Human Capital Management (HCM) in SAP-ERP

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis I

Abbildungsverzeichnis II

1 Einleitung

2 Strukturen in HCM
2.1 Unternehmensstruktur
2.2 Personalstruktur
2.3 Aufbauorganisation

3 Wichtige Informationen in HCM
3.1 Personalakte
3.2 Informationspflege
3.3 Aufgabenteilung

4 HCM-Prozesse in SAP-ERP
4.1 Organisationsmanagement
4.2 Personalmanagement
4.2.1 Personalentwicklung
4.2.2 Administration
4.2.3 Personalbeschaffung
4.3 Personalabrechnung
4.4 Talentmanagement
4.5 Performancemanagement
4.6 Personalcontrolling

5 Fazit

Literaturverzeichnis III

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Beschreibung Aufbauorganisation

Abbildung 2: Eine Personalakte

Abbildung 3: Verschiedene Arten der Datenpflege in SAP-HCM.

Abbildung 4: Aufgabenteilung in HCM.

Abbildung 5: Objektorientierte Aufbauorganisation

Abbildung 6: Graphischer Editor zum Anlegen von Laufbahnen in Unternehmen.

Abbildung 7: Personalbeurteilung.

Abbildung 8: Qualifikationskatalogs.

Abbildung 9: Qualifikationsprofil eines Mitarbeiters in SAP.

Abbildung 10: Grundmenü zur Vornahme von Personalmaßnahmen in SAP.

Abbildung 11: Menü zum Anlegen von Ausschreibungen auf vakante Stellen

Abbildung 12: Eingabemaske zur Ersterfassung von Bewerberdaten

Abbildung 13: Ablauf der Personalabrechnung

Abbildung 14: Laufbahnplanung

Abbildung 15: Beurteilungsprozess / Performance-Feedback-Prozess

Abbildung 16: Beurteilungsformular

1 Einleitung

Es ist uns allen bekannt, dass Ressourcen wie beispielweise fossile Brennstoffe, Boden und Wasser in der Welt immer knapper werden. Gleichermaßen mangelt es auch an qualifizierten Mitarbeitern. Für Unternehmen ist es wichtig, qualifizierte Mitarbeiter zu haben, denn diese sind ein entscheidender Aspekt, der Unternehmen zum Erfolg führt. Das Human Capital Management wird deshalb auch von Unternehmen als Teil des strategischen Managements gesehen.^[1]

Soziale Netzwerke, Handys und vernetztes Agieren halten mit Generation Y verstärkt in Unternehmen Einzug und formen sie um. Die Neuerungen in der IT ermöglichen den Personal-Experten unglaubliche Möglichkeiten. Durch diese Möglichkeiten können die HR-Experten passende qualifizierte Talente finden und gewinnen sowie ganz individuell fördern.^[2]

In dieser Arbeit werden die Strukturen in HCM, insbesondere die Unternehmensstruktur, Personalstruktur und Aufbauorganisation, erklärt. Auf die wichtigen Informationen und Funktionen des HCM, d.h. wie man die Personalakte und Informationspflege sowie die Aufgabenteilung mit Hilfe von SAP ERP effektiv behandelt, wird vertiefend eingegangen. Die folgenden Abschnitte befassen sich intensiv mit HCM Prozessen wie Organisationsmanagement und Personalmanagement, welches die Personalentwicklung, Personalbeschaffung und Administration umfasst, sowie mit Talentmanagement in SAP ERP. Anschließend wird ein gesamter Eindruck als Fazit über die Möglichkeiten SAP ERP für den Bereich HCM gegeben.

2 Strukturen in HCM

2.1 Unternehmensstruktur

Die Struktur eines Unternehmens beschreibt seinen strukturellen und wirtschaftlichen Aufbau als Ganzen.^[3] Sie wird durch verschiedene Organisationseinheiten bestimmt.

