Methoden des Ziel- und Zeitmanagements

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemdarstellung
1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

2 Grundlagen zum Ziel- und Zeitmanagement
2.1 Zielmanagement
2.2 Zeitmanagement
2.3 Ziel- und Zeitmanagement im Kontext des Selbstmanagements
2.4 Erfolgreiches Ziel- und Zeitmanagement, nur wenn
2.5 Methoden im Ziel- und Zeitmanagement
2.5.1 Vorgehensplanung nach Descartes
2.5.2 Eisenhower - Prinzip
2.5.3 ALPEN - Methode
2.5.4 Elektronisches Zeitmanagement

3 Anwendung der Methoden an einem Fallbeispiel
3.1 Darstellung des Sachverhaltes
3.2 Auswahl der Methoden und Erstellung eines Konzepts
3.2.1 Berufliche Ziele
3.2.2 Weiterbildungs- und private Ziele

4 Fazit

Anhang A

Anhang B

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Eisenhower-Prinzip

1 Einleitung

1.1 Problemdarstellung

„Wie soil ich das alles schaffen? Ich habe doch keine Zeit!" Die Flut an Aufgaben und Informationen lasst die uberforderten Menschen diese Satze ofter sagen. Oft entsteht Stress, Uberforderung, Burn-Out. Deshalb stellt sich die Frage, ob ein Ziel- und Zeitmanagement notwendig ist um, ein ausgeglichenes Leben zu haben.

Der Autor steht vor demselben Problem. Anfang Oktober begann das Studium zum Bachelor. Zusatzliche Aufgaben und Ziele mussen erledigt und erreicht werden. Die bereits bestehenden Rollen als Familienvater, Ehemann und Angestellter sollen nicht beeintrachtigt werden. Das Problem liegt im Organisieren der Fulle der Aufgaben in den verschiedenen Rollen und in der Knappheit der dafur vorhandenen Zeit zum Erreichen der Ziele.

1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

Ziel dieser Arbeit ist es, elementare Methoden des Ziel- und Zeitmanagements darzustellen, dem Autor innerhalb der nachsten acht Wochen (3.11-27.12) ein Konzept zum Erreichen der gesetzten Ziele in den Bereichen Beruf, Weiterbildung, Familie und Freizeit zu erstellen und auf die besonders wichtigen Erfolgsfaktoren des Zeitmanagements in diesem Fallbeispiel einzugehen.

Dazu wird zum allgemeinen Verstandnis im Kapitel 2 mit der Erklarung der Begriffe Ziel- und Zeitmanagement begonnen und eine Definition fur die Arbeit festgelegt. Danach wird der Zusammenhang zwischen Ziel- und Zeitmanagement erlautert und erklart, in welchem Kontext es zum Selbstmanagement steht. Des Weiteren werden die Rahmenbedingungen fur ein erfolgreiches Ziel- und Zeitmanagement dargestellt. Darauffolgend werden vier ausgewahlte Methoden vorgestellt und erklart. Im Kapitel 3 werden anhand eines Fallbeispiels unter Darstellung des Sachverhaltes die Methoden angewandt und unter Berucksichtigung der besonders wichtigen Erfolgsfaktoren ein Konzept erstellt. AnschlieGend wird im Kapitel 4 ein Fazit durch eine kurze Zusammenfassung der Aussagen und der wichtigsten Ergebnisse gezogen.

2 Grundlagen zum Ziel- und Zeitmanagement

2.1 Zielmanagement

„Das Treffen von Entscheidungen und die Durchfuhrung der Entscheidungen setzt voraus, daG ein Ziel formuliert worden ist, das erreicht werden soil. Das Ziel kann ein Mittel, ein Objekt oder ein Zustand sein."^[1]

„Ein Ziel ist ein definierter Soll-Zustand, der in der Zukunft liegt, real sein soll, messbar ist, dessen Erreichen wunschenswert ist und der nur durch zielorientierte Aktivitaten erreicht werden kann. Es ist notwendig, Ziele zu quantifizieren, denn nur so konnen der Grad der Zielerreichung uberpruft, Abweichungen erkannt und Prozesse zu deren Behebung initiiert werden."^[2]

Das Handeln und Denken eines jeden Menschen wird durch die eigenen Werte bestimmt. Versucht man nach den Werten zu leben, konnen die Entscheidungen und Handlungen klarer gefasst und die Ziele besser verfolgt werden.^[3]

