Die Möglichkeit des Sharepoint Portal Servers als Alternative zur professionellen und unternehmensbezogenen angepassten DMS bei mittelständischen Betrieben

Inhalt

1. Einleitung

2. Dokumentenmanagementsystem (DMS)
2.1 Begriff des Dokumentes
2.1.1 Arten von Dokumenten
2.1.1.a Physische Dokumente
2.1.1.b Digitale Dokumente
2.1.1.c NCI-Dokumente
2.1.1.d CI-Dokumente
2.1.2 Vom Papier zum digitalisierten Dokument
2.2 Der Begriff des Dokumentenmanagementsystems
2.3 Arten von DMS
2.4 Funktionen von DMS
2.5 Ziele von DMS
2.6 Einsatz- und Anwendungsgebiete von DMS
2.7 Vor- und Nachteile von DMS
2.7.1 Vorteile von DMS
2.7.2 Nachteile von DMS

3. Portale
3.1 Was versteht man unter Portalen
3.2 Arten von Portalen
B2E Portale
B2B Portale
B2C Portale
3.3 Ziele von Portalen
3.4 Einsatzgebiete von Portalen
3.5 Vor- und Nachteile

4. Praxis
4.1 Der Grundgedanke des SharePoint Portalservers
4.2 Die Technik des SharePoint Portal Servers
4.2.1.Die Portal Struktur
4.2.2 Die Dashboard- und Web-Runtime
4.2.3 Die Search-Dienste
4.2.4 Die Dokumententverwaltungsdienste
4.3 Die Funktionen des SharePoint Portal Servers
4.3.1 Der Zugriff auf Dokumente und deren Informationen
4.3.2 Die Suchmöglichkeiten
4.3.2.a Die einfache Suche – Stichwortsuche
4.3.2.b Die Suche innerhalb von Suchergebnissen
4.3.2.c Die Suche nach exakten Begriffen
4.3.2.d Die Suche mit Suchbereichen
4.3.2.e Die Suche nach Metainformationen
4.3.2.f Die Suche über Kategorien
4.3.2.g Beste Suchergebnisse kennzeichnen
4.3.3 Erstellung mehrerer Arbeitsbereiche
4.3.4 Rollenbasiertes Berechtigungsverfahren für Ordner, Dokumente und Arbeitsbereiche
4.3.5. Ein- und Auschecken von Dokumenten
4.3.6 Genehmigungsverfahren für Dokumente
4.3.7 Versionierung von Dokumenten
4.3.8 Abonnementfunktion für Ordner und Dokumente
4.4 Zusammenfassung über die Funktionen des SharePoint Portal Servers
4.5 Ziele

5. Echtzeitnutzung des SharePoint Portal Servers 2001
5.1 Was leistet nun das Produkt ungeachtet der technischen Aspekte?
5.1.1 Das Management von Abteilungsdokumenten
5.1.2 Einfache Installation innerhalb bestehender Infrastrukturen
5.1.3 Integration mit Web-Browsern, Windows Explorer, Office-Anwendungen und Suchfunktionen
5.3 Vor- und Nachteile
5.3.1 Zur Verwendung des SharePoint Portal Servers mit einem Web-Explorer:
5.3.2 Unterstützung von Microsoft Outlook
5.3.3 Dateiformate
5.3.4 Umfassende Suchfunktionen
5.3.5 Langzeitarchivierung
5.3.6 Fehlende Workflow-Prozesse
5.3.7 Probleme bei Einzelfunktionen
5.3.8 Sicherheit und Stabilität
5.3.9 Fehlendes Clustering und Backup-Funktionalitäten
5.4 Zusammenfassung
Anforderungen des Betriebes
Praxisergebnisse
Erwartungen werden…

6. Fazit
6.1 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003

7. Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

8. Quellenverzeichnis

9. Internetquellenverzeichnis

10. Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung

Google lieferte für die Suchzeichenkette `Dokumentenmanagement + Software' im Jahr 2001 14.700 Treffer – im Jahr 2003 sind es nun mehr als 41.300. Bei näherem Hinsehen stellt sich heraus, dass jeder Hersteller etwas anderes unter Dokumentenmanagement versteht: von leicht verbesserten Filesystemen bis zur ausgefeilten Vorgangsbearbeitung mit Rechtevergabe, Datenbank und Internetportal – zu einem nicht unerheblichen Preis.

