Die Stellenbeschreibung als ein vielseitiges Instrument der Organisationsgestaltung und Personalführung

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Die Stelle – Element der Organisationsstruktur
2.1 Begriffsbestimmung: Stelle
2.2 Stellenverständnis
2.3 Stelle und Stellenbeschreibung

3 Die Stellenbeschreibung
3.1 Begriffsbestimmung: Stellenbeschreibung
3.2 Inhalt, Umfang und Form von Stellenbeschreibungen
3.3 Die vielfältigen Funktionen der Stellenbeschreibung
3.3.1 Stellenbildung und -besetzung
3.3.2 Festlegung der Organisationsstruktur
3.3.3 Delegation von Kompetenzen und Vermeidung von Rückdelegation
3.3.4 Stellenbeschreibungen als Mittel für Rationalisierungsmaßnahmen
3.3.5 Die Stellenbeschreibung als Hilfsmittel im Personalwesen
3.3.5.1 Personalbedarfsplanung
3.3.5.1.1 Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs
3.3.5.1.2 Ermittlung des qualitativen Personalbedarfs
3.3.5.2 Personalbeschaffung
3.3.5.2.1 Personalwerbung
3.3.5.2.2 Personalauswahl
3.3.5.3 Personalführung
3.3.5.4 Personalbeurteilung
3.3.5.5 Nachwuchsförderung
3.3.5.6 Stellenbewertung
3.3.5.7 Arbeitssicherheit
3.3.6 Die Stellenbeschreibung als Arbeitshilfe für die Kostenrechnung
3.3.7 Die Motivationskraft von Stellenbeschreibungen
3.3.8 Stellenbeschreibungen – Impulsgeber für Dynamik und Innovation

4 Ansätze zur Optimierung und Weiterentwicklung von Stellenbeschreibungen
4.1 Rollenbild
4.2 Organigramm
4.3 Arbeitsverteilungsübersicht
4.4 Funktionendiagramm

5 Die Stellenbeschreibung in der Diskussion

6 Schlussbetrachtung

Anhang

Quellenverzeichnis

Gesetzesverzeichnis

Eidesstattliche Erklärung

1 Einleitung

Stellenbeschreibungen werden in der Praxis als multifunktionales Instrument der Organisationsgestaltung und Personalführung verwendet. In der öffentlichen Verwaltung sind Stellenbeschreibungen, sofern sie über ihre organisatorische und führungstechnische Zwecksetzung hinaus auch aktuell, dynamisch und flexibel gestaltet und gehandhabt werden, selbstverständlich und unverzichtbar geworden.

Die Stellenbeschreibung ist grundsätzlich für jede Tätigkeit von Bedeutung. Mit ihrer Hilfe werden die Tätigkeiten und Befugnisse eines Mitarbeiters genau festgelegt und sein Verantwortungsbereich, die Zielsetzung seiner Tätigkeit sowie die vor- und nachgeordneten Stellen exakt definiert.^[1] Stellenbeschreibungen sind kein Selbstzweck, sondern bei richtiger Handhabung Impulsgeber für eine Reihe notwendiger permanenter behördlicher Aktivitäten, wie beispielsweise vernünftige Organisation, Kommunikation, Transparenz von Beziehungen und Zielen und sachliche Auseinandersetzung über Verbesserungen.^[2]

Der Blick in die Stellenbeschreibungspraxis einzelner Behörden ist immer wieder mit Überraschungen verbunden. Oft wird sie lediglich als „Zwangsübung“ zur Auflistung von Rechten und Pflichten des Mitarbeiters verstanden. Nicht selten sind Stellenbeschreibungen veraltet und in vielfältigen Formen vorhanden. Ihrem personalpolitischen Nutzen wird häufig nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt.

Vor diesem Hintergrund geht die vorliegende Diplomarbeit der Frage nach, welche vielfältigen Funktionen die Stellenbeschreibung besitzt. Am Anfang steht ein Kapitel über den Begriff der „Stelle“; Merkmale werden definiert und der Bezug zur Stellenbeschreibung hergestellt. Das folgende Kapitel stellt die Kennzeichen und Funktionen der Stellenbeschreibung vor. Im Anschluss werden ergänzende Modelle erläutert sowie Vor- und Nachteile des Instruments Stellenbeschreibung erörtert. Abschließend werden die Erkenntnisse zusammengefasst und vor dem Hintergrund des aktuellen Wissensstandes zu diesem Thema eingeordnet.^[3]

