Erfolgreich präsentieren. Ein Leitfaden für überzeugende Präsentationen

So werden Ihre Präsentationen zu einem unvergesslichen Erfolg


Ausarbeitung, 2018

16 Seiten


Leseprobe

Inhaltsübersicht

1. Der Handlungsbedarf

2. Die Vorbereitung der Präsentation

3. Die Einladung zur Präsentation

4. Die Durchführung der Präsentation

5. Stilelemente
5.1 Blickkontakt
5.2 Körpersprache
5.3 Rhetorik
5.4 Umgang mit Störungen und schwierigen Situationen
5.5 Umgang mit Lampenfieber und Blackout

6. Zusammenfassung und Evaluation

7. Literatur- und Quellenverzeichnis

Zur Erleichterung der Lesbarkeit sind einige Bezeichnungen in diesem Dokument meist nur in der männlichen Form geschrieben. Mit diesem sprachlichen Ausdruck sind selbstverständlich immer Frauen und Männer gemeint.

1. Der Handlungsbedarf

Das kennen wir doch von uns selbst und anderen. Das Thema war hochinteressant und wichtig, die Präsentation aber leider ein Debakel. Der Einstieg gespickt mit Übersprungshandlungen, die Rhetorik voller Weichmacher und Sprachmüll, unnütze Wortgefechte mit Teilnehmern, Unaufmerksamkeiten und Nebengespräche und zum Schluss eine Notlandung. Die Liste der Zutaten für den Misserfolg ist lang.

Was macht den Erfolg einer Präsentation aus? Eine gute, teilnehmerzentrierte Struktur und ein gewinnender persönlicher Auftritt. Auf diese Erfolgsfaktoren wird in den nachfolgenden Abschnitten in Form praxisnaher Anleitungen eingegangen.

2. Die Vorbereitung der Präsentation

Der Hauptschlüssel zum Erfolg ist eine akribische Vorbereitung. Sie umfasst die Bearbeitung nachstehender Fragen (Abb. 1):

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Fragen für die Vorbereitung, eigene Abbildung

2.1 Was soll erreicht werden? – Ziel der Präsentation

Mit der Zieldefinition erfolgt eine wichtige Weichenstellung im Blick auf die Erarbeitung der weiteren Vorbereitungsschritte.

Wenn das Ziel ist, in der Veranstaltung eine Entscheidung herbeizuführen, dann müssen Teilnehmer eingeladen werden, die auch tatsächlich die Befugnis dazu besitzen. Die Inhalte und die Teilnehmerunterlagen sowie die Beschaffenheit der Vorabinformationen müssen darauf abgestellt sein.

Besteht das Ziel nur darin, Informationen zu vermitteln, bedarf es keiner speziellen Befugnis bei den Teilnehmern. Es kann erwartet werden, dass diese bereit und dazu in der Lage sind, die erhaltenen Informationen sach- und fristgerecht weiterzuleiten. Dies stellt jedoch besondere Anforderungen an die Struktur und die Aussagekraft der Teilnehmerunterlagen.

Ein weiteres Ziel kann sein, den Anstoß zu Aktionen zu geben, d.h. Impulse oder Anweisungen für die Bearbeitung eines Vorhabens zu übermitteln, mit der Erwartung, dass in den mitwirkenden Funktionsbereichen entsprechende Aktivitäten aufgesetzt und vorangetrieben werden. Auch hier wird sich ein Erfolg nur einstellen, wenn die richtigen Personen involviert sind.

Das Ziel der Präsentation ist in der Einladung unmissverständlich zu benennen.

2.2 Wer soll angesprochen werden? – Zielgruppe für die Präsentation

Die genaue Kenntnis der Teilnehmer ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren. Je mehr die präsentierende Person zu den nachstehend genannten Aspekten weiß, umso treffsicherer kann die Vorbereitung - auch im Blick auf potenzielle Störfaktoren - darauf ausgerichtet werden. Viele Störungen und schwierige Situationen haben ihre Ursache in der mangelnden Kenntnis über die Teilnehmer.

