Einführung der elektronischen Personalakte

Inhaltsangabe

I. Einleitung
1.1 Firmenprofil und Ausgangssituation

II. Einführungsprozess der EPA im Einzelnen
2.1 Aktuelle Situation
2.2 Ziele
2.3 Anforderungen an die Software
2.4 Rechtliche Aspekte
2.5 Ablauf der Einrichtung

III. Fazit
3.1 Realisierung der Ziele
3.2 Erörterungen der Vor- und Nachteile

IV. Anlagen
4.1 Anlage zu § 9 S. 1 BDSG
4.2 Kostenabschätzung*
4.3 Voraussichtliche Kosteneinsparungen*
4.4 Darstellung der Einführung mittels Prozessablaufdiagramm*
4.5 Muster-Betriebsvereinbarung zur Einführung der EPA
4.6 Struktur der EPA in DATEV / Anlage 1 der Betriebsvereinbarung über die Einführung und Nutzung der Personalakte*

V. Literaturverzeichnis

Vorwort

Die nachfolgenden Seiten enthalten den schriftlichen Teil einer mündlichen Fachprüfung (Report zur Fachaufgabe) für die Abschlussprüfung zum Industriekaufmann. Gemäß § 9 Abs. 3 Nr. 4 IndKfmAusbV* wurde der Report selbst nicht gewertet und bildet das „Grundgerüst“ für die mündliche Abschlussprüfung. Hauptmedium der Prüfung „Einführung der elektronischen Personalakte“ war eine PowerPoint-Präsentation. Als weitere Medien wurden eine ausgedruckte „Muster-Betriebsvereinbarung“ und ein Prozessablaufdiagramm (via Pinnwand) eingesetzt. Zur besseren Veranschaulichung dieser Ausgabe wurden die Anlagen jeweils um die Muster-Betriebsvereinbarung und dem Prozessablaufdiagramm erweitert. Das Literaturverzeichnis wurde daraufhin entsprechend ergänzt. Die Firmennamen, Orte und Personen wurden anonymisiert (z. B. mit Musterfirma 1 GmbH) überschrieben.

Die Abschlussprüfung selbst wurde am 31. Januar 2018 durch den Prüfungsausschuss der IHK abgenommen und mit 92 Prozent gewertet, was laut dem geltendem IHK-Bewertungsschlüssel der Note 1 (sehr gut) entspricht.

Haftungsausschluss

Diese Publikation ist als Ideenvorschlag und Ratgeber zur Hilfestellung zu verstehen. Der dargestellte Inhalt garantiert jedoch keinen besonderen Erfolg in der persönlichen Abschlussprüfung des Lesers. Der Report wurde im Jahre 2017 erstellt. Zukünftige Entwicklungen sind in dieser Ausgabe selbstverständlich nicht enthalten. Es wird ausdrücklich empfohlen, sich regelmäßig über die aktuellen Anforderungen einer Fachaufgabe für die IHK-Abschlussprüfung zu informieren.

Für die weitere Verwendung der Inhalte dieser Publikation übernimmt der Autor ausdrücklich keine Haftung. Insbesondere dient dieses Exemplar nicht als Rechtsberatung.

Rechtliches

Es wird insbesondere darauf hingewiesen, dass das Einreichen von Prüfungsarbeiten mit kopiertem Inhalt unter Umständen die Bewertung „ungenügend“ zur Folge hat bzw. die Prüfung als „nicht Bestanden“ gewertet wird.

Alle aufgeführten Firmennamen, Produkte und Marken werden nur als Referenz genannt und sind Eigentum Ihrer jeweiligen Rechtsinhaber. Für den Inhalt der genannten Internetseiten besteht kein Einfluss und es wird hierfür keine Haftung übernommen.

* IndKfmAusbV = Verordnung über die Berufsausbildung zum Industriekaufmann / zur Industriekauffrau

*EPA = elektronische Personalakte

I. Einleitung

1.1 Firmenprofil und Ausgangssituation

Musterfirma 1 GmbH und Musterfirma 2 GmbH sind führende Anbieter von Präzisions-, Flach- und Profilschleifmaschinen mit Hauptsitz in Musterstadt. Neben den Standardmaschinen gehören anwendungsspezifische High-Tech Schleiflösungen für die Werkzeugmaschinenbau-, Automobil-, Luft- und Raumfahrt- sowie allgemeine Maschinenbauindustrie zu unserem Portfolio.

In Musterort befindet sich unsere Zweigstelle, wo der Kundenservice abgewickelt wird. Des Weiteren erfolgen an diesem Standort die Überholung von Schleifmaschinen (Retrofit). Insgesamt sind ca. 170 Mitarbeiter, darunter elf Auszubildende und zwei duale Studenten, beschäftigt. Es existieren neben einen Betriebsrat auch eine Jugend- und Auszubildendenvertretung.

