Risiken und Chancen der Neueinführung von Wissensmanagement-Software für ein Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Grundlagen
2.1 Softwareeinführung
2.2 Wissensmanagement
2.3 Unternehmensmodellierung

3. Modellierung, Funktionen und Qualität
3.1 Modellierung Prozess
3.2 Modellierung Daten
3.3 Funktionen der Software
3.4 Qualitätsanforderungen

4. Fünf Schritte und Gefahren der Softwareeinführung

5. Fazit

Literaturquellen

1. Einleitung

Die Einführung einer neuen Software stellt schnell eine erhebliche Herausforderung in einem Unternehmen dar. Die Mitarbeiter werden aus ihren Routinen gerissen und müssen sich an neue Abläufe gewöhnen. Die Einführung einer Wissensmanagement -Software fordert Mitarbeiter noch dazu auf, ihr Wissen, was sie sich vielleicht über Jahre und Jahrzehnte mühsam erarbeitet haben, mit anderen zu teilen und sich so ersetzbarer zu machen. Außerdem “verschwenden” sie wertvolle Zeit, die Daten einzugeben, obwohl es doch bis jetzt “auch so ging”.

Es ist also ein gutes Projektmanagement gefordert, um das Verständnis aller Beteiligten zu erhalten - denn, gerade bei einer Wissensmanagement-Software ist es wichtig, dass alle mitziehen und das nicht nur, weil sie es müssen, sondern auch weil sie einen höheren Wert darin sehen, sich an dem Projekt zu beteiligen.

Darum soll es in diesem Assignment gehen - wie kann eine Wissensmanagement-Software erfolgreich eingeführt werden?

Dabei betrachten wir beispielhaft ein imaginäres Maschinenbau-Unternehmen, das das technische Wissen seiner Ingenieure in einer Wissensmanagement-Software erfassen möchte. Nachdem wir einige Grundlagen zur Softwareeinführung, zum Wissensmanagement und zur Unternehmensmodellierung geklärt haben, werden wir zunächst die zu unterstützenden Prozesse und Daten modellieren, um daraus anschließend die Funktionen und Qualitätskriterien der Software zu identifizieren.

Im Anschluss betrachten wir die fünf Schritte und Gefahren der Softwareeinführung und untersuchen, wie ein solches Vorhaben erfolgreich umgesetzt werden kann. Abschließend werden wir die wichtigsten Erfolgsfaktoren ableiten und ergründen, wie alle Beteiligten zum erfolgreichen Abschluss des Projektes beitragen können.

2. Grundlagen

In diesem Kapitel betrachten wir kurz die Softwareeinführung, das Wissensmanagement und die Unternehmensmodellierung.

2.1 Softwareeinf ü hrung

Man unterscheidet drei große Kategorien an Software, für die sich unser imaginäres Maschinenbau-Unternehmen, je nach Verfügbarkeit, Qualität und Kosten entscheiden könnte: Individualsoftware (speziell für das Unternehmen¹ ), Standardsoftware (gekauft oder gemietet² ) oder Branchensoftware, hier der Industriebranche.³ Software wird meist in Projekten mit verschiedenen Phasen⁴ eingeführt⁵. Besonders beim Wissensmanagement sollte zur Komplexitätsreduzierung unbedingt schrittweise vorgegangen werden.⁶

2.2 Wissensmanagement

Der Weg von Bits zu Zeichen zu Daten zu Informationen ist recht klar, aber von Information zu Wissen geht es nur durch menschliche Denkprozesse, die die Informationen erweitern, umstrukturieren und verändern.⁷ Wissensmanagement ist somit die höchste Entwicklungsstufe des Informationsmanagements.⁸ Es geht darum, “Wissen als eine explizite Unternehmensressource zu betrachten, zu vermehren und erfolgreich einzusetzen”.⁹

Man kann ganz unterschiedliche Arten von Wissen unterscheiden. Bei der Einführung unserer Wissensmanagement-Software ist es wichtig, zu wissen, um welche Art von Wissen, was wir von unseren Ingenieuren sammeln möchten es sich handelt, um zu entscheiden, wonach wir eigentlich suchen. Man unterscheidet Sachwissen und

Handlungswissen, Implizites und Explizites Wissen, Individuelles und Organisatorisches Wissen sowie Internes und Externes Wissen.¹⁰

Der Prozess des Wissensmanagements in einem Unternehmen lässt sich, in Anlehnung an Probst et al.¹¹ wie folgt darstellen:

Abbildung in dieer Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Die Elemente des Wissensmanagements¹²

2.3 Unternehmensmodellierung

Man unterscheidet hier: Daten- (Daten die im Unternehmen entstehen), Prozess(Abläufe im Unternehmen) und Organisationsmodellierung (Organisationsstruktur des Unternehmens).¹³

Die zwei Ziele der Unternehmensmodellierung sind die Komplexitätsreduzierung und die Abstraktion (Unnötiges ausblenden).¹⁴ Beides wird mit zunehmender Größe des zu modellierenden Unternehmens immer bedeutsamer.

Es gibt unterschiedliche Ansätze zur Unternehmensmodellierung, hier verwenden wir die Ereignisgesteuerten Prozessketten und das Entity-Relationship-Modell.

3. Modellierung, Funktionen und Qualität

In diesem Kapitel betrachten wir die zu erfassenden Prozesse und Daten, sowie die Funktionen und Qualitätskriterien der Software.

3.1 Modellierung Prozess

Angelehnt an die Elemente des Wissensmanagements aus dem vorherigen Kapitel werden wir beim Wissensmanagement in unserem Unternehmen vorgehen. Die Prozessmodellierung erfolgt hier mittels sogenannten Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPKs). Dabei können wir zwei Prozesse unterscheiden, die unterstützt werden sollen: den Prozess der Einführung einer solchen Software, bestehend aus der Klärung der technischen Rahmenbedingungen der Software und dem eigentlichen Erfassen der Wissens (Prozess A) sowie der Prozess des Instandhaltung der Software, der regelmäßigen Aktualisierung des Wissens (Prozess B).

Abbildung in dieer Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Prozess A - Einführung der Wissensmanagement-Software¹⁵

[...]

¹ vgl. WIN104, 38

² vgl. IMG102, 23

³ vgl. WIN104, 39

⁴ vgl. IMG102, 14

⁵ vgl. IMG102, 31

⁶ vgl. IMG102, 70

⁷ vgl. IMG102, 63

⁸ vgl. IMG102, 62

⁹ WIN101, 92

¹⁰ vgl. WIN101, 92

¹¹ vgl. (2003), 32

¹² vgl. (2003), 32

¹³ vgl. WIN101, 96

¹⁴ vgl. WIN101, 96

¹⁵ eigene Abbildung, erstellt mit: http://www.bicdesign-free.com/webedition/