Klare Ziele helfen herausragende Ergebnisse zu erreichen. Bei Ziellosigkeit konnen keine Plane fur das Vorgehen erstellt werden und ein Erfolg bleibt aus. Dies fuhrt zu Enttauschungen, sinkendem Selbstwertgefuhl und schlieGlich zu Motivations- und Lustlosigkeit.^[4]

2.2 Zeitmanagement

Die Aussage von Peter Drucker in seinem Buch „Die ideale Fuhrnngskraft" (1967) zeigt die Wichtigkeit des Managens der Ressource Zeit. „Zeit ist das am knappsten vorhandene Arbeitshilfsmittel. Wenn man sie nicht rationalisiert, kann man auch sonst nichts rationalisieren."^[5]

Zeitmanagement bedeutet, die eigene Zeit bewusst zu steuern, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren zu konnen, sowohl im Beruflichen als auch im Privaten.^[6] Es bedeutet auch zur Gestaltung der eigenen Zeit fahig zu sein.^[7]

Das Zeitmanagement wird vor allem als Hilfsmittel beschrieben um Vorhaben und Aufgaben moglichst optimal zeitlich zu planen, zu koordinieren und umzusetzen. Die eigene zur Verfugung stehende Zeit soll optimal genutzt werden, im beruflichen wie auch privaten Bereich. Personliche Vorlieben, Neigungen und berufliche Anforderungen an die Aufgaben pragen ein optimales Zeitmanagement. Dadurch tritt die individuelle Komponente in den Mittelpunkt.^[8] Ein ganzheitliches Zeitmanagement sollte angestrebt werden. Es ist wichtig berufliche und private Ziele mit in die Zeitplanung zu integrieren und aufeinander abzustimmen. Damit die Ziele in beiden Gebieten erreicht werden, sollten klare Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben gezogen werden.^[9] Diese Arbeit wird sich an diesen Aussagen und Definitionen orientieren. Berufliche Ziele werden in der dafur vorgesehenen Arbeitszeit und die privaten Ziele in der restlichen Zeit geplant.

2.3 Ziel- und Zeitmanagement im Kontext des Selbstmanagements

Selbstmanagement enthalt die Grundidee des eigenverantwortlichen Handelns und steht fur eine selbststandige Steuerung der personlichen und beruflichen Entwicklung. Wichtige Werkzeuge im Selbstmanagement sind Methoden, die das Zeitmanagement fur die Organisation der Aufgaben und deren Erfolgskontrolle ebenfalls nutzt. Ziele formulieren, Aufgaben ableiten und den Erfolg kontrollieren sind nicht nur Ziel- und Zeitmanagement, sondern immer auch Selbstmanagement. Zusatzlich ist es Aufgabe des Selbstmanagements, die notige Motivation aufzubringen um die gesetzten Ziele zu erreichen.^[10]

Bereiche des Lebens wie Arbeitsorganisation, Stressbewaltigung, personliches Umfeld und andere, lassen sich nicht einfach voneinander trennen. Sie mussen im Zusammenspiel zu einem guten Zeitmanagement gesehen werden.^[11] „Viele Aspekte, zum Beispiel die Zielfindung oder das Festlegen der Prioritaten, lassen sich nicht von heute auf morgen umsetzen. Es bedarf einer intensiven Beschaftigung mit sich selbst und seiner Umgebung."^[12]

2.4 Erfolgreiches Ziel- und Zeitmanagement, nur wenn...

„Aber man kann nicht daran denken, Manager seiner Zeit zu werden, solange man nicht genau weiG, wo die Zeit bleibt."^[13] Auch die Autoren Knoblauch, Woltje, Meier, Seiwert und Dorr sind sich in der Wichtigkeit der Zeitanalyse einig. Die beste Organisation nutzt nichts, wenn die Zeitdiebe nicht identifiziert und eliminiert werden.

Im Laufe des Tages kommt es oft zu Storungen. Sie kosten nur wenige Sekunden oder Augenblicke, doch sie summieren sich und bringen damit das Zeitbudget ins Minus.^[14] Bei jeder Ablenkung entsteht ein Auf- und Abschwung der Konzentration. Um nach der Storung wieder die volle Leistungsfahigkeit zu erreichen, muss erneut viel Zeit investiert werden. Dabei geht auch wertvolle Energie verloren. Viele Storungen konnen minimiert oder ganz verhindert werden.^[15] Zeitdiebe konnen mit wenig Disziplin und Kommunikation verandert werden wie bspw. durch das Setzten von Tageszielen und Tagesplanungen, Nein sagen konnen, verhindern von Multitasking, nicht mit unwichtigen Dingen beschaftigen, Aufgaben delegieren, kein Aufschieben der Aufgaben. Auch auGere Zeitdiebe konnen verhindert werden. Unnotige und ergebnisarme Besprechungen, Annahme oder Verteilung unklarer Arbeitsauftrage sollten vermieden werden.^[16]

