Zuerst wird ein kurzer Einblick in das Thema Organisation mit Hinblick auf die Aufgaben, die Notwendigkeit sowie die Vor- und Nachteile des Organisierens gegeben.
Im folgenden Kapitel soll das Thema auf den Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreises übertragen werden. Es erfolgt die Darstellung der Aufbauorganisation des Lahn-Dill-Kreises. In Verbindung mit dem vorangegangenen Kapitel wird ein ausgewählter Ausschnitt eines Ablaufes des Fachdienstes Infektionsschutz und Umweltmedizin mittels einer Prozessbetrachtung vorgenommen. Hier ist der IST-Zustand des definierten Prozesses, sowie der SOLL-Zustand des Prozesses herausgearbeitet worden.
Abschließend werden im Fazit die Kernaussagen dieses Transfer-Dokumentations-Reports zusammengefasst und in Bezug auf die Zielstellung der Arbeit reflektiert. Letztendlich wird ein Ausblick auf weiterführende Aufgaben gegeben.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Begriff des Organisierens
2.1 Vor- und Nachteile des Organisierens
3 Aufbauorganisation des Lahn-Dill-Kreises
4 Prozessbetrachtung Belehrungen nach §§ 42, 42 Infektionsschutzgesetz
4.1 IST-Zustand
4.2 SOLL-Zustand
5 Fazit
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Arbeit besteht darin, theoretische Grundlagen der Organisationslehre auf die praktische Arbeit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises zu übertragen. Die Forschungsfrage konzentriert sich dabei auf die Optimierung spezifischer Verwaltungsprozesse, konkret am Beispiel des Ablaufs für Belehrungen nach dem Infektionsschutzgesetz, um ineffiziente manuelle Schritte durch digitale Lösungen zu ersetzen.
- Grundlagen der Organisation und deren Notwendigkeit im Unternehmen
- Analyse der Aufbauorganisation einer öffentlichen Kreisverwaltung
- Prozessbetrachtung und Schwachstellenanalyse bestehender Verwaltungsabläufe (IST-Zustand)
- Entwicklung und Konzeption von Optimierungsstrategien (SOLL-Zustand)
- Implementierung computergestützter Terminvergabe zur Effizienzsteigerung
Auszug aus dem Buch
4.1 IST-Zustand
Mit der Analyse des IST-Zustandes soll der Prozess der Belehrungsannahme und –durchführung aufgezeigt und anschließend gezielt verbessert werden.
Bevor eine Terminvergabe für die Belehrung erfolgen kann, wird bzw. muss der Konferenzraum in der Abteilung Gesundheit für zukünftig geplante Termine geblockt werden. Hierzu kann in einer Excel Liste die Raumbelegung von der Verwaltung im PC eingesehen werden. Die angedachten Termine für die Belehrung werden anhand der Excel-Liste herausgeschrieben und an die Verwaltung mittels einer Mail, mit der Bitte um Terminblockung, versendet. Da die Excel-Liste mit einem Schreibschutz versehen ist, kann dieser Vorgang nicht eigenständig erledigt werden, sondern nur seitens der Verwaltung.
Sind nun die Termine für die Belehrung seitens der Verwaltung in der Excel-Liste eingetragen, werden diese per Mail genehmigt und wieder an den Bearbeiter zurückgesendet. Dieser trägt die genehmigten Termine dann in das Programm ‚Mikropro Health‘ ein. Dieses dient später zur Terminvergabe, Verwaltung der Teilnehmer und Dokumentenerstellung.
Der nächste Schritt ist die Terminvergabe seitens zweier Mitarbeiter im Fachdienst Infektionsschutz und Umweltmedizin. Diese erfolgt telefonisch und per Mail. Eine telefonische Terminvergabe ist täglich in der Zeit zwischen 11:00 Uhr und 12:30 Uhr möglich. Die Zeit wurde begrenzt, da die Anrufe zur Terminvergabe sonst den kompletten Arbeitsalltag überlasten.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung erläutert die Zielsetzung des Transfer-Reports, die theoretische Verknüpfung mit der Seminararbeit sowie den geplanten Aufbau der Untersuchung innerhalb der Kreisverwaltung.