Die erste Organisationseinheit, die die Unternehmensstruktur repräsentiert ist der Mandant. Er umfasst alle betriebswirtschaftlichen Daten innerhalb eines SAP Systems. Jeder Mandant verfügt seine eigenen Kundendaten, die er als sein exklusives Eigentum betrachten kann. Der Mandant wird mit einer dreistelligen alphanumerischen Kennung bezeichnet. z.B: Mandant 000. Er ist die höchste Hierarchieebene im SAP-System, da die auf dieser Ebene eingetragenen Daten gelten für alle Buchungskreise und darüber hinaus auch für alle anderen Organisationsstrukturen.^[4] So wird zum Beispiel die Anschrift eines Debitors auf der Mandantenebene abgelegt, so dass alle anderen Organisationseinheiten auf diese zentralen Daten zugreifen zu können. Jeder Mandant stellt in einer SAP-Installation, eine Einheit dar, die sich mit getrennten Stammsätzen abgeschlossen ist. In allen Datensätzen wird ein Mandantenschlüssel eingeführt, der die Trennung der Stammsätze nach Mandanten gewährleistet.^[5] Der Benutzer muss sich bereit am System mit einem Mandantenschlüssel anmelden. So kann er genau bestimmen in welchem Mandanten er arbeiten möchte. Ein Unternehmen arbeitet in Praxis in der Regel mindestens mit einem Entwicklungs-, Produktiv-, und einem Qualitätssicherungsmandanten. Es gibt noch weitere Schulungsmandanten.^[6]

Eine der wichtigen Organisationseinheit in Unternehmensstruktur ist der Buchungskreis. Er ist verantwortlich für das Rechnungswesen, der das Unternehmen aus Sicht der Finanzbuchhaltung gliedert.^[7] Ein Buchungskreis kann im SAP-System nach steuerrechtlichen, handelsrechtlichen oder sonstigen finanzbuchhalterischen Gesichtspunkten gebildet sein. In der Praxis entspricht der Buchungskreis in der Regel einem rechtlich selbständigen Unternehmen, aber kann auch eine handelsrechtlich unselbstständige Betriebsstätte sein.^[8] Für jeden Mandanten lassen sich mehrere Buchungskreise einrichten, um die Buchhaltung mehrerer selbständiger Firmen gleichzeitig führen zu können. Es muss aber mindestens ein Buchungskreis in einem Mandant aufgestellt sein, wenn das System eingesetzt wird.^[9]

Darüber hinaus ist auch der Personalbereich eine wichtige Organisationseinheit für die Darstellung einer Unternehmensstruktur. Er illustriert/repräsentiert einen nach personaladministrativen, -zeitwirtschaftlichen und –abrechnungsorganisatorischen Gesichtspunkten abgegrenzten Unternehmensbereich innerhalb eines Mandant. Er ist genau ein Buchungskreis zugewiesen, dem die finanzbuchhaltungsrelevanten Werte, die den Personalbereich betreffen, zuzurechnen sind.¹⁰

Die letzte Organisationseinheit ist der Personalteilbereich. Er ist eine Untergliederung der Personalteilbereich. Auf dieser Ebene werden in HCM grundsätzliche Steuerinformationen festgelegt. So wird das System mit einem Schlüssel gesteuert, der die Einrichtung und Verarbeitung von Tarifgruppen ist und mit einem anderen Schlüssel, welcher Feiertagskalender zur Anwendung kommen soll. Für einen Personalteilbereich sind genau Tarifvertragsgebiete, Tarifvertragsarten und Feiertagskalender festzulegen.^[11]

2.2 Personalstruktur

Die Personalstruktur beschreibt die Stellung eines einzelnen Mitarbeiters im Unternehmen. Sie wird durch zwei Visionen definiert: Die administrative und die organisatorische Vision.

Die Personalstruktur aus administrativer Sicht besteht aus folgenden Elementen. Die Mitarbeitergruppe erscheint als erste Personalstruktur. Durch diesen Begriff erfolgt eine Grobuntergliederung des Mitarbeiters. Die Mitarbeitergruppe bestimmt die Stellung des Arbeitsnehmers zum Unternehmen insofern, dass eine Arbeitskraft in einem bestimmten Maß bereitgestellt wird. Zur Kennzeichnung der Mitarbeitergruppe wird eine einstellige Kennziffer verwendet. Sie dient dazu, während der Datenerfassung Vorschlagswerte zu generieren und bildet ein Selektionskriterium für Auswertungen. Eine Feineinteilung der Mitarbeitergruppen erfolgt durch die Zuordnung zu einem Mitarbeiterkreis. Hauptgruppe der Mitarbeitergruppe sind Aktive Mitarbeiter, Rentner und Ehemalige.^[12]

Dazu kommt der Mitarbeiterkreis. Er stellt die Untergliederung der Mitarbeitergruppen nach Maßgabe des Mitarbeiterstatus. Alle Mitarbeiter der Mitarbeitergruppe Aktive werden in Mitarbeiterkreis zum Beispiel weiter unterteilt in gewerbliche Angestellter(mit Stunden- oder Monatslohn), Tarifangestellte, außertarifliche Angestellte und Auszubildende.^[13]

