Manager-Self-Service: Pro und Contra des MSS-Einsatzes

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Problemstellung und Zielsetzung

2 Grundlagen
2.1 Begriffserklärungen
2.2 Funktionen und Ziele eines MSS-Systems
2.3 Voraussetzungen für den Einsatz eines MSS-System

3 Vor- und Nachteile von MSS-Systemen
3.1 MSS aus Sicht des Managers
3.1.1 Überblick
3.1.2 analytisch strategische MSS-Funktionen
3.1.3 personalwirtschaftliche MSS Funktionen
3.2 MSS aus Sicht der Personalabteilung
3.3 MSS aus Sicht des Unternehmens

4 Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Einteilung Self Service Systeme

Abb. 2: Arbeitszeitübersicht in einem MSS-System

Abb. 3: Abwesenheitsstatistik des MSS-System MORe

Abb. 4: Prozess Seminaranmeldung

1 Problemstellung und Zielsetzung

Die Handelskette Metro mit der ihr angeschlossenen SB-Warenhaus-Kette Real hat mit Hilfe der RFID-Technologie als erstes Handelsunternehmen in Deutschland Selbstbedienungskassen eingeführt. Neben der traditionellen Bezahlung an der Kasse steht dem Kunden auch die Möglichkeit offen, seine gekauften Waren selbstständig zu scannen, einzupacken und zu bezahlen.

Diesen Trend zur Selbstbedienung gibt es nicht nur in dieser Branche. Auch Fast-Food-Ketten wie McDonalds, die Online-Bank Diba, der Mobilfunkanbieter eplus mit der Online-Plattform Simyo und viele weitere Unternehmen wählen diese neue Form der Kundenbeziehung. Die Anbieter haben die Möglichkeit effizient und kostengünstig Leistungen anzubieten; die Nutzer haben den Vorteil, sich schnell und unkompliziert benötigte Güter und Dienstleistungen zu beschaffen.

Unternehmen erkennen die Vorteile von Selbstbedienungssystemen auch für ihre interne Organisationsstruktur und setzen sie zunehmend in der Personalarbeit ein. So werden seit ca. 1997 sog. Employee Self Service-Systeme (ESS-Systeme), bei denen die Mitarbeiter ihre persönlichen Daten selbst pflegen, in Unternehmen eingesetzt.^[1] Durch die neue Technologie der Manager Self Service-Systeme (MSS-Systeme) ist es möglich einen Schritt weiter zu gehen. Führungskräfte können mit diesem System analytische und strategische Auswertungen selbständig erledigen und anfallende Personalaufgaben direkt bearbeiten. Wie aktuell diese Thematik für Unternehmen ist, zeigte der Kongress über HR Shared Services, der Mitte September 2005 in Zürich stattfand. Er beschäftigte sich speziell mit der Problematik der Schaffung von Akzeptanz für Employee - und Manager Self Service-Systeme.^[2]

Es stellt sich die Frage, ob MSS-Systeme wirklich so gut sind, wie die Entwickler sie anpreisen und ob sie den an sie gerichteten Erwartungen gerecht werden können.

Ziel dieser Arbeit ist es, Vor- und Nachteile von MSS-Systemen, zu analysieren. Im ersten Schritt wird eine Einteilung und Begriffsdefinition der verschiedenen Self Service-Systeme durchgeführt. Es folgt eine Analyse der Vor- und Nachteile, die durch den Einsatz von MSS-Systemen entstehen. Betrachtet werden diese aus Sicht der Manager, der Personalabteilung, und des Unternehmens im Allgemeinen. Abschließend werden die Ergebnisse der Arbeit zusammengefasst und ein Ausblick auf die zukünftige Entwicklung gegeben.

2 Grundlagen

2.1 Begriffserklärungen

Self Service Systeme: (SS-Systeme)

Unter SS-Systemen versteht man „die Möglichkeit der „Selbstbedienung“ bei der Bearbeitung personalwirtschaftlicher und anderer Aufgaben.“^[3] Sie können in Employee Self Service-Systeme und Manager Self Service-Systeme eingeteilt werden (vgl. Abb. 1).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Einteilung von Self Service Systemen (Quelle: eigene Darstellung).

