SharePoint als Unternehmens-Wiki

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Wissensmanagement
2.1 Definition Wissen & organisationale Wissensbasis
2.2 Bausteine des Wissensmanagements
2.3 Unterscheidung von Informations- und Wissensmanagement

3 Wiki
3.1 Faktoren und Voraussetzung für Unternehmens-Wikis
3.1.1 Faktor Mensch
3.1.2 Faktor Organisation
3.1.3 Faktor Funktionen, Usability und Technik
3.2 Auswahl des WIKI-Systems

4 SharePoint
4.1 Funktionsbereiche von SharePoint
4.2 Wikis in SharePoint
4.3 Unternehmens-Wiki-Funktionen in SharePoint

5 Zusammenfassung und Ausblick

6 Literaturverzeichnis

7 Internetquellen

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Kernprozesse des Wissensmanagements

1 Einleitung

"Wissen heißt wissen, wo es geschrieben steht." - Albert Einstein

Laut einer Telefonumfrage zum Thema "Produktiver Umgang mit Wissen im Unternehmen" vom Haufe Verlag gemeinsam mit dem Institut für Marktforschung GmbH München im Jahr 2014 wird Wissen als zweit wichtigster Erfolgsfaktor für ein Unternehmen direkt nach den Mitarbeitern gesehen. Aus Sicht der Mitarbeiter ist eine aktuelle und vollständige Wissensbasis entscheidend für die Motivation und die Vermeidung von Mehrarbeit.¹ Der weltweite Wettbewerb erhöht den Druck auf Unternehmen, immer effektiver zu werden und mit gleichbleibender Anzahl an Mitarbeitern mehr Arbeit zu bewältigen. Erschwerend kommt der demografische Wandel hinzu, durch den immer weniger Erwerbstätige verfügbar sind. Es bleibt daher keine Zeit, Mitarbeiter mit dem Suchen von Informationen zu beschäftigen oder Wissen jeweils neu zu erarbeiten, wenn Mitarbeiter aus welchen Gründen auch immer ausscheiden und neue Personen hinzukommen. Unterschiedliche Technologien - sei es aus der Informationstechnik oder in Form von Produktionsmaschinen - helfen den Unternehmen die Effektivität zu steigern und zunehmend produktiver zu werden. Die dafür eingesetzte Technik wird dabei nicht nur besser, sondern ebenso immer komplexer und erfordert eine Spezialisierung der Mitarbeiter im Umgang damit. Das birgt die Gefahr der Abhängigkeit. Wissenstransfer und Wissensmanagement gewinnt vor diesen Hintergründen zunehmend an Bedeutung.² Die Informations- und Kommunikations-Branche hält hierzu eine Vielzahl an Plattformen und Werkzeugen bereit. Unter anderem bietet die Firma Microsoft mit dem Produkt SharePoint neben zahlreichen Kollaborationsfunktionen auch ein Unternehmens-Wiki-Modul bereit um Wissensmanagement in den Unternehmen zu etablieren. Die Bedürfnisse im Umgang mit Informationen und Wissen sind allerdings von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. In dieser Seminararbeit werden die Möglichkeiten von SharePoint als Unternehmens-Wiki erörtert. Zunächst mit der grundsätzlichen Bedeutung von Wissen und Wissensmanagement in Kapitel 2. Gefolgt von dem Instrument Wiki, auf das in Kapitel 3 eingegangen wird. In Kapitel 4 wird SharePoint als grundlegende Plattform in Unternehmen behandelt. Eine Zusammenfassung und einen Ausblick zum Thema gibt Kapitel 5.

2 Wissensmanagement

Der Umgang mit Wissen ist eine Herausforderung für jedes einzelne Unternehmen. Die Anforderungen sind vielfältig und nur schwer zu verallgemeinern. Eine zentrale Aufgabe des Wissensmanagements ist es Erfahrungen aus der Vergangenheit und aktuelle Erkenntnisse, die von Teams erarbeitet werden, als Information zu speichern und darauf zurückzugreifen. Was einfach klingt, gewinnt beim näheren Betrachten jedoch schnell an Komplexität. Zunehmend operieren Unternehmen global und müssen sich dem weltweiten Wettbewerb stellen. Zusammenschlüsse von Unternehmen und Partnerschaften entstehen weltweit. Diese Dezentralisierung erfordert Schnittstellen zu den Standorten beziehungsweise zu den Kooperationspartnern.³ Wer weiß was und wer darf was wissen, rückt in den Vordergrund. Unterschiedlichstes Knowhow gegebenenfalls in unterschiedlichen Sprachen zu managen bedarf einer gründlichen Überlegung und Planung zur Einführung und Etablierung von Wissensmanagement. Doch was genau ist Wissen, welches gemanagt werden soll?