Der Personalabrechnungskreis ist eine zusätzliche Personalstruktur aus administrativer Sicht. Er führt die Abrechnung nach Personal durch. Mitarbeiter, die zum gleichen Zeitpunkt abgerechnet werden, werden zu einem Personalabrechnungskreis zusammengefasst. Dadurch können verschiedene Zahltage festgelegt werden. Die Mitarbeiter können beispielsweise am Letzten eines jeden Abrechnungsmonats bezahlt werden; die Angestellten und Auszubildenden einigen Tage vor dem Monatsende.^[14]

In der organisatorischen Personalstruktur werden die Mitarbeiter durch folgende Elementen zugeordnet:^[15]

- Einer Stelle: ist die Zuordnung von Aufgaben auf einer oder mehrere Person zum Beispiel Abteilungsleiter.
- Einer Planstelle: basiert auf einer Stelle, die aus Zusammenstellung von Aufgaben besteht. zum Beispiel Abteilungsleiter der Vertrieb.
- Einer Organisationseinheit: Zusammenfassung und Zuordnung von (Teil-) Aufgaben innerhalb eines Unternehmens entstehenden organisatorischen Einheiten. Z.B: Vertrieb.

2.3 Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation ist die Abbildung der aufgabenbezogenen, funktionalen Struktur eines Unternehmens. Sie legt fest, welche Aufgaben von welchen Abteilungen übernommen werden. Also mit der Aufbauorganisation kann die Zahl von Bereichen eines Unternehmens leichter bestimmt werden.^[16]

Sie wird standardmäßig gebildet durch die Zuordnung von Objekten folgender Typen zueinander:

- Organisationseinheit: sie zeigt die funktionale Abteilungshierarchie in einem Unternehmen und können entweder nach Funktion oder nach Region oder nach Projektgruppe klassifiziert werden. Damit die verschiedenen Organisationseinheiten im Unternehmen angeordnet sind, muss eine Organisationsstruktur erstellt werden.^[17]
- Planstelle: ist die Zuordnung einer Organisationseinheit zum Beispiel Sachbearbeiter vertrieb. Die Planstelle bestimmt die Personalkapazität, die in einem Unternehmen existiert.^[18]
- Stelle: definiert die besetzende Position von Mitarbeiter im Unternehmen. Sie werden mit Planstelle verknüpft.^[19]
- Person: das sind Mitarbeiter eines Unternehmens, die zu einer Planstelle abgebildet sind.^[20]
- Aufgaben: sind Aktivitäten, die in einer Organisationseinheit von Mitarbeitern erledigt werden.^[21]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 : Beschreibung Aufbauorganisation

Quelle: www.help.sap.com

3 Wichtige Informationen in HCM

3.1 Personalakte

Bei der Einstellung eines Mitarbeiters, wird eine Nummer vergeben und diesem Mitarbeiter zugeordnet, die sogenannte Personalnummer. Diese ist eine sehr wichtige Information in den Unterlagen eines Mitarbeiters, weil der Mitarbeiter damit eindeutig identifiziert werden kann. Es kann vorkommen, dass zwei Mitarbeiter den gleichen Name, die gleiche Adresse oder Geburtsdatum haben. Aber es sollte nicht passieren, dass zwei Mitarbeiter dieselbe Personalnummer bekommen. In diesem Fall können die Mitarbeiter nicht mehr eindeutig identifiziert werden und damit hat die Personalnummer ihren Sinn verfehlt. Jeder Personalnummer wird eine Personalakte zugeordnet, die alle Infotypen über den Mitarbeiter enthält. Dieser Infotypen sind nummeriert und werden in einer aufsteigenden Reihenfolge angezeigt^[22]. Was versteht man überhaupt unter einem Infotyp? Es ist “Die Zusammenfassung von fachlich zusammengehörenden Daten“^[23]. Es kann also persönliche Daten von einem Mitarbeiter wie die Adresse, der Name, das Geburtsdatum usw. enthalten. Diese einzelnen Informationen werden in den sogenannten Datenfeldern eingetragen, die gruppiert werden, um die Informationseinheiten oder Infotypen zu bilden. Diese Informationen sind also sehr wichtig für die Identifizierung des Arbeitsnehmers. Deswegen müssen sie alle und vollständig in der Personalakte eingetragen werden, also von dem Geburtsdatum bis zu den einzelnen Qualifikationen des Mitarbeiters. So sieht eine Personalakte aus mit den Infotypen, die sie enthält:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Eine Personalakte

Quelle: Adelsberger, P. Khatami, T. Khatami, S. 59.

