Welches Unternehmen sieht sich heute nicht einer wachsenden Flut von Dokumenten gegenüber? Diese Dokumente müssen produktiv erfasst, bearbeitet und archiviert werden.1 Mehr als die Hälfte dieser Dokumente werden heute elektronisch erstellt. Aber nur 7-10 % der Informationen liegen in strukturierter Form elektronisch gespeichert vor, dass heißt ein direkter Zugriff ist möglich. Der weitaus größere Teil existiert zunächst nur auf Papier. Das Durchsuchen solcher Papierberge kann nur langsam und unsystematisch erfolgen, insbesondere dann wenn es sich um eine Vielzahl von Einzelinformationen handelt.2 DMS bedeutet Dokumentenmanagementsystem und ermöglicht es, Dokumente schnell und effizient per EDV zu verwalten und zu archivieren. Per Knopfdruck kann von jedem Arbeitsplatz aus auf die digitalisierten Dokumente innerhalb von Sekunden zugegriffen werden. Die digitale Speicherung von Dokumenten ermöglicht weitere Funktionen, die aus der elektronischen Archivierung das Dokumentenmanagement werden lassen.3 Der Begriff DMS wird auch oft verwendet, wenn die Verwaltungs- und Vorgangsbearbeitung im Vordergrund stehen und wo der volle Lebenszyklus von Dokumenten wesentlich ist, also auch die frühen Phasen von Dokumenten. Versionisierung, differenzierte Zugriffsrechte und Volltextrecherchen spielen eine wichtige Rolle.4 1 Vgl. Peter, Manfred: Electronic Office X, Jahresauflage, Gräfelfing 2000, S. 59 2 Vgl. Gulbins, Jürgen/ Seyfried, Markus/ Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management, 2. Auflage, Berlin/ Heidelberg 1999, S. 6 3 Vgl. Riedlechner, Michael: http://www.dokument.com/dw4_was_ist_dms.htm vom 15.05.2004 4 Vgl. Gulbins, Jürgen/ Seyfried, Markus/ Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management, 2. Auflage, Berlin/ Heidelberg 1999, S. 11
Inhaltsverzeichnis
1 Einführung
1.1. Was sind DMS?
1.1.1. Grundanforderungen an ein DMS
1.2. Anlegen einer elektronischen Akte
2 Öffentliche Standards
2.1. KBSt
2.2. SAGA
2.3. DOMEA®Konzept
3 Das Produkt
3.1. Zertifizierte Produkte
3.2. Erste Anwendungen
4 VISkompakt
4.1. Das Unternehmen PDV-Systeme GmbH
4.2. Produktbeschreibung
4.2.1. Produktmerkmale
4.2.2. Konzeptionelle Grundlagen
4.2.3. Einsatzgebiete im Überblick
4.2.4. Einführungsstrategie
5 Vorteile und Nutzen von DMS
6 Zusammenfassung
Zielsetzung und Themen
Die Arbeit analysiert die Bedeutung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) als essenzielles Werkzeug für die Realisierung eines „papierarmen Büros“ in modernen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung.
- Grundlagen und Funktionsweisen von DMS-Systemen
- Öffentliche Standards (KBSt, SAGA, DOMEA)
- Zertifizierungsverfahren für Dokumentenmanagement-Software
- Praxisbeispiel: Das Produkt VISkompakt der PDV-Systeme GmbH
- Quantitativer und qualitativer Nutzen von DMS-Einführungen
Auszug aus dem Buch
1.1. Was sind DMS?
Welches Unternehmen sieht sich heute nicht einer wachsenden Flut von Dokumenten gegenüber? Diese Dokumente müssen produktiv erfasst, bearbeitet und archiviert werden. Mehr als die Hälfte dieser Dokumente werden heute elektronisch erstellt. Aber nur 7-10 % der Informationen liegen in strukturierter Form elektronisch gespeichert vor, dass heißt ein direkter Zugriff ist möglich. Der weitaus größere Teil existiert zunächst nur auf Papier. Das Durchsuchen solcher Papierberge kann nur langsam und unsystematisch erfolgen, insbesondere dann wenn es sich um eine Vielzahl von Einzelinformationen handelt.
