Managementtechniken im Rahmen des Projektmanagement. Ein Überblick

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Theoretische Grundlagen
2.1. Definition Projekt
2.2. Definition Projektmanagement
2.3. Definition Ressourcen
2.4. Definition Managementtechniken

3. Funktionen der Managementtechniken
3.1. Aufgabenstrukturierung
3.2. Projektablauf und Terminierung
3.2.1. Das Balkendiagramm
3.2.2. Netzplantechnik
3.3. Ressourcenplanung

4. Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Aufbau eines Projektstrukturplans, Zimmermann, 2014

Abbildung 2: Gantt Diagramm; Was ist ein Gantt Diagramm? URL: http://www.gantt.com (Stand: 12.04.2017)

Abbildung 3: Vereinfachte Darstellung der Netzplantechnik, eigene Darstellung

1. Einleitung

Gäbe es keine Projekte, so müsste man sie erfinden. Projektarbeit wird zum Trend: Viele Aufgaben, die heute ein Unternehmen mit neuen Herausforderungen konfrontieren, müssen innerhalb einer vorgegebenen Zeit beendet sein und flexibel durchgeführt werden. Projekte werden in die Wege geleitet, um auf Veränderungen zu reagieren, das Problem hierbei besteht oft darin, Unvorhersehbares vorherzusehen (Vgl. Wastian, et al., 2012, S. 22). Der Prozess des Vorausdenkens stellt meist die größte Herausforderung dar. Die Projektleitung muss sich zunächst darüber klarwerden, welches Ziel konkret verfolgt werden soll, in welchen Aufgaben- und Arbeitsschritten, in welcher zeitlichen Reihenfolge und welche Ressourcen man benötigt, um dieses zu erreichen. Effizientes Projektmanagement wird daher immer bedeutender für die Wirtschaftlichkeit und den Erfolg eines Unternehmens.

Projekte haben ihre eigenen Prozesse und Regeln. Projektleiter brauchen dafür ein spezielles Wissen, besondere Fähigkeiten und eigens für das Projektmanagement entwickelte Techniken.

Managementtechniken sind ein komplexes Thema. Mittlerweile haben sich zahlreiche Techniken etabliert, die aber auf Grund der Einmaligkeit von Projekten nie nach einem gewissen Schema eingesetzt werden können. Die Funktionen der Projektmanagementtechniken sollen exemplarisch an Hand von vier Bereichen dargestellt werden. Die Zielsetzung dieser Arbeit besteht darin, aufzuzeigen wie mit Hilfe von Managementtechniken eine effiziente Planung von Projekten realisiert werden kann.

Doch was versteht man unter einem Projekt oder Projektmanagement? Diese theoretischen Fragen und weitere Grundlagen werden zunächst im folgenden Kapitel bearbeitet. Darauf folgt die Darstellung der Managementtechniken und deren Effizienz an Hand der vier Bereiche: Aufgabenstrukturierung, Projektablauf, Terminierung und Ressourcenplanung. Den Schluss der Arbeit bildet eine kritische Reflexion.

2. Theoretische Grundlagen

2.1. Definition Projekt

Bei der Definition des Begriffs „Projekt“ weisen verschiedene Erläuterungen in der Fachliteratur weitestgehend ähnliche Charakteristika auf. Teilweise werden diese noch enger gefasst oder um zusätzliche Merkmale erweitert.

Laut DIN 69901 ist ein Projekt ein „ Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. Zielvorgabe, zeitliche, fi- nanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegen ü ber anderen Vor- haben, projektspezifische Organisation. “ (DIN 69901 des Deutschen Instituts für Nor- mung e.V.)

Wie sich bereits aus dem oben genannten Zitat erkennen lässt, ist ein Projekt als einmaliges und individuelles Vorhaben dadurch gekennzeichnet, dass ein definiertes Ziel in einem bestimmten Zeitraum erreicht werden soll und dieses Projekt für diese Zeit eingerichtet wird (Vgl. Schwarze, 2010, S. 13.).

Bestimmte Personen müssen sich zu einem Projektteam zusammenfinden, um gemeinsam an der Problemlösung zu arbeiten. Wittlage betont in seiner Charakterisierung eines Projekts, dass dies hinsichtlich seiner Komplexität und seines Umfangs geplant und differenziert werden muss (Vgl. Wittlage, 1993, S. 287.).

Der Umfang der zur Verfügung stehenden Ressourcen, wie Personal, Zeit und Geld müssen beachtet werden, hierzu dienen Projektpläne, welche zusätzlich die Anfangsund Endpunkte des Vorhabens definieren. Ebenso muss die innerbetriebliche Organisation und die Einbindung des Projekts in das Unternehmen festgelegt werden. In den folgenden Kapiteln wird darauf näher eingegangen.

2.2. Definition Projektmanagement

Die DIN 69901 definiert Projektmanagement als „ Gesamtheit von F ü hrungsaufgaben, - organisation, -techniken und -mittel f ü r die Abwicklung eines Projekts “ . (DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e.V.)