Allerdings wird ein Tool, welches auch unter die Kategorie Dokumentenmanagement fallen könnte, nicht gefunden: der SharePoint Portal Server 2001 von der Firma Microsoft. Die Firma Microsoft verspricht dem Anwender, dass damit Dokumente strukturiert verwaltet werden können und jederzeit wieder auffindbar sind.

Bisher bestand lediglich die Möglichkeit, die Masse an Informationen, die Tag für Tag, Monat für Monat anfällt, in einem für das Unternehmen entwickeltes Dokumentenmanagementsystem abzulegen. Jedoch musste dafür die Software speziell auf das Unternehmen und dessen Anwendungsgebiete abgestimmt werden. Daher bestand für viele mittelständische Unternehmen erst gar nicht die Möglichkeit, Dokumente aller Art in eine elektronische Ablage zu verwandeln, da der Kostenaufwand für Individualsoftware zu hoch war, z. B. muss ein Unternehmen für die Produktpalette von der Firma Hyperwave AG^[1] hohe Summen für die Integration investieren. Es handelt sich allerdings dann aber um ein genau auf die Unternehmenssituation abgestimmtes Dokumentenmanagement.

Microsoft verspricht in seinem Werbeprospekt, dass der SharePoint Portal Server 2001 einen einfachen Zugriff auf alle wichtigen Informationen bietet, integriertes Dokumentenmanagement, schnelles Erstellen und Erweitern von Internetportalen, volle Unterstützung der Bürokommunikation. Das gesamte Produkt soll, gemessen an anderen Produkten, zudem sehr günstig angeboten werden.

Das Angebot von Microsoft hört sich für mittelständische Unternehmen sehr viel versprechend an. Die Fragestellung dieser Fallstudie ist daher:

Bietet Microsoft mit seinem SharePoint Portal Server eine Alternative zu herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen für mittelständische Unternehmen und werden die versprochenen Funktionen erfüllt?

2. Dokumentenmanagementsystem (DMS)

2.1 Begriff des Dokumentes

»Dokumenten-Management gibt es in vielerlei Ausprägungen seit rund 25 Jahren. Aus Sicht der Marketing-Experten ist damit der Begriff »etwas in die Jahre« gekommen. Die Problematik des Umganges mit und die Menge an elek-tronischen Dokumenten wächst exponentiell und schafft damit einen großen Bedarf an Dokumenten-Technologie-Lösungen.

Der Begriff »Dokument« wird heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. Im Angelsächsischen wird er häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum Beispiel deutlich an der verwendeten Endung ».doc« für Dateinamen von Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung von gescanntem Schriftgut, und Document Management, der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten unterschieden.

Im Deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird damit sehr nah an den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie Dokumentenechtheit. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff Dokumenten-Management im Allgemeinen zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technologien.

Der Begriff »elektronisches Dokument« bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-System als Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Faksimile oder ein digital übermitteltes Fax aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, einen Datenbankauszug oder eine Liste handeln«.^[2]

2.1.1 Arten von Dokumenten

»Im Dokumentenmanagement[system (DMS)]^[3] – Umfeld wird grundsätzlich zwischen zwei Dokumentenarten, dem physischen und dem digitalen Dokument, unterschieden. Zwischen beiden muss ein physikalischer Medienbruch überwunden werden«.^[4]