3.2 Informationspflege

In einem Unternehmen ist es sehr wichtig, dass die Informationen über die Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand sind. Diese Aktualisierung erfolgt stets mit einer betriebswirtschaftlichen Software. Die Mitarbeiterdaten werden also in dem System eingetragen mit definierten Gültigkeitsdaten. Nach Ablauf ihrer Gültigkeit müssen sie korrigiert und/oder ergänzt werden. Dieses Vorgehen nennt man Informationspflege und es gibt drei unterschiedliche Methoden, die Personaldaten zu pflegen.^[24]

Als erste Methode gilt die Einzelbildpflege oder individuelle Infotyppflege. Dabei wird nur ein Infotyp geöffnet um die Daten eines Mitarbeiters zu pflegen. Abhängig davon, warum die Daten gepflegt werden solle, können sie entweder korrigiert, ergänzt, oder komplett gelöscht werden. Diese Änderung erfolgt in dieser Methode nur für eine Personalnummer und wird nicht in den anderen übernommen.^[25] In der Praxis, erfolgt die Einzelbildpflege über die Transaktion PA30 in SAP-ERP, wo der Infotyp, der geändert werden soll, entweder aus der Registerkarte oder direkt ausgewählt wird. Nach der Auswahl muss die Aktion bestätigt werden mit den Funktionen anlegen, ändern oder löschen.^[26]

Die zweite Methode der Informationspflege in SAP-ERP ist die sogenannte Personalmaßnahme. Dabei erfolgt die Pflege von mehreren Infotypen gleichzeitig und es ist besser geeignet für komplexe Situationen oder Sachverhalte. Zum Beispiel ist zumindest die Pflege von Grunddaten und Organisatorische Zuordnung erforderlich bei der Änderung der organisatorischen Zuordnung eines Mitarbeiters. Die Voraussetzung ist ausschließlich, dass diese Infotypen nur einer gleichen Personalnummer zugeordnet werden müssen. Bei der Durchführung einer Personalmaßnahme, wird der Benutzer von dem System gezwungen, die Daten oder Informationen zu ändern, die Änderungen brauchen. Diese Änderungen erfolgen in der Transaktion PA40.

Die Schnellerfassung ist die dritte Methode für die Pflege von Personaldaten in SAP-HCM. Damit ist es möglich, nur einen Infotyp aber für mehrere Personalnummern gleichzeitig zu pflegen. Diese Art der Informationspflege erfolgt entweder in der Transaktion PA70 oder PA42.^[27]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Verschiedene Arten der Datenpflege in SAP-HCM.

Quelle: Adelsberger, P. Khatami, T. Khatami, S. 58

3.3 Aufgabenteilung

Das HCM ist eine sehr großer Bereich von SAP und auch eine ziemlich komplexe Abteilung in Unternehmen. Es gibt also unterschiedliche Aufgaben, die erledigt werden. Um diese Aufgaben zu erledigen sind auch unterschiedliche Personen dafür verantwortlich und die folgende Abbildung zeigt wie sie aufgeteilt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Aufgabenteilung in HCM.

Quelle: Kroliczek, C., Lehmann, M., Weidner, S. 21.

4 HCM-Prozesse in SAP-ERP

4.1 Organisationsmanagement

Das Organisationsmanagement in SAP-HCM ist die Basis für die Anwendung von anderen Funktionen und Komponenten der Personalplanung und der Personalentwicklung. Das ist ein besonderer Aspekt, der berücksichtig werden muss bei der Einführung des Organisationsmanagements.^[28] Diese Komponente der Module HCM von SAP besteht aus zwei Teilkomponenten, die auch wichtig sind für die Abbildung und die Bearbeitung der Aufbauorganisation eines Unternehmens: die Aufbauorganisation und die Strukturgraphik. Außerdem wird sie empfohlen, um die Komponenten der Personalplanung und -entwicklung, wie Personalbeschaffung, -kostenplanung, sowie Veranstaltungsmanagement so effektiv wie möglich anwenden zu können. Schließlich steht das Organisationsmanagement mit anderen Komponenten wie Personaleinsatzplanung, Kapazitätsplanung, Personaladministration und vielen weiteren in einer Beziehung.^[29]

