Der uvex Konzern
Im Jahr 1926 wurde die "Optische-Industrie-Anstalt Philipp M. Winter" mit einer manuellen Fertigung in Fürth/Poppenreuth gegründet. 1962 wird Rainer Winter neben Philipp M. Winter zum Geschäftsführer bestellt. Als Leiter des Geschäftsbereiches „Sonnenbrille“ entwickelt Rainer Winter, nach seinem Aufenthalt in den USA, die Marke uvex – die Abkürzung des Qualitätsmerkmals „Ultra Violet Excluded“. Im Anschluss daran wurden alle Produkte der Firma unter diesem Namen vertrieben. Im Jahr 1994 wird die GmbH in folgende marktorientierte Einheiten aufgegliedert:
- uvex Arbeitsschutz GmbH
- uvex sports GmbH & Co. KG
- Alpina int. Sport + Optik Vertr. Ges.mbH
- Filtral GmbH & Co. Vertr. KG
Die Konzernführung wurde durch die uvex Winter Holding GmbH & Co. KG übernommen. Heute ist uvex in 19 Ländern mit 30 Tochterfirmen und Beteiligungen vertreten. Weltweit beschäftigt der Konzern mehr als 1500 Mitarbeiter, davon 700 am Standort Fürth. Die uvex Arbeitsschutz GmbH produziert und vertreibt Artikel im Bereich persönliche Schutzausrüstung und ist Marktführer in den Bereichen Schutzbrille, Sicherheitsschuhe, Berufskleidung sowie Kopf- und Gehörschutz. „Protecting People“ ist der Auftrag. Der Gesamtumsatz der uvex Gruppe betrug im Geschäftsjahr 2003/2004 weltweit 251 Millionen Euro, davon erwirtschaftete der Geschäftsbereich Arbeitsschutz 164 Millionen Euro – über 65 Prozent des Konzernumsatzes.
Die Seminar- und Schulungseinrichtung uvex academy
Um die Kunden beim Einsatz persönlicher Schutzausrüstung noch besser zu betreuen, und die Mitarbeiter des Konzens ständig weiterzubilden zu können, wird die uvex academy ins Leben gerufen – ein Seminar- und Schulungszentrum mit den Schwerpunkten:
- PSA Produktschulungen für Kunden,
- Aus- und Weiterbildung für Mitarbeiter
Für die Durchführung der Schulungen und Seminare werden Spezialisten aus Wissenschaft und Praxis beauftragt. Die Trainer und Seminarleiter werden aus dem Konzern selbst-, als auch von extern rekrutiert.
Die Ausgangssituation
Der Bereich academy ist organisatorisch der uvex Arbeitsschutz GmbH angegliedert. Um die umfangreichen administrativen Aufgaben der academy zu bewältigen, müssen zunächst die anfallenden Prozesse analysiert und bewertet werden. Eine Optimierung dieser Abläufe wird unter anderem durch den Einsatz einer entsprechenden Software möglich.
Inhaltsverzeichnis
1 Der uvex Konzern
2 Die Ausgangssituation
2.1 Zur Verfügung stehende technische Ausrüstung
2.2 Anfallende verwaltungstechnische Prozesse
2.2.1 Anlegen des Seminars
2.2.2 Festlegen des Trainers
2.2.3 Reservierung von Seminarräumen
2.2.4 Auswahl der Teilnehmer
2.2.5 Versendung von Einladungen
2.3 Möglichkeiten der Optimierung durch den Einsatz einer Software
3 Konzeption und Anforderungsanalyse
3.1 Auslastung
3.2 Anforderungsprofil
4 Mögliche Alternativen für eine Verwaltungssoftware
4.1 Wirtschaftliche Bewertung der Alternativen
4.1.1 Kostenvergleichsrechnung
4.1.2 Zeitersparnis
4.1.3 Amortisation
4.1.4 Kapitalwertmethode
4.2 Technische Bewertung der Alternativen
4.3 Entscheidung – Make or Buy
5 Entwicklung der Software
5.1 Pflichtenheft
5.2 Aufbau und Entwicklung der Software
5.2.1 Das Cockpit
5.2.2 Benutzerkalender und E-Mail
5.2.3 Ressourcenverwaltung
5.2.4 Datenbank für Anwendungsparameter
5.2.5 Mitarbeiterverwaltung
5.2.6 Verwaltung externer Schulungsteilnehmer
5.2.7 Verwaltung der Schulungen
5.2.8 Zentrale Maildatenbank
5.2.9 Planung der Veranstaltungen
5.2.10 Berechtigungskonzept
6 Integration
6.1 Integration der Testuser
6.2 Schulung der Benutzer
6.3 Berechtigungen
6.4 Datensicherung
6.5 Verteilung der Software
6.6 Support
7 Fazit
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Ziel der Projektarbeit ist die Konzeption, Entwicklung und Integration einer Management-Software zur effizienten Verwaltung betrieblicher Schulungen und Seminare. Dabei steht die Optimierung administrativer Prozesse, die Vermeidung von Inselsystemen und die Schaffung einer zentralen Datenbasis im Vordergrund, um den Arbeitsaufwand des Personals signifikant zu reduzieren.
