie und des Internet stellt Politik und Verwaltung vor neuartige Herausforderungen und eröffnet gleichzeitig große Chancen.

Die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) im Bundesministerium des Innern ist eine im Jahre 1968 eingerichtete, ressortübergreifend tätige Einrichtung der Bundesregierung. Sie wirkt darauf hin, dass die Informationstechnik (IT) in der Bundesverwaltung aus fachlicher, organisatorischer, wirtschaftlicher und technischer Sicht optimal eingesetzt wird, um so eine Standardisierung und Definitionen von Schnittstellen zu erreichen. Grundlage ihrer gegenwärtigen Arbeit sind die 1988 durch Kabinettsbeschluss eingeführten "Richtlinien für den Einsatz der IT in der Bundesverwaltung" (IT-Richtlinien).^[13]

Der Einsatz von IT soll vorrangig dazu dienen, dieses Instrument strategisch mit anderen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wie Management und Organisation zu verbinden, die Komplexität dieser Technik steuerbar zu halten und Ressourcen über einheitliche Standards und neue organisatorische Lösungsansätze weiter zu bündeln.

Die KBSt berät die Bundesbehörden hinsichtlich ihrer IT-Strategie. Jährlich gibt sie eine Trendanalyse heraus, die in Zusammenarbeit mit dem Bundesamt für Sicherheit in der IT erstellt wird und auf besonders erfolgreiche IT-Lösungen hinweist. Informationsgrundlage der KBSt über den Einsatz von IT sind die IT-Rahmenkonzepte der Bundesbehörden, in denen Angaben über Informationsmanagement und wichtige Einzelvorhaben zu finden sind.

Die KBSt erarbeitet IT-Standards und -Empfehlungen für die Bundesverwaltung, damit

- Informationen ohne Reibungsverluste aus den verschiedenen Bereichen der Verwaltung wirtschaftlich genutzt werden können;
- Vereinheitlichung immer dann mit besonderem Nachdruck betrieben wird, wenn wirtschaftliche Vorteile abzusehen sind;
- durch gemeinsames Handeln oder Handeln nach dem "Einer-für-Alle-Prinzip" Arbeitserleichterungen zu erzielen sind und
- Verwaltungsprozesse in allen Behörden durch IT einheitlich unterstützt werden.^[14]

In diesem Zusammenhang wurde beispielsweise das DOMEA®Konzept für elektronische Vorgangsbearbeitung von der KBSt entwickelt und getestet. Des Weiteren wurden von der KBSt Rahmenverträge zum Erwerb entsprechender Computer-Programme ausgehandelt und in Zusammenarbeit mit einem Kooperationsausschuss ein Entwurf zur Ergänzung der Vertragsbedingungen für die Beschaffungen von IT-Leistungen erarbeitet.

Die KBSt vertritt die Bundesverwaltung in nationalen und internationalen Gremien und Organisationen, deren Aufgaben die Normierung, Standardisierung oder Interessenvertretung der Anwender beim Einsatz von IT umfassen.^[15]

2.2. SAGA

Mit SAGA stellt der Bund sicher, dass seine eGovernment-Anwendungen interoperabel, plattformunabhängig und investitionssicher realisiert werden.

Das SAGA-Autorenteam beschreibt in SAGA 2.0 empfohlene technische Rahmenbedingungen für die Entwicklung, Kommunikation und Interaktion von IT-Systemen der Bundesbehörden. Für Prozesse und Systeme, die eGovernment-Dienstleistungen des Bundes erbringen, ist die Konformität mit SAGA verbindlich. Für Systeme, die keine direkten Schnittstellen zum eGovernment haben, wird eine Migration empfohlen, wenn die Kosten-Nutzen-Betrachtung positiv ausfällt.

[...]

^[1] Vgl. Peter, Manfred: Electronic Office X, Jahresauflage, Gräfelfing 2000, S. 59

^[2] Vgl. Gulbins, Jürgen/ Seyfried, Markus/ Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management, 2. Auflage, Berlin/ Heidelberg 1999, S. 6

^[3] Vgl. Riedlechner, Michael: http://www.dokument.com/dw4_was_ist_dms.htm vom 15.05.2004

^[4] Vgl. Gulbins, Jürgen/ Seyfried, Markus/ Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management, 2. Auflage, Berlin/ Heidelberg 1999, S. 11

^[5] Vgl. Ebenda, S. 3

^[6] Vgl. Winkler, Hans-Volker: Dokumentenmanagement im E-Government-Zeitalter http://www.rosenheim.de/it_region/veranstaltungen/dokumente/Winkler_IT-Leiter.pdf vom 29.04.2004

^[7] Gulbins, Jürgen/ Seyfried, Markus/ Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management, 2. Auflage, Berlin/ Heidelberg 1999, S. 28

^[8] Ebenda, S. 182 f.

^[9] Vgl. Ebenda, S. 30

^[10] Vgl. Ebenda, S. 19

^[11] Vgl. Gulbins, Jürgen/ Seyfried, Markus/ Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management, 2. Auflage, Berlin/ Heidelberg 1999, S. 653

^[12] Vgl. Riedlechner, Michael: http://www.dokument.com/dw4_was_ist_dms.htm vom 15.05.2004

^[13] Vgl. Albrecht, Josephin/ Held, Barbara/ Läkemäker, Julia/ Legenstein, Claudia: http://www.kbst.bund.de/Profil-und-Impressum/-,39/Ziele-Aufgaben-der-KBSt.htm vom 29.04.2004

^[14] Vgl. Ebenda

^[15] Vgl. Ebenda