Die Optimierung und Gestaltung von Prozessen durch den Einsatz von Informationstechnologien gehört inzwischen zum "Alltag" in öffentlichen Verwaltungen. Als Maßnahme der Digitalisierung steht das Vertragsmanagement (VM) im Fokus dieser Arbeit.
Der Nutzen und die Notwendigkeit eines solchen Managementsystems werden von immer mehr Kommunen erkannt, aber es erfolgt keine Umsetzung.
Im Rahmen dieser Masterarbeit wird analysiert, wie die Implementierung eines VM-Systems ablaufen sollte. Ziel ist es, ein Vorgehensmodell und Faktoren aufzuzeigen, die für eine erfolgreiche Durchführung maßgebend sind. Damit wird eine Hilfestellung für öffentliche Verwaltungen bei der Einführung eines VM in der Verwaltungspraxis gegeben. Hierzu wird ein Analyserahmen aus theoretischen Bezugspunkten abgeleitet. Der Schwerpunkt dieser Arbeit liegt auf dem empirischen Teil. Auf der Grundlage der Umfrageergebnisse einer Vorstudie zur Ermittlung des Status quo wird als Untersuchungseinheit eine Fallstudie ausgewählt und mithilfe von Einzelinterviews relevante Informationen und Daten zum Forschungsgegenstand erhoben. Im Ergebnis werden aus einer Gegenüberstellung der theoretischen und empirischen Erkenntnisse Gemeinsamkeiten und Unterschiede herausgearbeitet, Hypothesen formuliert und darauf basierend Handlungsempfehlungen für die Praxis aufgezeigt. Abschließend wird ein Fazit gezogen.
Inhaltsverzeichnis
1 Einführung in das Thema
1.1 Ausgangslage und Problemstellung
1.2 Forschungsinteresse: Zielsetzung und Forschungsfrage
1.3 Aufbau und Inhalt der Arbeit
2 Einordnung in den Forschungsstand
3 Theoretische Grundlagen zum Vertragsmanagement
3.1 Begriffsdefinition und Eingrenzung
3.2 Implementierung eines Vertragsmanagement-Systems
3.2.1 Vorgehensmodell zur Implementierung eines Vertragsmanagement-Systems
3.2.2 Erfolgsfaktoren bei der Implementierung eines Vertragsmanagement-Systems
4 Ausführungen zum Forschungsdesign
4.1 Beschreibung des Forschungsprozesses
4.2 Auswahl der Fallstudie
5 Fallstudie aus der Kommunalverwaltung
5.1 Beschreibung der Ist-Situation
5.2 Darstellung des Implementierungsprozesses „Vertragsdatenbank“
5.3 Erfolgsfaktoren bei der Implementierung eines Vertragsmanagement-Systems aus den Erfahrungen der Praxis
6 Diskussion der theoretischen und empirischen Forschungsergebnisse
6.1 Vergleich der Vorgehensmodelle und Erfolgsfaktoren bei der Implementierung eines Vertragsmanagement-Systems
6.2 Formulierung von Hypothesen als Ergebnis der Arbeit
6.3 Handlungsempfehlungen zur Implementierung eines Vertragsmanagement-Systems
7 Fazit
Zielsetzung & Themen der Arbeit
Die vorliegende Masterarbeit befasst sich mit der Implementierung eines digitalen Vertragsmanagement-Systems (VM) in der öffentlichen Verwaltung. Das primäre Ziel der Arbeit ist es, auf Basis einer qualitativen Fallstudie konkrete Handlungsempfehlungen zu entwickeln, um Verwaltungen bei der Einführung eines solchen Systems zu unterstützen und bestehende Forschungslücken bezüglich der Vorgehensweise zu schließen.