2.1.1.a Physische Dokumente

»Physische Dokumente liegen in Papierform oder als Mikrofilm vor. Die im Dokument enthaltenen Informationen können nur vom menschlichen Betrachter verarbeitet werden. Die Überführung der Papierdokumente in eine digitale Form (z. B. Scannen) verursacht heute keine grundsätzlichen Probleme mehr«.^[5]

2.1.1.b Digitale Dokumente

»Digitale Dokumente sind eine Form von elektronischen Dokumenten^[6], die als Daten in Computern gespeichert sind. Hierbei wird zwischen »Non-Coded-Information«-Dokumenten (NCI) und »Coded-Information«-Dokumenten (CI) differenziert«.^[7]

2.1.1.c NCI-Dokumente

»NCI-Dokumente sind digitalisierte Abbilder des papiergebundenen Originaldokumentes, die zwar auf dem Computer-Monitor oder dem Drucker reproduziert werden können, deren Verarbeitung oder Interpretation durch den Computer jedoch ohne zusätzliche softwaretechnische Nachbearbeitung nicht möglich ist. Wird ein Papierdokument eingescannt und als Datei gespeichert, liegt nur ein Rasterbild, bestehend aus einer Folge von Pixeldaten vor. Die in einem NCI-Dokument enthaltenen Informationen können analog zu dem Papierdokument nur vom menschlichen Betrachter interpretiert werden. Textabschnitte aus NCI-Dokumenten können mit Hilfe von so genannter »Optical Character Recognition« (OCR) Software in CI-Dokumente transformiert werden. Bei OCR handelt es sich um Texterkennungsverfahren für Maschinen- und Handschriften«.^[8]

2.1.1.d CI-Dokumente

»Ein CI-Dokument ist ein digital erstelltes Dokument, das aus Objekten wie z. B. Buchstaben besteht, die über die Tastatur eingegeben werden. Diese werden Computer-intern durch eine zugehörige Zahl, eine kodierte Information (coded information), dargestellt. Computer können nur Informationen in kodierter Form verarbeiten. Typische CI-Dokumente sind mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellte Briefe oder Tabellen, die als Datei gespeichert werden. Eine spezielle Ausprägung der CI-Dokumente sind die Compound- und Hypertext-Dokumente (HTML-Dokumente), die aus mehreren Objekten bestehen. Diese Dokumente besitzen neben dem reinen Textinhalt Meta-Informationen für eine layoutorientierte Strukturierung«.^[9]

2.1.2 Vom Papier zum digitalisierten Dokument

Folgende Abbildung 01 zeigt nun die zwei wesentlichen Dokumentenarten und stellt den Prozess dar, wie ein Papierdokument digitalisiert wird. DMS-Systeme können nur digitale Dokumente verwalten.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 01: Dokumentenarten.^[10]

2.2 Der Begriff des Dokumentenmanagementsystems

»Ein Dokumentenmanagementsystem [DMS]^[11] ist ein hard- und softwaretechnisches Werkzeug des Informationsmanagements, das Dokumente einführen, verarbeiten und verwalten kann unabhängig davon ob Dokumente zunächst in Papierform oder als elektronische Datei vorliegen«.^[12] Des Weiteren werden unter DMS unterschiedliche Produktkategorien subsumiert wie z. B.:

- Document-Managing,
- klassisches Dokumenten-Management,
- elektronische Archivierung auf optischen Speichermedien,
- Groupware,
- Workflow,
- elektronische Formularverwaltung, usw.

Die Gemeinsamkeit all dieser Systeme besteht darin, dass sie unterschiedliche elektronische Dokumente, wie z. B. gescannte Papierdokumente, Faxeingang, Dateien der Büroanwendung, Multimediaobjekte etc. verwalten und verarbeiten können^[13].

