Die konjunkturell angespannte Wirtschaftslage, zunehmende Globalisierung der Märkte, immer kürzere Innovationszyklen, zunehmender Konkurrenzdruck und nicht erfüllte Gewinnerwartungen führen viele Unternehmen in eine Krise. Während in der Vergangenheit die Wahl der richtigen Wettbewerbsstrategie als ursächlich für den Unternehmenserfolg angesehen wurde, fokussiert man heute auf die kundenorientierte Optimierung der Wertschöpfungsprozesse. Als Konsequenz bedarf es einer umfassenden und tiefgreifenden Veränderung der Unternehmensstrukturen, um Prozesse wieder auf ihre wertschöpfenden Aktivitäten zurückzuführen und das interne Kostenproblem zu lösen. Hierbei gilt es, zahlreiche Schwachstellen zu beseitigen, die häufig aus historisch gewachsenen Strukturen des Unternehmens resultieren.
Im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung werden Arbeitsabläufe detailliert betrachtet und analysiert. Die Zielvorgabe lautet, sowohl unnötige Bearbeitungs- und Pufferzeiten sowie Transport- und Lagerprozesse zu verkürzen als auch Abstimmungsaufwände und Informationsdefizite durch ein effizientes Schnittstellenmanagement zu reduzieren. Das vorliegende Buch liefert eine grundlegende Einführung in verschiedene Ansätze zur
Geschäftsprozessoptimierung und deren graphische Darstellung. Die vermittelte Methodik des Prozesskettenmanagements und der Folgepläne wird
anschließend am Praxisbeispiel angewandt und Verbesserungsvorschläge erarbeitet.
Inhaltsverzeichnis
1. EINLEITUNG
2. ASPEKTE DER GESCHÄFTSPROZESSOPTIMIERUNG
2.1. Funktionsorientierung vs. Prozessorientierung
2.2. Theorien zur Geschäftsprozessoptimierung
2.2.1. Business Process Reengineering nach Hammer und Champy
2.2.2. Prozessoptimierung nach Kaizen
2.2.3. Prozesskettenmanagement nach dem Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik
2.2.4. Ergebnisorientierte Gegenüberstellung der Modellierungsmethoden
2.3. Gestaltungstechniken zur Prozessvisualisierung
2.3.1. Folgepläne
2.3.2. Folgestrukturen
2.3.3. Blockdiagramme
2.4. Zusammenfassung
3. ERMITTLUNG DER UNTERNEHMENSSITUATION UND ANALYSE
3.1. Das Unternehmen
3.2. Auftragsabwicklung in der Theorie
3.3. Ziele der Prozessmodellierung und -optimierung
3.3.1. Minimale Durchlaufzeit
3.3.2. Minimale Kosten
3.3.3. Maximale Qualität
3.4. Auswahl der zu betrachtenden Geschäftsprozesse und Abgrenzung
3.4.1. Vertrieb
3.4.2. Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Sachbearbeitung, Disposition und Einkauf
3.4.3. Fertigung und Montage
3.5. Zusammenfassung
4. ERARBEITUNG EINER MODELLIERUNGSBASIS
4.1. Aufnahme der Prozessabläufe
4.2. Probleme bei der Erfassung
4.3. Prozesse visualisieren
4.3.1. Auftragszuordnung
4.3.2. Konstruktion
4.3.3. Disposition und Einkauf
4.3.4. Arbeitsvorbereitung
4.3.5. Sachbearbeitung
4.4. Messen der Prozessleistungen
4.4.1. Prozesszeiten
4.4.2. Prozesskosten und –mengen
4.4.3. Prozessqualität
4.4.4. Qualitative Bewertung der Prozessleistung
4.5. Schwachstellenanalyse
4.6. Zusammenfassung
5. MODELLIERUNG DER SOLL-PROZESSE
5.1. Betrachtung der zu modellierenden Prozesse
5.1.1. Schnittstellen
5.1.2. Wertschöpfende Merkmale
5.1.3. Schwachstellen
5.2. Design der Soll-Prozesse
5.3. Zusammenfassung
6. VORSTELLUNG DER VERBESSERUNGSMAßNAHMEN
6.1. Einsatz von Barcode-Scannern
6.2. Drei separate Stücklisten
6.3. Computergestützte Bearbeitung der Arbeitspapiere
6.4. Auswertung der Zielerreichung
6.5. Zusammenfassung
7. IMPLEMENTIERUNG DER SOLL-PROZESSE
7.1. Vorstellung der kontaktierten Softwareentwickler
7.2. Kriterien zur Auswahl des geeigneten Entwicklers
7.3. IT – Systemanpassung
7.4. Migrationsplan
7.4.1. Vorbereitende Maßnahmen
7.4.2. Schulungsmaßnahmen
7.4.3. Implementierung im Pilotbereich
8. VORSCHLÄGE FÜR WEITERGEHENDE VERBESSERUNGEN
9. EMPFEHLUNG
10. ZUSAMMENFASSUNG
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit verfolgt das Ziel, die betrieblichen Abläufe der Auftragsbearbeitung in einem mittelständischen Unternehmen des Anlagenbaus transparent darzustellen, Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln und deren Umsetzung einzuleiten, um die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern.
