Google lieferte für die Suchzeichenkette `Dokumentenmanagement + Software' im Jahr 2001 14.700 Treffer - im Jahr 2003 sind es nun mehr als 41.300. Bei näherem Hinsehen stellt sich heraus, dass jeder Hersteller etwas anderes unter Dokumentenmanagement versteht: von leicht verbesserten Filesystemen bis zur ausgefeilten Vorgangsbearbeitung mit Rechtevergabe, Datenbank und Internetportal - zu einem nicht unerheblichen Preis. Allerdings wird ein Tool, welches auch unter die Kategorie Dokumentenmanagement fallen könnte, nicht gefunden: der SharePoint Portal Server 2001 von der Firma Microsoft. Die Firma Microsoft verspricht dem Anwender, dass damit Dokumente strukturiert verwaltet werden können und jederzeit wieder auffindbar sind.
Bisher bestand lediglich die Möglichkeit, die Masse an Informationen, die Tag für Tag, Monat für Monat anfällt, in einem für das Unternehmen entwickeltes Dokumentenmanagementsystem abzulegen. Jedoch musste dafür die Software speziell auf das Unternehmen und dessen Anwendungsgebiete abgestimmt werden. Daher bestand für viele mittelständische Unternehmen erst gar nicht die Möglichkeit, Dokumente aller Art in eine elektronische Ablage zu verwandeln, da der Kostenaufwand für Individualsoftware zu hoch war, z. B. muss ein Unternehmen für die Produktpalette von der Firma Hyperwave AG hohe Summen für die Integration investieren. Es handelt sich allerdings dann aber um ein genau auf die Unternehmenssituation abgestimmtes Dokumentenmanagement.
Microsoft verspricht in seinem Werbeprospekt, dass der SharePoint Portal Server 2001 einen einfachen Zugriff auf alle wichtigen Informationen bietet, integriertes Dokumentenmanagement, schnelles Erstellen und Erweitern von Internetportalen, volle Unterstützung der Bürokommunikation. Das gesamte Produkt soll, gemessen an anderen Produkten, zudem sehr günstig angeboten werden.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Einleitung
- 2. Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- 2.1 Begriff des Dokumentes
- 2.1.1 Arten von Dokumenten
- 2.1.2 Vom Papier zum digitalisierten Dokument
- 2.2 Der Begriff des Dokumentenmanagementsystems
- 2.3 Arten von DMS
- 2.4 Funktionen von DMS
- 2.5 Ziele von DMS
- 2.6 Einsatz- und Anwendungsgebiete von DMS
- 2.7 Vor- und Nachteile von DMS
- 3. Portale
- 3.1 Was versteht man unter Portalen
- 3.2 Arten von Portalen
- 3.3 Ziele von Portalen
- 3.4 Einsatzgebiete von Portalen
- 3.5 Vor- und Nachteile
- 4. Praxis
- 4.1 Der Grundgedanke des SharePoint Portalservers
- 4.2 Die Technik des SharePoint Portal Servers
- 4.3 Die Funktionen des SharePoint Portal Servers
- 4.4 Zusammenfassung über die Funktionen des SharePoint Portal Servers
- 4.5 Ziele
- 5. Echtzeitnutzung des SharePoint Portal Servers 2001
- 5.1 Was leistet nun das Produkt ungeachtet der technischen Aspekte?
- 5.3 Vor- und Nachteile
- 5.4 Zusammenfassung
- 6. Fazit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Fallstudie untersucht die Eignung des Microsoft SharePoint Portal Servers 2001 als Alternative zu professionellen, unternehmensbezogenen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) für mittelständische Betriebe. Die Studie bewertet die Funktionalität, den Kostenfaktor und die Benutzerfreundlichkeit des SharePoint Servers im Vergleich zu herkömmlichen DMS-Lösungen.
- Bewertung des SharePoint Portal Servers als DMS-Alternative
- Analyse der Funktionalität und Leistungsfähigkeit des SharePoint Servers
- Kostenvergleich mit herkömmlichen DMS-Lösungen
- Untersuchung der Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit
- Bewertung der Eignung für mittelständische Unternehmen
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Die Einleitung stellt die Problemstellung dar: Die Vielzahl an Dokumentenmanagementsystemen am Markt und die hohen Kosten individueller Lösungen für mittelständische Unternehmen. Der SharePoint Portal Server von Microsoft wird als mögliche kostengünstige Alternative vorgestellt, und die Studie untersucht, ob dieser seinen Versprechungen gerecht wird.
2. Dokumentenmanagementsystem (DMS): Dieses Kapitel definiert den Begriff des Dokumentes und des Dokumentenmanagementsystems. Es beschreibt verschiedene Arten von DMS, ihre Funktionen, Ziele, Einsatzgebiete und Vor- sowie Nachteile. Der Fokus liegt auf den Herausforderungen der Dokumentenverwaltung in Unternehmen und den Vorteilen einer professionellen Lösung.
3. Portale: Das Kapitel erläutert den Begriff "Portal" und differenziert zwischen verschiedenen Portal-Arten (B2E, B2B, B2C). Es werden die Ziele, Einsatzgebiete, Vor- und Nachteile von Portalen im Allgemeinen diskutiert, um einen Kontext für die spätere Betrachtung des SharePoint Portal Servers zu schaffen.