2 Begriff des Organisierens: Hier werden die theoretischen Grundlagen der Organisation, deren Notwendigkeit zur Arbeitsteilung sowie die Unterscheidung zwischen Aufbau- und Prozessorganisation definiert.
2.1 Vor- und Nachteile des Organisierens: Dieses Unterkapitel beleuchtet die rationalisierenden Entlastungseffekte der Organisation und setzt diese in Kontrast zu möglichen Erfolgseinbußen durch bürokratische Routine.
3 Aufbauorganisation des Lahn-Dill-Kreises: Dieses Kapitel stellt das Organigramm und die hierarchische Struktur der Kreisverwaltung inklusive der Einordnung der Abteilung Gesundheit und des Fachdienstes Infektionsschutz vor.
4 Prozessbetrachtung Belehrungen nach §§ 42, 42 Infektionsschutzgesetz: Einführung in die detaillierte Analyse der Ablauforganisation am Beispiel des Belehrungsprozesses, welcher als Basis für zukünftige Optimierungen im Rahmen einer Bachelorthesis dient.
4.1 IST-Zustand: Detaillierte Darstellung des aktuellen, teilweise manuellen und ineffizienten Prozesses der Terminvergabe für gesetzlich vorgeschriebene Belehrungen.
4.2 SOLL-Zustand: Beschreibung eines optimierten, IT-gestützten Prozesses, der durch Online-Anmeldungen und digitale Kalenderverwaltung die Effizienz deutlich steigern soll.
5 Fazit: Zusammenfassende Reflexion der erarbeiteten Ergebnisse und Ausblick auf die Notwendigkeit inkrementeller Prozessoptimierungen in der öffentlichen Verwaltung.
Schlüsselwörter
Organisation, Aufbauorganisation, Prozessorganisation, Lahn-Dill-Kreis, Infektionsschutz, Belehrung, Terminmanagement, Verwaltungsprozesse, Prozessoptimierung, Mikropro Health, Effizienzsteigerung, IST-Zustand, SOLL-Zustand, Öffentlicher Dienst, Digitalisierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit analysiert die organisatorischen Strukturen des Lahn-Dill-Kreises und zeigt auf, wie durch Prozessoptimierung im Fachdienst Infektionsschutz ineffiziente Abläufe verbessert werden können.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Die zentralen Felder sind die theoretische Organisationslehre, die Darstellung einer öffentlichen Aufbauorganisation sowie das konkrete Prozessmanagement im Bereich der Gesundheitsverwaltung.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist die Erstellung eines Transfer-Dokumentations-Reports, der aufzeigt, wie theoretisches Wissen über Organisation auf ein praktisches Projekt innerhalb der Kreisverwaltung angewendet werden kann.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit stützt sich auf eine Literaturanalyse zur Organisationstheorie sowie eine Ist-Soll-Analyse von Verwaltungsprozessen zur Identifikation von Optimierungspotenzialen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Darstellung der Aufbauorganisation des Lahn-Dill-Kreises und eine detaillierte Prozessanalyse des Belehrungswesens nach dem Infektionsschutzgesetz.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird maßgeblich durch die Begriffe Organisation, Prozessoptimierung, Verwaltung, Infektionsschutz und Effizienz geprägt.
Welche konkreten Schwachstellen werden im Prozess der Belehrungsannahme identifiziert?
Es werden insbesondere die hohe zeitliche Belastung durch Telefonate, die Abhängigkeit von manueller Terminblockung per E-Mail sowie die umständliche Datenerfassung im Software-System kritisiert.
Wie soll das vorgeschlagene SOLL-Konzept die aktuelle Situation verbessern?
Durch die Einführung einer Online-Terminvergabe auf der Homepage des Lahn-Dill-Kreises und eine direkte Verknüpfung mit der Fachsoftware soll der Verwaltungsaufwand reduziert und der Bürgerservice verbessert werden.
- Quote paper
- Christina Bischoff-Moos (Author), 2014, Transferreport: Organisation. Aufgaben, Notwendigkeit sowie Vor- und Nachteile des Organisierens, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/413321