- Prozessoptimierung und Geschäftsprozessmanagement
- Visualisierung von Auftragsabwicklungsprozessen
- Methoden der Schwachstellenanalyse
- Umsetzung technischer Verbesserungsmaßnahmen (z.B. IT-Anpassungen, Barcode-Einsatz)
- Effizienzsteigerung durch Reduzierung von Durchlaufzeiten und Kosten
Auszug aus dem Buch
4.2. PROBLEME BEI DER ERFASSUNG
Der stets vorhandene Zeitdruck seitens der im Tagesgeschäft eingebundenen Prozessbeteiligten macht Erfassungstechniken nötig, die den zeitlichen Aufwand möglichst gering halten. Insofern hat sich die im vorherigen Abschnitt beschriebene Technik der Datenaufnahme durch Interviews, Datenvisualisierung durch Programme zur Darstellung von Flussdiagrammen sowie einer anschließenden Rücksprache und Kontrolle als geeignete Maßnahme herauskristallisiert. Ansätze, welche eine sofortige Visualisierung der Prozesse schon während der Befragung der Prozessbeteiligten beinhalten, scheitern am Zeitaufwand.
Probleme treten häufig bei der Vermittlung des Detaillierungsgrades auf. Um zu vermeiden, dass Prozesselemente aus anderen Funktionsbereichen des Unternehmens beschrieben werden, wird das Interview mit dem prozessauslösenden Objekt begonnen, z. B. Eintreffen der Stücklisten, Eintreffen der Stammblätter etc.
Ein weiteres zu vermeidendes Problem ist der Versuch von Vorgesetzten, die Abläufe der Mitarbeiter zu beschreiben. Hier gilt der Grundsatz, dass immer die Person befragt werden soll, welche die Tätigkeit auch tatsächlich verrichtet. Selbst wenn Vorgesetzte früher entsprechende Tätigkeit verrichtet hatten, besteht die Gefahr, dass entweder veraltete oder Soll-Prozesse beschrieben werden.
Auch müssen die Abläufe so aufgenommen werden, wie sie real sind. Dazu gehört, dass sämtliche geplanten und ungeplanten Prozesse sowie sämtliche Wege und Umwege, die ein Auftrag nehmen kann, berücksichtigt werden. Wesentlich ist, dass alle Informationen berücksichtigt werden, welche die betreffende Person zur korrekten Abwicklung aus anderen Funktionsbereichen erhält oder weiterleiten muss, da hierüber die Schnittstellen des Prozessablaufs festgehalten werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1. EINLEITUNG: Darstellung der aktuellen wirtschaftlichen Herausforderungen und Begründung der Notwendigkeit einer prozessorientierten Unternehmensorganisation.
2. ASPEKTE DER GESCHÄFTSPROZESSOPTIMIERUNG: Erläuterung und Vergleich theoretischer Ansätze zur Prozessoptimierung sowie Darstellung von Visualisierungstechniken.