DMS bedeutet Dokumentenmanagementsystem und ermöglicht es, Dokumente schnell und effizient per EDV zu verwalten und zu archivieren. Per Knopfdruck kann von jedem Arbeitsplatz aus auf die digitalisierten Dokumente innerhalb von Sekunden zugegriffen werden. Die digitale Speicherung von Dokumenten ermöglicht weitere Funktionen, die aus der elektronischen Archivierung das Dokumentenmanagement werden lassen.
Der Begriff DMS wird auch oft verwendet, wenn die Verwaltungs- und Vorgangsbearbeitung im Vordergrund stehen und wo der volle Lebenszyklus von Dokumenten wesentlich ist, also auch die frühen Phasen von Dokumenten. Versionisierung, differenzierte Zugriffsrechte und Volltextrecherchen spielen eine wichtige Rolle.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einführung: Definition von Dokumentenmanagementsystemen und Erläuterung der Notwendigkeit einer digitalen Aktenführung zur Bewältigung der Dokumentenflut.
2 Öffentliche Standards: Untersuchung der regulatorischen Rahmenbedingungen und Initiativen wie KBSt, SAGA und DOMEA für eine standardisierte IT-Nutzung in der Verwaltung.
3 Das Produkt: Vorstellung des Zertifizierungsverfahrens der KBSt für Softwarelösungen und Überblick über erste erfolgreiche Anwendungsbeispiele.
4 VISkompakt: Detaillierte Darstellung der PDV-Systeme GmbH sowie ihres DOMEA-zertifizierten Produkts VISkompakt mit Fokus auf technische Merkmale und Einführungsstufen.
5 Vorteile und Nutzen von DMS: Zusammenfassung der quantitativen und qualitativen Effizienzvorteile, die durch die Digitalisierung von Dokumentenprozessen erzielt werden.
6 Zusammenfassung: Abschließende Betrachtung der Transformation von papiergebundenen Strukturen hin zu modernen, effizienten DMS-Lösungen.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagementsystem, DMS, papierloses Büro, elektronische Akte, DOMEA, öffentliche Verwaltung, IT-Standards, KBSt, SAGA, Vorgangsbearbeitung, Archivierung, VISkompakt, Prozessoptimierung, Digitalisierung, Wissensmanagement
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Einführung und Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen zur Optimierung von Verwaltungsprozessen und zur Reduzierung des Papieraufkommens in Unternehmen und Behörden.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Die Schwerpunkte liegen auf der technischen Definition von DMS, den maßgeblichen öffentlichen IT-Standards, der Zertifizierung von Softwareprodukten sowie den praktischen Einsatzszenarien.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es, den Nutzen und die Notwendigkeit von modernen Dokumentenmanagementsystemen aufzuzeigen, um Medienbrüche zu vermeiden und die Effizienz der Dokumentenbearbeitung zu steigern.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine theoretische Auseinandersetzung mit dem Thema, die auf einer umfassenden Literaturanalyse und der Auswertung von Konzepten öffentlicher Stellen basiert.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Vorstellung offizieller Standards wie das DOMEA-Konzept, die Prüfung zertifizierter Produkte sowie eine detaillierte Fallbetrachtung des Produkts VISkompakt.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Wesentliche Begriffe sind Dokumentenmanagementsystem (DMS), DOMEA, elektronische Akte, öffentliche Verwaltung und Prozessautomatisierung.
Warum spielt die Zertifizierung durch die KBSt eine so wichtige Rolle?
Die KBSt-Zertifizierung stellt sicher, dass Softwareprodukte einheitliche Standards einhalten und somit für die öffentliche Verwaltung als interoperable und zuverlässige Lösungen fungieren können.
Wie lässt sich VISkompakt nach dem DOMEA-Konzept einführen?
Die Einführung erfolgt in drei stufenweisen Phasen: angefangen bei der einfachen Schriftgutverwaltung über den Aufbau der elektronischen Akte bis hin zur IT-gestützten, prozessorientierten Vorgangsbearbeitung.
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- Mario Neumann (Author), 2004, Dokumentenmanagementsysteme - Das papierarme Büro, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/39655
