Projektmanagement am Praxisbeispiel des Lahn-Dill-Kreises

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1 Einleitung

2 Projektmanagement beim Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis
2.1 Umsetzung
2.2 Bedeutung und Nutzen

3 Vorphase des Projektes
3.1 Einordnung / Strukturierung des Projektes ins Unternehmensumfeld
3.2 Nutzen des Projektes für das Unternehmen

4 Fazit

5 Quellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - Aufbau der Kreisverwaltung

Abbildung 2 - Matrix-Projektorganisation

Abbildung 3 - Projektstrukturplan

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1 - Projektphasen

1 Einleitung

Im Anschluss an das Seminar ‚Projektmanagement‘ ist ein Transfer-Dokumentations-Report zu erstellen. Der Report soll aufzeigen, wie der Studierende das Thema Projektmanagement auf das eigene Unternehmen sowie das eigens ausgewählte Projekt umsetzen kann.^[1]

Zuerst wird erläutert, wie das Thema Projektmanagement beim Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis zur Anwendung kommt. Hier wird genauer auf die Umsetzung und die Bedeutung sowie den Nutzen eingegangen.

Im folgenden Kapitel soll die Vorphase des zu managenden Projektes dargestellt werden.

Die angegliederten Unterkapitel beziehen sich auf die Einordnung und Strukturierung des Projekts innerhalb des bestehenden Unternehmens. Weiterhin wird der sich aus dem Projekt ergebende Nutzen für das Unternehmen beleuchtet. Die Schwerpunkte liegen hier auf der Projektorganisation und dem Projektstrukturplan.

Abschließend werden im Fazit die Kernaussagen dieses Transfer-Dokumentations-Reports zusammengefasst und in Bezug auf die Zielstellung der Arbeit reflektiert. Letztendlich wird ein Ausblick auf noch zu erledigende Aufgaben gegeben.

2 Projektmanagement beim Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis

In diesem Kapitel wird die Anwendung des Themas Projektmanagement in Bezug auf den Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreises erläutert.

Zuerst wird ein Überblick über den Aufbau der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises gegeben. Anhand dessen wird deutlich, wie das Thema Projektmanagement, „bedeutet: Gesamtheit aller Führungsaufgaben, Führungsorganisationen, Führungstechniken und Führungsmittel für die Abwicklung eines Projekts“^[2], auf das eigene Unternehmen projiziert werden kann. Die nachfolgende Abbildung 1 zeigt den organisatorischen Aufbau schematisch.

Abbildung 1 - Aufbau der Kreisverwaltung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Intranet des Lahn-Dill-Kreis

Der Verwaltungsvorstand des Kreisausschuss setzt sich aus dem Landrat sowie dem Ersten, hauptamtlichen und ehrenamtlichen Kreisbeigeordneten zusammen. Dem Verwaltungsvorstand sind die Fachbereiche 1 bis 4 mit Stabstellen unterstellt. Die Fachbereiche 1 bis 3 werden nochmals in Abteilungen gegliedert; der Fachbereich 4 gliedert sich nicht auf.

2.1 Umsetzung

Anhand Abbildung 1, der Aufbauorganisation der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreis ist zu erkennen, dass es keine feste Organisationseinheit für das Projektmanagement gibt. Mitarbeiter, die sich ausschließlich mit Projekten in verschiedenen Bereichen der Kreisverwaltung beschäftigen, gib es daher nicht.

Projekte werden von den Abteilungen der Fachbereiche selbstständig organisiert, durchgeführt und abgeschlossen.

2.2 Bedeutung und Nutzen

Aus dem vorangegangenen Kapitel ergeben sich Bedeutung und Nutzen des Themas Projektmanagement für die Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreis.

Die Relevanz der Thematik Projektmanagement schwankt zwischen den beschriebenen Fachbereichen und Abteilungen. Die Abteilung ‚Informations- und Kommunikationstechnik‘ des Fachbereichs 1 arbeitet ausschließlich mit dem Einsatz von abteilungsinternem Projektmanagement an Projekten, ebenso wie die Abteilung ‚Kinder- und Jugendgesundheit‘ des Fachbereichs 3. Des Weiteren gibt es Abteilungen, Abteilung ‚Finanzbuchhaltung‘ des Fachbereiches 1, die nahezu nicht mit diesem Thema in Berührung kommen. Somit wird diesem dort eine geringere Bedeutung beigemessen.

Auf die gesamte Kreisverwaltung betrachtet, wird dem Thema eine durchschnittliche Bedeutung beigemessen. Aufgrund der fehlenden Organisationseinheit ‚Projektmanagement‘ in der Aufbauorganisation bestehen keinerlei allgemeingültige Regeln wie ein Projekt durchzuführen bzw. zu organisieren ist.

Das tägliche Aufgabenspektrum der Abteilungen und deren Projekte dienen zur Darstellung des derzeitigen unternehmerischen Nutzens des Projektmanagements. Dieser wird im Folgenden beschrieben.

