Google lieferte für die Suchzeichenkette `Dokumentenmanagement + Software' im Jahr 2001 14.700 Treffer - im Jahr 2003 sind es nun mehr als 41.300. Bei näherem Hinsehen stellt sich heraus, dass jeder Hersteller etwas anderes unter Dokumentenmanagement versteht: von leicht verbesserten Filesystemen bis zur ausgefeilten Vorgangsbearbeitung mit Rechtevergabe, Datenbank und Internetportal - zu einem nicht unerheblichen Preis. Allerdings wird ein Tool, welches auch unter die Kategorie Dokumentenmanagement fallen könnte, nicht gefunden: der SharePoint Portal Server 2001 von der Firma Microsoft. Die Firma Microsoft verspricht dem Anwender, dass damit Dokumente strukturiert verwaltet werden können und jederzeit wieder auffindbar sind.
Bisher bestand lediglich die Möglichkeit, die Masse an Informationen, die Tag für Tag, Monat für Monat anfällt, in einem für das Unternehmen entwickeltes Dokumentenmanagementsystem abzulegen. Jedoch musste dafür die Software speziell auf das Unternehmen und dessen Anwendungsgebiete abgestimmt werden. Daher bestand für viele mittelständische Unternehmen erst gar nicht die Möglichkeit, Dokumente aller Art in eine elektronische Ablage zu verwandeln, da der Kostenaufwand für Individualsoftware zu hoch war, z. B. muss ein Unternehmen für die Produktpalette von der Firma Hyperwave AG hohe Summen für die Integration investieren. Es handelt sich allerdings dann aber um ein genau auf die Unternehmenssituation abgestimmtes Dokumentenmanagement.
Microsoft verspricht in seinem Werbeprospekt, dass der SharePoint Portal Server 2001 einen einfachen Zugriff auf alle wichtigen Informationen bietet, integriertes Dokumentenmanagement, schnelles Erstellen und Erweitern von Internetportalen, volle Unterstützung der Bürokommunikation. Das gesamte Produkt soll, gemessen an anderen Produkten, zudem sehr günstig angeboten werden.
Inhaltsverzeichnis
1. EINLEITUNG
2. DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM (DMS)
2.1 Begriff des Dokumentes
2.1.1 Arten von Dokumenten
2.1.1.a Physische Dokumente
2.1.1.b Digitale Dokumente
2.1.1.c NCI-Dokumente
2.1.1.d CI-Dokumente
2.1.2 Vom Papier zum digitalisierten Dokument
2.2 Der Begriff des Dokumentenmanagementsystems
2.3 Arten von DMS
2.4 Funktionen von DMS
2.5 Ziele von DMS
2.6 Einsatz- und Anwendungsgebiete von DMS
2.7 Vor- und Nachteile von DMS
2.7.1 Vorteile von DMS
2.7.2 Nachteile von DMS
3. PORTALE
3.1 Was versteht man unter Portalen
3.2 Arten von Portalen
B2E Portale
B2B Portale
B2C Portale
3.3 Ziele von Portalen
3.4 Einsatzgebiete von Portalen
3.5 Vor- und Nachteile
4. PRAXIS
4.1 Der Grundgedanke des SharePoint Portalservers
4.2 Die Technik des SharePoint Portal Servers
4.2.1.Die Portal Struktur
4.2.2 Die Dashboard- und Web-Runtime
4.2.3 Die Search-Dienste
4.2.4 Die Dokumententverwaltungsdienste
4.3 Die Funktionen des SharePoint Portal Servers
4.3.1 Der Zugriff auf Dokumente und deren Informationen
4.3.2 Die Suchmöglichkeiten
4.3.2.a Die einfache Suche – Stichwortsuche
4.3.2.b Die Suche innerhalb von Suchergebnissen
4.3.2.c Die Suche nach exakten Begriffen
4.3.2.d Die Suche mit Suchbereichen
4.3.2.e Die Suche nach Metainformationen
4.3.2.f Die Suche über Kategorien
4.3.2.g Beste Suchergebnisse kennzeichnen
4.3.3 Erstellung mehrerer Arbeitsbereiche
4.3.4 Rollenbasiertes Berechtigungsverfahren für Ordner, Dokumente und Arbeitsbereiche
4.3.5. Ein- und Auschecken von Dokumenten
4.3.6 Genehmigungsverfahren für Dokumente
4.3.7 Versionierung von Dokumenten
4.3.8 Abonnementfunktion für Ordner und Dokumente
4.4 Zusammenfassung über die Funktionen des SharePoint Portal Servers
4.5 Ziele
5. ECHTZEITNUTZUNG DES SHAREPOINT PORTAL SERVERS 2001
5.1 Was leistet nun das Produkt ungeachtet der technischen Aspekte?
5.1.1 Das Management von Abteilungsdokumenten
5.1.2 Einfache Installation innerhalb bestehender Infrastrukturen
5.1.3 Integration mit Web-Browsern, Windows Explorer, Office-Anwendungen und Suchfunktionen
5.3 Vor- und Nachteile
5.3.1 Zur Verwendung des SharePoint Portal Servers mit einem Web-Explorer:
5.3.2 Unterstützung von Microsoft Outlook
5.3.3 Dateiformate
5.3.4 Umfassende Suchfunktionen
5.3.5 Langzeitarchivierung
5.3.6 Fehlende Workflow-Prozesse
5.3.7 Probleme bei Einzelfunktionen
5.3.8 Sicherheit und Stabilität
5.3.9 Fehlendes Clustering und Backup-Funktionalitäten
5.4 Zusammenfassung
6. FAZIT
6.1 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003
Zielsetzung & Themen
Diese Fallstudie untersucht, ob der Microsoft SharePoint Portal Server 2001 eine kosteneffiziente und funktionale Alternative zu herkömmlichen, hochpreisigen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) für mittelständische Unternehmen darstellt und inwieweit er die betrieblichen Anforderungen an ein modernes Informationsmanagement erfüllt.
