Entwicklung und Integration einer Management-Software zur Verwaltung von betrieblichen Schulungen und Seminaren

Inhaltsverzeichnis

1 Der uvex Konzern

2 Die Ausgangssituation
2.1 Zur Verfügung stehende technische Ausrüstung
2.2 Anfallende verwaltungstechnische Prozesse
2.2.1 Anlegen des Seminars
2.2.2 Festlegen des Trainers
2.2.3 Reservierung von Seminarräumen
2.2.4 Auswahl der Teilnehmer
2.2.5 Versendung von Einladungen
2.3 Möglichkeiten der Optimierung durch den Einsatz einer Software

3 Konzeption und Anforderungsanalyse
3.1 Auslastung
3.2 Anforderungsprofil

4 Mögliche Alternativen für eine Verwaltungssoftware
4.1 Wirtschaftliche Bewertung der Alternativen
4.1.1 Kostenvergleichsrechnung
4.1.2 Zeitersparnis
4.1.3 Amortisation
4.1.4 Kapitalwertmethode
4.2 Technische Bewertung der Alternativen
4.3 Entscheidung - Make or Buy

5 Entwicklung der Software
5.1 Pflichtenheft
5.2 Aufbau und Entwicklung der Software
5.2.1 Das Cockpit
5.2.2 Benutzerkalender und E-Mail
5.2.3 Ressourcenverwaltung
5.2.4 Datenbank für Anwendungsparameter
5.2.5 Mitarbeiterverwaltung
5.2.6 Verwaltung externer Schulungsteilnehmer
5.2.7 Verwaltung der Schulungen
5.2.8 Zentrale Maildatenbank
5.2.9 Planung der Veranstaltungen
5.2.10 Berechtigungskonzept

6 Integration
6.1 Integration der Testuser
6.2 Schulung der Benutzer
6.3 Berechtigungen
6.4 Datensicherung
6.5 Verteilung der Software
6.6 Support

7 Fazit

8 Anhang

9 Literatur- und Quellenverzeichnis

Verzeichnis der Abkürzungen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Der uvex Konzern

Im Jahr 1926 wurde die "Optische-Industrie-Anstalt Philipp M. Winter" mit einer manuellen Fertigung in Fürth/Poppenreuth gegründet. 1962 wird Rainer Winter neben Philipp M. Winter zum Geschäftsführer bestellt. Als Leiter des Geschäftsbereiches „ Sonnenbrille" entwickelt Rainer Winter, nach seinem Aufenthalt in den USA, die Marke uvex - die Abkürzung des Qualitätsmerkmals „Ultra Violet Ex-cluded".

Im Anschluss daran wurden alle Produkte der Firma unter diesem Namen vertrieben. Im Jahr 1994 wird die GmbH in folgende marktorientierte Einheiten aufgegliedert:

uvex Arbeitsschutz GmbH

uvex sports GmbH & Co. KG

Alpina int. Sport + Optik Vertr. Ges.mbH

Filtral GmbH & Co. Vertr. KG

Die Konzernführung wurde durch die uvex Winter Holding GmbH & Co. KG übernommen. Heute ist uvex in 19 Ländern mit 30 Tochterfirmen und Beteiligungen vertreten. Weltweit beschäftigt der Konzern mehr als 1500 Mitarbeiter, davon 700 am Standort Fürth. Die uvex Arbeitsschutz GmbH produziert und vertreibt Artikel im Bereich persönliche Schutzausrüstung und ist Marktführer in den Bereichen Schutzbrille, Sicherheitsschuhe, Berufskleidung sowie Kopf- und Gehörschutz. „Protecting People" ist der Auftrag.

Der Gesamtumsatz der uvex Gruppe betrug im Geschäftsjahr 2003/2004 weltweit 251 Millionen Euro, davon erwirtschaftete der Geschäftsbereich Arbeitsschutz 164 Millionen Euro - über 65 Prozent des Konzernumsatzes.

Die Seminar- und Schulungseinrichtung uvex academy

Um die Kunden beim Einsatz persönlicher Schutzausrüstung noch besser zu betreuen, und die Mitarbeiter des Konzens ständig weiterzubilden zu können, wird die uvex academy ins Leben gerufen - ein Seminar- und Schulungszentrum mit den Schwerpunkten:

PSA Produktschulungen für Kunden

Aus- und Weiterbildung für Mitarbeiter

Für die Durchführung der Schulungen und Seminare werden Spezialisten aus Wissenschaft und Praxis beauftragt. Die Trainer und Seminarleiter werden aus dem Konzern selbst-, als auch von extern rekrutiert.