- Digitalisierung des Vertragswesens in Kommunalverwaltungen
- Analyse von Vorgehensmodellen für Organisationsprojekte
- Identifikation kritischer Erfolgsfaktoren bei der Implementierung
- Vergleich von theoretischen Modellen mit der praktischen Anwendung
- Entwicklung von Handlungsempfehlungen für Verwaltungspraktiker
Auszug aus dem Buch
3.2.1 Vorgehensmodell zur Implementierung eines Vertragsmanagement-Systems
Um eine organisatorische Gestaltungsaufgabe wie die Einführung eines VM zu bewältigen, sind geeignete Methoden erforderlich. Unter einer Methode ist „eine systematische Arbeitsweise zu verstehen, mit der in klar definierten und häufig standardisierten Schritten ein bestimmtes Ziel erreicht werden soll“43. Sie dient der vollständigen planmäßigen Abwicklung von Organisationsprojekten.44 Zur Darstellung der Methoden dienen Modelle. Im vorliegenden Fall wird ein Vorgehensmodell betrachtet. Darunter kann die "modellhafte Beschreibung der in Projekten notwendigen Schritte und Aktivitäten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen“45, verstanden werden. Schmalzl und Kuhles machen darauf aufmerksam, dass diese Betrachtungsweise ein Spannungsfeld aufzeigt: „Einerseits zeichnen sich Projekte definitionsgemäß durch eine gewisse ’Einmaligkeit’ aus, andererseits sollte ein Vorgehensmodell sinnvollerweise nicht nur für ein spezifisches Projekt gelten, sondern allgemeineren Charakter haben“46. Letztlich stellt es jedoch immer eine abstrakte und idealisierte Situation dar. Die Spezialisierung eines Vorgehensmodells wird durch die Art der Vorgehensstrategie bestimmt und durch die Größe eines Projektes beeinflusst.47
In der Literatur konnten nur vereinzelte Informationen über das Vorgehen bei der Implementierung eines VM eruiert werden. Laut Flitsch ist die Einführung eines VM als Projekt durchzuführen und umfasst mehrere Phasen. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um den Auftrag, die Planung, Umsetzung und Kontrolle. Die Umsetzung untergliedert sich wiederum in die drei Teilphasen Realisierung, Schulung und Tests sowie Inbetriebnahme.48 Die Ausführungen von Reinhold zu einem Projekt aus der Praxis bestätigen diese Vorgehensweise für die Einrichtung eines IT-gestützten VM.49 Welche Tätigkeiten den Phasen im Einzelnen zugeordnet werden, ist im Anhang einzusehen.50
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einführung in das Thema: Dieses Kapitel erläutert die Ausgangslage, die Problemstellung, das Forschungsinteresse sowie den inhaltlichen Aufbau der Arbeit.
2 Einordnung in den Forschungsstand: Hier wird die Thematik in den wissenschaftlichen Kontext eingebettet und das Themenfeld Organisation als theoretischer Bezugsrahmen hergeleitet.
3 Theoretische Grundlagen zum Vertragsmanagement: Dieser Abschnitt definiert den Begriff VM, erläutert Vorgehensmodelle für Organisationsprojekte und diskutiert Erfolgsfaktoren für deren Implementierung.
4 Ausführungen zum Forschungsdesign: Das Kapitel beschreibt den qualitativen Forschungsansatz, die Fallauswahl sowie die angewandten Erhebungs- und Auswertungsmethoden.
5 Fallstudie aus der Kommunalverwaltung: Hier werden die empirischen Ergebnisse der Fallstudie dokumentiert, der Implementierungsprozess rekonstruiert und praxisrelevante Erfolgsfaktoren analysiert.
6 Diskussion der theoretischen und empirischen Forschungsergebnisse: Dieses Kapitel führt einen Soll-Ist-Vergleich zwischen Theorie und Praxis durch, generiert Hypothesen und formuliert Handlungsempfehlungen.
7 Fazit: Die Arbeit schließt mit einer zusammenfassenden Reflexion der wesentlichen Erkenntnisse und einem Ausblick auf zukünftige Entwicklungen ab.
Schlüsselwörter
Vertragsmanagement, Öffentliche Verwaltung, Implementierung, Prozessoptimierung, Digitalisierung, Organisationsprojekt, Vorgehensmodell, Erfolgsfaktoren, Fallstudie, Qualitative Forschung, Veränderungsmanagement, E-Government, Verwaltungspraxis, IT-Infrastruktur, Vertragslebenszyklus.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Masterarbeit?
Die Arbeit untersucht die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagement-Systems in der öffentlichen Verwaltung, um ineffiziente Geschäftsprozesse zu optimieren.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind Organisationsmanagement, Prozessoptimierung und Projektmanagement im Kontext der Digitalisierung kommunaler Verwaltungen.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Die Forschungsfrage lautet: „Wie sollte die Implementierung eines VM-Systems ablaufen?“ Ziel ist es, Handlungsempfehlungen für eine erfolgreiche Implementierung zu erarbeiten.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird ein qualitativer Forschungsansatz gewählt, der durch eine Einzelfallstudie in einer Kommunalverwaltung sowie Experteninterviews geprägt ist.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in theoretische Grundlagen, das Forschungsdesign, die detaillierte Darstellung einer Fallstudie sowie die Diskussion der Ergebnisse.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Vertragsmanagement, öffentliche Verwaltung, Implementierung, Organisationsprojekt, Vorgehensmodell und Erfolgsfaktoren.
Welche Rolle spielt die Fallstudie konkret?
Die Fallstudie rekonstruiert den tatsächlichen Implementierungsprozess einer Vertragsdatenbank in einer Stadtverwaltung, um reale Erfahrungen und Erfolgsfaktoren abzuleiten.
Wird eine universelle Erfolgsgarantie definiert?
Nein, die Autorin betont explizit, dass es kein „Patentrezept“ gibt, da jedes Projekt von individuellen Rahmenbedingungen und Verwaltungssituationen abhängt.
Wie werden Mitarbeiter in den Prozess einbezogen?
Die Arbeit empfiehlt einen integrativen Ansatz, bei dem Mitarbeiter frühzeitig in die Planung einbezogen werden, um Motivation und Akzeptanz für den Veränderungsprozess zu fördern.
- Quote paper
- M.A. Vera Weißmüller (Author), 2017, Die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagement-Systems in der öffentlichen Verwaltung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/414747