Diese Abgrenzung wird in der Literatur nicht einheitlich behandelt.^[4]

Employee Self Service Systeme (ESS-Systeme)

Mit ESS-Systemen wird ein Technologiekonzept beschreiben, das es Personalabteilungen ermöglicht, administrative Prozesse zu optimieren, indem Mitarbeiter personenbezogene Daten zumindest teilweise selbst verwalten und pflegen, sowie eigenständig Informationen aus dem Intranet und/oder Internet abrufen.^[5] Sie werden als Instrument des Wissensmanagements angesehen.^[6]

Manager Self Service Systeme (MSS-Systeme)

Durch MSS-Systeme sind Führungskräfte eines Unternehmens über ein Portal in personalwirtschaftliche Prozesse eingebunden. Für Manager besteht u.a. die Möglichkeit Berichte und Reports zu erstellen, Urlaubsanträge zu bearbeiten, Gehaltsänderungen vorzunehmen oder online Recrutingprozesse einzuleiten. Über eine personalisierte Benutzeroberfläche kann die Führungskraft die aktuelle Situation betrachten und analysieren. Darüber hinaus werden die zu bearbeitenden Aufgaben angezeigt.^[7]

In der Literatur werden für MSS-Systeme oft Synonyme wie „Workforce Management“, „Mitarbeiterportale für Manager“ oder „Informationsportal für Führungskräfte“ verwendet.^[8]

Manager

Ein Manager im betriebswirtschaftlichen Sinn, ist „ein leitender Angestellter eines Unternehmens“.^[9] Seine Aufgabe ist es, die ihm unterstellten Abteilungsbereiche im Hinblick auf die Unternehmensziele zu führen.

2.2 Funktionen und Ziele eines MSS-Systems

Ziele eines MSS-Einsatzes sind Effizienz- und Effektivitätssteigerung der Arbeit der Führungskraft sowie Kosten- und Zeitersparnis. Die Unterstützung der operativen (Personal-)Arbeit durch den Manager steht dabei im Vordergrund.^[10] Dadurch soll die Ausrichtung auf die strategischen Unternehmensziele optimiert werden.

Erreicht werden soll dies durch die Vereinheitlichung und Standardisierung von Personalprozessen sowie durch eine weitgehende Automatisierung von Administrationsaufgaben.

MSS-Systeme bieten unterschiedliche Funktionen um diese Ziele zu erreichen. Wobei die Kernfunktion des Systems das managen von Workflows ist.^[11] Angebotene Funktionen sind u.a.

- Berichtswesen - e-Recruting
- Kennzahlen Erstellung - Gehaltsänderungen
- Budgetplanung - Beurteilungswesen
- Urlaubsplanung - Personaleinsatzplanung

2.3 Voraussetzungen für den Einsatz eines MSS-System

Damit die Zielsetzung des MSS-System erfüllt werden kann, müssen die Daten, auf die das System zugreift aktuell sein. Deshalb muss bei einer Implementierung gewährleistet sein, dass die vorhandenen HRIS – human resource Informations Systeme -, insbesondere das ESS-System richtig genutzt werden. Ist dies nicht der Fall, basieren die Entscheidungen, die mit Hilfe des MSS-Systems gefällt werden, auf falschen Daten und sind für das Unternehmen unbrauchbar.

Unabdingbar bei der Implementierung eines MSS-Systems ist zudem, dass die betroffenen Mitarbeiter das System befürworten, unterstützen und einführungsbegleitend geschult werden.

Nachfolgend werden die Vor- und Nachteile von MSS-Systemen untersucht. Dabei erfolgt eine Betrachtung aus drei unterschiedlichen Perspektiven. Aus der Sicht:

- der Manager
- der Personalabteilung und
- des Unternehmens im Allgemeinen

[...]

^[1] Lapointe, 2005.

^[2] O.V. A, 2005.

^[3] Schäffer-Külz, 2005, S. 20.

^[4] Vgl. Wiscombe, 2001, S. 51.

^[5] Vgl. Mülder, 2000, S. 1 sowie Fröhlich, 1998, S. 20, zitiert nach Lohse, Morzinek, 2004, S. 186.

^[6] Vgl. Schäffer-Külz, 2005, S. 29.

^[7] Vgl. o.V. B, 2005, S. 13.

^[8] Wiscombe, 2001, S. 48; Schäffer-Külz, 2005, S. 37; o.V. C, S. 1.

^[9] Serges, 2000, S. 211.

^[10] Göttinger, 2005, S. 42.

^[11] Roberts, 2004, S. 157.