Mit dieser Komponente von SAP-HCM ist es möglich, in einem Unternehmen, dessen funktionale Organisationsstruktur, in Bezug auf die Aufgaben, und dessen Berichtstruktur als Aufbauorganisation abzubilden. Darüber hinaus kann diese aktuelle Aufbauorganisation nach bestimmten Kriterien und Auswertungswege analysiert werden. Aus dieser Analyse wird die Durchführung von Personalbedarfs- und Personalkostenplanungen abgeleitet. Außerdem ermöglicht auch das Organisationsmanagement den Entwurf anderer Aufbauorganisationen als Planungsszenarien, um damit mögliche neue Strukturen als Teil eines Business Process (Re-) Engineering zu simulieren. Schließlich wird mit dem Organisationsmanagements der Aufbau eines effektiven Workflow Managements durch den Zugriff auf die Berichtstruktur ermöglicht.^[30]

Für die Abbildung der oben erwähnten Aufbauorganisation, werden unterschiedliche Objekten benötigt, die von dem Objektorientierten Design des Organisationsmanagement zur Verfügung gestellt werden. Diese sind unteranderem die Organisationseinheit, deren hierarchische Darstellung den funktionalen Aufbau des Unternehmens repräsentiert wie zum Beispiel die Abteilungen, die Planstelle, die nichts anders als die freie Position ist, die besetzt werden soll, die Aufgabe sowie die Stelle selbst.^[31]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: Objektorientierte Aufbauorganisation

Quelle: help.sap.com

Außerdem dient das Organisationsmanagement als Grundlage für die Anwendung des SAP Business Workflows, weil die Aufbauorganisation, die dargestellt wird, als Layout für eine Routingstruktur gilt, womit die Aufgaben den entsprechenden Personen zugeordnet werden in dem SAP Business Workflow.^[32]

4.2 Personalmanagement

4.2.1 Personalentwicklung

Der Begriff Personalmanagement bezeichnet alle Tätigkeiten, die in Verbindung mit der Personalplanung, -entwicklung, -führung und -verwaltung gebracht werden können. Ein Hauptziel des Personalmanagements ist das Aufrechterhalten sowie die Verbesserung der Zufriedenheit des Mitarbeiterstamms eines Unternehmens. Außer den Mitarbeitern profitiert auch das Unternehmen von hoher Zufriedenheit, da hierdurch Produktivität und Kreativität des Personals steigen sowie krankheitsbedingte Ausfälle reduziert werden. Ein effizientes Personalmanagementsystem ist deshalb ein wichtiger Faktor zur Kostensenkung und zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.^[33]

Zur langfristigen Erfolgssicherung investieren Unternehmen vermehrt in eine gute Mitarbeiterqualifikation. In SAP ermöglicht die Komponente Personalentwicklung die gezielte Orientierung von Personalentwicklungsmaßnahmen an den Unternehmenszielen, wobei gleichzeitig auch Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

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^[1] Vgl. www.softgarden.de.

^[2] Vgl. www.sap.com.

^[3] Vgl. help.sap.com.

^[4] Vgl. help.sap.com.

^[5] Vgl. Ebenda.

^[6] Vgl. Ebenda.

^[7] Vgl. Ebenda.

^[8] Vgl. Ebenda.

^[9] Vgl. Ebenda.

^[10] Vgl. help.sap.com.

^[11] Vgl. Ebenda.

^[12] Vgl. Ebenda.

^[13] Vgl. Ebenda.

^[14] Vgl. help.sap.com.

^[15] Vgl. Ebenda.

^[16] Vgl. www.consolut.com, (2001) S. 12.

^[17] Vgl. Ebenda S. 15.

^[18] Vgl. consolut.com, (2001) S. 21.

^[19] Vgl. Ebenda, S. 24.

^[20] Vgl. Ebenda, S. 25.

^[21] Vgl. Ebenda, S. 28.

^[22] Vgl. Adelsberger, P. Khatami, T. Khatami, S. 59.

^[23] Adelsberger, P. Khatami, T. Khatami, S. 61.

^[24] Vgl. Adelsberger, P. Khatami, T. Khatami, S. 57.

^[25] Vgl. Adelsberger, P. Khatami, T. Khatami, S. 57.

^[26] Vgl. Ebenda, S. 66.

^[27] Vgl. Ebenda, S. 67.

^[28] Vgl. help.sap.com.

^[29] Vgl. Ebenda.

^[30] Vgl. Ebenda.

^[31] Vgl. help.sap.com.

^[32] Vgl. Ebenda.

^[33] Vgl. www.softgarden.de (2015).