Aufgrund des zunehmenden Wettbewerbsdrucks und immer kürzer werdenden Produktlebenszyklen, müssen am Markt implementierte Neuentwicklungen immer leistungsfähiger werden, um in kurzer Zeit einen hohen Erfolg zu erzielen. Zudem steigt der Kostendruck auf die Unternehmen, wodurch auch intern Neuentwicklungen wie Prozessverbesserungen u.a. einen hohen Stellenwert zur Effizienzsteigerung einnehmen. Diesen Entwicklungen wird in der Praxis zunehmend mit neuen Entwicklungsinstrumentarien sowie Führungskonzepten begegnet. Zu Letzterem zählt auch das stark an Bedeutung gewinnende Projektmanagement.
Im Rahmen dieser Arbeit soll sich daher mit dessen Teilbereichen Projektcontrolling und -steuerung auseinander gesetzt werden. Ziel ist es, dem Leser einen einführenden Überblick über deren Inhalte zu verschaffen. Zudem soll heraus gearbeitet werden, in welcher Beziehung diese zueinander stehen.
In einem ersten Schritt, sollen daher die Untersuchungsobjekte funktional eingeordnet werden. Anschließend wird jeweils näher auf deren Aufgabengebiete eingegangen. Im Rahmen dessen, werden auch beispielhaft einige Instrumente angesprochen, mit deren Hilfe die Aufgaben erfüllt werden können. Aufgrund des geplanten Umfangs meiner Ausführungen, wird jedoch eine detaillierte Erläuterung ausbleiben. Es wird sich zeigen, dass das Themengebiet sehr umfangreich gestaltet ist.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Abgrenzung der Untersuchungsobjekte
3. Projektcontrolling
3.1. Projektplanung
3.1.1. Zielfestlegung
3.1.2. Projektorganisation
3.1.3. Risikoanalyse
3.1.4. Phasenplanung
3.1.5. Aufgaben- und Strukturplanung
3.1.6. Aufwandsplanung
3.1.7. Terminplanung
3.1.8. Ressourcenplanung
3.1.9. Kostenplanung
3.2. Projektkontrolle
3.2.1. Leistungskontrolle
3.2.2. Terminkontrolle
3.2.3. Kostenkontrolle
3.3. Informationsversorgung
4. Projektsteuerung
4.1. Aufgabenzuteilung
4.2. Koordination
4.3. Veranlassung
4.4. Abstimmung
5. Fazit
Zielsetzung & Themen
Ziel dieser Arbeit ist es, einen einführenden Überblick über die Teilbereiche Projektcontrolling und Projektsteuerung im Kontext des Projektmanagements zu geben und die funktionale Beziehung dieser Bereiche zueinander zu analysieren.
- Grundlegende Definition und Abgrenzung von Projekten
- Aufgabenfelder und Instrumente des Projektcontrollings
- Operative Projektplanung und -kontrolle
- Projektsteuerung als Führungsfunktion
- Zusammenwirken von Controlling und Steuerung
Auszug aus dem Buch
3.1.3. Risikoanalyse
Das Projektcontrolling hat den Projektmanager dabei zu unterstützen, die möglichen Risiken eines Projektes vor dessen Beginn zu analysieren sowie die Risikostruktur während dem Projektverlauf stetig zu beobachten. Dabei besteht das Risikocontrolling aus folgenden Bausteinen:
Im ersten Schritt müssen die möglichen Risiken aus der Risikokultur des Projektes gefiltert werden. Richtungsweisend ist dabei die zugrunde gelegte Zielsetzung sowie das Heranziehen von Erfahrungen aus früheren Projekten. Durch das Controlling können z.B. spezifische Checklisten aufgrund früher aufgetretener Risiken erarbeitet und somit zur Planung neuer Projekte herangezogen werden.