Zusammensetzung Die genaue Kenntnis der Zielgruppe umfasst die Kriterien Handlungs-/Führungsebenen, Status, Qualifikationen, Demografie, sprachliche, herkunftsbezogene Prägungen.

Wissenstand Wenn erkennbar ist, dass große Unterschiede im Wissenstand der Teilnehmer zu dem Präsentationsthema bestehen, sind wirksame Vorkehrungen zu treffen, um diese Erschwernis zu lösen oder zu mildern. Dies kann durch gut strukturierte Vorabinformationen, durch entsprechende Quellenangaben und Links erfolgen.

Erwartungen Welche Erwartungen verbinden die teilnehmenden Personen mit dem Thema, was erwarten sie von der Präsentation?

Emotionen/Fragen Sind Vorbehalte und Widerstände zu dem Präsentationsthema zu erwarten? Mit welchen Fragen und Einwänden muss gerechnet werden? Wie soll damit während der Präsentation umgegangen werden?

2.3 Was soll vermittelt werden? – Inhalt der Präsentation

Hier wird der Input für eine überzeugende Inhaltsqualität und Struktur erarbeitet.

Welche Kernbotschaft soll vermittelt werden? Es ist eine knappe und prägnante Formulierung, die wie eine Werbebotschaft über der Präsentation steht. Zur Erzielung einer bestmöglichen Wirksamkeit sollte sie während der Präsentation in angemessener Weise (z.B. Flipchart, Board) permanent visualisiert bleiben.

Die thematische Struktur, die logische Reihenfolge und die Zeiteinteilung müssen einen überzeugenden Fluss ergeben. Erfahrungsgemäß erfordert dies mehrere gedankliche und auch praktische Versuchsläufe, damit ein sicheres Gefühl für einen flüssigen und überzeugenden Lauf entsteht.

Die inhaltliche Vorbereitung umfasst auch das Timing für die Präsentation, ggf. untergliedert in die thematischen Abschnitte.

Jede Kommunikation hat eine Sach- und eine Beziehungsebene. Ausgehend von der Erkenntnis, dass die Sachebene oft von den Beziehungsaspekten überlagert wird, ist sorgfältig abzuwägen, bei welchen Sachthemen und bei welchen Teilnehmern besondere Rücksicht oder Vorsicht betreffend die „weichen“ Faktoren geboten ist. Diese vorausschauende Betrachtung ermöglicht die mentale Vorbereitung auf Konfliktpotenziale und deren Vermeidung bzw. Bearbeitung. Das Motto lautet: Rechnen Sie mit dem Schlimmsten, damit Sie auf alle denkbaren Störfaktoren vorbereitet sind. Nähere Anleitungen dazu sind im Abschnitt 5.4: Umgang mit Störungen und schwierigen Situationen aufgeführt.

Mit welchen Aspekten kann ein interesseweckender Teilnehmerbezug hergestellt werden? Mit welchen inhaltlichen und stilistischen Aspekten können die Teilnehmer abgeholt werden?

In diesem Vorbereitungsschritt werden auch der Umfang, der Inhalt und die Aufmachung der Teilnehmerunterlagen festgelegt. An der Frage des Zeitpunkts der Verteilung an die Teilnehmer entzünden sich oft sehr gegensätzliche Auffassungen.

Die Verteilung sollte in der Regel zu Beginn erfolgen. Dies erleichtert für die Teilnehmer die punktgenaue Mitschrift von Anmerkungen und die Rückblende für gezielte Fragen.

Bei den Befürwortern der nachträglichen Verteilung – oder sogar der Variante, keine Unterlagen zu verteilen – liegt oft die uneingestandene Angst vor einem Verlust der Aufmerksamkeit durch Blättern in den Unterlagen oder durch Vorwegnahme von Informationen als Motiv zugrunde. Mit der ausdrücklichen Erlaubnis zum Blättern erledigt sich das Thema meist von selbst – weil es nicht mehr „verboten“ ist, ist auch nicht mehr interessant.

Den Teilnehmern die Unterlagen vorzuenthalten wird oft emotional als Bevormundung erlebt und wirkt sich entsprechend auf das Klima während der Präsentation und auf die Motivation der Teilnehmer zur Mitwirkung aus.