Das Hauptziel eines Dokumenten-Management-Systems ist, dass veränderbare dynamische Informationen flexibel gehandhabt werden können. Durch die »sieben V’s« sind die Möglichkeiten und Funktionen des DMS deutlich beschrieben:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Nachdem eine Information entstanden ist muss sie archiviert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Sie muss bearbeitet und aktualisiert werden können, gepflegt und verwaltet und zu einem bestimmten Zeitpunkt gezielt gelöscht werden können.^[15] Hierin befindet sich der gesamte Dokumentenlebenszyklus. Dieser beginnt bei der Erstellung bzw. Erschließung des Dokumenteninhalts, geht über die temporäre Speicherung, die Langzeitarchivierung, das gezielte Suchen nach Dokumenten weiter über die Bearbeitung, den Ausdruck und die Verteilung von Dokumenten an Beteiligte und endet bei der endgültigen Archivierung der Dokumente.^[16]

Ein DMS als Plattform der Informationslogistik kann die unternehmensweite Informationsbeschaffung, -verteilung, und -bereitstellung verbessern.^[17]

2.3 Arten von DMS

Bei Dokumentenmanagementsystemen sind zwei Arten von Software zu beschreiben:

a) Zum einen gibt es DM-Systeme, die als separate, Dokument verwaltende Applikationen gleichberechtigt neben dem Dokument verarbeitenden Programm arbeiten. Man bezeichnet sie als nicht integriertes DMS, programmtechnisch verknüpftes DMS oder auch herkömmliches System. Hier gelten folgende Attribute:

- Das Handling von Dateien und Dokumenten gilt als wesentlich benutzerunfreundlicher als mit einem Dateisystem.
- Vor dem eigentlichen Zugriff muss das DMS gestartet werden.
- Durch individuelle Programmierung der Anwendungsprogramme werden die DMS-Programme an das Dokumentenmanagementsystem gekoppelt.
- Hier entstehen wirtschaftliche Nachteile, weil es kostenaufwendiger ist individuelle Programme zu erstellen, als auf Standardsoftware zurückzugreifen.
- Auch gibt es hierbei technische Nachteile, weil durch individuelle Anpassung nicht alle Schnittstellen zur Verfügung stehen.
- Es existiert lediglich eine begrenzte Anzahl von Programmen, die mit DMS arbeiten können.
- Anpassung des DMS an das eigene System kostet Zeit^[18].

In der folgenden Abbildung ist ein Beispiel für diese Art des herkömmlichen DMS zu sehen. Der Unterschied hierzu wird in der Abbildung 03 deutlich, die das moderne DMS mit VFS-Technologie beschreibt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 02: Herkömmliche DMS-Technologie^[19].

b) Die zweite Variante von DMS-Systemen verhält sich folgendermaßen: Das vorhandene Dateimanagement des Betriebssystems wird durch die DMS-Funktionalität erweitert und in das Betriebssystem selbst integriert, wie z. B. bei Microsoft Windows. Dadurch entfällt die zusätzlich oberhalb des Betriebssystems installierte DMS Applikation und das DMS wird nun als virtuelles Laufwerk geführt, das darüber hinaus mit besonderen Erweiterungen ausgestattet ist. Aufgrund von Standardschnittstellen und -treibern können verschiedenste Komponenten von Betriebssystemen angesprochen werden. Diese Möglichkeit vereinfacht so das Umgehen mit unterschiedlichen Dateisystemen. Ähnliche Technologien sind NFS (Network File System). Microsoft bezeichnet diese als VFS (Virtual File System).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 03: Modernes DMS mit VFS-Technologie^[20].

