Die nachfolgenden Seiten enthalten den schriftlichen Teil einer mündlichen Fachprüfung (Report zur Fachaufgabe) für die Abschlussprüfung der Industriekaufleute.
Gemäß § 9 Absatz 3 Nummer 4 Verordnung für die Berufsausbildung zum Industriekaufmann/zur Industriekauffrau wurde der Report selbst nicht gewertet und bildet das "Grundgerüst" für die mündliche Abschlussprüfung.
Hauptmedium der Prüfung "Einführung der elektronischen Personalakte" war eine PowerPoint-Präsentation. Als weitere Medien wurden eine ausgedruckte "Muster-Betriebsvereinbarung" und ein Prozessablaufdiagramm (via Pinnwand) eingesetzt. Zur besseren Veranschaulichung dieser Ausgabe wurden die Anlagen jeweils um die Muster-Betriebsvereinbarung und dem Prozessablaufdiagramm erweitert. Das Literaturverzeichnis wurde daraufhin entsprechend ergänzt.
Die Firmennamen, Orte und Personen wurden anonymisiert (zum Beispiel mit Musterfirma 1 GmbH) überschrieben. Die Abschlussprüfung selbst wurde am 31. Januar 2018 durch den Prüfungsausschuss der IHK abgenommen und mit 92 Prozent gewertet, was laut dem geltendem IHK-Bewertungsschlüssel der Note 1 (sehr gut) entspricht.
Inhaltsverzeichnis
I. Einleitung
1.1 Firmenprofil und Ausgangssituation
II. Einführungsprozess der EPA im Einzelnen
2.1 Aktuelle Situation
2.2 Ziele
2.3 Anforderungen an die Software
2.4 Rechtliche Aspekte
2.5 Ablauf der Einrichtung
III. Fazit
3.1 Realisierung der Ziele
3.2 Erörterungen der Vor- und Nachteile
IV. Anlagen
4.1 Anlage zu § 9 S. 1 BDSG
4.2 Kostenabschätzung*
4.3 Voraussichtliche Kosteneinsparungen*
4.4 Darstellung der Einführung mittels Prozessablaufdiagramm*
4.5 Muster-Betriebsvereinbarung zur Einführung der EPA
4.6 Struktur der EPA in DATEV / Anlage 1 der Betriebsvereinbarung über die Einführung und Nutzung der Personalakte*
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der Umstellung der bisherigen papierbasierten Personalverwaltung auf eine elektronische Personalakte (EPA) in einem mittelständischen Industrieunternehmen. Ziel ist es, durch die Analyse der aktuellen, ineffizienten Prozesse und die Implementierung einer digitalen Lösung eine Effizienzsteigerung, Kostensenkung sowie eine verbesserte Transparenz und Prozesssicherheit zu erreichen.
- Analyse der aktuellen Ausgangssituation in der papierbasierten Personalverwaltung.
- Festlegung von Anforderungen an ein softwarebasiertes System zur elektronischen Personalverwaltung.
- Betrachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen unter Berücksichtigung des Datenschutzes.
- Erstellung einer Betriebsvereinbarung zur Regelung der Einführung und Nutzung.
- Kosten-Nutzen-Analyse und Darstellung der Prozessoptimierung durch digitale Abläufe.
Auszug aus dem Buch
2.1 Aktuelle Situation
Derzeit werden die Personalakten in Papierform in einer Registratur aufbewahrt, deren Einsichtnahme nur in der Personalabteilung vorgenommen werden kann. Möchte ein Mitarbeiter sein Recht auf Akteneinsicht ausüben, können durch dessen Anwesenheit keine vertraulichen Personalthemen bearbeitet werden. Möchte eine Führungskraft in die Mitarbeiterakte Einsicht nehmen, kommt zusätzlich der Zeitfaktor zum Tragen. Da sie bestimmte Unterlagen nicht sehen darf, muss die Akte vor dessen Einsichtnahme vorbereitet und danach wieder in den Ausgangszustand zurückversetzt werden.