Zum erfolgreichen Ziel- und Zeitmanagement gehoren Methoden, die dem Menschen helfen, die gesetzten Ziele in einer bestimmten Zeit zu erreichen. Dazu zahlen bspw. die Vorgehensplanung nach Descartes, die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip oder das elektronische Zeitmanagement. Werden diese Methoden in den Arbeitsprozess integriert, konnen Sie zu einem gewinnbringenden und stressfreieren Ergebnis fuhren.

2.5 Methoden im Ziel- und Zeitmanagement

2.5.1 Vorgehensplanung nach Descartes

Der Autor Seiwert beschreibt eine Vorgehensplanung, die der Philosoph, Mathematiker und Naturwissenschaftler Rene Descartes bereits 1637 formulierte. Eine Methode, deren Prinzipien im Grundsatz fur die heutige Zeitplanung immer noch Gultigkeit haben. Nach dieser Arbeitsmethode wird die Planung in vier Schritte aufgeteilt. Im ersten Schritt wird das Vorhaben so genau wie moglich formuliert und aufgeschrieben. Im zweiten Schritt wird die Gesamtaufgabe in Einzelschritte zerlegt. Eine Teilung in moglichst kleine Aktivitaten ermoglicht eine bessere Ubersicht der anstehenden Aufgaben und dadurch eine besonders effektive Planung. In Schritt drei werden diese Teilaufgaben nach Prioritaten geordnet. Besonders wichtig ist es, Termine fur die Aufgaben zu setzen, bis wann diese erledigt werden mussen. Im letzten Schritt findet eine Nachkontrolle der Ergebnisse nach Erledigung der Aufgaben statt.^[17] Im Fallbeispiel dieser Arbeit wird zuerst nach Descartes geplant.

2.5.2 Eisenhower - Prinzip

Die genannte Methode stammt vom ehemaligen US-General und Prasident Dwight D. Eisenhower. Hier werden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert.^[18] Die Einteilung der Aufgaben in die vier Kategorien A, B, C und D hilft bei der Entscheidung, wann und mit welchem Aufwand die Aufgaben erledigt werden mussen.^[19] Die A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben zur Zielerreichung. Diese sollten sofort und selbst erledigt werden, bedurfen einer hohen Konzentration und Qualitat, da durch Nichtbeachtung weitere Probleme entstehen konnten. B-Aufgaben sind zwar als wichtig einzustufen, mussen allerdings nicht sofort gemacht werden. Aufgaben dieser Kategorie konnen Terminiert und in Teilschritten bearbeitet oder delegiert werden. C-Aufgaben sind nicht wichtig, aber dringlich. Die Dringlichkeit verleitet solchen Aufgaben mehr Zeit als notig zu widmen. Stattdessen sollten diese Aufgaben delegiert, die Erledigung kurz und knapp gehalten oder liegen gelassen werden, da die Qualitat nicht die gleiche Rolle wie bei einer A-Aufgabe spielt.^[20] Die

Autoren Dorr und Seiwert stellen die Aufgaben der Kategorie D, die sowohl nicht dringlich als auch nicht wichtig sind, meist als Papierkorb dar.^[21] Wobei Dorr zusatzlich die D-Aufgaben als reine Zeitdiebe bezeichnet.^[22]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1, Eisenhower-Prinzip, Vgl. Dorr, S.132 Dieses Prinzip wird im Fallbeispiel zur groben Aufteilung der Aufgaben genutzt.

2.5.3 ALPEN - Methode

Die ALPEN-Methode nach L. Seiwert gehort zu den Planungsmethoden, bei der es um eine genaue Aufgabenfestlegung, Prioritatenbildung, Zeiteinschatzung und die Festlegung von Rahmenbedingungen geht. Diese Technik wird vor allem fur die Planung eines jeden einzelnen Tages verwendet.^[23]

Dabei werden Aufgaben niedergeschrieben, Lange der Tatigkeiten geschatzt, Pufferzeiten eingeplant, Entscheidungen getroffen und die Nachkontrolle durchgefuhrt.^[24]