Darunter sind alle Vorkehrung zur Planung, d.h. die Festlegung der Ziele, des Zeitrahmens und der Ressourcen-, Steuerung und Überwachung der Projektarbeit zu verstehen. Ziel ist es das Projekt wirtschaftlich und zielgerecht zu realisieren. Dazu dienen umfassende Informationen, Kommunikation mit allen am Projekt Beteiligten und das gemeinsame Verfolgen eines Zieles.

2.3. Definition Ressourcen

Die DIN 69901-5 fasst den Begriff Ressource im Projektmanagement sehr weit. Gemeint sind die für die Durchführung einer Aufgabe notwendigen Mittel. Dabei ist Ressource sowohl ein Oberbegriff für Mitarbeiter als auch für alle erforderlichen Eingangsgrößen und Rahmenbedingungen für ein Projekt (Vgl. DIN 69901-5 des Deutschen Instituts für Normung e.V.).

2.4. Definition Managementtechniken

Eine einheitliche Definition für Managementtechniken lässt sich in der Literatur nicht finden. Dies liegt mit daran, dass das Wort „Technik“ häufig mit Begrifflichkeiten wie, „Methode“, „Instrument“ oder „Werkzeug“ gleichgesetzt wird. Für die vorliegende Arbeit, soll jedoch die Definition nach Schmidt Bedeutung finden.

Schmidt bezeichnet die Techniken des Projektmanagements als Unterstützungswerkzeug für den Projektleiter bei der Planung und Kontrolle, sowie dem Ressourceneinsatz (Vgl. Schmidt, 1993, S. 3048 ff.).

3. Funktionen der Managementtechniken

Eine äußerst wichtige Grundlage für den Erfolg eines Projekts ist die gut strukturierte Beschreibung der anfallenden Projektaufgaben. Diese Form der Organisation hilft in Bereichen wie der Ressourcenplanung, Rollen- und Aufgabenverteilung der Teammitglieder. Die wichtigsten Meilensteine und Ziele müssen zunächst schriftlich fixiert werden und die dazu passenden Managementtechniken ausgewählt und geprüft werden. Eine aufgabenorientierte Struktur ist daher unerlässlich. In dieser sollten sämtliche Tätigkeiten festgelegt werden, die zum Projekterfolg notwendig erscheinen (Vgl. Pfetzing; Rohde, 2009, S.221). Im Folgenden werden unterschiedliche Managementtechniken vorgestellt und auf deren Effizienz geprüft.

3.1. Aufgabenstrukturierung

Eine häufig eingesetzte Managementtechnik, die auch gerne als der „Plan der Pläne“ bezeichnet wird, ist der Projektstrukturplan in der Planungsphase eines Projekts. Man spricht hier von einer Grundlagenplanung, die die Basis für die Termin- und Ablaufplanung, die Kostenplanung und die Ressourceneinplanung bildet (Vgl. Motzel, 2010, S. 194f.).

Der Projektstrukturplan ist das Resultat einer Gliederung des Projekts in plan- und kontrollierbare Elemente. Es werden hierbei Teilaufgaben (Aufgabenblöcke) definiert und Arbeitspakete für diese Teilaufgaben festlegt. Die Arbeitspakete bilden somit die unterste Ebene des Projektstrukturplans und werden am Anfang des Projekts mit einem Zieltermin versehen, der im Nachhinein auch nur noch in absoluten Ausnahmefällen geändert werden sollte (Vgl. Schwarze, 2010, S. 79). Durch die Terminierung kann der Fortschritt der Arbeit besser kontrolliert werden und ein rechtzeitiges Eingreifen ist möglich.

Der Projektstrukturplan ist während der Projektarbeit kontinuierlich zu pflegen. Anfangs scheint dieser wohl noch sehr grob strukturiert, dies ändert sich allerdings im Laufe des Projekts, sobald neue Aufgaben hinzukommen, die auch kleinteiliger differenziert werden. Der Projektstrukturplan hat zum Ziel, das Projekt für alle Teammitglieder in Form eines Baumdiagramms übersichtlicher zu gestalten.

Ein gut gepflegter Projektstrukturplan kann später durchaus problemlos zur Projektdokumentation herangezogen werden (Vgl. PMBOK, 2009, S. 116 ff.).

Abbildung in dieser eseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Aufbau eines Projektstrukturplans

Drei Methoden (Vgl. Patzak; Rattay, 2009, S. 223 f.) haben sich zur Erstellung eines Projektstrukturplans etabliert. Diese sollen der Vollständigkeit halber kurz vorgestellt werden, es wird allerdings nicht genauer darauf eingegangen, da die Ausarbeitung im Rahmen dieser Arbeit zu spezifisch wäre.

- Top-Down-Ansatz: Man betrachtet hierbei zunächst das Ganze und geht dann ins Detail, bis die sogenannten Arbeitspakete vorliegen. Dieses deduktive Verfahren wird meist dann gewählt, wenn ähnliche Projekte bereits in der Vergangenheit durchgeführt worden sind.
- Bottom-Up-Ansatz: Im Gegensatz zum Top-Down-Ansatz betrachtet man hierbei erst die Details und dann das große Ganze.

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