4. Praxis: Dieses Kapitel beschreibt den SharePoint Portal Server 2001 im Detail. Es werden die technischen Grundlagen, die Funktionen (Zugriff auf Dokumente, Suchmöglichkeiten, Berechtigungsverfahren, Versionierung etc.) und die Ziele des Systems erklärt. Der Fokus liegt auf der praktischen Anwendung und den Möglichkeiten des Servers.
5. Echtzeitnutzung des SharePoint Portal Servers 2001: Dieses Kapitel befasst sich mit der praktischen Nutzung des SharePoint Servers und beleuchtet seine Stärken und Schwächen anhand konkreter Beispiele. Es werden die Vor- und Nachteile im Hinblick auf die Integration mit anderen Anwendungen, die Suchfunktionen, die Langzeitarchivierung und mögliche Limitationen analysiert.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagementsystem (DMS), SharePoint Portal Server, Microsoft, Mittelständische Unternehmen, Kostenvergleich, Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Integration, Suchfunktionen, Alternative, Dokumentenverwaltung.
Häufig gestellte Fragen zur Fallstudie: SharePoint Portal Server 2001 als DMS-Alternative
Was ist der Gegenstand dieser Fallstudie?
Diese Fallstudie untersucht die Eignung des Microsoft SharePoint Portal Servers 2001 als kostengünstige Alternative zu professionellen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) für mittelständische Unternehmen. Sie vergleicht die Funktionalität, die Kosten und die Benutzerfreundlichkeit des SharePoint Servers mit herkömmlichen DMS-Lösungen.
Welche Themen werden in der Fallstudie behandelt?
Die Studie behandelt folgende Themen: Bewertung des SharePoint Portal Servers als DMS-Alternative, Analyse der Funktionalität und Leistungsfähigkeit, Kostenvergleich mit herkömmlichen DMS, Untersuchung der Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit, sowie die Bewertung der Eignung für mittelständische Unternehmen. Zusätzlich werden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Portale im Allgemeinen definiert und erklärt.
Welche Kapitel umfasst die Fallstudie?
Die Fallstudie gliedert sich in folgende Kapitel: Einleitung, Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Portale, Praxis (SharePoint Portal Server 2001), Echtzeitnutzung des SharePoint Portal Servers 2001 und Fazit. Jedes Kapitel beleuchtet einen spezifischen Aspekt des Themas.
Was wird unter einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) verstanden?
Die Fallstudie definiert den Begriff "Dokument" und "Dokumentenmanagementsystem" und beschreibt verschiedene Arten von DMS, ihre Funktionen, Ziele, Einsatzgebiete sowie Vor- und Nachteile. Der Fokus liegt auf den Herausforderungen der Dokumentenverwaltung in Unternehmen.
Was sind Portale und welche Arten werden unterschieden?
Das Kapitel "Portale" erläutert den Begriff "Portal" und unterscheidet verschiedene Arten (B2E, B2B, B2C). Es werden die Ziele, Einsatzgebiete, Vor- und Nachteile von Portalen im Allgemeinen diskutiert, um den Kontext für die Betrachtung des SharePoint Portal Servers zu schaffen.
Wie wird der SharePoint Portal Server 2001 in der Studie behandelt?
Der SharePoint Portal Server 2001 wird detailliert beschrieben. Die Studie analysiert die technischen Grundlagen, Funktionen (Dokumentenzugriff, Suche, Berechtigungen, Versionierung etc.) und Ziele des Systems. Der Fokus liegt auf der praktischen Anwendung und den Möglichkeiten des Servers.
Welche Aspekte der Echtzeitnutzung des SharePoint Portal Servers werden betrachtet?
Das Kapitel zur Echtzeitnutzung beleuchtet die Stärken und Schwächen des SharePoint Servers anhand konkreter Beispiele. Es werden die Vor- und Nachteile bezüglich Integration, Suchfunktionen, Langzeitarchivierung und mögliche Limitationen analysiert.
Welche Schlussfolgerungen zieht die Fallstudie?
Das Fazit fasst die Ergebnisse der Studie zusammen und bewertet die Eignung des SharePoint Portal Servers 2001 als DMS-Alternative für mittelständische Unternehmen, basierend auf den Analysen der Funktionalität, Kosten und Benutzerfreundlichkeit.
Welche Schlüsselwörter beschreiben die Fallstudie?
Wichtige Schlüsselwörter sind: Dokumentenmanagementsystem (DMS), SharePoint Portal Server, Microsoft, Mittelständische Unternehmen, Kostenvergleich, Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Integration, Suchfunktionen, Alternative, Dokumentenverwaltung.
Für wen ist diese Fallstudie relevant?
Diese Fallstudie ist relevant für mittelständische Unternehmen, die nach einer kostengünstigen und effektiven Lösung für ihr Dokumentenmanagement suchen und den Microsoft SharePoint Portal Server 2001 als mögliche Alternative in Betracht ziehen.
- Arbeit zitieren
- Patrick Düngel (Autor:in), A. Berenberg (Autor:in), R. Nowak (Autor:in), J. Paetzoldt (Autor:in), 2003, Die Möglichkeit des Sharepoint Portal Servers als Alternative zur professionellen und unternehmensbezogenen angepassten DMS bei mittelständischen Betrieben, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/44744