2 Die Stelle – ein Element der Organisationsstruktur

2.1 Begriffsbestimmung: Stelle

Die Stelle ist in der Betriebswirtschaftslehre die kleinste selbstständig handelnde Einheit in einer Organisation. Durch Stellenbildung werden die Aufgaben eines gedachten Organisationsmitgliedes festgelegt. Knebel und Schneider bezeichnen die Stelle als die „kleinste organisatorische Handlungs- und zugleich Dispositions-, Planungs-, Kontroll- und meist örtliche Einheit, der im Rahmen der Gesamtorganisation bzw. von deren Subsystemen, z. B. den Abteilungen, auf Dauer ein bestimmter Aufgabenkomplex oder Aufgabenbereich (…) zur selbstständigen Erfüllung übertragen ist.“^[4] Dieser Aufgabenbereich stellt laut Knebel und Schneider eine Kombination von einzelnen sachlich zusammengehörigen, d. h. entweder fachlich verwandten oder funktionell verbundenen, Teilaufgaben dar.

Die inhaltliche und organisatorische Abgrenzung zwischen einzelnen Stellen erfolgt durch die jeweils festgeschriebene Stellenaufgabe. Zur Erfüllung dieser Aufgabe müssen notwendige Kompetenzen, eine entsprechende Verantwortung sowie die für Kommunikation und Koordination erforderlichen Kontakte vorhanden sein. Knebel und Schneider argumentieren, dass nur Menschen Kompetenzen und Verantwortung haben können. Daher müsse jede Stelle durch mindestens einen Mitarbeiter als Aufgabenträger, den so genannten Stelleninhaber, besetzt sein (Ein-Personen-Stelle). Eine durch mehrere Mitarbeiter besetzte Stelle wird demzufolge als Mehr-Personen-Stelle bezeichnet.^[5] Auch Indlekofer beschreibt in seiner bis heute gültigen Definition die Stelle als einen personenbezogenen Aufgabenkomplex, der aufgabenmäßig einen Verantwortungs- und Kompetenzbereich abgrenzt.^[6]

Die Stelle ergibt sich laut Ulmer aus einer Kombination von Funktionen, die möglichst sinnvoll und logisch zusammengefasst sein sollen. Die sinnvolle und logische Zuordnung der Funktionen berücksichtige die vom Stelleninhaber geforderte Qualifikation und die zur Ausführung erforderlichen Mittel. Andererseits berücksichtige sie auch die mit dem Arbeitsprozess logisch zusammenhängenden Operationen, sodass ein sinnvoll abgerundetes Leistungspaket erstellt und weitergegeben werden könne.^[7]

2.2 Stellenverständnis

Nach Ulmer ergibt sich das Stellenverständnis aus den drei Wirkungsaspekten „Input“, „Prozess“ und „Output“. Zum Input gehören die Komponenten Qualifikation, Leistungsbereitschaft, Aufträge, Informationen, Arbeitsmittel und Kompetenzen. Der Prozess umfasst die Zusammenarbeit, Kommunikation, Rapportierung sowie das Beziehungsnetz und das Verhalten. Die erzielbaren Ergebnisse und die gewünschte Qualität sind der Output. Wenn es gelingt, zwei dieser drei Wirkungsaspekte treffend zu definieren, ergibt sich laut Ulmer der dritte Aspekt von selbst.^[8]

Um ein annähernd identisches Stellenverständnis sowohl beim Stelleninhaber als auch beim Vorgesetzten zu erreichen, braucht es mehr als nur die Auflistung von Aufgaben. Ulmer zählt – ohne allerdings die relevante Stellvertreterregelung zu benennen – folgende Teilaspekte auf, mit deren Hilfe ein optimales Stellenverständnis erreicht werden kann:

- Ziel der Stelle (Was soll sie letztlich bewirken?);
- Organisatorische Eingliederung (Auszug aus dem Organigramm);
- Aufgaben-/Prozessbezug (Welchem Prozess dienen die Aufgaben, woher kommt der Input, wer sind die Leistungsempfänger?);
- Art der Kontakte und Kontakthäufigkeit;
- Art der Aufträge und der dafür gelieferten Grundlagen;
- Grundsätzliche Leistungsaufträge mit Qualitätsanspruch und möglichst auch der jeweils dafür normalerweise vorgesehene Zeitaufwand (Prozent der Vollarbeitszeit);
- Mittel, die bei der Auftragsausführung zum Einsatz kommen, sowie Verfügungskompetenz.^[9]