Somit werden gesamt- und teilprojektbezogene Risiken aufgelistet, wobei diese durch die jeweiligen die Teilaufgaben ausführenden Projektmitarbeiter detailliert beschrieben werden müssen. Nachfolgend hat der Projektcontroller die Aufgabe, eine hinreichend objektive Risikobewertung vorzunehmen. Die einzelnen Risiken werden dabei um die Ursachen, die Häufigkeit ihres Auftretens sowie ihre möglichen Auswirkungen ohne Risikovorsorge in einem sog. Risikokatalog ergänzt und anhand dieser klassifiziert. Eine Visualisierung findet häufig anhand einer Risk Map statt. Abschließend werden für die Risiken, deren Auswirkungen im Rahmen des Projekts nicht akzeptiert werden können, vorbeugende Maßnahmen zur Verminderung bzw. Vermeidung der Risiken vorbereitet – z.B. anhand Puffer im Termin- und Ressourcenplan und Qualifizierungsmaßnahmen. Weiterhin können Risiken an Dritte übertragen werden, z.B. in Form von Versicherungen.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Diese Einleitung führt in die Relevanz des Projektmanagements angesichts steigenden Wettbewerbs- und Kostendrucks ein und definiert den Rahmen sowie die Ziele der Untersuchung.
2. Abgrenzung der Untersuchungsobjekte: Das Kapitel definiert den Projektbegriff anhand der DIN 69901 und erläutert dessen wesentliche Merkmale sowie die Notwendigkeit einer speziellen Managementvorgehensweise.
3. Projektcontrolling: Dieses Hauptkapitel erläutert die Rolle des Projektcontrollings als Führungsunterstützung bei Planung, Informationsversorgung und Kontrolle, beschränkt auf das Einzelprojektcontrolling.
3.1. Projektplanung: Hier werden die operativen Aufgaben der Planung detailliert, von der Zielfestlegung bis zur Kostenplanung, und ihre Bedeutung für den Projektverlauf verdeutlicht.
3.1.1. Zielfestlegung: Erläutert die Notwendigkeit von Abwicklungszielplänen und Meilensteinen zur Messbarkeit und Erfolgskontrolle.
3.1.2. Projektorganisation: Beschreibt die verschiedenen Organisationsformen wie reine Projekt-, Stabs- und Matrixorganisation und deren Auswirkungen auf Kompetenzen.
3.1.3. Risikoanalyse: Behandelt die systematische Identifikation, Bewertung und Bewältigung von Risiken im Projektverlauf mittels Risikokatalogen und Vorsorgemaßnahmen.
3.1.4. Phasenplanung: Erklärt die Gliederung des Projektlebenszyklus in Phasen und die Aufgabe des Controllings zur Standardisierung.
3.1.5. Aufgaben- und Strukturplanung: Erläutert den Projektstrukturplan als Basis für die detaillierte Ablaufplanung und die Definition von Arbeitspaketen.
3.1.6. Aufwandsplanung: Zeigt Methoden zur Schätzung der benötigten Arbeitsmenge und die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen auf.
3.1.7. Terminplanung: Behandelt die Analyse logischer Zusammenhänge zwischen Aufgaben und die Bedeutung des kritischen Weges.
3.1.8. Ressourcenplanung: Beschreibt den systematischen Einsatz von Mitarbeitern und Sachmitteln unter Berücksichtigung von Kapazitätsengpässen.
3.1.9. Kostenplanung: Erläutert den Prozess der Kostenkalkulation und deren sukzessive Verfeinerung im Projektverlauf.
3.2. Projektkontrolle: Beschreibt den Prozess der Ist-Soll-Vergleiche und die Bedeutung der zeitnahen Datenerfassung für die Projektsteuerung.
3.2.1. Leistungskontrolle: Stellt Verfahren zur Fortschrittsmessung vor, wie die Meilensteinmethode oder den Leistungsfortschrittsgrad.