3. ERMITTLUNG DER UNTERNEHMENSSITUATION UND ANALYSE: Vorstellung des Unternehmens, theoretische Grundlagen der Auftragsabwicklung und Festlegung der Optimierungsziele.
4. ERARBEITUNG EINER MODELLIERUNGSBASIS: Detaillierte Aufnahme der Ist-Prozesse sowie Messung von Leistungsparametern zur Identifizierung von Schwachstellen.
5. MODELLIERUNG DER SOLL-PROZESSE: Festlegung von Schnittstellen und wertschöpfenden Merkmalen zur Konzeption effizienter Soll-Prozesse.
6. VORSTELLUNG DER VERBESSERUNGSMAßNAHMEN: Präsentation konkreter Ansätze wie Barcode-Einsatz und separate Stücklisten zur Effizienzsteigerung.
7. IMPLEMENTIERUNG DER SOLL-PROZESSE: Planung der Umsetzung, Auswahl geeigneter Softwareentwickler und Erstellung eines Migrationsplans.
8. VORSCHLÄGE FÜR WEITERGEHENDE VERBESSERUNGEN: Skizzierung weiterer Potentiale zur Optimierung der betrieblichen Abläufe über den aktuellen Projektrahmen hinaus.
9. EMPFEHLUNG: Zusammenfassende Handlungsempfehlungen des Autors zur nachhaltigen Prozessverbesserung.
10. ZUSAMMENFASSUNG: Kurzer Rückblick auf die Zielsetzung und die erzielten Ergebnisse der Prozessoptimierung.
Schlüsselwörter
Prozessoptimierung, Auftragsabwicklung, Geschäftsprozess, Durchlaufzeit, Prozessvisualisierung, Anlagenbau, Prozesskosten, Schwachstellenanalyse, Business Process Reengineering, Kaizen, Prozesskettenmanagement, IT-Systemanpassung, Produktivität, Stücklisten, Effizienz
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Diplomarbeit befasst sich mit der Prozessoptimierung der Auftragsbearbeitung in einem mittelständischen Unternehmen des Anlagenbaus, um die Effizienz zu steigern und Wettbewerbsvorteile zu sichern.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die Arbeit deckt die Bereiche Geschäftsprozessmanagement, Analyse von Auftragsabläufen, Visualisierungstechniken sowie die Implementierung technischer Verbesserungsmaßnahmen ab.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Hauptziel besteht darin, die Durchlaufzeiten in der Auftragsbearbeitung zu senken, die Prozesskosten zu minimieren und eine höhere Transparenz sowie Qualität zu erreichen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Der Autor orientiert sich an der systematischen Vorgehensweise des Prozesskettenmanagements, kombiniert mit der Erfassung und Visualisierung von Ist-Prozessen zur Entwicklung von Soll-Konzepten.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil umfasst die detaillierte Aufnahme des Ist-Zustands, die Identifizierung von Schwachstellen, die Modellierung von Soll-Prozessen und die Vorstellung konkreter Verbesserungsmaßnahmen wie den Einsatz von Barcodes.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Prozessoptimierung, Auftragsabwicklung, Durchlaufzeit, Prozessvisualisierung, Schwachstellenanalyse, Effizienzsteigerung und Prozesskettenmanagement.
Warum spielt die Flexibilität für das Unternehmen eine so wichtige Rolle?
Flexibilität ermöglicht es dem Unternehmen, auch unter schwierigen Rahmenbedingungen individuelle Kundenwünsche termingerecht zu erfüllen, was als ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil angesehen wird.
Warum wird vom Einsatz von Folgestrukturen abgeraten?
Aufgrund des hohen Abstraktionsgrades und der Trennung von Text und Grafik sind Folgestrukturen für Mitarbeiter schwerer zu verstehen, was zu Akzeptanzproblemen führen kann.
- Quote paper
- Stefan Ehrhardt (Author), 2005, Prozessoptimierung der Auftragsbearbeitung in einem mittelständischen Unternehmen des Anlagenbaus, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/41117