2.3 Stelle und Stellenbeschreibung

Für jede einzelne Stelle ist eine Stellenbeschreibung zu erarbeiten. Knebel und Schneider unterscheiden verschiedene Stellentypen. Besteht der Aufgabenbereich einer Stelle aus ausführenden Aufgaben auf der operativen, somit der untersten hierarchischen Ebene, ist von „ausführenden“ oder „Dienstleistungsstellen“ die Rede. Besteht er aus Führungsaufgaben, wird von „Führungsstellen“ oder „Instanzen“ gesprochen. Bei „Führungshilfsstellen“ oder „Stabsstellen“ stehen Beratungs- und Informationsaufgaben im Mittelpunkt.^[10]

Eine Stelle für sich allein zu betrachten führt zwangsläufig zu einer stellenzentrierten Sicht. Im Mittelpunkt stehen die Aufgaben und Verpflichtungen und deshalb müssen Stellenbeschreibungen im umfassenden Wirkungszusammenhang der Stellen gesehen und entwickelt werden. Die Erarbeitung von Stellenbeschreibungen verlangt daher eine kritische Durchleuchtung der Stellen und ihres Wirkungsbereichs. So muss geklärt sein, wie Aufträge, Informationen und zu verarbeitende Grundlagen in das Aktionsfeld kommen, was dieses Feld verlässt, wer die Leistungsempfänger sind und was sie mit dem Output machen. Mit diesen Angaben lassen sich Ungereimtheiten und organisatorische Unzulänglichkeiten aufspüren und bereinigen. Hier beginnt die Organisationsgestaltung.^[11]

Ist der Aufgabenbereich einer Stelle eher statisch und konstant, kann er präzise definiert werden; ist das Gegenteil der Fall, wird die Stellenbeschreibung kurzlebiger und ihre Bewirtschaftung schwieriger. Dann gewinnt die Formulierung des Stellenverständnisses an Bedeutung und es muss zu generellen Umschreibungen kommen, worauf es in der Stelle ankommt. Priorität erhält dabei die Beschreibung, in welchen Prozessen auf welche Weise mitzuwirken ist, welche Qualifikationen dazu erforderlich sind, welche Mittel und Kompetenzen zugestanden werden und wie die Auftragserteilung erfolgt.^[12]

3 Die Stellenbeschreibung

3.1 Begriffsbestimmung: Stellenbeschreibung

Die Stellenbeschreibung enthält neben der Bezeichnung und hierarchischen Einordnung der Stelle auch die Ziele, Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungsbereiche und darüber hinaus fachliche und persönliche Anforderungen an den Stelleninhaber. Gemeinsamer Nenner aller Stellenbeschreibungen ist der Versuch,

- die funktionale und disziplinarische Stellung des Mitarbeiters zu definieren,
- seine konkreten Aufgaben zu beschreiben und
- seine Kompetenzen abzustecken, also insgesamt seine Selbstständigkeit und Eigeninitiative bei der Arbeit zu fördern.^[13]

Nach Wrabetz ist die Stellenbeschreibung die nach genauer Analyse „deskriptive Erfassung aller relevanten Aufgaben, Verantwortungen und Anforderungen einer Stelle sowie deren schriftlich festgelegte Eingliederung in die formelle Organisation“.^[14] Laut Gabler-Wirtschaftslexikon handelt es sich bei der Stellenbeschreibung um „eine verbindliche, in schriftlicher Form abgefasste Fixierung der organisatorischen Eingliederung einer Stelle“. Sie sei damit der Aufbauorganisation zuzuordnen und stelle ein vielseitiges und wirksames Instrument der Organisations- und Personalarbeit dar.^[15] Die Stellenbeschreibung soll den Mitarbeiter darüber hinaus durch die Sinngebung seiner Arbeit motivieren (Vgl. dazu Kapitel 3.3.7) und identifikationsfördernd wirken.^[16]

Schwarz hält die Stellenbeschreibung für „ein praktisches Hilfsmittel der zweckmäßigen Eingliederung von Aufgabenträgern in organisatorische Beziehungszusammenhänge“. Er verweist in seiner Definition nicht nur auf vertikale (instanzielle), sondern auch auf horizontale Beziehungen wie Arbeitsteilung und Arbeitsvereinigung. Der Hauptzweck der Stellenbeschreibungen bestehe in der „Sicherung einer rationalen, reibungslosen und kontinuierlichen Aufgabenerfüllung“. Sie seien „die höchstentwickelte Form der schriftlichen Festlegung organisatorischer Regelungen“. Nach Ansicht von Schwarz erstrecken sich Stellenbeschreibungen insbesondere auf folgende Komplexe:

- sachliche Festlegung der Aufgaben;
- nähere Erläuterung der organisatorischen Eingliederung der Stelle und Angabe organisatorischer Beziehungen (Verkehrswege);
- Anleitung zur zweckmäßigen Aufgabenlösung;
- Darstellung personeller Anforderungen aufgrund der Aufgabenübernahme durch den Stelleninhaber.^[17]

Sowohl in der Literatur als auch in der Praxis werden für die Stellenbeschreibung oftmals Synonyme wie Arbeitsplatz-, Tätigkeits- oder Positionsbeschreibung, Job Description oder Pflichtenheft verwandt. Diese verschiedenen Bezeichnungen werden nachfolgend genauer abgegrenzt:

Arbeitsplatzbeschreibung: Dieser Begriff wird am häufigsten als Synonym für die Stellenbeschreibung gebraucht. Gegen eine Gleichsetzung beider Begriffe führt Schwarz zwei Gründe an: Zweck der Arbeitsplatzbeschreibung sei nicht die organisatorische Regelung, sondern die arbeitswissenschaftlich-analytische Untersuchung eines isoliert gedachten Arbeitsplatzes, die als Grundlage für die Arbeitsbewertung diene. Organisatorische Probleme, wie z. B. die Zusammenarbeit mit anderen Stellen, blieben weitestgehend unbeachtet.^[18]

Tätigkeitsbeschreibung: Sie stellt die zeitliche und räumliche Abfolge von Arbeits- und Teilvorgängen dar, dient der Dokumentation der Ablauforganisation und wird meist zusammen mit einer kurzen Aufgabenbeschreibung nur für die ausführende Ebene erstellt.^[19]

Positionsbeschreibung: Dieser Begriff setzt sich aus dem englischen Begriff „Position Description“ und der deutschen Bezeichnung „Stellenbeschreibung“ zusammen. Die Positionsbeschreibung ist rein personenbezogen und beinhaltet lediglich die jeweilige Aufgabenstellung und das Vorgesetztenverhältnis.^[20]

Pflichtenheft: Hier handelt es sich um eine vor allem in der Schweiz gebräuchliche Bezeichnung für die Stellenbeschreibung. Ein Pflichtenheft wird vom direkten Vorgesetzten genehmigt und enthält die wesentlichen Aufgaben, Pflichten und Kompetenzen des Mitarbeiters. Das Pflichtenheft, auch Pflichtenblatt genannt, wird unter anderem durch Unterschriftenregelung, Leitfaden für Vorgesetzte, Leistungsstandards und einen Organisationsplan ergänzt.^[21] Wrabetz hält den Begriff Pflichtenheft für zu einseitig, da es nicht ausreiche, nur die Pflichten zu fixieren.^[22]

Job Description: Im amerikanisch-englischen Sprachgebrauch steht Job Description für Stellenbeschreibung. Der Ausdruck hat sich auch im deutschsprachigen Raum etabliert, geht aber, so Wrabetz, teilweise von anderen Voraussetzungen aus und beschränkt sich in erster Linie auf die Aufnahme eines vorzufindenden Zustandes auf unteren Hierarchieebenen. Lediglich die „managerial job description“, eine Stellenbeschreibung für Führungskräfte, mache dabei eine Ausnahme.^[23]

3.2 Inhalt, Umfang und Form von Stellenbeschreibungen

Die Stellenbeschreibung besteht im Wesentlichen aus drei Teilen: dem „Instanzenbild“, dem „Aufgabenbild“ und dem „Leistungsbild“. Das Instanzenbild umfasst die genaue Stellenbezeichnung sowie Angaben über die Eingliederung in die Behördenhierarchie, Über- und Unterstellungsverhältnisse, Vertretungsregelungen und Kommunikationsbeziehungen. Das Aufgabenbild beschreibt die zu erfüllende Aufgabe und die übertragenen Kompetenzen einschließlich der Weisungs- und Kontrollbefugnisse. Das Leistungsbild gibt die Anforderungen sowie die Leistungsstandards an, die vom Stelleninhaber verlangt werden.^[24]

Knebel und Schneider betonen, dass die Stellenbeschreibung nur dann ein herausragendes Organisations- und Führungsmittel sein kann, wenn sie möglichst viele Angaben beinhaltet, ohne dabei ihre Übersichtlichkeit und Aussagekraft zu verlieren. Unabhängig vom Umfang könne die Stellenbeschreibung auf folgende Angaben nicht verzichten:

- Stellenbezeichnung,
- Stellenbezeichnung des unmittelbaren Vorgesetzten,
- Stellenbezeichnung der direkt unterstellten Mitarbeiter,
- Stellenbezeichnung des Vertreters und der zu vertretenden Stelle,
- Beschreibung der Tätigkeiten, die der Stelleninhaber auszuführen hat,
- Wiedergabe der Kompetenzen, die damit verbunden sind.