3.2.2. Terminkontrolle: Erläutert Instrumente wie das Termin-Trenddiagramm zur Überwachung des Zeitplans.
3.2.3. Kostenkontrolle: Behandelt die Aufdeckung von Budgetabweichungen und den Einsatz der Earned Value Analyse.
3.3. Informationsversorgung: Beschreibt das Berichtswesen als Kernaufgabe zur Sicherstellung von Transparenz und Entscheidungsgrundlagen.
4. Projektsteuerung: Definiert die Projektsteuerung als operative Umsetzung der Planung und deren enge Verzahnung mit dem Controlling.
4.1. Aufgabenzuteilung: Erläutert die personelle Zuordnung von Aufgaben basierend auf Qualifikation und Projektstruktur.
4.2. Koordination: Beschreibt die verschiedenen Koordinationsformen zur Vermeidung von ineffizienten Wartezeiten oder Fehlern.
4.3. Veranlassung: Behandelt die unmittelbare Beauftragung zur Durchführung von Maßnahmen gemäß den Planvorgaben.
4.4. Abstimmung: Erklärt den Prozess der Angleichung von Teillösungen zur Sicherstellung einer homogenen Gesamtlösung.
5. Fazit: Das Fazit fasst die enge Wechselwirkung zwischen Controlling und Steuerung zusammen und betont die Notwendigkeit schneller Informationsbereitstellung für das Projektmanagement.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Projektcontrolling, Projektsteuerung, Einzelprojektcontrolling, Projektplanung, Projektkontrolle, Risikocontrolling, Kostenplanung, Terminplanung, Projektorganisation, Informationsversorgung, Earned Value Analyse, Soll-Ist-Vergleich, Führungsunterstützung, Projekterfolg.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Kernbereiche des Projektmanagements – Projektcontrolling und Projektsteuerung – und analysiert deren Aufgaben, Instrumente sowie ihr gegenseitiges Zusammenwirken.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zu den Schwerpunkten gehören die operative Projektplanung, die Projektüberwachung durch Kontrollmechanismen, das Berichtswesen sowie die prozessuale Steuerung von Projektaktivitäten.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist, dem Leser einen fundierten Überblick über die Inhalte von Projektcontrolling und Projektsteuerung zu verschaffen und aufzuzeigen, wie diese Funktionsbereiche ineinandergreifen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer Literaturanalyse, die verschiedene theoretische Ansätze und Vorgehensmodelle aus dem Bereich des Projektmanagements vergleicht und zusammenführt.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Bereiche Planung (z.B. Zeit, Kosten, Ressourcen), Projektkontrolle (Leistungs-, Termin- und Kostenmessung) sowie die operative Steuerung (Aufgabenzuteilung, Koordination, Abstimmung).
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit lässt sich am besten mit Begriffen wie Projektmanagement, Controlling, Steuerung, Planung, Soll-Ist-Vergleich und Risikomanagement beschreiben.
Wie unterscheidet die Arbeit zwischen Projektcontrolling und -steuerung?
Das Controlling dient primär der Führungsunterstützung durch Datentransparenz und Planungsgrundlagen, während die Projektsteuerung die tatsächliche operative Umsetzung und Maßnahmenanpassung zur Zielerreichung umfasst.
Warum ist eine Risikoanalyse für Projekte essenziell?
Die Risikoanalyse ermöglicht es, frühzeitig potenzielle Störfaktoren zu identifizieren und durch Präventivmaßnahmen oder Puffer in der Planung die Wahrscheinlichkeit eines Projekterfolgs zu erhöhen.
Was versteht man unter dem "Magischen Dreieck des Projektmanagements"?
Das magische Dreieck bezeichnet die drei Eckpunkte Zeit, Kosten und Leistung (Qualität/Inhalt), die sich gegenseitig beeinflussen und deren Einhaltung durch die Projektkontrolle sichergestellt werden soll.
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- Anonym (Author), 2005, Projektcontrolling und Projektsteuerung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/44028