Zu allererst wird ein Aufgabenkatalog fur den Tag oder die Woche erstellt. Eine Rangfolgenerstellung ist an dieser Stelle noch nicht notig. Im zweiten Schritt geht es um die realistische Einschatzung der benotigten Zeit fur die einzelnen Aufgaben. Seiwert schreibt, dass oft die geplante Gesamtzeit uberschatzt und mehr vorgesehen als tatsachlich erreicht wird, was sich Frustrierend auswirken kann. Deshalb soll der

Zeitaufwand grob geschatzt werden. Auch durch eine konkrete Zeitvorgabe fur eine Aufgabe kann viel konsequenter und konzentrierter an ihr gearbeitet werden. Der dritte Schritt soil einen Schutz bilden, um nicht in Zeitbedrangnis zu geraten, wenn andere unangekundigte Aufgaben eine Verzogerung fur den aktuellen Schritt bedeuten. Nur 60 Prozent der Arbeitszeit sollten verplant werden. 40 Prozent sollen als Pufferzeit fur unerwartete Aktivitaten (Zeitdiebe, Storungen) und spontane, kreative Aktivitaten eingeplant werden. Als nachstes sollte die Entscheidung uber die Prioritaten fallen, also welche Aufgabe als erstes erledigt werden soll und welche in den nachfolgenden Schritten. Aufgaben konnen aber ebenso weggelassen, wie auch delegiert werden. Allerdings sollte bei einer Delegation von Aufgaben auch das Ergebnis kontrolliert werden. Dies fuhrt dann auch schon zur Nachkontrolle, ob Ergebnisse erreicht wurden oder diese ubertragen werden mussen, beziehungsweise die Planung sinnvoll war.^[25]

2.5.4 Elektronisches Zeitmanagement

Im 21. Jahrhundert gibt es eine Vielzahl an Moglichkeiten^unsere Termine und Aufgaben anhand von elektronischen Mitteln zu organisieren und zu planen. Fur das Buro steht uns der PC zur Verfugung, der im Grunde mit allerhand nutzlicher Software ausgestattet ist. Auch unterwegs sind Smartphones, Tablets und Notebooks eine willkommene Alternative. Eines der bekanntesten Mittel ist Microsoft Outlook. Es bietet Moglichkeiten, E-Mails, Termine und Aufgaben einfacher zu bearbeiten und zu organisieren. Im Buch „Zeitmanagement mit Outlook 2016" beschreiben die Autorinnen SpieG und Schimming ausfuhrlich die enormen Moglichkeiten des Programms.^[26]

Aber nicht nur E-Mails, Aufgaben und Kalender konnen damit bearbeitet werden, sondern es ermoglicht auch die Integration von OneNote, Evernote, Word und weiteren Programmen. Damit vereint es alle notwendigen Ressourcen fur das Zeitmanagement an einem Ort.^[27]

[...]

^[1] o.V., o.J.: Ziel, Zielsetzung, Online-Quelle.

^[2] o.V., o.J.: Zielfindung und Zielmanagement, Online-Quelle.

^[3] Vgl. Meier/Engelmeyer, 2009, S. 16.

^[4] Vgl. Knoblauch/Woltje/Hausner/Kimmich/Lachmann, 2012, S. 11 f.

^[5] Drucker, 1967, S. 87.

^[6] Vgl. Bossong, 2000, S. 5.

^[7] Vgl. Seiwert, 2008, S. 11.

^[8] Vgl. Weisweiler/Dirscherl/Braumandl, 2013, S. 15.

^[9] Vgl. Dorr, 2016, S. 34 f.

^[10] Vgl. Dorr, 2016, S. 31 f.

^[11] Vgl. Meier/Engelmeyer, 2009, S. 121.

^[12] Meier/Engelmeyer, 2009, S. 121.

^[13] Drucker, 1967, S. 61.

^[14] Vgl. Seiwert, 2008, S. 13.

^[15] Vgl. Dorr, 2016, S. 154.

^[16] Vgl. Dorr, 2016, S. 157.

^[17] Vgl. Seiwert, 2008, S. 25.

^[18] Vgl. Dorr, 2016, S. 130.

^[19] Vgl. Dorr, 2016, S. 131.

^[20] Vgl. Dorr, 2016, S. 132 f.

^[21] Vgl. Seiwert, 2008, S. 63.

^[22] Vgl. Dorr, 2016, S. 134.

^[23] Vgl. Seiwert, 2008, S. 36 f.

^[24] Vgl. Seiwert, 2008, S. 36.

^[25] Vgl. Seiwert, 2008, S. 36 f.

^[26] Vgl. SpieR/Schimming, 2016, S. 7 f.

^[27] Vgl. Philipps, 2017, Zeitmanagement: Die besten Tools, Online-Quelle.