2.4 Wie, mit welchen Mitteln soll präsentiert werden? – Medien für die Präsentation

Ein passender, interessestiftender Medienmix ist ein weiterer Erfolgsfaktor für eine Präsentation. Die ausschließliche Verwendung von PowerPoint-Projektionen birgt grundsätzlich die Gefahr einer Folienschlacht, die ohne Ausnahme kontraproduktiv wirkt.

Ein Medienmix kann schon einfach damit beginnen, dass die Gliederung der Präsentation auf einem Flipchart permanent visualisiert wird. Damit steht sie während des Vortrags als Navigationshilfe zur Verfügung und bietet unter anderem einen angenehmen Wechsel für das Auge.

Für Interaktionen mit den Teilnehmern, z. B. um einen bestimmten Aspekt zu analysieren und zu vertiefen oder Beiträge von den Teilnehmern zu visualisieren, sind das Flipchart und die Kartenmethode an einer Pinnwand unverzichtbar.

Ein passender Wechsel des Mediums schafft generell eine Steigerung der Aufmerksamkeit und Aufnahmefähigkeit.

Es empfiehlt sich zu prüfen, ob die Zielgruppe für die Präsentation bestimmte Medienpräferenzen hat. So bestehen gelegentlich Abneigungen gegen PowerPoint. Die dadurch potentiell entstehenden Widerstände können wirksam durch einen Medienmix abgewendet werden.

Die Verfügbarkeit der Medien und alle weiteren logistischen und organisatorischen Erfordernisse sollten anhand einer Checkliste vorab geprüft werden. Die wichtigsten Aspekte sind in der nachstehenden Übersicht zusammengefasst (Abb. 2).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb.2, Checkliste für Logistik und Organisation, eigene Abbildung

Die genaue Kenntnis der räumlichen Gegebenheiten, z. B. Entfernung zur Projektionsfläche, Sonneneinstrahlung, Sitzanordnungen, ermöglichen die passgenaue Aufbereitung der Präsentationsmaterialien.

Für die Gestaltung und den Gebrauch der Medien können nachstehende Empfehlungen dienlich sein (Abb. 3).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Gestaltung und Gebrauch der Medien, eigene Abbildung

2.5 Wie kann der Stoff unterhaltsam angereichert werden? – Infotainment

Infotainment ist die Anreicherung und Ausschmückung der Präsentation auf hohem profes-sionellen Niveau, um sie mit seriöser Unterhaltsamkeit zu versehen und damit die Akzeptanzbei der Zielgruppe zu erhöhen. Dazu können die nachstehend aufgezeigten Elemente nützlich sein (Abb. 4).

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Ende der Leseprobe aus 16 Seiten

Details

Titel
Erfolgreich präsentieren. Ein Leitfaden für überzeugende Präsentationen
Untertitel
So werden Ihre Präsentationen zu einem unvergesslichen Erfolg
Autor
Jahr
2018
Seiten
16
Katalognummer
V452773
ISBN (eBook)
9783668851764
ISBN (Buch)
9783668851771
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Lampenfieber, Medienmix, Vorbereitung Präsentation, Durchführung Präsentation, Störfaktoren, Infotainment, Blickkontakt, Körpersprache, Präsentieren, Rhetorik, Schutzzonen, Visualisierung, Zeitmanagement, Checkliste, Übersprungshandlungen, Teilnehmerunterlagen, Spielregeln, Struktur, Stil
Arbeit zitieren
Manfred Maurer (Autor), 2018, Erfolgreich präsentieren. Ein Leitfaden für überzeugende Präsentationen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/452773

Kommentare

  • Manfred Maurer vor 42 Tagen

    Wie beeindruckend waren "Start und Landung" bei der letzten Präsentation? Traten mal wieder Schwindelgefühle auf, weil sich die Diskussionen endlos im Kreis drehten? Ganz zu schweigen von den unterschwelligen Angriffen, die sich die Teilnehmer der Sitzung leisteten. Dieser Leitfaden räumt auf mit all den allzu häufigen auftretenden Störungen. Er zeichnet den Weg zum Erfolg!

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