Viele Organisationen haben bisher Schritte unternommen, ein systematisches Wissensmanagement (Knowledge Management, KM) zu etablieren. Angesichts der beträchtlichen internen und externen Ressourcen, die ein solches Projekt erfordert, scheint eine Bestandsaufnahme der Erfolge und Misserfolge geboten. Insbesondere die Misserfolge können konstruktive Hinweise geben, wie sich in Zukunft Probleme vermeiden lassen, und welche kritischen Erfolgsfaktoren besonders berücksichtigt werden müssen.
Um die Thematik inhaltlich abgrenzen zu können, werden zuerst die Begriffe Wissensmanagement und Softwareeinführungsprozess definiert. Daran anschließend werden im Rahmen einer (fiktiven) Fallstudie die wichtigsten Problemstellungen und Lösungsmöglichkeiten bei der Einführung untersucht.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Zielsystem
2. Der Softwareeinführungsprozess
2.1 Phasenkonzepte - ein Überblick
2.2 Inhalte der Phasen
3 Wissensmanagement- Begriff und Zielsetzung
3.1 Definition und Anwendungsfelder
3.2 Erfahrungen aus der Einführung von Wissensmanagement-Systemen
4 Fallstudie - Einführung einer Software zum Wissensmanagement
4.1 Die Tüftler GmbH - Überblick über die Zielsetzung
4.2 Funktionsumfang und Qualitätsanforderungen
4.3 Der Einführungsprozess: Kritische Erfolgsfaktoren
5. Fazit und Ausblick
Zielsetzung und Themen der Arbeit
Diese Arbeit befasst sich mit der systematischen Einführung von Softwarelösungen im Bereich des Wissensmanagements, um die Effizienz betrieblicher Wissensprozesse zu steigern. Die zentrale Forschungsfrage untersucht, welche kritischen Erfolgsfaktoren bei der Implementierung solcher Systeme in einem Unternehmen maßgeblich sind und wie auftretende Hemmnisse durch geeignete Strategien überwunden werden können.
- Methoden und Phasenkonzepte der Softwareeinführung
- Definition und Anwendungsfelder des Wissensmanagements
- Ursachenanalyse für das Scheitern von Wissensmanagement-Projekten
- Analyse von Anforderungen an Standardsoftware im Mittelstand
- Bedeutung von Change Management und Unternehmenskultur
Auszug aus dem Buch
4.2 Funktionsumfang und Qualitätsanforderungen
Die Phase Auftragsklärung besteht aus den Sub-Phasen Ermittlung Ist-Zustand und Erstellung des Soll-Konzeptes. Der Ist-Zustand wurde bereits kurz skizziert. Das Projektteam erhärtet die Annahmen durch Auswertung von Verkaufsgesprächen, Analyse des Email-Verkehrs und Interviews mit dem Vertrieb. Basierend auf diesen Ergebnissen wird mit der erweiterten Geschäftsführung - dieser gehören auch die funktionalen Leiter an - ein Soll-Konzept skizziert. Das Soll-Konzept zielt in 2 Richtungen: dem Außendienst soll in Zukunft ein Instrument an die Hand gegeben werden, um im Beratungsgespräch die häufigsten Problemstellungen (80/20-Regel) direkt lösen zu können. Dafür soll das vorhandene konstruktive Knowhow in geeigneter Form gesammelt, aufbereitet und in leicht auffindbarer Form archiviert werden. Die Lösung für den Innendienst soll stark die aktive Kunden-Community einbeziehen. Das Motto lautet: Kunden helfen Kunden. Für die jeweilige Umsetzung sind geeignete technische und organisatorische Lösungen zu suchen. Der Projektleiter erhält für die Konzeption ein Budget von €50.0 und einen Zeitrahmen von 3 Monaten. Danach sollen dem Entscheidungsgremium die Lösungen vorgestellt werden, um dann das weitere Vorgehen zu beschließen.