Der Einsatz von abteilungsinternem Projektmanagement ermöglicht eine effiziente und effektive Arbeitsweise. Konzentriertes und planvolles Vorgehen kann die Bearbeitungszeit für bestimmte Tätigkeiten verkürzen. Teamarbeit sowie die Einbindung von weiteren Betroffenen kann nachhaltige Problemlösungen generieren.^[3]

3 Vorphase des Projektes

Im zweiten Kapitel ist verdeutlicht worden, wie das Thema Projektmanagement beim Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis zur Anwendung kommt. Folglich ist das Projekt ‚Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis‘ zu präzisieren und zu definieren.

Das erwählte Projekt lässt sich in fünf Phasen unterteilen: Vor-, Definitions-, Planungs-, Realisierungs- und Abschlussphase.

Hier eine Übersicht über die einzelnen Phasen und deren Aufgaben:

Tabelle 1 - Projektphasen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

In diesem Kapitel wird die Vorphase, auch Projektinitialisierung, genau in Bezug auf das erwählte Projekt gesetzt.

„Am Anfang des Projekts steht grundsätzlich eine Idee zur Lösung eines Problems“^[4].

Aus dieser Idee, den Aktenplan der Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis zu reorganisieren, muss ein Vorhabensantrag formuliert werden. Außerdem kann die Gesamtheit des Projektumfangs damit beschrieben werden.

Zu folgenden Punkten werden in der Vorstudie/ Aufgabenanalyse, in Bezug auf das geplante Projekt, Informationen gesammelt um das Problem sowie die anzustrebende Situation zu beschreiben:

- Hintergrundinformationen,
- Problembeschreibung (Ist-Zustand),
- Anzustrebende Situation,
- Wesentliche Teilaufgaben,
- Orte und Termine,
- Projektabschlusskriterien,
- Alternativen,
- Rahmenbedingungen,
- Annahmen,
- Verantwortung des Auftraggebers

Um die Vorplanung und Analyse zu konkretisieren werden zu folgenden Begriffen Informationen gesammelt und spezifiziert:

- Zielklärung – Zielhierarchie,
- Projekumfeldanalyse,
- Projektumfeldanalyse: Betroffene und Beteiligte der Projektorganisation,
- Projektrisikoanalyse,
- Grobplanung der Projektstruktur,
- Ressourcenplan,
- Balkenplan,
- Stellungnahme des Strategischen Controlling (optional)^[5]

Anhand der Problembeschreibung, der Beschreibung der anzustrebenden Situation, der Vorplanung und Analyse bildet die durchgeführte Aufgabenanalyse eine „Entscheidungsgrundlage zur Beantwortung der Fragen, ob das Projekt durchgeführt wird beziehungsweise ob es unter den erörterten Gesichtspunkten überhaupt durchgeführt werden kann“^[6]. Als Entscheidungshilfen und Priorisierungsmethoden kann die Eisenhower-Matrix und die Portfolio-Analyse herangezogen werden. Auf diese soll an dieser Stelle nicht näher eingegangen werden^[7].

Bei dem Projekt ‚Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis‘ ist die Entscheidung, aufgrund der zuvor durchgeführten Vorstudie/ Aufgabenanalyse, auf eine Durchführung (Go) des geplanten Projektes gefallen.

Im Anschluss an die Aufgabenanalyse wird der Vorhabensauftrag (Projektantrag) gestellt. Dieser ist weiterhin im Projektauftrag/ Lastenheft zu verfeinern.

Während dieses Schrittes gliedert sich die Projektorganisation.

3.1 Einordnung / Strukturierung des Projektes ins Unternehmensumfeld

Im Folgenden soll auf die Einordnung und Strukturierung des Projekts in das bestehende Unternehmensumfeld eingegangen werden.

Im Bereich der Einordnung wird hierbei die Projektorganisation (Vorphase) detailliert dargestellt. Die Strukturierung wird anhand des Projektstrukturplanes (Planungsphase) vorgestellt. Die Definitions-, Realisierungs- und Abschlussphase wird in dieser Arbeit nicht erläutert.

[...]

---

^[1] vgl. Beck, Simon/ Vochezer, Renate (2011): Wissenschaftliches Arbeiten und Studienmethodik. 1.Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 49.

^[2] Dohm, Peter; Esterer, Rainer; May, Maximilian; Schönberger, Edda (2013): Projektmanagement. 1.Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 5.

^[3] vgl. Powerpoint-Präsentation. Grundlagen des Projektmanagements. Frau Katrin Kunert am 22. und 23. November 2013. Folie 6.

^[4] Dohm, Peter u.a. (2013): S. 9.

^[5] vgl. ebd. S. 9ff.

^[6] ebd. S. 19.

^[7] vgl. ebd. S. 19f.