2.1 Definition Wissen & organisationale Wissensbasis

Theoretische, aber auch praktische Informationen, die von jedem Einzelnen beispielsweise durch Lesen aufgenommen werden, aber auch durch das Tun wie etwa in alltäglichen Situationen stellen die Basis zu Wissen dar. Werden diese Informationen mit der Fähigkeit kombiniert, damit Aufgabenstellungen zu lösen, wird von Wissen gesprochen. Dabei ist festzuhalten, dass Wissen immer an eine Person gebunden ist. Denn nur durch die Umsetzung beziehungsweise die Lösung einer Aufgabenstellung mit den zuvor erlangten Kenntnissen beziehungsweise Informationen zusammen mit der eigenen Erwartung der jeweiligen Person, die Aufgabe zu bewältigen, entsteht Wissen.⁴ Das Wissen soll genutzt werden um unternehmerische Ziele zu erreichen. Entsprechend ist die Definition der organisationalen Wissensbasis nicht unerheblich. Wissen innerhalb eines Unternehmens oder in einer Organisation besteht nicht nur aus dem Wissen einzelner Personen. Das Wissen der einzelnen Beteiligten wird zu einem kollektiven Wissensbestand gebündelt, um gemeinsame Herausforderungen zu lösen. Es wird von einer organisationalen Wissensbasis gesprochen soweit auch die Daten zu den Informationen, aus denen die Einzelnen ihr Wissen erarbeitet haben, ebenfalls zur Verfügung gestellt werden. Die Wissensbasis verändert sich durch die Anwendung und der damit einhergehenden Prozessoptimierung kontinuierlich.⁵

2.2 Bausteine des Wissensmanagements

Die Definition von Wissensmanagement wird vom Gabler Wirtschaftslexikon wie folgt getroffen: "Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. Wissensmanagement ist weit mehr als Informationsmanagement."⁶ Auch wenn die Aneinanderreihung der einzelnen Punkte logisch und plausibel klingt, hängen diese jedoch nicht fortlaufend zusammen. Es sind eher einzelne Prozesse, die ineinander übergreifen und eng miteinander verbunden sind. Auch haben diese wechselseitig Auswirkungen zueinander und können daher nur schwer isoliert betrachtet werden.⁷ Um die Zusammenhänge zu visualisieren, eignet sich folgende Abbildung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Kernprozesse des Wissensmanagements⁸

Dabei werden sechs Kernprozesse identifiziert. Die Wissensidentifikation - von Informationen, die bereits vorliegen, sei es im Unternehmen selbst oder Wissensumfeld außerhalb des Unternehmens. Der Wissenserwerb - die Beschaffung von Wissen aus externen Quellen. Die Wissensentwicklung - die aus der Anwendung von erworbenem oder identifizierten Wissen resultiert. Die Wissensteilung mit anderen, beziehungsweise die Verteilung innerhalb des Unternehmens. Wissensbewahrung - die Sicherstellung, dass das erarbeitete oder erworbene Wissen langfristig zur Verfügung steht. Schlussendlich die Wissensnutzung etwa im produktiven Einsatz, welches das eigentliche Ziel und auch den Zweck des Wissensmanagements darstellt.⁹ Werden die einzelnen Prozesse zueinander in Abhängigkeit gesetzt, ergibt sich eher eine Vernetzung von Prozessen als eine Aneinanderreihung von Prozessen.

2.3 Unterscheidung von Informations- und Wissensmanagement

Die Begriffe Information und Wissen werden häufig fälschlicherweise gleichgesetzt. In der Definition von Wissen wird bereits eine Trennung vorgenommen, indem definiert wird, dass Wissen erst durch die individuelle Anwendung von Informationen entsteht. Werden die Kernprozesse im Wissensmanagement betrachtet, ist es denkbar, das Wort Wissen jeweils durch Information zu ersetzen. Es würde jedoch ein anderes Ziel verfolgt als mit dem Managen von Wissen. Der Begriff Informationsmanagement entstand in den 1980er Jahren und beschrieb seinerzeit die Verwaltung der Informationstechnik. Heute beschreibt Informationsmanagement den optimierten Zugang zu Digital- und Print-Medien. Die Möglichkeit der Aufbereitung mit entsprechenden Werkzeugen wie Software bis hin zum strukturierten Ablegen der Informationen. ¹⁰ Der Unterschied zwischen Informations- und Wissensmanagement besteht also darin, dass Informationsmanagement die optimale Beschaffung, Aufbereitung und Archivierung von Daten zum Ziel hat, Wissensmanagement hingegen mit der Anwendung der Informationen und somit das Ziel verfolgt, Informationen anzuwenden und daraus Wissen zu generieren.