2.4 Funktionen von DMS

Ein DMS ist eine Zusammenstellung von Anwendungssystemen, um Archivierung, Recherche sowie Workflow-Management als Vorgangsunterstützung gewährleisten zu können. Diese zahlreichen Systemkategorien der Anwendungssysteme haben zwar bei verschiedenen DMS-Produkten auch unterschiedliche Schwerpunkte, jedoch sind all diese Funktionen im DMS grundsätzlich enthalten.^[21]

- »Erfassen von Dokumenten und ihre Aufbereitung in eine geeignete elektronische Form wie z. B. durch Scannen, eMail und Textverarbeitung,
- Indizieren der zu archivierenden Dokumente
(»Dokumentenerfassung«),
- Speichern, Sichern und Verwalten von Attributdaten und Dokumenten,
- Möglichkeiten der Recherche nach Dokumenten,
- Dokumentenausgabe auf dem Bildschirm, Papier oder anderen Datenträgern,
- Weiterleiten (Routen) und Verteilen von Dokumenten über DMS-interne und externe Kommunikationsverfahren wie eMail oder Fax,
- Organisation des Dokumentenverarbeitungsflusses (»Dokumentenweiterleitung«, »Wiedervorlage«),
- Administration der Dokumente, der Ablagestruktur und der Benutzerzugriffsrechte.«^[22]

In der folgenden Abbildung 04 sind die Funktionen von DMS Anwendungsgebieten schematisch dargestellt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 04: Klassifikation von DMS-Anwendungsgebieten, abgeleitet aus verschiedenen Anwendungssystemen.^[23]

Um gewährleisten zu können, dass nach Bearbeitung ein Dokument jeglicher Form erkennbar bleibt, muss es eindeutige Attribute besitzen, die es von anderen Dokumenten, die noch so ähnlich sein mögen unterscheidet. Es muss, und das eben nicht lediglich über den Dokumentennamen, eindeutig zu identifizieren sein. Das Dokument ist in einer Datenbank abgelegt und muss dort recherchierbar sein. Um dies zu erreichen, müssen einem Dokument bestimmte Suchmerkmale (z. B. Autor, Titel, Erstellungsdatum oder Schlüsselwort) zugeordnet sein. Diese so genannten Indizes oder Indexwerte werden bei der Erstellung eines Dokumentes bereits festgelegt, also indiziert bzw. attribuiert. Alle Attribute zusammengefasst ergeben das Dokumentenprofil. Um ein Dokument zu finden, kann nach einem einzelnen Attribut oder nach einer Kombination dieser gesucht werden.^[24]

§ 2.5 Ziele von DMS

Die Ziele von DMS befinden sich auf verschiedenen Ebenen. Grundsätzlich geht es um Arbeitserleichterung für den Menschen und um Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung für das jeweilige Unternehmen. Im Einzelnen lassen sich die Ziele wie folgt konkretisieren:

- Mit dem Aufbau eines unternehmensweiten Wissensmanagements werden brach liegende Informationen wertvoll, wieder verwertbar und zugänglich gemacht für alle Mitarbeiter.^[25]
- Effizienzsteigerung durch schnelleres Auffinden von Dokumenten.^[26]
- Kundenfreundlichkeit durch entsprechende Servicemöglichkeiten (schnelles Auffinden von entsprechenden Kundendaten und Kundeninformationen bei Anfragen).^[27]
- Mitarbeitermotivation durch geringeren Arbeitsaufwand beim Suchen entsprechender Daten.^[28]
- Verringerung der Anschaffungskosten, z. B. durch Entfallen von großen Räumlichkeiten zur Archivierung von Papierdokumenten.^[29]
- Datensicherheit bleibt gewährleistet durch Archivierung und Backup der Daten und das Wegfallen redundanter Speicherung lässt doppelte Versionen gar nicht erst entstehen.^[30]
- Effizienteres Ablagesystem mit schnellerer Verfügbarkeit.^[31]
- Reduzierung der Dokumentendurchlaufzeiten, Optimierung der Geschäftsprozesse.^[32]
- Qualitätsverbesserung bei Dokumentenerstellung, -archivierung und
-bereitstellung.