- Grundlagen des Dokumentenmanagements und technologische Klassifizierung.
- Struktur, Technik und Funktionsweise des SharePoint Portal Servers.
- Einsatzmöglichkeiten und Herausforderungen in der Praxis mittelständischer Betriebe.
- Bewertung von Stärken und Schwächen hinsichtlich Workflow, Suche und Sicherheit.
- Vergleich zwischen den betrieblichen Anforderungen und der tatsächlichen Systemleistung.
Auszug aus dem Buch
4.3.2.a Die einfache Suche – Stichwortsuche
Die Stichwortsuche wird mit Hilfe des Internetexplorers durchgeführt. Im oberen Teil der Lasche Homepage, welche bei der Grundinstallation mitgeliefert wird, können Stichwörter als Suchbegriff eingeben werden und die Suche kann gestartet werden.
Alle gefundenen Dokumente, egal welchen Datentyps, werden daraufhin im Internet Explorer aufgelistet und können von dort aus auch geöffnet werden. Die Reihenfolge der angezeigten Dokumente orientiert sich an der Trefferhäufigkeit und Treffergenauigkeit des Suchbegriffes.
Zusammenfassung der Kapitel
1. EINLEITUNG: Darstellung der Ausgangslage und Definition der Fragestellung bezüglich der Eignung des SharePoint Portal Servers für mittelständische Unternehmen.
2. DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM (DMS): Theoretische Grundlagen zu Dokumentenarten sowie Definition und Zielsetzung von Dokumentenmanagementsystemen.
3. PORTALE: Erläuterung der Portal-Technologie, deren Arten sowie der generellen Vor- und Nachteile im Unternehmenseinsatz.
4. PRAXIS: Detaillierte technische Analyse der SharePoint-Architektur sowie Beschreibung der Kernfunktionen wie Suche, Rollenkonzepte und Dokumentenverwaltung.
5. ECHTZEITNUTZUNG DES SHAREPOINT PORTAL SERVERS 2001: Untersuchung der Praxistauglichkeit des Produkts anhand eines konkreten Szenarios sowie kritische Beleuchtung der Schwachstellen.
6. FAZIT: Zusammenfassende Bewertung der Ergebnisse und Ausblick auf die Weiterentwicklungen im Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003.
Schlüsselwörter
SharePoint Portal Server, Dokumentenmanagement, DMS, Wissensmanagement, Portal, Information Retrieval, Suchtechnologie, Workflow, Mittelstand, IT-Infrastruktur, Datensicherheit, Indexierung, Collaboration, Dokumentenarchivierung, Microsoft Office.
Häufig gestellte Fragen
Was ist das Hauptanliegen der vorliegenden Fallstudie?
Die Arbeit analysiert, ob der Microsoft SharePoint Portal Server 2001 für mittelständische Unternehmen eine wirtschaftliche und funktionale Alternative zu spezialisierten, teuren Dokumentenmanagementsystemen darstellt.
Welche zentralen Themenfelder deckt die Untersuchung ab?
Die Arbeit behandelt die technologischen Grundlagen von DMS, die Definition und Bedeutung von Unternehmensportalen sowie die spezifische Implementierung und Funktionalität des SharePoint Portal Servers.
Welche Forschungsfrage steht im Fokus?
Die zentrale Frage ist, ob Microsoft mit dem SharePoint Portal Server eine echte Alternative zu herkömmlichen Systemen bietet und inwieweit das Produkt die versprochenen Funktionen in der Praxis erfüllt.
Welche wissenschaftliche Methode kommt zum Einsatz?
Die Arbeit basiert auf einer Fallstudie, die die technischen Spezifikationen und die Anwendbarkeit des SharePoint Portal Servers 2001 im Kontext eines mittelständischen Unternehmens bewertet.
Was sind die wesentlichen Inhalte des Hauptteils?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische fundierte Einleitung zum DMS-Umfeld, eine detaillierte technische Beschreibung der SharePoint-Funktionen sowie eine praxisorientierte Analyse der Einsatzszenarien und Schwachstellen.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren diese Publikation?
Wichtige Begriffe sind unter anderem DMS, SharePoint Portal Server, Dokumentenverwaltung, Suchtechnologie, Workflow-Prozesse und Mittelstand.
Warum wird im Dokument explizit auf die "sieben V's" verwiesen?
Die "sieben V's" (Verarbeiten, Verwahren, Verhindern, Verfügen, Verändern, Verwalten, Vernichten) dienen dazu, die Möglichkeiten und Kernfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems prägnant zu beschreiben.
Welche Schwachstellen identifiziert die Untersuchung beim SharePoint Portal Server 2001?
Zu den kritischen Schwachstellen zählen unter anderem die fehlende native Langzeitarchivierung, Mängel bei Workflow-Prozessen, eingeschränkte Backup-Funktionalitäten und eine mangelnde Differenzierungsmöglichkeit im Berechtigungsmodell.
- Quote paper
- Patrick Düngel (Author), A. Berenberg (Author), R. Nowak (Author), J. Paetzoldt (Author), 2003, Die Möglichkeit des Sharepoint Portal Servers als Alternative zur professionellen und unternehmensbezogenen angepassten DMS bei mittelständischen Betrieben, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/44744