Das Projektteam entscheidet sich in der nun anstehenden Konzeptionsphase frühzeitig für den Einsatz von Standardsoftware. Die Gründe liegen in der mangelnden eigenen IT-Kapazität sowie dem knappen Zeitrahmen. Es wird beschlossen, einen Vertreter der Einkaufsabteilung hinzuziehen, der eine Marktstudie erstellen soll. Das Team erarbeitet parallel dazu eine Nutzwertanalyse, um die Angebote systematisch bewerten zu können. Dazu gehören die Bewertungskriterien (z.B. Funktionsumfang, Referenzen des Anbieters, Preis und laufende Kosten, Anwenderfreundlichkeit, Erlernbarkeit, Erweiterbarkeit) und die Gewichtung der Kriterien. Die vom Einkauf eingeholten Angebote werden zuerst einer Grobfilterung unterzogen, um gänzlich ungeeignete Angebote auszuschließen. Die verbliebenen 3 Angebote werden dann mit der Nutzwertanalyse im Detail bewertet.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung führt in die Relevanz von Wissen als zentralem Produktionsfaktor im 21. Jahrhundert ein und umreißt die Problemstellung sowie das Zielsystem der Arbeit.
2. Der Softwareeinführungsprozess: Das Kapitel erläutert generische Phasenmodelle für IT-Projekte und beschreibt die wesentlichen Schritte von der Konzeption bis zur Einführung.
3 Wissensmanagement- Begriff und Zielsetzung: Hier werden die Grundlagen des Wissensmanagements, die Unterscheidung zwischen explizitem und implizitem Wissen sowie Erfahrungen aus der Praxis diskutiert.
4 Fallstudie - Einführung einer Software zum Wissensmanagement: Dieses Kapitel veranschaulicht anhand der Tüftler GmbH die praktische Anwendung von Wissensmanagement-Software sowie die Identifikation kritischer Erfolgsfaktoren.
5. Fazit und Ausblick: Das Fazit fasst die organisatorischen und technischen Erfolgsfaktoren zusammen und gibt einen Ausblick auf zukünftige Trends wie Machine Learning im Wissensmanagement.
Schlüsselwörter
Wissensmanagement, Softwareeinführung, Projektmanagement, Phasenmodell, Change Management, Standardsoftware, Nutzwertanalyse, Kunden-Community, implizites Wissen, explizites Wissen, IT-Strategie, Erfolgsfaktoren, Prozessoptimierung, Unternehmenswissen, Digitalisierung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die systematische Einführung von Software zur Unterstützung des Wissensmanagements in Unternehmen, unter Berücksichtigung sowohl technischer als auch organisatorischer Aspekte.
Welche thematischen Schwerpunkte werden gesetzt?
Zentrale Themenfelder sind Phasenmodelle der Softwareeinführung, der Unterschied zwischen explizitem und implizitem Wissen sowie die Herausforderungen des Change Managements bei der Implementierung neuer Systeme.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist die Identifizierung kritischer Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Wissensmanagement-Software und das Ableiten allgemeiner Handlungsempfehlungen für betroffene Organisationen.
Welche wissenschaftliche Methode kommt zum Einsatz?
Die Arbeit nutzt eine literaturbasierte Analyse theoretischer Konzepte sowie eine fiktive Fallstudie eines mittelständischen Unternehmens zur Veranschaulichung der theoretischen Erkenntnisse.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in theoretische Grundlagen zu Software-Phasenmodellen und Wissensmanagement sowie die detaillierte Fallstudie der Tüftler GmbH inklusive Schwachstellenanalyse und Lösungsfindung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den prägenden Begriffen gehören Wissensmanagement, Softwareeinführung, Projektmanagement, Change Management, Erfolgsfaktoren und Nutzwertanalyse.
Was unterscheidet das Wissen der Tüftler GmbH bei der Analyse?
Das Unternehmen identifiziert, dass ein Großteil der Kundenanfragen (80%) auf standardisierten FAQs basiert, was den gezielten Einsatz eines Wiki-Systems für den Innendienst als Lösung nahelegt.
Warum wird in der Fallstudie eine Cloud-basierte Lösung bevorzugt?
Aufgrund mangelnder eigener IT-Kapazitäten und knapper Zeitressourcen entschied sich das Team für das Software-as-a-Service (SaaS)-Modell der Cleverle AG, da dieses minimale eigene Investitionen erfordert.
Welche Rolle spielt das Change Management in dieser Arbeit?
Das Change Management wird als entscheidender Faktor hervorgehoben, um Ängste der Mitarbeiter abzubauen und aus Betroffenen aktive Teilnehmer am Wissensaustausch zu machen.
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- Michael Gehrmann (Author), 2017, Informationsmanagement. Einführung einer Software zum Wissensmanagement, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/445656