Meine Ausbildung zum Industriekaufmann habe ich im September 2015 begonnen und bin seitdem am Standort Musterstadt tätig. Seit Oktober 2017 bin ich bereits das zweite Mal in der Personalabteilung eingesetzt. Während dieses Ausbildungsabschnittes bekam ich immer mehr Einblicke in betriebliche Prozesse und natürlich vor allem in der Personalverwaltung. Dadurch wurde ich auch mit der Einführung der elektronischen Personalakte (EPA) vertraut gemacht, worauf ich im folgenden Report näher eingehen werde.

II. Einführungsprozess der EPA im Einzelnen

2.1 Aktuelle Situation

Derzeit werden die Personalakten in Papierform in einer Registratur aufbewahrt, deren Einsichtnahme nur in der Personalabteilung vorgenommen werden kann. Möchte ein Mitarbeiter sein Recht auf Akteneinsicht ausüben, können durch dessen Anwesenheit keine vertraulichen Personalthemen bearbeitet werden. Möchte eine Führungskraft in die Mitarbeiterakte Einsicht nehmen, kommt zusätzlich der Zeitfaktor zum Tragen. Da sie bestimmte Unterlagen nicht sehen darf, muss die Akte vor dessen Einsichtnahme vorbereitet und danach wieder in den Ausgangszustand zurückversetzt werden.

Die Entnahme und Ablage der Akten ist zeitaufwendig, was beim Betrachten der gängigsten Prozesse der Personalwirtschaft deutlich wird. So beansprucht ein Eintritt vom Beschriften bis zur Ablage der Akte ca. 30 – 35 Minuten. Der Austritt ist i. d. R. weniger zeitintensiv, wenn hier nicht die Zeugnisausstellung vorgeschrieben wäre. Vorausgesetzt alle Dokumente sind an der richtigen Stelle abgelegt, kann dieser Prozess je nach Werdegang von fünf Minuten bis zu einer halben Stunde dauern. Allein zwischen Ein- und Austritt fallen eine Reihe von Ereignissen (z. B. Änderung der Bankverbindung, Adresse, Gehaltsanpassungen etc.) an, welche die Ablage eines Dokuments in der Akte erfordern. Dafür müssen zuerst die Belege ausgedruckt, gelocht, und sortiert werden. Ebenfalls muss die Akte aus der Registratur geholt, das Dokument dort abgelegt und schließlich die Akte wieder einsortiert werden.

Des Weiteren können beim Durchblättern die Aktenlöcher durchreisen und beim Verschütten von Flüssigkeiten werden unter Umständen die gesamten Dokumente unbrauchbar. Da ggf. keine weiteren Exemplare in digitaler oder analoger Form vorhanden sind, ist die Wiederherstellung nicht möglich. Insgesamt sind die Dokumente nur nach Chronologie geordnet, es besteht jedoch keine Einheitsstruktur, sodass das Heraussuchen eines bestimmten Inhalts unter Umständen ½ bis eine Stunde Zeitaufwand beansprucht.

2.2 Ziele

Mit der Einführung erhoffen wir uns in erster Linie Effizienzsteigerung und Zeitgewinn, sowie Kostensenkung durch Reduzierung von Druck- und Papierkosten (vgl. Anlage „Kosten-abschätzung“). Weiterhin streben wir eine Qualitätssteigerung an, da durch die geschaffenen zeitlichen Freiräume neue Kapazität für die Bearbeitung von strategischen Personalthemen zur Verfügung steht.

2.3 Anforderungen an die Software

Die Software soll in erster Linie eine übersichtliche Struktur in Verbindung mit einer ansprechenden Oberfläche aufweisen. Um mit dem Datenschutz Rechnung zu tragen, soll die Vergabe von Zugriffs-/Nutzungsrechten im Rahmen eines rollenbasierten Zugriffsystems möglich sein. Der Mitarbeiter sowie die Führungskräfte sollen die Möglichkeit haben, selbständig vom PC-Arbeitsplatz aus in die Personalakte Einsicht zu nehmen. Schreibrechte soll nur die Personalabteilung erhalten. Des Weiteren sollte sich die Softwarelösung für die EPA mit unserer Lohn-und Gehaltsanwendung nahtlos integrieren lassen.

In meinem Ausbildungsbetrieb wird die Lohn-und Gehaltsabrechnung mit dem Programm „LODAS“ der DATEV e. G. durchgeführt. Dieses Unternehmen bietet auch das Produkt „Digitale Personal-akte“ an, welches die oben beschriebenen Anforderungen erfüllt und sich insbesondere nahtlos in das Lohn-und Gehaltsprogramm einbinden lässt. Die digitalisierten Dokumente werden via Datei Upload oder Fax in der DATEV-Cloud abgelegt. Die Daten werden dort verschlüsselt gespeichert. Die Digitalisierung der Bestandsakten werden wir dann selbst durchführen. Alternativ kann dies extern durch einen qualifizierten Dienstleister erfolgen. Hierbei belaufen sich die Kosten zwischen 2,7 und 20 Cent pro Seite.

2.4 Rechtliche Aspekte

Werden über einen Personalfragebogen Daten für ein Arbeitsverhältnis erhoben, verarbeitet und genutzt, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht. Ebenfalls zustimmungspflichtig ist die Regelung des Rechtes der Einsichtnahme der Arbeitnehmer in die elektronische Personalakte.

Zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses sowie dessen Durchführung und Beendigung ist die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der personen-bezogenen Daten eines Beschäftigten nach dem Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG) zulässig. Somit können wir also die elektronische Personalakte ohne Zustimmung der Arbeitnehmer einführen, wenn Sie darüber informiert werden.

Das BDSG zählt zu den Beschäftigten neben Arbeitnehmern u. a. Auszubildende, Bewerberinnen und Bewerber. Die Beschäftigten haben ein Auskunftsrecht über ihre gespeicherten Daten. Diese Auskunft ist unentgeltlich und grundsätzlich in Textform auszustellen. Darüber hinaus müssen wir technische und organisatorische Maßnahmen treffen, die zur Einhaltung des BDSG erforderlich sind (siehe Anlage „§ 9 (1) S. 1 BDSG“).

Durch die Digitalisierung kann ein Großteil der Originaldokumente vernichtet werden. Dennoch müssen kraft Gesetzes bestimmte Belege im Original vorliegen. So ist die Schriftform unbedingt notwendig für Arbeitsverträge, die elektronische Form schließt das Nachweisgesetz ausdrücklich aus. Weiterhin ist für die Kündigung ebenfalls die Schriftform zwingend notwendig, auch dort ist die elektronische Form explizit ausgeschlossen. Geraten wir beim gerichtlichen Verfahren in die Beweispflicht, können wir den geforderten Urkundenbeweis nur mit Originaldokumenten belegen.

2.5 Ablauf der Einrichtung

Nachdem die Geschäftsführung der Einführung zugestimmt hat, erfolgt die Ausarbeitung einer Betriebsvereinbarung durch die Personalabteilung. In dieser werden insbesondere Ziele der Einführung, eine Ablagesystematik und Umgang mit dem Datenschutz erläutert. Nach Unterzeichnung durch Geschäftsführung und erfolgter Zustimmung des Betriebsratsvorsitzenden wird diese im Qwiki (Firmenintranet) und am Schwarzen Brett veröffentlicht – damit wurden gemäß BDSG die Belegschaft über die Einführung der EPA informiert. Verweigert der Betriebsrat die Zustimmung wird entsprechend nachverhandelt. Anschließend erfolgt das Einscannen der Personalakten durch die Personalabteilung, die gescannten Dateien werden dabei nach der jeweiligen Rubrik (z. B. „Steuer“) benannt. Nachdem der Scanvorgang abgeschlossen ist, werden die PDF-Dateien nach Systematik in DATEV abgelegt. Nach Abschluss des Einrichtungsprozesses wird im Qwiki ein Leitfaden zur Beschreibung der Akteneinsicht durch Mitarbeiter und Führungskräfte veröffentlicht.

III. Fazit

3.1 Realisierung der Ziele

Die systematische und einheitliche Ablagestruktur ermöglicht viermal schnellere Ablageprozesse und zehnmal schnelleren Dokumentenzugriff. Das elektronische System vermeidet Mehrfachaktenführung und Dokumentenverlust. Ebenfalls werden Kosteneinsparungen und ein Zeitgewinn realisiert (s. u.).

3.2 Erörterungen der Vor- und Nachteile

Die Akteneinsicht kann bequem von jedem Firmen-PC aus erfolgen. Davon profitieren insbesondere die Beschäftigten in Musterort, da sie nicht extra nach Musterstadt fahren müssen. Da nur Arbeitsverträge und Kündigungen im Original aufbewahrt werden müssen, wird zudem Archivraum eingespart. Durch das Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Inhalte der EPA lesen und verändern können. Insgesamt erreichen wir durch die Optimierung der Personalverwaltungsprozesse eine Erhöhung von Arbeitskapazitäten sowie jährliche Einsparungen in Höhe von jährlich 3.971,00 Euro bzw. 23,36 Euro je Personalakte (vgl. Anlage „voraussichtliche Einsparungen“).

In einer Betriebsvereinbarung kann geklärt werden, wie mit den erhöhten Datenschutz-anforderungen Rechnung getragen wird. Des Weiteren wird dort die Zustimmungspflicht des Betriebsrates geklärt, die Ziele der Einführung sowie eine Aktensystematik definiert. Da die Beschäftigten die Betriebsvereinbarung einsehen können, wird auch eine zusätzliche Transparenz gegenüber der Belegschaft geschaffen und sogleich über die Einführung informiert.

IV. Anlagen

4.1 Anlage zu § 9 S. 1 BDSG

(Fundstelle des Originaltextes: BGBl. I 2003, 88; bzgl. der einzelnen Änderungen vgl. Fußnote) Werden personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder genutzt, ist die innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Dabei sind insbesondere Maßnahmen zu treffen, die je nach der Art der zu schützenden personenbezogenen Daten oder Datenkategorien geeignet sind,

1. Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren (Zutrittskontrolle),
2. zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle),
3. zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle),
4. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle),
5. zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle),
6. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle),
7. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle),
8. zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

Eine Maßnahme nach Satz 2 Nummer 2 bis 4 ist insbesondere die Verwendung von dem Stand der Technik entsprechenden Verschlüsselungsverfahren.

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