2 Die Ausgangssituation

Der Bereich academy ist organisatorisch der uvex Arbeitsschutz GmbH angegliedert. Um die umfangreichen administrativen Aufgaben der academy zu bewältigen, müssen zunächst die anfallenden Prozesse analysiert und bewertet werden. Eine Optimierung dieser Abläufe wird unter anderem durch den Einsatz einer entsprechenden Software möglich. So können vor allem administrative Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlastet werden. Auf dem Markt werden entsprechende Programmpakete von renommierten Softwarehäusern angeboten. Ferner besteht aber auch die Möglichkeit, eine Verwaltungssoftware selbst zu planen und zu entwickeln, da uvex über eigene IT Abteilungen verfügt. In der Abteilung IM-ORG wurden bereits unternehmensweite Projekte in ähnlichem Umfang erfolgreich umgesetzt. Die Verwaltungstätigkeiten für die Seminare und die Teilnehmer werden durch Sachbearbeiter des Bereiches academy übernommen.

Die vorliegende Projektarbeit soll Möglichkeiten, von der Konzeption, über die Entwicklung, bis hin zur abschließenden Integration einer Management-Software zur Verwaltung von betrieblichen Schulungen und Seminaren, darstellen. Ein Transfer auf ähnlich gelagerte Problem- bzw. Aufgabenstellungen wird so ermöglicht. Zuerst werden die anfallenden verwaltungstechnischen Prozesse, sowie die derzeit zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel betrachtet.

2.1 Zur Verfügung stehende technische Ausrüstung

Jedem Sachbearbeiter steht ein nach dem Firmenstandard ausgestatteter Arbeitsplatz mit Telefon, PC, Fax und Kopierer zur Verfügung. Der PC ist ebenfalls nach internen Firmenkonventionen installiert und konfiguriert. Als Kommunikation- und Kollaborationstool wird konzernweit IBM Lotus Notes verwendet. Bisher wird die Version 5 eingesetzt. Im Mai 2005 wurde mit dem abteilungsweisen Roll out der Version 6.5 begonnen. Alle PCs des Konzerns sind vernetzt und haben so neben der Kommunikation die Möglichkeit, weitere Ressourcen des Netzwerkes zu nutzen. Das sind Druck- und Dateidienste, eDirectory, das Internetgateway und WAN Gateway zu den anderen Standorten. Der Benutzerservice setzt Remote Control- und Softwareverteilungstools von Novell zur Unterstützung der Benutzer ein. Mitarbeiter,

denen ein Notebook PC zur Verfügung steht, können auf die Netzwerkressourcen am Standort Fürth über VPN Clients zugreifen. Zur weiteren Softwareausstattung gehöhrt ein Office Paket von Microsoft, bestehend aus Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsprogramm sowie diverse Tools, wie Adobe Reader und Winzip.

Als ERP System wird SAP R/3 mit den Modulen Assets Management, Finance, Controlling, Human Ressources, Sales Distribution, Material Management und Produktionsplanung eingesetzt.

2.2 Anfallende verwaltungstechnische Prozesse

Bei der Planung von Seminaren fallen umfangreiche administrative Prozesse an. Betrachten wir zuerst die Abläufe, bevor wir nach Möglichkeiten der Prozessoptimierung suchen und diese in einer Software abbilden. Diese Vorgehensweise ist zudem hilfreich, um den Anforderungskatalog aufzustellen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Schematische Prozessdarstellung - Planung eines Seminars

Quelle: der Verfasser

2.2.1 Anlegen des Seminars

Zuerst muss ein Seminar angelegt werden. Dabei werden Bezeichnung, Datum, Uhrzeit, Dauer und Raum definiert.

2.2.2 Festlegen des Trainers

Die entsprechende Person, die das Seminar durchführen soll, wird bestimmt. Der Trainer wird eingeplant. Schon hier soll eine Kommunikation zwischen dem Verwaltungsangestellten und dem Trainer erfolgen, wobei das Kommunikationsmittel hier erst einmal außer Acht gelassen wird.

2.2.3 Reservierung von Seminarräumen

Hier tauchen die Fragen auf: In welchem Raum soll das Seminar stattfinden? Ist der Raum, eine Ressource, auch zum geplanten Termin verfügbar? Dies ist vom zuständigen Sachbearbeiter zu prüfen und zu organisieren.

2.2.4 Auswahl der Teilnehmer

Die Teilnehmer müssen ausgewählt werden. Kann dieser aber am geplanten Termin überhaupt teilnehmen? Hier muss erneut eine Kommunikation erfolgen: zum Seminarteilnehmer - welcher dem Sachbearbeiter der academy die Information zurückgibt, ob er an der Veranstaltung teilnimmt oder nicht. Nimmt die eingeladene Person nicht teil, können gegebenenfalls weitere nachrücken. In diesem Schritt kann so auch die Anzahl der Teilnehmer ermittelt werden, um die Raumressourcen optimal zu nutzen.

2.2.5 Versendung von Einladungen

Der Versand der Einladungen kann per E-Mail realisiert werden, sowohl bei internen als auch bei externen Mitarbeitern. Alle User des Firmennetzwerkes, als auch in den Tochterfirmen, verfügen über eine E-Mail Anbindung. Bei externen Teilnehmern, die nicht über E-Mail erreicht werden können, muss die Kommunikation per Telefon, Fax oder Briefpost erfolgen. Die konventionellen Kommunikationswege dürfen trotz der zunehmenden Technisierung weiterhin nicht außer Acht gelassen werden.