Die Entnahme und Ablage der Akten ist zeitaufwendig, was beim Betrachten der gängigsten Prozesse der Personalwirtschaft deutlich wird. So beansprucht ein Eintritt vom Beschriften bis zur Ablage der Akte ca. 30 – 35 Minuten. Der Austritt ist i. d. R. weniger zeitintensiv, wenn hier nicht die Zeugnisausstellung vorgeschrieben wäre. Vorausgesetzt alle Dokumente sind an der richtigen Stelle abgelegt, kann dieser Prozess je nach Werdegang von fünf Minuten bis zu einer halben Stunde dauern. Allein zwischen Ein- und Austritt fallen eine Reihe von Ereignissen (z. B. Änderung der Bankverbindung, Adresse, Gehaltsanpassungen etc.) an, welche die Ablage eines Dokuments in der Akte erfordern. Dafür müssen zuerst die Belege ausgedruckt, gelocht, und sortiert werden. Ebenfalls muss die Akte aus der Registratur geholt, das Dokument dort abgelegt und schließlich die Akte wieder einsortiert werden.
Zusammenfassung der Kapitel
I. Einleitung: Vorstellung des Unternehmensprofils sowie der Ausgangssituation, die den Anstoß zur Einführung der elektronischen Personalakte gab.
II. Einführungsprozess der EPA im Einzelnen: Detaillierte Analyse der Ist-Situation, der definierten Ziele und Anforderungen sowie der rechtlichen Aspekte und des konkreten Implementierungsablaufs.
III. Fazit: Bewertung der erreichten Ziele durch die Einführung sowie eine erörternde Zusammenfassung der Vor- und Nachteile der neuen digitalen Struktur.
IV. Anlagen: Dokumentation ergänzender Unterlagen, darunter rechtliche Grundlagen, Kostenkalkulationen, Prozessdiagramme und die Muster-Betriebsvereinbarung.
Schlüsselwörter
Elektronische Personalakte, EPA, Personalwesen, Digitalisierung, Prozessoptimierung, Betriebsvereinbarung, DATEV, Datenschutz, BDSG, Effizienzsteigerung, Kostenersparnis, Dokumentenmanagement, Personalverwaltung, Archivierung, Zugriffsschutz.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Fachaufgabe grundlegend?
Die Arbeit beschreibt den Prozess und die Notwendigkeit, eine papierbasierte Personalverwaltung auf eine elektronische Personalakte umzustellen.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Die Schwerpunkte liegen auf der Analyse der bisherigen ineffizienten Abläufe, der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung, der rechtlichen Absicherung durch eine Betriebsvereinbarung und der ökonomischen Bewertung des Vorhabens.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Primäres Ziel ist die Effizienzsteigerung in der Personalverwaltung, die Reduzierung von Druck- und Papierkosten sowie die Schaffung von zeitlichen Kapazitäten für strategische Aufgaben.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um einen praxisorientierten Report, der auf Prozessanalysen, Kostenabschätzungen, rechtlicher Recherche (BDSG, BetrVG) und einer systematischen Implementierungsplanung basiert.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Ist-Analyse, die Zieldefinition, die Anforderungen an die Software, die rechtliche Prüfung sowie die praktische Umsetzung des Einführungsprozesses.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind elektronische Personalakte, Digitalisierung, Datenschutz, Prozessoptimierung, Betriebsvereinbarung und Kostenersparnis.
Warum ist eine Betriebsvereinbarung für das Projekt notwendig?
Sie ist notwendig, um die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu wahren, den Datenschutz rechtssicher zu gestalten und die Transparenz für die Mitarbeiter bei der Nutzung der EPA zu gewährleisten.
Welchen Einfluss hat das BDSG auf das Projekt?
Das BDSG regelt die zulässige Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten und schreibt technische sowie organisatorische Maßnahmen vor, die für den Betrieb eines elektronischen Systems zwingend sind.
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- Maximilian Friedrich (Autor), 2017, Einführung der elektronischen Personalakte, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/464339
