Welches Unternehmen sieht sich heute nicht einer wachsenden Flut von Dokumenten gegenüber? Diese Dokumente müssen produktiv erfasst, bearbeitet und archiviert werden.1 Mehr als die Hälfte dieser Dokumente werden heute elektronisch erstellt. Aber nur 7-10 % der Informationen liegen in strukturierter Form elektronisch gespeichert vor, dass heißt ein direkter Zugriff ist möglich. Der weitaus größere Teil existiert zunächst nur auf Papier. Das Durchsuchen solcher Papierberge kann nur langsam und unsystematisch erfolgen, insbesondere dann wenn es sich um eine Vielzahl von Einzelinformationen handelt.2 DMS bedeutet Dokumentenmanagementsystem und ermöglicht es, Dokumente schnell und effizient per EDV zu verwalten und zu archivieren. Per Knopfdruck kann von jedem Arbeitsplatz aus auf die digitalisierten Dokumente innerhalb von Sekunden zugegriffen werden. Die digitale Speicherung von Dokumenten ermöglicht weitere Funktionen, die aus der elektronischen Archivierung das Dokumentenmanagement werden lassen.3 Der Begriff DMS wird auch oft verwendet, wenn die Verwaltungs- und Vorgangsbearbeitung im Vordergrund stehen und wo der volle Lebenszyklus von Dokumenten wesentlich ist, also auch die frühen Phasen von Dokumenten. Versionisierung, differenzierte Zugriffsrechte und Volltextrecherchen spielen eine wichtige Rolle.4 1 Vgl. Peter, Manfred: Electronic Office X, Jahresauflage, Gräfelfing 2000, S. 59 2 Vgl. Gulbins, Jürgen/ Seyfried, Markus/ Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management, 2. Auflage, Berlin/ Heidelberg 1999, S. 6 3 Vgl. Riedlechner, Michael: http://www.dokument.com/dw4_was_ist_dms.htm vom 15.05.2004 4 Vgl. Gulbins, Jürgen/ Seyfried, Markus/ Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management, 2. Auflage, Berlin/ Heidelberg 1999, S. 11
Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Was sind DMS?
- Grundanforderungen an ein DMS
- Anlegen einer elektronischen Akte
- Öffentliche Standards
- KBSt
- SAGA
- DOMEAⓇKonzept
- Das Produkt
- Zertifizierte Produkte
- Erste Anwendungen
- VISkompakt
- Das Unternehmen PDV-Systeme GmbH
- Produktbeschreibung
- Produktmerkmale
- Konzeptionelle Grundlagen
- Einsatzgebiete im Überblick
- Einführungsstrategie
- Vorteile und Nutzen von DMS
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Seminararbeit untersucht Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und deren Bedeutung für die Schaffung eines papierarmen Büros. Der Fokus liegt auf der Funktionsweise, den Anforderungen und den Vorteilen von DMS im Kontext der effizienten Dokumentenverwaltung.
- Definition und Funktionsweise von DMS
- Anforderungen an moderne DMS
- Öffentliche Standards im Bereich DMS
- Beispiel eines konkreten DMS-Produkts (VISkompakt)
- Vorteile und Nutzen von DMS für Unternehmen
Zusammenfassung der Kapitel
Einführung: Dieses Kapitel führt in die Thematik der Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ein und beleuchtet die Herausforderungen, die eine wachsende Zahl an Dokumenten für Unternehmen darstellt. Es wird deutlich, dass ein Großteil der Dokumente zwar elektronisch erstellt wird, jedoch oft unstrukturiert und somit nur schwer zugänglich ist. DMS werden als Lösung vorgestellt, die eine schnelle und effiziente Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente ermöglichen. Die Bedeutung der vollständigen Abdeckung des Dokumentenlebenszyklus, inklusive Versionierung und differenzierter Zugriffsrechte, wird hervorgehoben. Die Abbildung 1 visualisiert das DMS als integratives System, das den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten abdeckt, von der Erstellung bis zur Archivierung.
Öffentliche Standards: Dieses Kapitel befasst sich mit verschiedenen öffentlichen Standards im Bereich der Dokumentenverwaltung. Es werden KBSt, SAGA und das DOMEAⓇ-Konzept vorgestellt und ihre Bedeutung für die Interoperabilität und Standardisierung von DMS-Systemen erläutert. Die Kapitel gibt einen Überblick über die verschiedenen Ansätze und deren jeweilige Stärken und Schwächen. Eine detaillierte Analyse der einzelnen Standards wird vorgenommen, um deren praktische Anwendung im Kontext von DMS zu verstehen.
Das Produkt: Das Kapitel behandelt zertifizierte DMS-Produkte und deren erste Anwendungen. Es wird der aktuelle Stand der Technik und die Entwicklung von DMS-Lösungen beleuchtet. Der Fokus liegt auf der praktischen Implementierung und den Herausforderungen bei der Einführung von DMS-Systemen in Unternehmen. Konkrete Beispiele und Fallstudien könnten hier präsentiert werden, um die beschriebenen Punkte zu illustrieren.