3 Wiki

Das Internet ist der Zugang zu einer riesigen Bibliothek von Webseiten, die Informationen und Wissen bereitstellen. Der Zugriff auf diese Daten ist nicht nur orts- und zeitunabhängig, sondern auch unabhängig von Software. Ein beliebiger Browser zur Darstellung der Webseiten reicht aus, um auf die Informationen zuzugreifen. Mit der Möglichkeit, nicht nur Webseiten abzurufen, sondern sich aktiv an den Seiten zu beteiligen. Durch kommentieren oder das Schreiben eigener Beiträge, bekam diese Technologie die Bezeichnung Web 2.0.¹¹ Einer der Anwendungen, die unter dem Stichwort Web 2.0 im Internet zur Verfügung steht, sind Wikis. Somit sind Wikis reine Webanwendungen. Ward Buckingham entwickelte das erste Wiki mit dem Ziel, Webseiten sehr schnell miteinander zu verknüpfen und dass jedermann egal von wo und zu jeder Zeit die Inhalte auf den Webseiten verändern kann.¹² Das Wort Wiki kommt aus dem Hawaiianischen und bedeutet schnell. Wobei sich das schnell nicht auf das zügige darstellen der Seiten bezieht. Vielmehr geht es um den schnellen Informationsaustausch und der zeitnahen Anreicherung der bereitgestellten Informationen durch Wissen anderer Teilnehmer. Die Seiten können nicht nur gelesen, sondern gleichzeitig von allen Beteiligten aktiv geändert und erweitert werden. Daraus resultiert eine schnell wachsende und dynamische Wissensbasis. Die auf der Wiki-Technologie basierte Online-Enzyklopädie Wikipedia demonstriert am deutlichsten, wieviel Potenzial in der Anwendung steckt. Zu den Kernfunktionen eines Wikis gehören das Bearbeiten einer Seite, die Versionierung und Protokollierung jeder Änderung sowie eine schnelle Volltextsuche. Um die Bearbeitung der Seiten möglichst einfach zu halten, ist die Handhabung ähnlich wie in einer Textverarbeitungs-Software. Auf der eigentlichen Seite kann durch Knopfdruck in den Editiermodus gewechselt werden, um Inhalte zu verändern. Das Einfügen von Bildern und Verweise auf andere Seiten ist dabei ebenso möglich. Da sich theoretisch jeder Inhalt verändern lässt, auch anderer Teilnehmer, wird im Hintergrund eine Protokollierung jeder Änderung durchgeführt, um nachvollziehen zu können, wann und von wem die Veränderung vorgenommen wurde. Die Versionierung ermöglicht die chronologische Darstellung der Veränderungen. Informationen können dadurch nie verloren gehen, da immer auf die vorherige Version zurückgegriffen werden kann. Kernfunktion eines Wikis ist die Volltextsuche, mit der alle Seiten nach Vorkommen von Suchbegriffen durchsucht und identifiziert werden. Einsatzmöglichkeiten von Wikis in Unternehmen gibt es viele und werden durch das offene Konzept der Technologie nicht eingeschränkt. Zu Dokumentationszwecken oder als Nachschlagewerk wie beispielsweise einem Organisationshandbuch werden Wikis nutzbringend bereits eingesetzt. Wikis die in Unternehmen eingesetzt werden, besitzen in der Regel einen erweiterten Funktionsumfang wie Zugriffsrechte-Verwaltung, E-Mail-Benachrichtigung und Workflow Module. Sie werden daher auch als Enterprise-Wikis oder auch Unternehmens-Wikis bezeichnet. ¹³

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¹ Vgl. Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Haufe Studie - Wissen in Unternehmen, 2014, S. 20.

² Vgl. Künzel, H., Erfolgsfaktor Lean Management 2.0, 2016, S. 13.

³ Vgl. Wissensmanagement im Mittelstand, 2016, S. 10.

⁴ Vgl. Probst, G./Raub, S./Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S. 23.

⁵ Vgl. Probst, G./Raub, S./Romhardt, K., Wissen managen, 2012, 23–24.

⁶ Definition » Wissensmanagement « | Gabler Wirtschaftslexikon, 2017.

⁷ Vgl. Probst, G./Raub, S./Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S. 30.

⁸ Probst, G./Raub, S./Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S. 30.

⁹ Vgl. Probst, G./Raub, S./Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S. 31 f.

¹⁰ Vgl. Vergleich Informations- und Wissensmanagement – InfoWissWiki - Das Wiki der Informationswissenschaft, 2014.

¹¹ Vgl. Wissensmanagement im Mittelstand, 2016, S. 179.

¹² Vgl. Wissensmanagement im Mittelstand, 2016, S. 181 f.

¹³ Vgl. Wissensmanagement im Mittelstand, 2016, S. 141 ff.