- Analyse der Ist-Situation und der bestehenden verwaltungstechnischen Prozesse.
- Durchführung einer Wirtschaftlichkeits- und technischen Bewertung von Software-Alternativen.
- Implementierung der Software auf Basis der Lotus Notes/Domino-Plattform.
- Gestaltung eines Berechtigungskonzepts und Sicherstellung der Datensicherheit.
- Prozessorientierte Schulung der Anwender und Definition des Support-Prozesses.
Auszug aus dem Buch
Möglichkeiten der Optimierung durch den Einsatz einer Software
Wesentliches Optimierungspotential von Prozessen durch den Einsatz von Software liegt vor allem dann vor, wenn sich Tätigkeiten ständig wiederholen. Hier kann Zeit eingespart werden, die an anderer Stelle sinnvoller verwendet werden kann – beispielsweise in der Betreuung von Kunden und Interessenten, oder um neue Interessenten zu akquirieren. Durch die Optimierung der Datenpflege können neben der Zeitersparnis auch Fehler in der Übertragung von Informationen eliminiert werden. Daneben gehen durch zentral gespeicherte und sinnvoll strukturierte Daten keine Informationen verloren, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Inselsysteme sollten hier von vornherein vermieden werden, um mehreren Benutzern den Zugriff auf die Informationen zu ermöglichen. Auch asynchrone, doppelte Datenhaltungen, welche durch die dezentrale Datenspeicherung zustande kommen, werden vermieden.
Die so gewonnenen Informationen können verwendet werden, um Historien der Teilnehmer zu Dokumentationszwecken abzubilden.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Der uvex Konzern: Unternehmenshistorie und Struktur der uvex Gruppe als Kontext für die Academy.
2 Die Ausgangssituation: Beschreibung der administrativen Prozesse bei der Schulungsplanung und Identifikation von Optimierungspotenzialen.
3 Konzeption und Anforderungsanalyse: Erarbeitung der Software-Anforderungen in Workshops zur Abdeckung des betrieblichen Bedarfs.
4 Mögliche Alternativen für eine Verwaltungssoftware: Wirtschaftliche und technische Bewertung verschiedener Lösungswege, von Fertigsoftware bis zur Eigenentwicklung.
5 Entwicklung der Software: Detaillierte Darstellung der Umsetzung unter Lotus Notes/Domino sowie Beschreibung der einzelnen Applikationsmodule.
6 Integration: Beschreibung der Testphasen, Schulung der Anwender, Datensicherung und der Support-Struktur.
7 Fazit: Zusammenfassende Bewertung der gewählten Strategie und der Vorteile der Eigenentwicklung.
Schlüsselwörter
Management-Software, Schulungsverwaltung, Prozessoptimierung, Lotus Notes, Domino, Anforderungsanalyse, Wirtschaftlichkeitsrechnung, Eigenentwicklung, IT-Infrastruktur, Seminarplanung, Datensicherheit, Anwenderverwaltung, Prozessorientierung, administrative Entlastung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Konzeption und Implementierung einer Softwarelösung zur effizienteren Verwaltung von Schulungs- und Seminarprozessen innerhalb der uvex academy.
Was sind die zentralen Themenfelder der Untersuchung?
Die Schwerpunkte liegen auf der Prozessanalyse, der Kosten-Nutzen-Bewertung zwischen verschiedenen Beschaffungsalternativen und der technischen Realisierung mittels Groupware.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das primäre Ziel ist die Entlastung der Sachbearbeiter von Routineaufgaben durch eine prozessorientierte Verwaltungssoftware.
Welche wissenschaftliche Methode wurde für den Vergleich genutzt?
Es wurden sowohl eine Kostenvergleichsrechnung (statisch) als auch eine Kapitalwertmethode (dynamisch) sowie eine Nutzwertanalyse zur technischen Bewertung angewandt.
Welche Aspekte werden im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil umfasst die detaillierte Anforderungsanalyse, den Vergleich von Make-or-Buy-Optionen sowie die konkrete Entwicklung der Applikationsmodule.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren das Projekt?
Zu den Kernbegriffen zählen Softwareentwicklung, Schulungsmanagement, Lotus Notes, Prozessoptimierung und Wirtschaftlichkeitsanalyse.
Warum wurde Lotus Notes als technische Plattform gewählt?
Da das Unternehmen bereits über eine langjährige Expertise mit dieser Groupware-Umgebung verfügt, reduzieren sich Schulungsaufwand und Integrationskosten signifikant.
Was ist der Vorteil der Eigenentwicklung (Variante 3) laut Analyse?
Die Eigenentwicklung bietet die höchste Flexibilität, erlaubt eine enge Zusammenarbeit zwischen Entwicklern und Fachabteilung und ist bei den gegebenen Anforderungen die wirtschaftlich günstigste Lösung.
- Quote paper
- Olaf Schulz (Author), 2005, Entwicklung und Integration einer Management-Software zur Verwaltung von betrieblichen Schulungen und Seminaren, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/43576