VISkompakt: Dieses Kapitel widmet sich einer detaillierten Betrachtung des DMS-Produkts VISkompakt. Es werden das Unternehmen PDV-Systeme GmbH, der Hersteller des Produkts, sowie die Produktbeschreibung, die Produktmerkmale, die konzeptionellen Grundlagen, die Einsatzgebiete und die Einführungsstrategie vorgestellt. Eine umfassende Analyse der Stärken und Schwächen von VISkompakt im Vergleich zu anderen DMS-Lösungen wird vorgenommen. Die Kapitel enthielt wahrscheinlich detaillierte Informationen zur Funktionalität und den technischen Spezifikationen von VISkompakt.
Vorteile und Nutzen von DMS: In diesem Kapitel werden die Vorteile und der Nutzen von DMS für Unternehmen umfassend dargestellt. Es werden die Effizienzsteigerung durch schnelleren Zugriff auf Informationen, die verbesserte Zusammenarbeit im Team durch gemeinsame Zugriffsmöglichkeiten und die Kostenersparnis durch Reduzierung von Papierverbrauch und Archivierungskosten thematisiert. Zusätzlich werden die Aspekte der rechtssicheren Archivierung und der Verbesserung der Datenqualität durch die Nutzung von DMS beleuchtet. Die Kapitel bietet eine fundierte Bewertung des Return on Investment (ROI) von DMS-Systemen.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagementsystem (DMS), papierloses Büro, elektronische Archivierung, Dokumentenverwaltung, öffentliche Standards, VISkompakt, Effizienzsteigerung, Informationsmanagement.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Was ist der Inhalt dieser Seminararbeit?
Diese Seminararbeit bietet einen umfassenden Überblick über Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Sie beinhaltet eine Einführung in DMS, eine Diskussion öffentlicher Standards (KBSt, SAGA, DOMEAⓇ), eine Betrachtung eines konkreten Produkts (VISkompakt) und eine Analyse der Vorteile und des Nutzens von DMS für Unternehmen. Die Arbeit enthält ein Inhaltsverzeichnis, die Zielsetzung, Kapitelzusammenfassungen und Schlüsselwörter.
Was sind die Hauptthemen der Seminararbeit?
Die zentralen Themen sind die Funktionsweise von DMS, die Anforderungen an moderne Systeme, relevante öffentliche Standards, die Vorstellung eines konkreten DMS-Produkts (VISkompakt) und die Vorteile von DMS für die effiziente Dokumentenverwaltung und die Schaffung eines papierlosen Büros.
Welche öffentlichen Standards werden behandelt?
Die Arbeit behandelt die öffentlichen Standards KBSt, SAGA und das DOMEAⓇ-Konzept. Es wird deren Bedeutung für die Interoperabilität und Standardisierung von DMS-Systemen erläutert.
Welches DMS-Produkt wird im Detail vorgestellt?
Das DMS-Produkt VISkompakt von der Firma PDV-Systeme GmbH wird detailliert beschrieben. Die Produktbeschreibung umfasst Produktmerkmale, konzeptionelle Grundlagen, Einsatzgebiete und die Einführungsstrategie.
Welche Vorteile bieten DMS laut der Seminararbeit?
Die Seminararbeit hebt verschiedene Vorteile hervor: Effizienzsteigerung durch schnelleren Zugriff auf Informationen, verbesserte Zusammenarbeit durch gemeinsame Zugriffsmöglichkeiten, Kostenersparnis durch reduzierten Papierverbrauch und Archivierungskosten, rechtssichere Archivierung und verbesserte Datenqualität.
Wie wird die Funktionsweise eines DMS erklärt?
Die Arbeit erklärt die Funktionsweise von DMS als Lösung für die effiziente Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente. Sie betont die Bedeutung der vollständigen Abdeckung des Dokumentenlebenszyklus, einschließlich Versionierung und differenzierter Zugriffsrechte.
Welche Anforderungen werden an moderne DMS gestellt?
Die Arbeit spezifiziert die Anforderungen an moderne DMS, obwohl die konkreten Anforderungen nicht explizit aufgelistet sind. Es wird aber deutlich, dass eine umfassende Abdeckung des Dokumentenlebenszyklus und die Einhaltung relevanter Standards wichtige Kriterien darstellen.
Gibt es eine Zusammenfassung der einzelnen Kapitel?
Ja, die Arbeit enthält eine Zusammenfassung jedes Kapitels: Einführung, Öffentliche Standards, Das Produkt, VISkompakt und Vorteile und Nutzen von DMS. Diese Zusammenfassungen geben einen knappen Überblick über den Inhalt jedes Abschnitts.
Welche Schlüsselwörter beschreiben den Inhalt der Seminararbeit?
Die Schlüsselwörter sind: Dokumentenmanagementsystem (DMS), papierloses Büro, elektronische Archivierung, Dokumentenverwaltung, öffentliche Standards, VISkompakt, Effizienzsteigerung und Informationsmanagement.
- Citation du texte
- Mario Neumann (Auteur), 2004, Dokumentenmanagementsysteme - Das papierarme Büro, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/39655