Zur Verdeutlichung der oben genannten Punkte soll die folgende Tabelle 01 von Dandl einen zusammengefassten Überblick geben:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 01: Ziele des Dokumentenmanagements.^[33]

2.6 Einsatz- und Anwendungsgebiete von DMS

»Die möglichen Einsatzbereiche von DMS hängen von den in […] [der Tabelle]^[34] dargestellten Zielsetzungen ab und können in branchenübergreifende und branchenspezifische Bereiche gegliedert werden«:^[35]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 02: DMS-Einsatzmöglichkeiten.^[36]

Das Hauptanwendungsgebiet übergreifend für alle Branchen ist die Archivierung. Diese beinhaltet die klassischen Archive und Ablagen für Personalakten, Presse- und Papierarchive, Rechts- und Steuerakten, sowie Forschungs- und Entwicklungsdokumentationen. Bei allen anderen oben ersichtlichen Einsatzbereichen wird deutlich, dass die Nutzbarkeit spezifisch ist. Für jede Branche gelten jeweils unterschiedliche Einsatzbereiche, wie der Tabelle 02 zu entnehmen ist.

Für John Symon, Senior Vice President der AIIM International & Gartner Group sind die drei wichtigsten Anwendungsgebiete der Zukunft:^[37]

- Kundenservice;
- Effizientere Gestaltung von Geschäfts- und Wirtschaftsprozessen, wie bei der Auftragsvergabe, Rechnungsstellung und Logistik;
- Sicherheitsaspekte und die Erfüllung von rechtlichen Vorschriften beim
E-Business.

Laut seiner Einschätzung liegt der Hauptnutzen dieser drei wichtigsten Anwendungen der Zukunft im Finanzsektor, Telekommunikation und verarbeitende Industrie sowie öffentliche Hand^[38].

2.7 Vor- und Nachteile von DMS

2.7.1 Vorteile von DMS

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 03: Einsparpotential bei Einsatz von DMS gegenüber konventionellen Papierarchiven.^[39]

[...]

---

^[1] Hyperwave AG 2003.

^[2] Kampffmeyer1, Ulrich 2003, S. 7, 1.1 DRT Abs. 2 bis 4.

^[3] Anm. d. Verf.

^[4] Dandl, Jörg 1999, S. 6.

^[5] ebd.

^[6] Weitere Formen elektronischer Dokumente wie analoge Bild- und Tondokumente oder Mikrofilme werden in dieser Arbeit nicht berücksichtigt.

^[7] Dandl, Jörg 1999, S. 7

^[8] ebd.

^[9] vgl. Dandl, Jörg 1999, S. 7f.

^[10] Dandl, Jörg 1999, S. 10.

^[11] Anm. d. Verf.

^[12] vgl. Dandl, Jörg 1999, S. 6.

^[13] vgl. Windream GmbH 1999, S. 4.

^[14] ebd., S. 5.

^[15] vgl. Windream GmbH 1999, S. 5.

^[16] vgl. Projektconsult 2001, S. 1.

^[17] vgl. Dandl, Jörg 1999, S. 6.

^[18] vgl. Windream GmbH 1999, S. 10.

^[19] vgl. Windream GmbH 1999, S. 11.

^[20] vgl. Windream GmbH 1999, S. 11.

^[21] vgl. Dandl, Jörg 1999, S. 10.

^[22] Dandl, Jörg 1999, S. 6.

^[23] Dandl, Jörg 1999, S. 13.

^[24] vgl. Dandl, Jörg 1999, S. 9.

^[25] vgl. Comprendium 2003, S. 1.

^[26] ebd.

^[27] ebd.

^[28] ebd.

^[29] vgl. Windream GmbH 1999, S. 27.

^[30] ebd.

^[31] ebd.

^[32] vgl. Dandl, Jörg 1999, S. 14.

^[33] vgl. Dandl, Jörg 1999, S. 14.

^[34] Anm. d. Verf.

^[35] Dandl, Jörg 1999, S. 15.

^[36] Dandl, Jörg 1999, S. 15.

^[37] vgl. Weiß, Dietmar 2000, S. 1.

^[38] ebd.

^[39] Dandl, Jörg 1999, S. 16.