2.3 Möglichkeiten der Optimierung durch den Einsatz einer Software

Wesentliches Optimierungspotential von Prozessen durch den Einsatz von Software liegt vor allem dann vor, wenn sich Tätigkeiten ständig wiederholen. Hier kann Zeit eingespart werden, die an anderer Stelle sinnvoller verwendet werden kann -beispielsweise in der Betreuung von Kunden und Interessenten, oder um neue Interessenten zu akquirieren. Durch die Optimierung der Datenpflege können neben der Zeitersparnis auch Fehler in der Übertragung der Informationen eliminiert werden. Daneben gehen durch zentral gespeicherte und sinnvoll strukturierte Daten keine Informationen verloren, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Inselsysteme sollten hier von vornherein vermieden werden, um mehreren Benutzern den Zugriff auf die Informationen zu ermöglichen. Auch asynchrone, doppelte Datenhaltungen, welche durch die dezentrale Datenspeicherung zustande kommen, werden vermieden.

Die so gewonnenen Informationen können verwendet werden, um Historien der Teilnehmer zu Dokumentationszwecken abzubilden.

3 Konzeption und Anforderungsanalyse

Die Anforderungsanalyse wird durch Mitarbeiter des IM-ORG in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Angestellten der academy ausgearbeitet, da die späteren Anwender am besten beurteilen können, welche Prozesse durch die später implementierte Software abgedeckt werden müssen. In mehreren Workshops werden die Ideen und Vorschläge gesammelt und diskutiert, um sie später zu verfeinern und auszuarbeiten. Bereits vor den Workshops sollten sich die Mitarbeiter des IM-ORG in die Materie einarbeiten und sich Gedanken über die anfallenden Prozesse machen, so wie dieses in Kapitel 2 dargestellt wurde.

3.1 Auslastung

Nach Auskunft der Verantwortlichen der academy, ist das Schulungszentrum bei der Aufnahme des Schulungsbetriebes wie folgt ausgelastet:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Geplante Auslastung, Daten entspr. ca. 60% Auslastung

Quelle: interne Angaben

Für die nachfolgenden Berechnungen, über die geplante Nutzungsdauer von 5 Jahren, wird die durchschnittliche Auslastung zugrunde gelegt und keine Amplituden.

3.2 Anforderungsprofil

Resultierend aus den Ausarbeitungen der Workshops mit den Anfordernden, den aufgezeigten verwaltungstechnischen Prozessen und der verfügbaren IT Infrastruktur kann das Anforderungsprofil aufgestellt werden. Hier werden die Kriterien festgelegt, welche die Software erfüllen muss.

1. Verwalten der Seminarräume

Die Ressourcen für zwei Seminarräume, müssen getrennt voneinander verwaltet werden können. Bei einer Überschneidung von Terminen muss der Benutzer einen Hinweis bekommen. Pläne für die Belegung der Räume müssen generiert werden können, in denen ersichtlich ist, wann welcher Raum durch welche Veranstaltung belegt ist.

2. Verwalten von Unterrichtsmaterial

Ähnlich wie bei der Verwaltung der Räume müssen Demonstrationsobjekte und Prüfgeräte organisiert werden können.

3. Verwalten der Trainer

Namen und Profile der Trainer müssen verwaltet werden können.

4. Verwaltung der Teilnehmer

Name und weitere Kontaktinformationen der Teilnehmer müssen verwaltet werden können.

5. Kommunikation zu internen und externen Schulungsteilnehmern

Auf der Anwendung muss per E-Mail mit den Teilnehmern kommuniziert werden.

6. Dokumentation des Schulungsprofils zujedem Teilnehmer

Es muss eine Historie abgebildet werden, welcher Teilnehmer an welchen Schulungen teilgenommen hat.

7. Planung der Seminare

In der Seminarplanung werden Thema, Zeitpunkt, Ort, Teilnehmer und Trainer festgelegt.

8. Ausgabe von Belegungsplänen

Eine Kalenderübersicht über einen gewünschten Zeitraum muss generiert werden.

9. Mehrbenutzerfähigkeit

Das System muss mehrbenutzerfähig sein. Von mehreren Plätzen muss auf die selben Daten zugegriffen werden können. Die geplante Anzahl der Benutzer beträgt 2-3 Personen.

10. Erweiterbarkeit

Die Software muss erweiterbar sein, da sich im Umgang damit weitere Anforderungen ergeben können. Die Nutzungsdauer beträgt voraussichtlich 5 Jahre.

11. Geringer Schulungsaufwand

Die Bediener müssen schnell mit der Bedienung des Systems vertraut werden. Es ist auf ergonomische Bedienung zu achten.

12. Geringer Adminstrationsaufwand

Die Adminstration (Berechtigungsvergabe, Datensicherung, Verteilung der Software an die Benutzer) muss in einem soliden Verhältnis stehen. Die Software muss lean aufgebaut sein und darf nicht mit unnötigen Features überladen werden.

13. Prozessorientiert

Die Software muss prozessorientiert aufgebaut sein, damit die Bearbeitungsschritte logisch nachvollzogen werden können.

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