Außerdem können nach Knebel und Schneider folgende Merkmale aufgenommen werden: Ziel und Rang der Stelle, Führungsspanne (direkt unterstellte Mitarbeiter nach Anzahl und Funktion), indirekt unterstellte Mitarbeiter nach Anzahl und Funktion, fachliche Weisungsbefugnisse und Personalverantwortung, Einzelaufträge oder Sonderaufgaben, technisch-organisatorische Angaben, Ausführungen über die Zusammenarbeit mit anderen Stellen (Informationspflichten) sowie Mitarbeit in Gremien, Arbeitskreisen und Institutionen.^[25]

Bei der Entscheidung über den zweckmäßigen Aufbau der Stellenbeschreibung besteht die Wahl zwischen zwei sich widersprechenden Forderungen. Zum einen soll die Stellenbeschreibung möglichst ausführlich, detailliert und exakt sein, was einen beträchtlichen Aufwand bedeutet. Zum anderen soll die Stellenbeschreibung global gefasst sein, um bei geringfügigen Änderungen des Arbeitsablaufes keinen größeren Arbeitsaufwand für die Aktualisierung zu verursachen.

[...]

^[1] Vgl. Deutsche Krankenpflegezeitschrift, Die Stellenbeschreibung als Instrument der Personalführung, Heft 12/1993, S. 3 f.

^[2] Vgl. Knebel, Heinz, Stellenbeschreibung als Impulsgeber für mehr Dynamik und Innovation im Arbeitsprozess, in: Personal. Mensch und Arbeit, 1/1985, S. 15 und Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidelberg 2000, S. 18.

^[3] Die vorliegende Arbeit wurde nach den Regeln der neuen Rechtschreibung verfasst. Bei älteren Zitaten wurde die Schreibung den heute gültigen Regeln angepasst.

^[4] Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidelberg 2000, S. 254.

^[5] Vgl. Ebenda.

^[6] Vgl. Indlekofer, Karl, Arbeitsplatzbeschreibungen in der öffentlichen Verwaltung, in: Die Öffentliche Verwaltung, 9/1979, S. 319.

^[7] Vgl. Ulmer, Gerd, Stellenbeschreibung als Führungsinstrument: Stellenanforderung, Teambeschreibung, Mitarbeiterbeurteilung, Personalentwicklung, Fallbeispiele, Wien u. a. 2001, S. 34.

^[8] Vgl. Ebenda, S. 36 f.

^[9] Vgl. Ebenda, S. 37.

^[10] Vgl. Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidelberg 2000, S. 254.

^[11] Vgl. Ulmer, Gerd, Stellenbeschreibung als Führungsinstrument: Stellenanforderung, Teambeschreibung, Mitarbeiterbeurteilung, Personalentwicklung, Fallbeispiele, Wien u. a. 2001, S. 33.

^[12] Vgl. Ebenda, S. 38 f.

^[13] Vgl. Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidelberg 2000, S. 254.

^[14] Wrabetz, Wolfram, Die Stellenbeschreibung. Ein Leitfaden für die Praxis, Wiesbaden 1973, S. 15.

^[15] Gabler-Wirtschaftslexikon. Die ganze Welt der Wirtschaft. Betriebswirtschaft – Volkswirtschaft – Recht – Steuern, 15. Auflage, CD-Rom für Windows, Wiesbaden 2001.

^[16] Vgl. Borns, Hubert, RKW-Handbuch, Personalplanung, 2. Auflage, Neuwied 1990, S. 364.

^[17] Vgl. Schwarz, Horst, Arbeitsplatzbeschreibungen, 13. Auflage, Freiburg i. Br. 1995, S. 21.

^[18] Vgl. Ebenda, S. 20.

^[19] Vgl. Wittlage, Helmut, Methoden und Techniken praktischer Organisationsarbeit, 2. Auflage, Berlin 1986, S. 106.

^[20] Vgl. Ebenda.

^[21] Vgl. Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidelberg 2000, S. 244.

^[22] Vgl. Wrabetz, Wolfram, Die Stellenbeschreibung - Ein Leitfaden für die Praxis, Wiesbaden 1973, S. 15.

^[23] Vgl. Ebenda, S. 16.

^[24] Vgl. Bisani, Fritz, Das Funktioendiagramm. Eine leistungsfähige Alternative zur Stellenbeschreibung, in: Der Betrieb 1982, S. 1783.

^[25] Vgl. Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidelberg 2000, S. 28