Die nachfolgenden Seiten enthalten den schriftlichen Teil einer mündlichen Fachprüfung (Report zur Fachaufgabe) für die Abschlussprüfung der Industriekaufleute.
Gemäß § 9 Absatz 3 Nummer 4 Verordnung für die Berufsausbildung zum Industriekaufmann/zur Industriekauffrau wurde der Report selbst nicht gewertet und bildet das "Grundgerüst" für die mündliche Abschlussprüfung.
Hauptmedium der Prüfung "Einführung der elektronischen Personalakte" war eine PowerPoint-Präsentation. Als weitere Medien wurden eine ausgedruckte "Muster-Betriebsvereinbarung" und ein Prozessablaufdiagramm (via Pinnwand) eingesetzt. Zur besseren Veranschaulichung dieser Ausgabe wurden die Anlagen jeweils um die Muster-Betriebsvereinbarung und dem Prozessablaufdiagramm erweitert. Das Literaturverzeichnis wurde daraufhin entsprechend ergänzt.
Die Firmennamen, Orte und Personen wurden anonymisiert (zum Beispiel mit Musterfirma 1 GmbH) überschrieben. Die Abschlussprüfung selbst wurde am 31. Januar 2018 durch den Prüfungsausschuss der IHK abgenommen und mit 92 Prozent gewertet, was laut dem geltendem IHK-Bewertungsschlüssel der Note 1 (sehr gut) entspricht.
Inhaltsverzeichnis
- I. Einleitung
- 1.1 Firmenprofil und Ausgangssituation
- II. Einführungsprozess der EPA im Einzelnen
- 2.1 Aktuelle Situation
- 2.2 Ziele
- 2.3 Anforderungen an die Software
- 2.4 Rechtliche Aspekte
- 2.5 Ablauf der Einrichtung
- III. Fazit
- 3.1 Realisierung der Ziele
- 3.2 Erörterungen der Vor- und Nachteile
- IV. Anlagen
- 4.1 Anlage zu § 9 S. 1 BDSG
- 4.2 Kostenabschätzung
- 4.3 Voraussichtliche Kosteneinsparungen
- 4.4 Darstellung der Einführung mittels Prozessablaufdiagramm
- 4.5 Muster-Betriebsvereinbarung zur Einführung der EPA
- 4.6 Struktur der EPA in DATEV / Anlage 1 der Betriebsvereinbarung über die Einführung und Nutzung der Personalakte
- V. Literaturverzeichnis
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die vorliegende Arbeit beschreibt die Einführung einer elektronischen Personalakte (EPA) in zwei Unternehmen der Präzisions-, Flach- und Profilschleifmaschinenbranche. Ziel ist die Darstellung des Einführungsprozesses, die Erörterung der rechtlichen Aspekte und die Bewertung der Vor- und Nachteile dieser Umstellung. Die Arbeit fokussiert auf die Effizienzsteigerung im Personalwesen.
- Effizienzsteigerung im Personalwesen durch Digitalisierung
- Rechtliche Rahmenbedingungen der EPA-Einführung
- Anforderungen an die passende Softwarelösung
- Kosten-Nutzen-Analyse der Implementierung
- Bewertung der Vor- und Nachteile der elektronischen Personalakte
Zusammenfassung der Kapitel
I. Einleitung: Diese Einleitung präsentiert ein Firmenprofil der Musterfirma 1 GmbH und Musterfirma 2 GmbH, beschreibt die Ausgangssituation mit einer rein papierbasierten Personalakte und führt in die Thematik der Einführung einer elektronischen Personalakte ein. Der Autor beschreibt seinen Ausbildungshintergrund und seine Einbindung in den Prozess.
II. Einführungsprozess der EPA im Einzelnen: Dieses Kapitel beschreibt detailliert den aktuellen Zustand der Personalaktenverwaltung, die Ziele der EPA-Einführung (Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Qualitätsverbesserung), die Anforderungen an die benötigte Software (übersichtliche Struktur, rollenbasierter Zugriff, Integration in die bestehende Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware), die rechtlichen Aspekte (Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats, Datenschutz) und einen groben Ablauf der Einrichtung. Es werden konkrete Beispiele für die zeitlichen Aufwände der bisherigen Papieraktenverwaltung gegeben und die Vorteile der Digitalisierung gegenübergestellt. Die Wahl der DATEV-Softwarelösung wird begründet und deren Funktionsweise skizziert.
Schlüsselwörter
Elektronische Personalakte (EPA), Digitalisierung, Personalwesen, Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Datenschutz, Rechtliche Aspekte, Betriebsrat, Softwareanforderungen, DATEV, Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Einführung einer elektronischen Personalakte (EPA)
Was ist der Gegenstand dieser Arbeit?
Diese Arbeit beschreibt die Einführung einer elektronischen Personalakte (EPA) in zwei Unternehmen der Präzisions-, Flach- und Profilschleifmaschinenbranche. Sie analysiert den Einführungsprozess, die rechtlichen Aspekte und bewertet die Vor- und Nachteile dieser Umstellung mit dem Fokus auf Effizienzsteigerung im Personalwesen.
Welche Unternehmen sind Gegenstand der Fallstudie?
Die Arbeit befasst sich mit der Einführung der EPA in der Musterfirma 1 GmbH und Musterfirma 2 GmbH.
Welche Ziele werden mit der Einführung der EPA verfolgt?
Die Hauptziele sind die Effizienzsteigerung im Personalwesen, Kostensenkung und Qualitätsverbesserung durch die Digitalisierung der Personalakten.
Welche rechtlichen Aspekte werden behandelt?
Die Arbeit behandelt das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats und die Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit der EPA-Einführung.
Welche Anforderungen werden an die Software gestellt?
Die benötigte Software soll eine übersichtliche Struktur, rollenbasierten Zugriff und eine Integration in die bestehende Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware aufweisen.
Welche Softwarelösung wurde gewählt?
Es wurde die DATEV-Softwarelösung ausgewählt, deren Funktionsweise in der Arbeit skizziert wird.
Wie ist der Aufbau der Arbeit strukturiert?
Die Arbeit gliedert sich in eine Einleitung, ein Kapitel zum Einführungsprozess der EPA (inklusive aktueller Situation, Zielen, Anforderungen an die Software, rechtlichen Aspekten und Ablauf der Einrichtung), ein Fazit mit Realisierung der Ziele und Erörterung von Vor- und Nachteilen sowie einen Anhang mit Anlagen (z.B. Kostenabschätzung, Betriebsvereinbarung).
Was wird im Anhang detailliert dargestellt?
Der Anhang enthält u.a. eine Anlage zu § 9 S. 1 BDSG, eine Kostenabschätzung, voraussichtliche Kosteneinsparungen, ein Prozessablaufdiagramm, eine Muster-Betriebsvereinbarung und die Struktur der EPA in DATEV.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren den Inhalt?
Schlüsselwörter sind: Elektronische Personalakte (EPA), Digitalisierung, Personalwesen, Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Datenschutz, Rechtliche Aspekte, Betriebsrat, Softwareanforderungen, DATEV, Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Welche Vorteile der Digitalisierung gegenüber der Papieraktenverwaltung werden hervorgehoben?
Die Arbeit vergleicht konkrete Beispiele für zeitliche Aufwände der bisherigen Papieraktenverwaltung mit den Vorteilen der Digitalisierung.
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- Maximilian Friedrich (Autor), 2017, Einführung der elektronischen Personalakte, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/464339
